ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
СИБИРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Кафедра бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа
На тему:«Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»
Исполнитель: Калинникова Е.В.
группа 201 БХ – 00 – 287
Научный руководитель: Коренева Е.Б.
Чита 2003
План
Введение ___________________________________________________ 3
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ___________ 4
2. Аналитический и синтетический учет _________________________ 6
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции _____________________________________________ 8
4. Служебные командировки по России и за рубеж _______________ 15
4.1. Документальное оформление командировки ________________ 17
4.2. Сроки служебных командировок __________________________ 18
4.3. Рабочее время и время отдыха командированного __________ 19
4.4. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных ____________________________________________________ 20
4.5. Временная нетрудоспособность командированного __________ 23
4.6. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __ 23
4.7. Отчет работника о командировке _________________________ 24
4.8. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26
4.9. Гарантии и компенсации при командировках _______________ 27
4.10. Зарубежные командировки ______________________________ 30
4.11. Выдача аванса работнику _______________________________ 34
4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке _________________ 35
4.13. Расчеты с подотчетным лицом ___________________________ 36
5. Представительские расходы _______________________________ 37
5.1. Оформление первичных документов _______________________ 38
5.2. Бухгалтерский учет _____________________________________ 40
6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами __________________________________________ 43
Литература ________________________________________________ 45
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских обществ – союз потребительских обществ области, созданный ими для координации деятельности потребительских обществ и районных союзов потребительских обществ, обеспечения защиты имущественных и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления их интересов в государственных органах и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский ОПС является добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003 года.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.
Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого аппарата, директорам магазинов и заведующим производством.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.
Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).
Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.
Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.
Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.
2. Аналитический и синтетический учет
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.
В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
1)руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2)руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.
В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции
Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.
В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).
Пример
В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;
Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем;
Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.
Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).
В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.
В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.
Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.
Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.
На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.
Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.
При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.
В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:
Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);
Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.
Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.
В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:
Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);
Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;
Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.
Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.
Пример
В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:
Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, – на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.
Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.
Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.
Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.
Пример (Приложение 8)
Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.
В бухгалтерском учете даются проводки:
Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;
Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.
Остатка или перерасхода нет.
Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.
Пример
В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.
Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.
В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;
Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;
Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.
4. Служебные командировки по России и за рубеж
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).
Инструкция не указывает, что следует считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.
Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).
Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.
Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).
