• можно ли купить иностранную валюту за рубли для оплаты командировочных расходов;
• как произвести расчеты с работником по загранкомандировке;
• на какие источники покрытия следует отнести командировочные расходы;
• каков порядок отражения в учете операций по загранкомандировкам;
• как правильно удержать и уплатить налоги и др. Ниже эти вопросы рассматриваются в рамках действующих нормативных документов.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАГРАНКОМАНДИРОВОК
Направление работника в загранкомандировку в любую страну оформляется приказом руководителя предприятия с указанием места командировки, цели и срока.
При поездке в страны СНГ обязательно выписывается командировочное удостоверение, на котором делаются отметки о прибытии и выбытии в каждом пункте командировки; отметка должна заверяться той печатью предприятия, которой оно пользуется для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Загранпаспорт не требуется.
При направлении работника в дальнее зарубежье и остальные страны - бывшие республики СССР командировочное удостоверение не выдается. Но обязательно наличие загранпаспорта. По отметкам в загранпаспорте на контрольно-пропускных пунктах о пересечении границы при следовании работника за рубеж и обратно определяется время фактического пребывания в командировке.
Независимо от страны командирования каждому отъезжающему работнику оформляется командировочное задание, о выполнении которого он должен по возвращении представить отчет. Этими документами может быть подтвержден производственный характер командировки, что необходимо для списания командировочных расходов в затраты предприятия.
Каждое предприятие должно вести журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки. Приказом руководителя предприятия назначается лицо, ответственное за ведение журналов и отметки в командировочных удостоверениях.
Состав командировочных расходов определен постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 25 декабря 1974 г. № 365 (п. 71) «Правила об условиях труда советских работников за границей» (далее Правила). Помимо проезда, найма жилого помещения и суточных, составляющих перечень командировочных расходов по территории Российской Федерации, в состав командировочных расходов при поездках за рубеж входят также оплата загранпаспорта и визы, расходы по прописке паспорта в случае необходимости, провозу 30 кг багажа, а также по обмену полученного в банке чека на национальную валюту страны пребывания.
ПОКУПКА ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ЗА РУБЛИ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
В соответствии с п. 24 Инструкции ЦБ РФ от 29.06.92 г. № 7 «О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, организациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» организации могут покупать иностранную валюту за рубли для оплаты командировочных расходов своих сотрудников. Согласно Указанию Банка России от 20 октября 1998 г. № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации. Без открытия такого счета покупка валюты не допускается.
Положение Центрального банка России от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» (далее Положение), регулирующее покупку валюты и расчеты с работниками по загранкомандировкам, действует в части, не противоречащей вышеупомянутому Указанию № 383-У.
С учетом этих двух документов порядок использования купленной иностранной валюты определяется следующим образом.
Зачисленная на специальный транзитный валютный счет иностранная валюта может находиться на нем в течение 7 календарных дней. В течение этого срока она должна быть использован по назначению, т.е. на те цели, под которые была куплена. При неиспользовании в течение 7 дней валюта подлежит обратной продаже.
Поскольку Указанием от 20.10.98 № 383-У не допускается перечисление валюты со специального транзитного валютного счета на текущий валютный счет организации, использовать купленную на оплату командировочных расходов валюту можно только со специального транзитного валютного счета.
Купленную валюту можно снять в виде наличности. Для этого требуется предъявить следующие документы:
• заявку по форме в 2 экземплярах; на копии делается отметка банка о получении оригинала, который подшивается в «Досье», открываемое банком для контроля за расходованием валюты, полученной на оплату командировочных расходов;
·приказ на командировку с указанием места командировки (страна и конкретный пункт), цели и срока;
• приказ (распоряжение) о норме суточных персонально конкретному работнику или по категориям работников.
Одновременно с выдачей наличной иностранной валюты клиент получает справку по форме 0406007 на вывоз валюты на каждого работника или одну на группу на имя старшего группы.
Другой вариант использования купленной валюты - перевод ее по поручению клиента за рубеж в банк-нерезидент на счет командируемого лица, на счет третьего лица, но в пользу командируемого; до востребования на имя командируемого.
Открытие счета на имя командируемого лица за рубежом допускается только на период пребывания в командировке. По окончании командировки остаток неиспользованной валюты должен быть переведен в уполномоченный банк Российской Федерации или снят в виде , наличности и по возвращении сдан в кассу организации. Такой же порядок должен соблюдаться и в том случае, когда валютные средства перечисляются на счет третьего лица.
ОБРАБОТКА АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
При обработке авансового отчета бухгалтеру следует обратить внимание на следующие моменты.
1.Все указанные в отчете суммы должны относиться к командировочным расходам, то есть к тем перечисленным в Правилах статьям, которые входят в состав командировочных расходов.
Остальные расходы из авансового отчета по загранкомандировке исключаются как нецелевое использование иностранной валюты.
Не относятся к командировочным расходам оплата телефонных переговоров, представительские, покупка материальных ценностей и пр. При отнесении помимо нецелевого использования иностранной валюты, имеются и другие нарушения. Так, представительские расходы могут быть только по месту нахождения организации. Покупка материальных ценностей для организации рассматривается как внешнеторговая сделка, поскольку работник при этом выступал как представитель организации. Следовательно, на эту покупку должен быть заключен контракт в письменной форме (ст. 162 ГК РФ; несоблюдение письменной формы сделки влечет ее недействительность). А раз так, то в соответствии с действующей в Российской Федерации системой валютного контроля нужно было оформить паспорт сделки. При ввозе в Российскую Федерацию товар должен быть задекларирован и уплачены на таможне пошлины, сборы и НДС. Кроме того, расчеты по контракту осуществляются только в безналичном порядке.
Таким образом, допущен целый ряд нарушений валютного и налогового законодательства, за что организация будет подвергнута штрафным санкциям.
Если же работник приобрел товар от своего имени, он может оплатить его только за счет личных средств, например за счет суточных, и купленная вещь принадлежит ему лично на праве собственности. Он может продать ее организации со всеми вытекающими отсюда налоговыми последствиями: включение стоимости в совокупный годовой доход. Организация может произвести расчеты с работником только в рублях.
2.Все командировочные расходы, кроме суточных, должны иметь документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения они в полной сумме списываются за счет прибыли предприятия .
3.Проживание должно быть чистым, т.е. без питания.
4.На затраты в целях налогообложения суточные, проживание и проезд списываются по официальным нормам (по проезду нормой считается категория транспортного средства, класс ж.д. вагона, самолета). Сверхнормативные затраты списываются за счет чистой прибыли организации.
Остальные расходы списываются на затраты по факту, но только при наличии подтверждающих документов.
Для списания расходов за счет чистой прибыли предприятия необходимо иметь визу руководителя организации на служебной записке работника. В противном случае эти расходы должны покрываться за счет командированного сотрудника.
5.Пересчет иностранной валюты в рубли производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
В соответствии с Инструкцией Государственной налоговой службы Российской Федерации от 29 июня 1995 г. № 35 по применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» (пункт 8д) при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду до места назначения и обратно, включая сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд до аэродрома или вокзала в местах отправления, назначения и пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз , прописку заграничного паспорта,Iа также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.
Следовательно, в совокупный доход работника включаются и облагаются подоходным налогом следующие командировочные расходы:
•суточные, выплаченные сверх установленных норм;
• все остальные командировочные расходы ~ только документально не подтвержденные, в том числе и в пределах норм.
Однако такой порядок налогообложения распространяется на работников предприятия, выполняющих определенные трудовые функции в соответствии с трудовым договором, которые находятся в административном подчинении у руководителя предприятия, то есть на штатных сотрудников и совместителей, отношения которых регулируются Кодексом законов о труде.
Если же в зарубежную поездку направляется специалист, который не состоит с предприятием в трудовых отношениях, а выполняет работу по договору гражданско-правового характера (подряда, поручения, комиссии, перевозок, авторскому договору) и, следовательно, отношения этого специалиста с предприятием регулируются не Кодексом законов о труде, а нормами Гражданского кодекса Российской Федерации. то его поездка не считается служебной командировкой. Выплачиваемая ему сумма расценивается как оплата за выполненный объем работ. Для выполнения этого объема работ у него возникла необходимость в поездке за рубеж, в связи с чем он имел расходы по проезду и проживанию. При удержании подоходного налога эти расходы вычитаются из суммы, начисленной работнику за выполненный объем работ. Однако суточных у него нет, питаться он должен за свой счет.
6. КУРСОВЫЕ РАЗНИЦЫ.
Поскольку бухгалтерский учет ведется в едином денежном измерителе - национальной валюте страны, то при отражении в учете операций в иностранной валюте возникает необходимость в пересчете сумм иностранной валюты в рубли. В связи с этим и возникают особенности бухгалтерского учета валютных операций, заключающиеся в порядке пересчета: когда, по какому курсу производить пересчет, на какую дату, с какой периодичностью и как поступать с возникающими при этом курсовыми разницами.
Колебания валютного курса обуславливают появление сумм курсовых разниц.
Курсовая разница - разница между рублевой оценкой соответствующего актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу Центрального банка Российской Федерации, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности на отчетный период, и рублевой оценкой этих актива и обязательства, исчисленной по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату принятия их к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за предыдущий отчетный период.(ПБУ)
При благоприятном развитии курса возникают положительные курсовые разницы, при неблагоприятном - отрицательные (курсовые потери). Риски курсовых потерь могут быть застрахованы заключением разного рода срочных валютных сделок на межбанковском рынке или на биржах, а также включением в контракты и соглашения защитных оговорок.
Записи по счету Прибылей и убытков производятся в корреспонденции со следующими счетами: Долгосрочных финансовых вложений, Краткосрочных финансовых вложений - но операциям погашения облигаций и возврата депозитов; Расчетов с поставщиками и подрядчиками - по операциям оплаты приобретенных организацией основных средств, иных материальных ценностей, нематериальных активов, потребленных услуг и оплаты выданных векселей; Расчетов с покупателями и заказчиками - по операциям оплаты отгруженной покупателям (заказчикам) продукции, выполненных работ, оказанных услуг и оплаты полученных векселей; Расчетов по имущественному и личному страхованию - по операциям уплаты организацией страховых платежей; Расчетов с бюджетом - по уплате налогов и неналоговых платежей в иностранной валюте; Расчетов с подотчетными лицами -по операциям погашения сумм, выданных ранее под отчет; Расчетов с учредителями - по выплате доходов, дивидендов от участия в организации; Расчетов с разными дебиторами и кредиторами - по операциям неторгового характера; Расчетов с дочерними (зависимыми) обществами - по расчетам с дочерними (зависимыми) обществами; Внутрихозяйственных расчетов - но расчетам с филиалами и представительствами; Краткосрочных кредитов банков, Долгосрочных кредитов банков, Краткосрочных займов, Долгосрочных займов - по операциям погашения кредитов и займов, полученных организацией от банков, иных кредитных учреждений и других организаций.
Курсовые разницы подлежат зачислению в прибыль или убыток организации (кроме операции по формированию уставного капитала). При этом курсовые разницы отражаются согласно ПБУ 3/2000 на счете 80 «Прибыли и убытки» по мере их принятия к бухгалтерскому учету как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Счет 83 «Доходы будущих периодов», как это предусмотрено ПБУ3/95, не может использоваться организациями в течение отчетного года для учета курсовых разниц.
Курсовые разницы, связанные с формированием уставного капитала организации, подлежат отнесению на ее добавочный капитал.
Положительные курсовые разницы относят на увеличение счетов по учету денежных средств и расчетов с кредита счета 87 "Добавочный капитал", а отрицательные отражают по дебету счета 87 и кредиту счетов учета денежных средств и расчетов.
Курсовые разницы отражают в бухгалтерском учете и отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата расчета или за который составлена бухгалтерская отчетность.
Информация о способе отнесения курсовых разниц на счет 80 "Прибыли и убытки" и о курсе Центрального банка РФ иностранных валют по отношению к рублю на дату составления бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию в составе информации об учетной политике организации.
Список использованной литературы
1. План счетов бухгалтерского учета на 2000 год. - М.: ИД ФБК - ПРЕСС, 2000. - 176 с.
2. Томило Н.Н. "Новое в бухгалтерском учете операций в иностранной алюте в 2000 году" (Коментарий к ПБУ 3/2000) // Журнал «Финансовые и бухгалтерские консультации», №4 апрель 2000.
3. А.Р. Вииес, Т.Б. Шубина "Бухгалтерский учет операций в иностранной валюте"//Журнал « Новое в бухгалтерском учете и отчетности», № 1 январь 2000.
4. Указание ЦБ РФ от 30.12.1999 № 721-У (извлечение) "О покупке юр. лицами - рзидентами иностранной валюты для осуществления платежей за выполнение работ, оказание услуг или передач рзултаов интелектуальной деятельности"// Журнал « Новое в бухгалтерском учете и отчетности», № 4 февраль 2000.
5. Письмо Министерства РФ по налогами сборам от 02.03.2000г. № 02-01-16/27 "Об учете дл целей налогообложения выручки от продажи валюты"//Журнал «Новое в бухгалтерском учете и отчетности», № 10 май 2000.
6. Шалашева Н.Т. Учет валютных операций - М.: ЗАО «Бизнес школа «Интел - Синтез», 1999. - 384с.
7. Бухгалтерский учет основной деятельности железных дорог: Учеб. Для вузов ж.-д. Трансп. / А.П. Красов, Т.Н. Кузминова, И.М. Ряхов, Л.Я. Афанасьева; под ред. А.П. Красова. - М.: Транспорт,1997. 439с.
