Для учета, систематизации и анализа норм независимо от метода многие предприятия разрабатывают перечни причин отклонений с применением соответствующих кодов для машинной обработки. Коды используются в документах на дополнительный отпуск материалов, замену и т.д. Список причин составляется, исходя из особенностей действия каждого предприятия.
Информация об отклонениях имеет большое значение для определения себестоимости продукции.
6. Сортовой (аналитический) учет ПЗ.
Для оперативного управления, а также управления производственным процессом характеристики состояния и движения ПЗ в показателях по данным синтетического учета недостаточно, т.к. они дают информацию о движении каждого вида материальных ценностей.
Наиболее полно о МЦ можно судить по данным сортового аналитического учета, который призван обеспечивать контроль за наличием, движением и сохранностью материальных ресурсов по каждому наименованию, складу и материально-ответственному лицу. Методика ведения учета ПЗ предусматривает группировку показателей по складам и материально-ответственным лицам по группам, подгруппам и номенклатурным номерам МЦ, по источникам поступления и направления расхода и использования материальных ресурсов.
Основой служит исходная информация приходных и расходных документов, подвергнутых тщательной проверки, как с точки зрения правильного оформления, так и с точки зрения правильно отраженных операций. Итоговые данные сортового аналитического учета и контроля МЦ соответствуют показателям синтетического учета. Информация о поступлении и расходовании материальных ресурсов на склад, формируется на этих складах. Структура складского хозяйства на каждом предприятии определяется объемом ПЗ и порядком их хранения. На предприятиях могут быть различные склады, где хранятся МЦ или ПЗ. С использованием средств механизации и ВТ облегчается ведение складского учета и контроля за запасами. В отдельных структурных подразделениях могут быть созданы кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Приказом каждому складу дается номер, что должно быть указано во всех документах.
Правильная организация учета ПЗ на складах зависит от роли различных материалов по секциям. Применение различных ярлыков, содержащих информацию о материалах, предупреждает ошибки, ведущие к пересортице и помог. быстро найти нужные материалы.
Учет наличия и движения ПЗ ведут кладовщики или заведующие складами. Учет ведется по номенклатурным номерам в количественном выражении. Именно такой учет и называется сортовым.
Сортовой учет ПЗ на складах предприятия ведется на карточках складского учета. При этом, в случае небольшой номенклатуры допускается использование книг сортового учета. На каждую номенклатурно-учетную позицию МЦ бухгалтерия открывает отдельную карточку, где указывается номер склада, наименование материала, его номенклатурный номер, размер, сорт, учетная цена и норма запаса. Оформленные карточки передаются на склад, где кладовщик указывает место хранения материалов в соответствии с ярлыками. Карточки размещаются в картотеке в порядке номеров.
Вся информация, полученная по первичным документам, отраженная в карточках складского учета в день совершения операции по приемке/выдаче материалов с обязательным выведением остатков после каждой операции.
Сопоставление остатка материалов с нормой запасов позволяет осуществить оперативный контроль за состоянием запасов. На основе этих данных отдел снабжения предприятия осуществляет контроль за поставками и выполнением договоров и контрактов. В установленные сроки кладовщик все приходные и расходные документы передает в бухгалтерию по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. К этому же времени все отделения передают вторые экземпляры карт. На сдачу приходных и расходных документов кладовщики составляют реестры в двух экземплярах: первый - в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтерии остается на складе.
Складской учет отличается трудоемкостью, т.к. велики затраты труда на ведение карточек. Использование средств вычислительной техники позволяет отказаться от ведения карточек складского учета, а вместо них составлять машинограммные ведомости, где полностью получают отражение все данные оборота и итоговые данные по каждому номенклатурному номеру.
В бухгалтерии ведется также аналитический учет. Бухгалтерия осуществляет контроль за состоянием сортового учета:
- проверка правильности заполнения первичных документов;
- проверка записи остатков в карточках;
- проверка фактического наличия производственных запасов.
Итоговые данные контролируют соответствием показателей аналитического и синтетического учета.
Аналитический учет ПЗ на предприятиях может вестись различными методами:
- количественно-суммовой;
- сальдовый (оперативно-бухгалтерский).
Количественно-суммовой методимеет два варианта. Припервом вариантев бухгалтерии на каждый вид МЦ открываются карточки аналитического учета, которые в основном идентичны карточкам складского учета, но остатки МЦ в них ведутся не только в натуральном выражении, но и в денежном. Записи производятся на основании приходных и расходных документов. Карточки хранятся по номенклатурным номерам. В карточках подсчитываются итоги прихода, расхода и выводят остатки на начало следующего месяца. Ежемесячно составляются сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости. Итогово-суммовые данные сверяются с данными синтетического учета, а натуральные показатели сверяются с данными складского учета. Недостаток: дублирование данных в карточках сортового и аналитического учета. Этот вариант применяется. на отдельных предприятиях с ограниченной номенклатурой.
Привтором вариантев бухгалтерии карточки не ведутся. Сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости составляются непосредственно на основе первичных документов по номенклатурным номерам, видам, группам материалов по каждому цеху в отдельности. Суммовые итоги сверяются. с сальдо синтетического учета, а натуральные показатели сверяются по каждому номенклатурному номеру в карточках складского учета. Этот вариант тоже условный.
Наиболее распространенный метод -сальдовый, обеспечивающий единство оперативного, складского и бухгалтерского учета (оперативно-бухгалтерский метод). При этом методе учета на складе учет в карточках ведется только в натуральном выражении, а в бухгалтерии - выражаются в разрезе групп по каждому складу индивидуально.
Контроль осуществляется бухгалтерией. Работник бухгалтерии систематически проверяет правильность оформления первичных документов, полноту и своевременность записей. Остатки МЦ, выводятся в карточках складского учета, подтверждаются подписью бухгалтера и производится приемка бухгалтером первичных документов.
Количественные остатки в карточках складского учета по окончании месяца переносятся материально-ответственными лицами в ведомость учета остатков материалов на складе - сальдовую книгу, после проверки которой производится таксировка ПЗ по учетным ценам для получения стоимости по каждой группе МЦ и общего итога по складу.
Регистрами аналитического учета движения ПЗ при этом методе являются накопительные ведомости по приходу и расходу материалов и групповые оборотные ведомости, которые ведутся в стоимостном выражении. Ведомости ведутся по каждому из складов в разрезе субсчетов и групп МЦ. В конце месяца они используются для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу. Правильное ведение складского учета проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе материалов в сальдовой книге с аналитическими остатками в групповой оборотной ведомости.
При обнаружении расхождений составляется сортовая оборотная ведомость по тем материалам, по которым выявлено расхождение.
Периодически итоговые данные накопительных ведомостей по приходу и расходу записываются в соответствующие разделы ведомости движения МЦ. Для выявления поступления ПЗ (включая материалы собственной выработки) в конце месяца составляется справка, в которую переносятся дебетовые обороты из других учетных регистров. Данные этой справки о фактической себестоимости ПЗ переносятся в приходную часть ведомости о движении МЦ. Сюда же из ведомости предшествующего месяца переносятся остатки на начало месяца по учетным ценам и фактической себестоимости.
По окончании месяца в ведомости движения МЦ выводятся конечные остатки ПЗ по учетным ценам и фактической себестоимости. Остатки МЦ выводят в итоговые данные сальдовой книги (ведомости). А те же остатки по фактической себестоимости должны соответствовать счету материала главной книги. Так увязываются данные сортового аналитического учета и синтетического бухгалтерского учета ПЗ.
Сальдовый метод получил широкое распространение и является наиболее рациональным в различных условиях. Применение этого метода дает возможность ликвидировать параллелизм в БУ. В условиях использования современной ВТ этот метод учета дает наиболее точные данные о наличии, использовании и движении МЦ.
7. Особенности учета МБП.
Малоценные быстроизнашивающиеся предметы (МБП) представляет собой особую группу ПЗ - это средства труда и предметы, которые по своему назначению и характеру участия в производственном процессе близки к категории основных средств.
Для МБП характерно многократное участие в процессе производства, сохранение своей формы и постепенное изнашивание. В связи с ограниченной стоимости или непродолжительностью срока действия эти средства труда и предметы выделяются из состава основных средств и учитываются в составе оборотных.
В соответствии с Положением о БУ и отчетности в состав МБП включены:
а) предметы, служащие менее 1 года независимо от их стоимости;
б) предметы, стоимостью не более 50 минимальных месячных зарплат за единицу на дату приобретения, независимо от срока службы, кроме с/х машин и орудий, строительных механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота, которые относятся к основным средствам.
в) орудия лова (тралы, неводы, сети, мережи и др.) независимо от их стоимости и срока службы)
г) бензомоторные пилы, сучкорезки, сплавной трос, сезонные дороги, усы и временные ветки лесовозных дорог, временные здания в лесу сроком эксплуатации до 2-х лет;
д) специальные инструменты и приспособления независимо от стоимости;
е) сменное оборудование независимо от стоимости;
ж) спецодежда, обувь, постельные принадлежности независимо от стоимости и срока службы;
з) форменная одежда для выдачи работникам, одежда в организациях здравоохранения, просвещения, которые находятся на бюджетном финансировании;
и) временные нетитульные сооружения, приспособления и устройства, затраты на возведение которых относятся на себестоимость строительных работ в составе накладных расходов;
к) тара на складах при осуществлении технологических процессов;
л) предметы, предназначенные для выдачи напрокат, независимо от их стоимости;
м) многолетние насаждения, выращенные в питомниках как посадочный материал.
Для учета МБП предназначен активный счет 12, где обобщается информация о наличии и движении МБП. На этом счете МБП могут учитываться или по фактической себестоимости, если по учетным ценам. Временные или нетитульные сооружения учитываются только по фактической себестоимости их возведения. Если учет ведется по учетным ценам, то отклонение учитывается на счете 16.
Аналитический учет по сч. 12 ведется по однородным группам в соответствии с их составом и функциональной ролью в процессе производства.
Длительность МБП в эксплуатации и постепенное перенесение стоимости на изготавливаемую продукцию предопределяют своеобразие организации текущего учета, исчисления стоимости предметов, включение в издержки производства (обращения).
Организация БУ МБП в целях обеспечения контроля за своевременным пополнением запасов, использованием и соблюдением нормативных сроков службы, предполагает раздельный учет движения предметов на складе и в эксплуатации. Для этого к сч. 12 открываются соответствующие субсчета:
12-1 "МБП в запасе";
12-2 "МБП в эксплуатации";
12-3 "Временные нетитульные сооружения"
Выделение третьего субсчета связано с особенностью их возведения при выполнении строительных работ, а также с тем, что при законченном строительстве объектов временные нетитульные сооружения либо прекращают свою деятельность, либо, если они еще могут использоваться, то учитываются в составе МБП и их стоимость погашается путем начисления износа и включается в состав накладных расходов (у предприятия-застройщика). Суммы начисленного износа МБП в эксплуатации и включение этой суммы в издержки отражаются по сч. 13 "Износ МБП".
Бухгалтерский учет и контроль за движением и сохранностью МБП предусматривает организацию учета операций, связанных с приобретением, использованием и ликвидацией МБП.
Поступление МБП.
Для непрерывной работы необходимо иметь определенные запасы МБП. Пополнение происходит за счет поставщиков, либо за счет средств вспомогательных цехов и т.д. Порядок приобретения МБП, документарное оформление и отражение в учете такой же, как при покупке материалов.
НДС по МБП учитывается на отдельном субсчете 19/4.
МБП передается со склада в пользование подразделения предприятия или в раздаточные кладовые или в личное пользование работникам. Передача МБП в эксплуатацию оформляется выпиской - требованием или на основе лимитных карт. В БУ это отражается внутри счета 12:Дт 12/2 - Кт 12/1.
Отпуск МБП со склада в эксплуатацию еще не означает, что они уже израсходованы. Эти предметы используются на протяжении длительного времени. Необходимо обеспечить контроль за использованием этих предметов до моментов их полного использования на основе оперативного учета в местах использования.
Документарное оформление выдачи МБП для использования их на рабочих местах и организация оперативного учета МБП в местах эксплуатации зависит от назначения и характера пользования, от периодичности и порядка выдачи этих предметов. Наиболее специфичен учет инструментов и приспособлений. Приобретенные или изготовленные, они как и другие ПЗ, поступают на центральный склад. Затем в соответствии с потребностями их передают в цех раздаточные кладовые, из которых выдаются на рабочие места.
Передача МБП в кладовые является передачей их в эксплуатацию и оформляется обычными, первичными документами. Дальнейший учет ведется в карточках складского учета по номенклатурным номерам, аналогичным учету на складе. Негодные инструменты списывают в расход на основании акта о списании с отражением операции. Недостающий инструмент восполняется в кладовых с центрального склада. В кладовой должен быть запас инструментов и приспособлений.
На пришедшие в негодность и потерянные инструменты составляется акт, по предъявлении которого кладовщик получает новый или обменивает негодный инструмент. Никаких дополнительных документов не оформляется. После выдачи инструментов заведующий складом предъявляет акты в бухгалтерию, где на их основании происходит списание в расход по карточкам складского учета центрального склада, а негодный инструмент списывается за счет износа. В материальном учете кладовой это движение инструмента не отражается. Такой порядок позволяет иметь в эксплуатации неснижающийся запас инструментов и приспособлений.
Инструменты выдаются из раздаточных кладовых в пользование на рабочие места.
Контроль за сохранностью инструментов организуется в зависимости от продолжительности пользования этими предметами и условий закрепления этих инструментов за исполнителями. Выдача инструментов из кладовых на рабочие места в длительное пользование записывается в карточку инструментов, которая открывается на каждого работника, получившего инструменты. Если принят порядок, при котором инструмент выдается на бригаду, то карточка открывается на бригадира. Карточки хранятся в раздаточной кладовой. Последующие выдачи производятся на основании актов выбытия, поломки/утери инструментов, составляемых мастером. Если это произошло по вине рабочего, этот акт составляется в 2-ух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для удержания в установленном порядке стоимости испорченного или утерянного инструмента. На основании предъявленного акта выбытия ему выдается годный инструмент и производится соответственная запись в инструментной карточке рабочего. Акты прикрепляются к акту по списанию негодных инструментов.
Контроль за сохранением инструментов, выдаваемых в кратковременное пользование, осуществляется по инструментным маркам или жетонам, где указан номер цеха, раздел, склад и табельный номер рабочего. Выдача инструментов никакими дополнительными документами не оформляется. Существуют различные марочные системы выдачи инструментов:
1)Одномарочная система:каждому рабочему выдается определенное количество инструментных марок на получение из кладовой необходимого инструмента. За каждый экземпляр инструмента рабочий передает одну инструментную марку, которая помещается в ячейку, где хранился выданный инструмент. При возвращении инструмента возвращается и марка.
2)Двухмарочная система:кроме инструментных марок используются контрольные марки с номерами инструментов, которые до выдачи инструмента находятся вместе с инструментом в ячейки стеллажа. Порядок получения инструмента аналогичен, только марка с номером инструмента вешается на контрольную доску (напротив табельного номера рабочего). Такая система выдачи инструментов позволяет контролировать сколько и каких инструментов выдано каждому рабочему.
Предметы хозяйственного инвентаря передаются в эксплуатацию и хранятся в местах непосредственного использования и числятся на материально-ответственном лице, на которого возложен контроль за их сохранением.
Учет хозяйственного инвентаря ведется в подразделениях предприятия. Составляются описи в двух экземплярах: один находится в бухгалтерии, другой у материально ответственного лица. Для контроля на каждом предмете должен быть поставлен штамп или бирка, а наиболее ценным предметам - присвоены инвентарные номера.
Списание пришедших в негодность инструментов оформляетсяактами на списание МБП- на основании этих актов вносятся изменения в описи. Передача хозяйственного инвентаря от одного ответственного лица другому оформляется накладными.
Контроль за выданной одеждой и обувью, соблюдение действующих норм выдачи и сроков нахождения предметов в эксплуатации, соблюдение сроков службы и возвращение по увольнении. Выданную обувь и одежду записывают в специальные карточки, в которых показан вид предметов, сроки службы, а также отмечено списание их по основным актам выбытия. Карточки хранятся у кладовщика. Одежда и обувь для пользования выдается под материальную ответственность мастеров/бригадиров и записывается в специальных карточках с пометкой "дежурная". Сдача рабочей спецодежды, обуви в случае увольнения/перемещения оформляется накладными.
Контроль за сохранением и использованием МБП в эксплуатации предусматривает организацию ремонта и технического надзора, включающего систему проверки точности использования инструментов, их заточки и восстановление.
Все расходы по ремонту и восстановлению МБП в зависимости от места включаются в состав расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, либо в состав общецеховых или общехозяйственных расходов.
Учет износа МБП.
Переданные в эксплуатацию МБП участвуют в нескольких циклах производственного процесса и постепенно изнашиваются. Их стоимость погашается путем начала износа. В соответствии с Положением начисления износа МБП за исключением специального инструмента и спецприспособления и сломанного оборудования может быть произведено двумя способами.
1. Начисление износа в размере 50% их стоимости при передаче со склада в эксплуатацию, а остальные 50% за вычетом цены возможного использования при выбытии их из эксплуатации вследствие полной непригодности.
2. Начисление износа в размере 100% стоимости с учетом возможного получения отходов по цене возможного использования.
Предприятия при формировании учетной политики на отчетный год имеют возможность выбора любого их этих способов износа, но при этом следует исходить из конкретных условий хозяйствования, чтобы не допускать резких колебаний производственных затрат и себестоимости выпущенной продукции по отчетным периодам.
В целях упрощения исчисления и учета износа МБП, стоимость за единицу не более 1/20 части лимита, установленного для их отнесения к МБП (1/20*100 МЛОТ), могут списываться в расход по мере их передачи в эксплуатацию и износ по таким предметам не начисляется, а их стоимость сразу списывается на издержки производства (обращения), но для обеспечения контроля за сохранением этих предметов в период нахождения их в эксплуатации на предприятии должен быть организован оперативный количественный учет таких предметов. При их возврате из эксплуатации на склад в БУ производится уменьшение затрат, на которые была списана стоимость предметов (по цене возможного их использования).
Особый порядок устанавливается для спецприспособлений и сменного оборудования. Стоимость этих предметов погашается в соответствии с установленной нормой или сметной ставкой, рассчитываемой исходя из сметы расходов на их приобретение/заготовление.
Стоимость специнструментов для индивидуальных заказов или использовании в массовом производстве разрешается погашать полностью в момент передачи в эксплуатацию.
Учет износа ведется на сч. 13. Сумма начисленного износа включается в состав производственных затрат по месту использования этих предметов. Износ инструментов относится к прямым затратам производства, а износ всех остальных МБП - к косвенным затратам. Начисление износа МБП:Дт 20, 23, 25, 26 - Кт 13.
Основанием для отражения записей на счетах БУ является разработанная таблица по расчету износа МБП. Рассчитывают износ исходя из фактической себестоимости затрат приобретения. По МБП, приобретенным за счет целевого финансирования, износ начисляется единовременно в момент передачи в эксплуатацию в размере 100%:Дт 96 - Кт 13.
Списание НДС по МБП осуществляется в том же порядке, как и по материалам.
МБП, пришедшие в негодность подлежат списанию. Непригодные МБП определяет постоянная действующая комиссия на предприятии, которая после осмотра составляет акт на каждый испорченный или износившийся предмет. Акты, составленные по месту использования с указанием причин и виновников. Вместе с актами выписывается накладная на сдачу лома, полученного от ликвидации этих предметов на стоимость выбывших из эксплуатации МБП за вычетом их стоимости по цене возможного использования.
Дт 13, 10- на стоимость получения лома,
Кт 12.2- на общую стоимость отходов.
Вместе с этим производится отчисление износа по выбывшим МБП, если был принят порядок износа по 50% (за минусом стоимости отходов). Доначисление износа оформляется той же бухгалтерской записью.
При списании МБП, которые были приобретены за счет специальных источников, всю первоначальную стоимость относят в уменьшение износа, а на стоим. полученных отходов:
Дт 10 - Кт 80- внереализационный доход.
В случае поломки/недостачи МБП по вине работников взыскивается сумма ущерба с виновных лиц:Дт 13, 10, 73 - Кт 12/2- на всю сумму. Доначисление идет за минусом сумм удержания и получения отходов.
Особенность учета временных нетитульных сооружений.
К временным сооружениям относят приобретенные кладовые, конторки, навесы, заборы и др. ограждения, а также др. объекты, которые возводят предприятия-застройщики, выполняющие строительство хозяйственным способом (сами).
Все затраты по возведению временных сооружений предварительно учитываются на счете 30, либо на счете 23, а по окончании работ эти сооружения и приспособления учитываются в составе МБП на 3-ем субсчете:Дт 12/3 - Кт 23, 30
В процессе эксплуатации начисляется износ, который рассчитывается исходя из их стоимости за вычетом примерной стоимости возвращенных материалов, полученных при разборке. Износ начисляется ежемесячно в пределах предполагаемого срока службы и на сумму начисления износа:Дт 25 - Кт 13.
При ликвидации этих сооружений их стоимость погашается за счет начисления износа за минусом стоимости отходов, а полученные отходы приход. на счет материалы, а на всю сумму кредитуют сч. 12/3.
8. Инвентаризация и переоценка ПЗ.
Важнейшим средством контроля за сохранностью имущества (производственных запасов), за условиями его хранения и состоянием складского учета является инвентаризация. Ее сроки и количество устанавливается руководителем предприятия. Она обязательна перед составлением годового отчета, но не ранее 1 октября отчетного года. При передаче имущества в аренду, при смене материально-ответственного лица инвентаризация обязательна, равно как и при порче, хищениях ценностей, в случае стихийных бедствий, при ликвидации предприятия и др. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (представители администрации, бухгалтерии и т.д.).
Проверка фактического наличия производственных запасов проводится при обязательном участии материально-ответственного лица. К началу инвентаризации материально-ответственные лица расписываются в том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все ценности, поступившие на склад, - оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. По материальным ценностям, хранящимся в неповрежденной упаковке, количество их можно определить на основании документов с обязательной проверкой на выборку.
