В бухгалтерии по каждому объекту (кроме библиотечных фондов) присваивается инвентарный номер, который проставляется в документах.
Инвентарный номер состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый - группу, а последние четыре знака - порядковый номер предмета в группе. Если по субсчетам не выделены группы, то четвертый знак обозначается нулем. Например, инвентарный номер 01010021 показывает, что объект относится к субсчету 010 «Здания», группе - 1 здания производственного назначения, а его порядковый номер - 0021; инвентарный номер 01630505 обозначает субсчет 016 «Хозяйственный инвентарь», группу 3 - хозяйственный инвентарь, предмет под порядковым номером 0505.
Инструменты и хозяйственный инвентарь имеют семизначные номенклатурные номера. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый знак - группу и три последних знака - вид объекта основных средств.
Когда инвентарный объект является сложным, то есть включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющим их объекте.
Инвентарный номер обозначается на жетоне, который прикрепляется к объекту, краской на объекте или иным способом.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним вплоть до выбытия. Вновь поступившим объектам должны присваиваться только новые номера, а не номера уже выбывших. Инвентарные номера являются и кодами инвентарных объектов при ведении учета с использованием вычислительной техники.
Поступление основных средств оформляется в бухгалтерии следующими записями:
ШПри безвозмездном получении основных средств от юридических или физических лиц составляется бухгалтерская запись:
Д-т 01 К-т 250
Д-т 250 К-т 020
ШПриобретение основных средств за плату оформляется бухгалтерскими записями:
Д-т 01 К-т 178, 179
100,111 (когда момент поступления совпадает с
моментом оплаты)
130,131 (если производится оплата чеком)
Одновременно делается вторая запись:
Д-т 200, 211 К-т 250
Такой порядок записи на субсчете 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» объясняется тем, что все затраты на приобретение основных средств относятся как к кассовым, так и к фактическим расходам учреждений непроизводственной сферы.
ШОприходование основных средств, изготовленных хозяйственным способом, оформляется одновременно двумя записями:
Д-т 016, 019 К-т 080
Д-т 200, 211 К-т 250
ШПри приемке в эксплуатацию зданий, сооружений, передаточных устройств составляется следующая запись:
Д-т 010 К-т 250
011
012
ШПри оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации:
Д-т 01 К-т 250
Аналитический учет основных средств
Все основные средства должны находиться под контролем ответственных за сохранность должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.
Лица, ответственные за хранения основных средств, ведут инвентарные списки основных средств ф. ОС-13 (Приложение Г). Ответственные лица следят за сохранностью основных средств и ведут учет всех изменений.
Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам.
Отдельным инвентарным объектомсчитается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.
Аналитический учет основных средств в бухгалтерии отдела образования ведется в инвентарных карточках ф. ОС-6 и ОС-9.
Карточка ф. ОС-6 (Приложение Д) предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств и др. Записи в этой карточке производятся на основании первичных документов (актов приемки, накладных поставщиков, технической документации и других документов).
В карточке указываются следующие данные: характерные признаки объекта (модель, тип, марка, дата выпуска, дата ввода в эксплуатацию); краткая характеристика объекта (если в составе объекта имеются драгоценные металлы, то в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» на обратной стороне карточки указывается перечень деталей, содержащих драгоценный металл, и масса металла).
Данные о количестве драгоценных металлов на основании сведений технической документации заносятся в учет.
При отсутствии какой либо технической документации по объекту, содержащей сведения о наличии драгоценных металлов, учет их осуществляется в соответствии с письмом Министерства Финансов: «Перечень норм наличия драгоценных металлов в объекте».
При перемещении объектов основных средств внутри учреждения производится запись в разделе «Внутреннее перемещение объекта» на обратной стороне объекта.
Инвентарная карточка ф. ОС-9 (Приложение Е) в бухгалтерии отдела образования предназначена для группового учета белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств.
Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой.
Записи в остальных инвентарных карточках производятся в количественном и суммовом выражении.
Инвентарные карточки открывают на каждый инвентарный объект (ОС-6) или группу однородных объектов (ОС-9) в одном экземпляре и располагают в картотеке по классификационным группам, а внутри каждой группы - по местам нахождения объектов.
Все инвентарные карточки регистрируются в хронологическом порядке в описи карточек по учету основных средств ф. ОС-10, хранятся на протяжении всего срока службы объекта и закрываются лишь при его выбытии.
Общими данными во всех инвентарных карточках являются: инвентарный номер объекта, первоначальная стоимость, годовая норма износа, отметки о приходе (выбытии) объекта, источники приобретения, материально-ответственные лица и дата заполнения карточки.
Выдача основных средств со склада в эксплуатацию оформляется накладными ф. ОС-2 (Приложение Ж), которые утверждаются руководителем учреждения, а материально ответственные лица, как я уже отмечала выше, ведут учет основных средств в инвентарных списках ф. ОС-13.
Для проверки правильности записи по счетам аналитического учета и сверки этих данных с синтетическим учетом ежемесячно в бухгалтерии отдела образования ведется оборотная ведомость движения основных средств (Приложение Т).
Выбытие основных средств
Выбытие основных средств из учреждения может происходить по следующим причинам:
Шполный физический или моральный износ;
Шбезвозмездная передача другим предприятиям и организациям;
Шпродажа неиспользуемых объектов;
Шнедостача и стихийные бедствия и др.
Для оформления списания объектов основных средств, пришедших в негодность, составляются следующие акты:
Шакт о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях ф. ОС-4 (бюдж.) (Приложение З);
Шакт о ликвидации транспортных средств ф. ОС-4а (Приложение И);
Шакт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря ф. № 443 (Приложение К);
Шакт на списание исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях ф. № 444 (Приложение Л).
Вышеперечисленные акты составляются постоянно действующей комиссией или рабочей комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения. Комиссия при непосредственном осмотре объекта устанавливает его непригодность, причины, обусловившие необходимость списания объекта, виновных лиц, определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, производит их оценку, осуществляет контроль за их изъятием и сдачей на склад учреждения.
Акты о ликвидации основных средств подписываются всеми членами комиссии и утверждаются руководителем учреждения.
При списании с балансов учреждений основных средств, выбывших вследствие аварий, к акту о списании прилагают копию акта об аварии с указанием причины и виновника аварии.
Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов на списание (получения разрешения вышестоящей организации) не допускаются.
Стоимость материалов, запасных частей, полученных от разборки объектов основных средств и оставленных для хозяйственных нужд учреждения, относится на увеличение средств бюджетного финансирования. Суммы, поступившие от реализации ценностей, остаются в распоряжении учреждения, если не установлен иной порядок.
Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, подлежат сдаче в государственный фонд, а детали и узлы, изготовленные из цветных металлов и не используемые для нужд учреждения, - сдаче организациям, занимающимся сбором вторичного сырья.
Реализацию излишнего и неиспользуемого оборудования, транспортных средств и других ценностей, как правило, производится через торговые предприятия. А при отсутствии такой возможности они могут быть реализованы населению за наличный расчет по свободным (договорным) ценам.
На основании первичных документов, которыми оформляется выбытие объектов основных средств, в учете делаются следующие записи:
ШПри списании в случаях безвозмездной передачи, реализации, списании пришедших в негодность объектов, списании недостач при инвентаризации, принятых за счет бюджета, при переводе объектов из состава основных средств в МБП:
Д-т 250 К-т 01 (на первоначальную стоимость)
Д-т 020 К-т 250 (на сумму износа)
Одновременно производится следующие вторые записи на сумму:
·На сумму, поступившую от реализации объектов основных средств, приобретенных за счет средств бюджета:
Д-т 100 К-т 173
178 (когда только образовалась задолженность)
·На сумму, поступившую от реализации объектов, приобретенных за счет внебюджетных источников:
Д-т 111, 178 К-т 237
·При переводе предметов из основных средств в МБП одновременно с записями на первоначальную стоимость и сумму износа производится запись:
Д-т 070, 071 К-т 260
·При оприходовании материалов, полученных от ликвидации и оставленных для ремонта и других хозяйственных нужд, приобретенных за счет средств бюджета:
Д-т 06 К-т 230
·При оприходовании материалов, полученных от ликвидации основных средств, приобретенных за счет средств бюджета, если материалы подлежат реализации:
Д-т 06 К-т 173
·При оприходовании материалов, полученных от ликвидации основных средств, приобретенных за счет внебюджетных источников, если материалы подлежат реализации:
Д-т 06 К-т 237
ШПри списании основных средств вследствие недостачи, установленной при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц:
Д-т 250 К-т 01
Д-т 020 К-т 250
Одновременно производятся записи:
·При списании объектов, приобретенных за счет средств бюджета:
Д-т 170 К-т 173
·При списании объектов, приобретенных за счет внебюджетных средств:
Д-т 170 К-т 237, 140
Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в мемориальном ордере № 9 ф. № 438 (Приложение М). Записи в мемориальный ордер производятся по каждому документу. При этом в графе «Итого» записывается сумма выбывших и перемещенных основных средств, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-Главная».
Переоценка основных средств
Переоценка основных средств проводится ежегодно в соответствии с действующим законодательством. Она может быть проведена двумя способами: путем индексации первоначальной стоимости отдельных объектов, путем прямого пересчета их стоимости по документально подтвержденным рыночным ценам. Коэффициенты (индексы) переоценки устанавливаются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь.
При проведении переоценки основных средств ЦБ отдела образования Московского района пользовалась приказом Министерства статистики и анализа РБ от 20.01.00г. № 21 о порядке проведения переоценки основных фондов организаций по состоянию на 1 января 2000 года (далее – Порядок) (Приложение Н).
В соответствии с Порядком целью переоценки являлось приведение балансовой стоимости основных средств в соответствие со складывающимся уровнем цен. Переоценка проводилась по состоянию на 1 января 2000 года, то есть исходя из уровня цен на эту дату, и была обязательной для всех организаций независимо от форм собственности и видов деятельности.
В результате переоценки изменяются: первоначальная стоимость (после переоценки называемая восстановительной стоимостью), остаточная стоимость основных средств и сумма износа. При этом процент износа не изменяется, то есть пропорциональное соотношение восстановительной стоимости, остаточной стоимости после переоценки и суммы износа после переоценки должно сохраниться таким же, как и до переоценки.
Для проведения переоценки в организациях приказом руководителя создаются комиссии, в состав которых должны входить главный бухгалтер организации и другие специалисты.
Первичным документом по проведению переоценки основных фондов является ведомость переоценки основных фондов по состоянию на 1 января 2000 г. (Приложение Н).
Ведомость составляется на основании инвентаризационных описей, инвентарных карточек учета основных фондов, технических паспортов и другой технической документации. Во всех ведомостях переоценки записи производятся отдельно по каждому объекту.
После окончания работ по переоценке составляется акт по результатам переоценки (Приложение Н). Акт подписывается комиссией по переоценке основных фондов и утверждается руководителем организации.
В бухгалтерском учете переоценка отражается следующими записями:
ШПри дооценке основных средств:
Д-т 010-019 К-т 250 (на сумму изменения стоимости основных
средств)
Д-т 250 К-т 020 (на сумму увеличения износа основных средств)
ШПри уценке основных средств делаются обратные записи.
Одновременно с переоценкой основных средств на 1 января 2000 года в ЦБ отдела образования Московского района была проведена деноминация. Деноминация проводилась по общим суммам всех счетов бухгалтерского учета, отражаемым в книге «Журнал-главная».
2.2 Учет износа и ремонта основных средств
Учет износа основных средств
В процессе эксплуатации основные средства постепенно физически и морально изнашиваются.
Износ– это потеря объектом основных средств физических качеств или утрата технико-экономических свойств, а вследствие этого и стоимости.
Порядок определения и отражения в бухгалтерском учете износа основных средств учреждений, состоящих на Государственном бюджете, определен указаниями Госплана СССР, Министерства финансов СССР, Госстроя СССР и ЦСУ СССР от 28 июня 1974 г. № АБ-23-Д (Приложение О).
Износ определяется и учитывается по зданиям и сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию, транспортным средствам, производственному (включая принадлежности) и хозяйственному инвентарю, многолетним насаждениям, достигшим эксплуатационного возраста, нематериальным активам.
Износ не определяется по следующим основным средствам:
·по зданиям и сооружениям, являющимся уникальными памятниками архитектуры и искусства;
·оборудованию, экспонатам, образцам, моделям действующим и не действующим, макетам и другим наглядным пособиям, находящимся в кабинетах и лабораториях и используемых для учебных и научных целей;
·экспонатам животного мира (в зоопарках и других аналогичных заведениях);
·многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста;
·библиотечным фондам, фильмофонду, сценическо-постановочным средствам, музейным и художественным ценностям.
·износ не определяется также по основным средствам учреждений, находящихся за границей.
Нормы износа основных средств установлены в процентах по отдельным группам и видам.
Износ объектов основных средств в бюджетных учреждениях определяется один раз в год путем умножения первоначальной стоимости отдельных объектов, имеющихся в учреждениях на конец отчетного года (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или построены) на установленную годовую норму износа в процентах. Начисленный износ на объект основных средств в размере 100% не является основанием для списания предмета из эксплуатации по причине полного износа. Начисление износа не может производиться свыше 100% стоимости основных средств.
Сумма износа по приобретенным объектам, бывшим в эксплуатации, определяется путем умножения покупной или договорной стоимости на норму износа в процентах, указанную в первичных документах.
Сумма износа по выбывшим объектам определяется в каждом отдельном случае по данным аналитического учета.
В инвентарных карточках учета основных средств ф. ОС-6 записывается годовая сумма износа в рублях, шифр годовой нормы износа и год, в котором последний раз начисляется износ.
Учет износа основных средств в бюджетных учреждениях осуществляется на пассивном счете 020 «Износ основных средств». На этом счете отражается движение износа основных средств, числящихся на балансе учреждения.
На сумму начисленного износа в бухгалтерии делается следующая запись:
Д-т 250 К-т 020
На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. Сумма износа по мемориальному ордеру записывается только в книгу «Журнал-Главная».
Учет ремонта основных средств
Для поддержания объектов основных средств в нормальном состоянии и осуществления их бесперебойной работы в процессе эксплуатации необходимо проведение их ремонтов. В зависимости от объема выполняемых работ ремонты подразделяются на текущие и капитальные.
При текущем ремонте производят частичную замену мелких деталей, устранение повреждений, возникших в процессе эксплуатации (побелка стен, ремонт дверей, окон и т. д.).
Капитальный ремонт включает замену ведущих конструкций в зданиях, сооружениях, замену или восстановление износившихся узлов при разборке оборудования.
Сроки и порядок проведения ремонтов зависит от условий и интенсивности эксплуатации основных средств.
Капитальный ремонт проводится с периодичностью свыше одного года. Он может проводиться за счет бюджетных и внебюджетных средств.
Капитальный ремонт основных средств может производиться подрядным способом на основе заключенных договоров со специализированными подрядными организациями (в которых указываются стоимость и срок выполнения работ) и хозяйственным способом - силами учреждения.
Учет ремонта, производимого собственными силами учреждения, осуществляется следующими записями на счетах:
ШПри списании материалов по ремонту:
Д-т 080, 200, 211 К-т 063
ШПри начислении зарплаты рабочим:
Д-т 080, 200, 211 К-т 180
ШПри начислении суммы на социальное страхование (35% от суммы начисленной работникам зарплаты):
Д-т 080, 200, 211 К-т 171
ШПри удержании подоходного налога:
Д-т 180 К-т 173
ШПри удержании из зарплаты работников отчислений социального страхования (1%):
Д-т 180 К-т 171
ШПри удержании из зарплаты работников отчислений профсоюзам (1%):
Д-т 180 К-т 185
ШПри выплате зарплаты работникам:
Д-т 180 К-т 120
Учет ремонта, производимого подрядным способом, осуществляется следующими записями на счетах:
ШОплата производится по счету ремонтного предприятия в размере фактической стоимости ремонта согласно акту приемки выполненных работ. На эту сумму делается запись:
Д-т 080, 200, 211 К-т 178
ШСогласно предъявленному счету перечисляются подрядчику средства за ремонт основных средств:
Д-т 178 К-т 100, 111
Расходы по ремонту основных средств не относятся на увеличение их стоимости.
При реконструкции, достройке зданий, сооружений на сумму затрат за счет средств, предусмотренных на капитальный ремонт, увеличивается первоначальная стоимость этих объектов.
2.3 Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов
в учете
Инвентаризация основных средств обязательно проводится при передаче имущества учреждения в аренду, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), в случае пожара или стихийных бедствий, перед составлением годовой отчетности, по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов, при ликвидации учреждения.
Основные задачи инвентаризации основных средств:
Швыявление фактического наличия объектов основных средств;
Шконтроль за сохранностью путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;
Швыявление объектов, потерявших свои качества и не используемых в практической деятельности;
Шпроверка соблюдения правил и условий хранения и эксплуатации;
Шпроверка соблюдения правил организации материальной ответственности за объекты основных средств.
Для проведения инвентаризации в учреждении создаются инвентаризационная комиссия, которая непосредственно осуществляет инвентаризацию имущества. Однако в ЦБ отдела образования Московского района существует и постоянно действующая комиссия, которая выполняет организационно-контрольные функции в учреждении. Персональный состав этих комиссий утверждается приказом руководителя учреждения. В состав комиссии должны входить: руководитель или его заместитель, главный бухгалтер, юрист, руководители структурных подразделений, учреждения.
Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:
Шпроводят профилактическую работу по обеспечению сохранности имущества учреждения;
Шорганизуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов инвентаризационной комиссии;
Шосуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации в местах хранения имущества в межинвентаризационный период;
Шпроверяют правильность выведения результатов инвентаризаций;
Шв необходимых случаях (при установлении фактов серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) проводят по поручению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации;
