- отправление и прием электронных платежей;
- отправление и прием электронной почты;
- поиск и обезвреживание компьютерных вирусов;
- ведение системы "Банк — клиент" (эта система дает возможность руководителю предприятия, находясь на своем рабочем месте, отправлять деньги со счета до 16. 00, тогда как все другие клиенты должны лично приходить в банк до 13. 00);
- взыскание с клиентов комиссий за предоставленные услуги.
Основные функции службы безопасности и правовой защиты:
- работа с клиентами в случае невыполнения ими своих обязательств;
- сотрудничество с правоохранительными органами;
- контроль соблюдения сотрудниками режима работы;
- инструктаж сотрудников по вопросам банковской тайны и техники безопасности;
- формирование отчетности по просроченным кредитам;
;
- юридическая оценка залогового имущества;
- ведение претензионной работы в случаях, если клиенты банка не выполняют свои обязательства (например, в случае невозвращения кредита);
- участие в судебных и арбитражных заседаниях.
Отдел перевозки ценностей и инкассации выполняет следующие функции:
- перевозка денежной наличности;
- обслуживание ТВБВ.
Отдел работы с персоналом и делопроизводства занимается:
;
- контролем соблюдения законодательства о труде;
- ведением архива;
- организацией капитального и текущего ремонта (поиск и отбор исполнителей, контроль качества и сроков выполнения работ);
- куплей автомобилей, оргтехники, мебели, рекламной продукции и канцелярских товаров;
- организацией торжественных событий.
Отдел развития и работы с клиентами выполняет такие основные функции:
- поиск и привлечение новых клиентов;
- разработка тарифов на услуги банка;
- контроль деятельности ТВБВ;
- профсоюзная деятельность.
Основные функции территориально-отдельных безбалансовых отделений:
- выполнение платежных поручений клиентов;
- кассовые сделки;
- взыскание комиссионных за предоставленные услуги.
Следует отметить, что разработанная созданная структура управления не может быть всегда постоянной. Успешно работающие банковские учреждения регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур внутренним и внешним условиям и по мере потребности изменяют их. С целью повышения конкурентоспособности филиала и привлечения большего числа клиентов предлагаем реорганизовать его структуру следующим образом (см. рис. 1. 4. , приложение 4). , приложение 4).
1. 4. Организация управленческой деятельности
В соответствии с п. 9. 1. 11 Устава АППБ «Аваль» имеет право открывать на территории Украины и за границей свои филиалы и представительства, в соответствии с действующим законодательством. Такой филиал был создан в Донецкой области в городе Донецке, который действует на основании «Положения о Правлении Дирекцией», утвержденным Правлением Банка.
Донецкая Дирекция - филиал Банка, который непосредственно подчинена Правлению Банка. ДОД АППБ «АВАЛЬ» не является юридическим лицом и поэтому осуществляет свою деятельность от имени Банка, по его поручению, в пределах полномочий предоставленных ей Банком.
В «Положении о Правлении Дирекцией» зафиксировано, что Дирекция - структурное кредитно-финансовое подразделение банка, которое имеет свой баланс, субкорреспонденсткий счет в региональном управлении НБУ, бланки, угловой штамп со своим названием, печать.
Основным показателем деятельности Дирекции является прибыль
Прибыль Дирекции формируется в порядке, установленном действующим законодательством Украины.
После уплаты налогов в бюджет и создания фондов Дирекции прибыль, полученная филиалом, распределяется в порядке, определенном Правлением банка. Фонды, сформированные из прибыли, полученной Дирекцией, остаются в ее распоряжении. Дирекция платит обязательные платежи в бюджет по месту своего нахождения в соответствии с действующим законодательством Украины.
«Положение о Правлении Дирекцией» является основным документом, в котором определены права и обязанности Дирекции, перечень операций, которые она может осуществлять, структура управления данным кредитно-финансовым подразделением, распределение прибыли, банковская тайна, учет и отчетность, кредитно-финансовые ресурсы, ревизия и проверка деятельности, а также порядок внесения изменений и дополнений в Положение и прекращение деятельности.
В «Положении о Правлении Дирекцией» определены и зафиксированы функции Дирекции. Рассмотрим основные из их:
-осуществление на договорных условиях кредитно-расчетного и кассового обслуживания предприятий, организаций и их объединений системы связи, иных отраслей народного хозяйства и предпринимательских структур, общественных организаций и отдельных граждан;
-содействие развитию товарно-денежных и рыночных отношений в экономике региона, развитию НТП, обеспечение своевременной выплаты пенсий, материальной помощи и почтовых переводов;
-обеспечение мобилизации и рационального размещения кредитных ресурсов для более полного удовлетворения потребностей клиентов региона в кредитах, достижение высоких результатов коммерческой деятельности;
-проведение на основании открытых предприятиями связи расчетных счетов операций по зачислению и выдаче подкреплений относительно почтовых денежных переводов и пенсий;
-обеспечение надлежащего учета банковских операций, контроля за их исполнением составление сводной отчетности по формам, установленным НБУ и законодательством и решениями руководства Банка, своевременная подача этой отчетности по назначению;
-осуществление общего руководства деятельностью подведомственных учреждений;
-развитие и укрепление материально-технической базы Дирекции и подведомственных учреждений, разрешение вопросов социально-бытового обеспечения коллектива.
В соответствии с Положением Дирекция осуществляет следующие операции:
1. Привлечение и размещение денежных вкладов и кредитов.
2. Осуществление по поручениям клиентов, банков-корреспондентов и их кассовое обслуживание.
3. Ведение счетов клиентов и банков-корреспондентов.
4. Финансирование капитальных вложений по поручениям собственников или распорядителей инвестиционных средств.
5. Купля, продажа и хранение платежных документов и ценных бумаг, а также операции с ними.
6. Осуществление операций с иностранной валютой в соответствии с лицензией НБУ, полученной Банком, по разрешению выданному Дирекции Правлением Банка.
7. Доверительные операции (привлечение и размещение средств, управление ценными бумагами и др. ) по поручениям клиентов.
8. Предоставление консультационных услуг.
9. Осуществление иных банковских операций по разрешению НБУ.
С целью наиболее полного обеспечения реализации возложенных задач Дирекция имеет право:
-требовать от клиентов при предоставлении им кредитов документы и ведомости необходимые для изучения финансового состояния и подтверждения кредитоспособности;
-осуществлять проверки использования заемщиком предоставленных им ссуд, в соответствии с условиями кредитного договора;
-самостоятельно определять процентные ставки и проценты комиссионных за использование кредитных ресурсов;
-предоставлять клиентам кредиты под залог имущества, поручительство платежеспособных юридических и физических лиц, под иные формы обеспечения договорных обязательств;
-в зависимости от рынка кредитных ресурсов, которых складывается в регионе и собственных финансовых возможностей дифференцировать процентные ставки по депозитным счетам;
-самостоятельно регулировать численность аппарата Дирекции;
-использовать часть прибыли, которая остается после всех обязательных платежей;
-предоставлять клиентам на договорной основе дополнительные платные услуги, которые не противоречат действующему законодательству;
-за средства Банка и по его поручению осуществлять приобретение имущества и распоряжаться закрепленным имуществом, необходимым для деятельности Дирекции.
Управление Дирекцией осуществляют:
- Правление Дирекции;
- Директор Дирекции.
В состав Правления Дирекции, который утверждается Правлением Банка, входят: Директор, его заместители, главный бухгалтер, руководители основных подразделений.
Директор, его заместители, главный бухгалтер, начальник контрольно-ревизионного отдела назначаются на должность и освобождаются от должности в порядке установленном Правлением Банка. Директор и главный бухгалтер Дирекции назначаются областным Управлением Национального Банка Украины.
Дирекцию возглавляет Директор, который осуществляет руководство деятельностью и несет личную ответственность за выполнение возложенных на Дирекцию задач и функций. Директор действует на основании поручения Банка и подотчетный Правлению Банка.
Согласно п. 8. 7. Положения директор:
- утверждает штатное расписание;
- издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения;
- проводит подбор руководителей и главных бухгалтеров филиалов, представительств и подает их кандидатуры на согласование и утверждение Правлению Банка;
- проводит работу по отбору, расстановке и подготовке кадров, повышению их квалификации, в установленном порядке принимает на работу и увольняет работников, применяет к ним меры поощрения, дисциплинарные взыскания, привлекает их к материальной ответственности;
- устанавливает в пределах своей компетенции надбавки и доплаты к заработной плате служащих, осуществляет их премирование, предоставляет им материальную помощь;
- рассматривает заявления и жалобы клиентов, а также других юридических и физических лиц, оперативно разрешает их;
- разрешает предоставление кредитов в объемах и в порядке установленных Банком, заключает от лица Банка кредитные и прочие договора и соглашения;
- принимает меры относительно развития сети учреждений Банка;
- дает разрешение на открытие счетов;
-обеспечивает своевременное и качественное осуществление банковских операций, составление баланса и форм отчетности;
- в установленном порядке распоряжается закрепленными за Дирекцией имуществом и ассигнованиями, выделенными на капитальные вложения и капитальный ремонт, несет ответственность за допущенные нерациональные выплаты;
- утверждает должностные обязанности служащих Дирекции;
-представляет на рассмотрение Правления Банка вопросы, которые касаются деятельности Дирекции;
-выполняет другие функции, делегированные ему Банком.
Основным средством установления формальных взаимоотношений работников в банке и распределения между ними полномочий и ответственности является процессе делегирования полномочий. На практике процесс делегирования полномочий всегда носит двухсторонний характер, т. е. он предполагает как передачу, так и принятие полномочий. Поэтому руководство Дирекции считает, что главным для успешного делегирования полномочий является удачный выбор сотрудника – необходимо найти такого, который сам хочет сделать то, чего руководству от него хотелось бы.
Если какому-либо работнику в банке делегируется выполнение определенных задач, то Дирекция предоставляет ему и необходимые для этого ресурсы. Добиваясь эффективной организации взаимодействия, руководство делегирует полномочия, достаточные для выполнения всех задач, связанные с занимаемой должностью, т. е. соблюдается принцип соответствия. Следует отметить, что руководитель любого структурного подразделения филиала готов делегировать полномочия тогда, когда уверен, что подчиненный готов отвечать за свои решения.
Во время отсутствия Директора (отпуск, командировка) Председатель Правления Банка возлагает выполнение его обязанностей на одного из заместителей или других ответственных работников Дирекции.
Директор может поручать выполнение отдельных своих функций заместителям. В случае необходимости может предоставлять право заключать кредитные договора начальнику кредитного отдела Дирекции. Поручения должны быть оформлены соответственно действующему законодательству.
Учет и отчетность Дирекция осуществляет в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами Национального Банка Украины и в порядке, установленном Банком. Дирекция ведет постоянный учет осуществляемых банковских операций, обеспечивает контроль их выполнения, составляет и своевременно предоставляет Национальному Банку Украины, соответствующим органам предусмотренную действующим законодательством и нормативными документами Банка бухгалтерскую и другую отчетность.
Финансовым годом является календарный год.
Дирекция подает Банку и региональному управлению Национального Банка Украины отчеты по форме и в сроки, определенные Национальным Банком Украины и Правлением Банка. Персональная ответственность за достоверность показателей в отчетах возлагается на директора и главного бухгалтера Дирекции.
Годовой отчет Дирекции подается вместе с отчетом о прибылях и убытках и утверждается Правлением Банка.
Дирекция осуществляет, вместе с Банком, надзор за банковской деятельностью подчиненных ей филиалов, представительств, проводит ревизию финансово-хозяйственной деятельности, принимает от них балансы и отчеты о деятельности, отчитывается перед Банком об их деятельности. Дирекция обеспечивает сохранность документов и бланков строгой отчетности.
Деятельность Дирекции может быть прекращена путем ее реорганизации (слияния, присоединения, деления, выделения, преобразования) или ликвидации по решению Правления Банка.
При реорганизации Дирекции ее права и обязательства переходят к правопреемникам.
Предложения о внесении изменений и дополнений к этому Положению могут вноситься на рассмотрение Правлением Банка Дирекции, управлениями и отделами Банка, а также его акционерами.
В Дирекции АППБ « АВАЛЬ» имеется штатное расписание, которое определяет номенклатуру должностей по каждому подразделению банка. Правление банка самостоятельно определяет количество членов, руководствуясь стремлением достичь оптимальных результатов деятельности, сбалансированности рисков, прибыльности банка и т. п. . При отборе членов Правление учитывает их способность самостоятельно принимать решения, в также их деловую активность. Так как эффективность работы Дирекции в значительной мере зависит от производительности работы ее членов, выполнения возложенных на них индивидуальных функций.
Помимо штатного расписания банк имеет должностные инструкции, квалификационные характеристики, которые фиксируют требования к специалистам разных категорий. Все должностные инструкции имеют следующую структуру:
Общие положения.
Функциональные обязанности.
Права и полномочия.
Ответственность.
Квалификационные требования.
Условия работы.
Рассмотрим основные положения должностной инструкции начальника отдела ресурсов и ценных бумаг. Его функциональные обязанности следующие:
-осуществляет руководство и планирование деятельности отдела;
-ведет разработку денежной стратегии Дирекции, с этой целью организует работу отдела по наиболее эффективному привлечению или размещению временно свободных денежных средств;
-определяет потребность в депозитных вкладах юридических лиц;
-организует проведение операций с векселями, облигациями внутреннего государственного займа, корпоративными ценными бумагами; -контролирует начисление доходов и расходов по всем видам активных и пассивных операций отдела.
К руководителю данного структурного подразделения предъявляются такие квалификационные требования: высшее экономическое образование и опыт работы в банковской сфере не менее 3 лет.
Начальник отдела ресурсов и ценных бумаг назначается на должность и освобождается с должности приказом директора.
Во всех должностных инструкциях закреплены следующие моменты условий работы:
1. Режим труда и отдыха определен Правилами внутреннего трудового распорядка Дирекции.
2. Заработная плата, порядок поощрения и наложение взысканий определяются действующим законодательством, внутрибанковскими нормативными документами, трудовым контрактом и коллективным договором.
3. Сотрудник Дирекции в своей работе может использовать служебный транспорт, направляться в служебные командировки, использовать компьютерную и другую оргтехнику.
2. АНАЛИЗ СОДЕРЖАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДИРЕКЦИИ
2. 1. Анализ информационного обеспечения процессов управления
Международными и отечественными финансовыми учреждениями признано безоговорочное лидерство банка «Аваль» в развития информационных технологий. Внедрение прогрессивных информационных технологий дает возможность повысить качество управления и получить преимущество перед конкурентами.
В Банке введена и постоянно усовершенствуется автоматизированная система межфилиального обмена сообщениями (СМОС). Благодаря ей можно быстро и эффективно проводить межфилиальные расчеты как в гривне, так и в валюте, руководить оборотом ресурсов, следить в режиме реального времени за сметой затрат филиалов. Уже с 2000 года с помощью системы СМОС корпоративные клиенты могут контролировать смету затрат своих филиалов. Банк может автоматически перечислять деньги корпоративных клиентов со счетов их филиалов на главный счет, как в начале, так и в конце дня.
Мощным средством анализа информации является система «Виконт» - система консолидации баз данных филиалов, благодаря которой можно анализировать деятельность банка как в общем, так и на уровне отдельного региона или филиала. Это помогает обосновано и своевременно решать вопросы управления банком. Наличие в Центральном офисе банка всего документооборота системы дает возможность предоставлять корпоративным клиентам исчерпывающую информацию о движении средств на счетах подчиненных им филиалов.
Помимо того, что Донецкая Дирекция подключена к СМОС, непосредственно в самом филиале создана высокоэффективная внутрибанковская система информации. Она основанная на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрибанковскую сеть (ВИС). Управленческая внутрибанковская система представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребностям в информации различных подразделений для принятия управленческих решений. ВИС состоит из 3 основных элементов:
-технические средства обработки информации (компьютеры);
-внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);
- собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.
Преимуществом ДОД АППБ «АВАЛЬ» является то, что она одна из первых вошла в S. W. I. F. T. – всемирное сообщество межбанковских финансовых телекоммуникаций. Членство в S. W. I. F. T. позволяет с максимальной скоростью и высоким качеством осуществлять банковские операции, что является наиболее современным этапом в развитии украинского банковского дела.
Следует отметить, что одним из факторов успеха в бизнесе, управлении является скорость и качество принимаемых решений. Поэтому применение интеллектуализированных информационных технологий (автоматизированных рабочих мест) в деятельности Дирекции позволяет облегчить и упростить процедуру мониторинга за счет сокращения массивов необходимых для анализа параметров, а также обеспечить возможность быстро реагировать на изменения в банковской сфере.
2. 2. Анализ эффективности коммуникаций Дирекции
Успешное осуществление стратегического менеджмента требует организации эффективной системы внутренних коммуникаций.
Хорошо отлаженная система обеспечивает эффективное взаимодействие между всеми подразделениями банка, как по горизонтали, так и по вертикали.
С помощью вертикальных связей информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом, работникам Дирекции сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении инструкций, стандартов деятельности.
Параллельно этим информационным потокам существует передача информации в противоположном направлении - с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство Дирекции узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих проблемах и трудностях.
Так как филиал состоит из нескольких подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает необходимость обмениваться между собой информацией. Поэтому существуют горизонтальные потоки информации, которые связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
Система коммуникаций должна обеспечивать поддержание стратегического соответствия целей и задач организационных единиц целям и задачам банка в целом. Это является важным условием нормального функционирования банка как единой организации.
Исключительно важным элементом системы коммуникаций является организация обратной связи, которая обеспечивает получение отправителем коммуникационного сообщения, через соответствующие каналы, достоверной информации о получателе и его реакции на это сообщение.
Обратная связь, таким образом, позволяет высшему руководству банка постоянно находиться в курсе принимаемых «в верхах» решений.
И, наоборот, благодаря ей, организационные единицы узнают о реакции высшего менеджмента банка на те или иные действия подразделений.
Эффективности процесса коммуникаций, прохождению информации (сообщений) от отправителя к получателю и обратно, препятствуют разного рода помехи, или так называемые «шумы».
К таким помехам относятся умышленное или непроизвольное искажение информации в результате неправильного или неполного ее восприятия, некачественного воспроизводства, различных технических причин. Кроме того, причиной искажения информации может стать так называемая «фильтрация», то есть сокращение всего объема информации, доводимой до подразделений, и представление ее лишь в части, его касающейся.
Обратная связь является неотъемлемой составной частью системы коммуникаций, поскольку обеспечивает постоянный обмен информационными сообщениями между различными организационными уровнями банка. Четкая организация обратной связи вносит в систему коммуникаций элемент постоянства и непрерывности.
От разносторонней подготовки кадров, их квалификации зависит качество системы коммуникаций. Особенно это касается руководящих работников. Профессионализм и опыт служащих Дирекции делает процесс коммуникаций динамичным, устойчивым и всеобъемлющим.
Роль различных средств коммуникаций в процессе информационного обмена очевидна. Помимо широко распространенных средств, таких, как личное общение, переписка, телефонные переговоры, в последнее время все шире используются компьютерные средства связи, факсимильная связь, средства телевизионных и спутниковых коммуникаций.
Развитая система сбора и обработки предложений обеспечивает простоту поступления ценной информации в высшие эшелоны управления банка. Регулярное проведение конференций, совещаний способствует улучшению процесса обмена информацией, взаимопонимания между служащими различных организационных уровней банка.
