Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.
Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.
1.7. Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
В любой организации могут возникать расчеты со своими сотрудниками. Прежде всего, расчеты по заработной плате учитываются на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда") и по подотчетным суммам (учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами"). Составитель плана счетов предполагает, что все другие виды расчетов должны учитываться на отдельных субсчетах счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Тут, прежде всего, выделяется субсчет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам". Они возникают в связи с тем, что администрация организации иногда выдает ему заем, как правило, беспроцентный, (для покупки квартиры, дачи, земельного участка и каких-то иных нужд). Если сотрудник получает заем, то счет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам" дебетуется, а кредитуются счета денежных средств. Если при этом предполагается получение процентов, то на их начисление делается запись:
Дебет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам"
Кредит 91.2 "Прочие доходы"
Далее, по выданным займам возникают две возможности:
или заем с процентами будут погашены;
или заем с процентами полностью и/или частично не будут погашены.
В первом случае записи очевидны, они, как правило, будут зависеть от того, за счет чего будет возвращаться долг:
если прямо наличными деньгами, то Дебет 50 "Касса";
если через банк - Дебет 51 "Расчетные счета";
если из заработной платы - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Во всех случаях кредитуется счет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам".
На субсчете 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты с сотрудниками предприятия по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально ответственных лиц должно производится в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Эта ответственность, как правило, ограничивается среднемесячным заработком работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. К таким случаям относится и полная материальная ответственность, которую сотрудник несет в соответствии с договором о полной материальной ответственности, заключенным с администрацией предприятия. Случаи полной материальной ответственности установлены статьей 243 ТК РФ.
При определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб, не полученные доходы не учитываются.
В статье 246 ТК РФ говорится: "Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества".
Порядок взыскания ущерба определен статьей 248 ТК РФ. Взыскание суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня установления размера ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма его превышает средний месячный заработок работника, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
Работник, виновный в причиненном ущербе, может добровольно возместить его полностью или частично. Допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа (по письменному обязательству работника).
При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику (статья 138 ТК РФ). Размер удержаний из заработной платы при отбывании исправительных работ не может превышать согласно статье 138 ТК РФ 70%.
Задолженность работника по возмещению ущерба отражается на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Балансовая оценка утраченных материальных ценностей, подлежащая возмещению материально ответственным лицом, списывается со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на счет 73.2 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" "Расчеты по возмещению материального ущерба":
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Если с виновных лиц взыскивается стоимость недостающих товаров по ценам, превышающим их балансовую стоимость, то разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей":
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кредит 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы отражаются проводкой:
Дебет 50 "Касса"
Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
или при вычетах из заработной платы сумм в погашение задолженности:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Выше указанная разница списывается со счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" на счет финансовых результатов:
Дебет 98 "Доходы будущих периодов" субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы"
Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов".
Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба") и кредитуется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы" и дебетуется счет 98 "Доходы будущих периодов".
1.8. Счет 75 «Расчеты с учредителями»
При характеристике счета 75 "Расчеты с учредителями" сделано важное уточнение, что на нем учитываются расчеты не только с учредителями, но и участниками организации. Учредителем и участником организации может быть одно и то же лицо, однако часто это бывают разные лица.
За счетом 75 "Расчеты с учредителями" скрываются два совершенно разных счета:
один предназначен для процедуры наполнения уставного (складочного) капитала;
другой, на котором производится начисление и выплата доходов учредителям (участникам) организации.
Разберем эти два счета, которые официально именуются субсчетами.
При создании новой организации возникает необходимость в составлении записи:
Дебет 75.1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал"
Кредит 80 "Уставный капитал"
Эта запись в методологическом плане резко отличается от того, что принято в отечественном бухгалтерском учете, ибо, дебетуя счет 75.1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал" составитель инструкции сразу же создает дебиторскую задолженность. Таким образом, на сумму обязательств учредителей внести вклады в уставный (складочный) капитал сразу же образуется актив. Это единственный случай такого решения. Обычно в бухгалтерском учете обязательства, вытекающие из договоров, не отражаются. Современный бухгалтер фиксирует только те обязательства, которые возникают из исполнения договоров. Мы не фиксируем, например, обязательства, вытекающие из договора поставки, но отражаем задолженность по уже поставленной партии товаров и т.д. и т.п. Но в части учета обязательств, вытекающих из учредительного договора, составитель плана счетов поступает иначе.
Бухгалтеру и другим пользователям бухгалтерской отчетности следует эту особенность принимать во внимание, в частности, при расчете коэффициентов покрытия и ликвидности эту квазидебиторскую задолженность из величины, обеспечивающей кредиторскую задолженность, следует изъять. Само появление этого счета связано с тем, что в учете принята догма, согласно которой как только была создана организация, ее уставный капитал должен быть отражен в учете.
При внесении вкладов, как сказано в инструкции, счет 75.1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал" кредитуется. Учредители могут внести в уставный капитал любые активы. Такие вклады, оплачиваемые неденежными средствами, должны оцениваться независимым оценщиком.
При поступлении сумм вкладов учредителей составляется проводка:
Дебет счетов по учету денежных средств, материально-производственных запасов и др.
Кредит 75.1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал"
Раньше при взносе вкладов в виде основных средств дебетовался счет 01 "Основные средства". В новой инструкции предлагается дебетовать счет 08 "Вложения во внеоборотные активы". Соответственно данный счет будет кредитоваться в корреспонденции со счетом 01 "Основные средства" при принятии основных средств к бухгалтерскому учету. Такой порядок учета предусмотрен приказом Минфина России от 28.03.2000 № 32н, которым внесены изменения в методические указания по бухгалтерскому учету основных средств.
В акционерных обществах заполнение уставного капитала происходит за счет продажи акций. Это заставляет бухгалтеров делать следующую запись.
Если акции акционерного общества продаются по цене выше номинала, то составитель плана счетов предлагает кредитовать на величину превышения счет 83 "Добавочный капитал" Теоретически можно было бы дебетовать счет 98.1 "Доходы, полученные в счет будущих периодов". Последнее замечание вызвано тем, что согласно принятой догме величину уставного капитала менять нельзя и поэтому предлагается вводить дополнительный регулирующий счет 83 "Добавочный капитал". Однако переплаченные деньги должны соотноситься с будущими расходами и только тогда они станут реальным доходом организации.
Совсем по иному ведется счет 75.2 "Расчеты по выплате доходов". Он предназначен для расчетов со всеми учредителями, которые не состоят в штате организации. Если учредитель предприятия состоит в его штате, то эти расчеты уже ведутся на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Когда общее собрание или правление или иной орган, который согласно уставу уполномочен объявлять доходы примет о том решение, бухгалтер обязан сделать запись:
Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"
Кредит 75.2 "Расчеты по выплате доходов"
Из начисленной суммы должны быть удержаны налоги:
Дебет 75.2 "Расчеты по выплате доходов"
Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"
Доходы от участия в организации, получаемые физическими лицами, облагаются налогом по ставке 30% (ст. 224 НК РФ). При этом сумма налога на эти доходы уменьшается на сумму налога на прибыль, уплаченного с прибыли, направленной на выплату этих доходов. Если сумма налога, подлежащая зачету, превышает исчисленную сумму налога, то разница из бюджета не возмещается (п. 2 ст. 214 НК РФ).
Далее счет 75.2 "Расчеты по выплате доходов" дебетуется на суммы самих выплат, которые могут быть сделаны или деньгами или иным имуществом (ценными бумагами, товарами и т.п.). Погашение задолженности по дивидендам товарами, готовой продукцией и т.п. отражается в учете таким же образом, как погашение задолженности по оплате труда передачей работникам товаров, готовой продукции и т.п.
В связи с ликвидацией бывшего счета 77 "Расчеты с государственным и муниципальным органом" в новой инструкции предлагается государственным и муниципальным унитарным предприятиям применять счет 75 "Расчеты с учредителями" для учета всех видов расчетов с уполномоченными на их создание государственными органами и органами местного самоуправления. В частности, для учета расчетов по имуществу, передаваемому на баланс на праве хозяйственного ведения или оперативного управления (при создании предприятия, пополнении его оборотных средств, изъятии имущества и т.п.) рекомендуется использовать субсчет 75.1 "Расчеты по выделенному имуществу". Учетные записи по нему производятся в порядке, аналогичном учету расчетов по вкладам в уставный (складочный) капитал.
В связи с ликвидацией счета 74 "Расчеты по выделенному на отдельный баланс имуществу" субсчет "Расчеты по договору простого товарищества" расчеты по распределению прибыли, убытка и других результатов по договору простого товарищества рекомендуется учитывать на субсчете 2 "Расчеты по выплате доходов" счета 75 "Расчеты с учредителями". Кстати, в данном случае название субсчета не совсем точное, ибо между участниками простого товарищества могут быть расчеты не только по выплате доходов, но и по распределению убытков.
И в старой, и в новой инструкциях допущена неточность. В них указано, что "аналитический учет по счету 75 "Расчеты с учредителями" ведется по каждому учредителю (участнику), кроме учета расчетов с акционерами-собственниками акций на предъявителя в акционерных обществах". Дело в том, что таких акций в Российской Федерации нет. В п.2 ст. 25 Закона "Об акционерных обществах" записано: "Все акции общества являются именными".
1.9. Счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
Это уникальный счет, т.к. все счета, включенные в план, могут быть названы "горизонтальными", т.е. предусматривают корреспонденцию между "равноправными" счетами. Счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" - вертикальный. Он разбивает взаимосвязи между обычными счетами и позволяет контролировать центральной организацией подведомственные структуры, выделенные на отдельный баланс.
На практике часто путают функционирование этого счета, допуская, что он обеспечивает фиксацию взаимоотношений по схеме "мать-дочь". Это не так. Отношения между матерью и ее дочками с формальных юридических позиций абсолютно равноправные, ибо и мать и ее дочери обладают правами юридического лица. Финансовые отношения между ними строятся на равноправной "горизонтальной" системе путем использования счета 58 "Финансовые вложения". Наоборот, отношения внутри одного юридического лица и строятся при помощи счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты".
Пример
Есть крупное предприятие. Допустим, это фирма, у которой 100 магазинов. Ее собственники и руководители могут выбирать между двумя решениями:
или пустить магазины в "свободное плавание", зарегистрировав каждое как отдельную организацию, с правами юридического лица, а свое участие и свой контроль осуществлять через вложения в их уставный капитал. В головной материнской фирме это участие будет отражаться на счете 58 "Финансовые вложения". В этом случае вся хозяйственная деятельность переносится в магазины, они сами заключают все договоры, они сами создают прибыль, а "мать" только получает оговоренные суммы в виде доходов. Если "мать" их не получает, у нее всегда есть возможность обанкротить или продать такой магазин;
или рассматривать каждый магазин только как свое подразделение, свой филиал. Права юридического лица остаются только у головной организации, тут нет ни матери, ни дочерей, есть только начальники, которые принимают решения и подчиненные, которые их выполняют. Вся хозяйственная деятельность: заключение договоров, штатное расписание, платежи и т.д. и т.п. сконцентрированы в центре. Плохая работа наказывается руководством фирмы. Самое простое решение: снятие с работы руководителей магазинов.
Какой вариант выбрать - зависит от многих обстоятельств. Но если выбран второй и каждый магазин получает отдельный, а не самостоятельный, как в первом случае, баланс, то в системе бухгалтерских записей центральное место приобретает счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Возникает следующая структура бухгалтерского учета*. В центре есть главная книга, в каждом магазине есть главная книга. Записи ведутся как бы в двух ярусах. Все операции, которые находятся в компетенции центра, например, оплата счетов за товары, поставленные в магазины, отражаются по дебету этого счета, делая эти магазины "как бы дебиторами" фирмы, а сами магазины приходуют товары, делают фирму "как бы своим кредитором". Таким образом, счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" является "зеркальным", то, что в магазинах зафиксировано по кредиту, то же должно быть в центральной главной книге отражено по дебету и наоборот. Поскольку суммы всегда идентичны, на балансе фирмы обороты по данному счету взаимоисключаются.
* Примечание: в случае схемы "мать-дочь" счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" не нужен.
Теперь посмотрим более детально порядок записей по субсчетам этого счета.
Мы рассмотрим три основных направления, связанных с применением счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты", которым соответствуют три субсчета.
Субсчет 1 "Расчеты по выделенному имуществу"
Когда образуется структурное подразделение, выделяемое на отдельный баланс, передаваемое имущество как бы списывается с отдельного баланса центральной бухгалтерии и как бы закрепляется за создаваемым подразделением. На самом деле никакого нового подразделения может и не быть, а все, о чем мы говорим, это только чисто бухгалтерская имитация создания такого самостоятельного структурного подразделения с наделением его отдельным балансом.
Если при этом подразделение получает доверенность, позволяющую пользоваться правами юридического лица, то возможности этого подразделения резко возрастают, оно может открывать свои расчетные счета в банках, заключать договоры и т.д.
Руководитель подразделения получает право распоряжаться уже и деньгами, словом, становится распорядителем кредитов. Однако, как правило, в жизни господствует первый вариант, когда все расчетные счета и все права на заключение хозяйственных договоров оставляет за собой центральное руководство.
Поэтому, выделяя подразделению имущество, допустим, основные средства, товары и т.п. бухгалтер центральной бухгалтерии должен списать со своего баланса названные ценности, в связи с чем он делает записи:
Дебет 79.1 "Расчеты по выделенному имуществу"
Дебет 02 "Амортизация основных средств"
Дебет 42 "Торговая наценка"
Кредит 01 "Основные средства"
Кредит 10.9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"
Кредит 41 "Товары"
Эти записи делаются на основе приказа руководителя организации и составленному во его исполнение бухгалтером центра авизо (извещения), которое направляется бухгалтеру подразделения. Последний, на основе полученного авизо, составляет свои, обратные к предыдущим, проводки:
Дебет 01 "Основные средства"
Дебет 10.9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"
Дебет 41 "Товары"
Кредит 79.1 "Расчеты по выделенному имуществу"
Кредит 02 "Амортизация основных средств"
Кредит 42 "Торговая наценка"
Записи абсолютно зеркальны и носят взаимно исключающий характер, ибо по отношению к балансу всей фирмы никаких изменений не произошло, были основные средства, материалы, товары по дебету, в активе и остались они в активе, а "Амортизация основных средств", торговая наценка - были по кредиту, по кредиту и остались.
И еще любопытная деталь: отдельный баланс центра и отдельные балансы подразделений составляются не по минфиновской схеме, по которой будет составлен самостоятельный баланс фирмы, а согласно трактовке Э.Леонте и А. Гильбо:
Баланс есть синтез незакрывшихся счетов,
Т.е. обороты и сальдо счетов в главных книгах всех подразделений должны быть представлены в единой описи, на основе которой и составляется самостоятельный баланс фирмы.
Аналитический учет к счету 79.1 "Расчеты по выделенному имуществу" ведется в количестве N+1, где N - число подразделений, а 1 это отдельный баланс центральной бухгалтерии.
Субсчет 2 "Расчеты по текущим операциям"
Это зеркальный субсчет, учет операций по которому ведется по той же схеме, что и субсчету 79.1 "Расчеты по выделенному имуществу". Как правило, центральная бухгалтерия оплачивает акцептованные счета за покупаемые оборотные активы, поэтому именно в ней делаются записи:
Дебет 79.2 "Расчеты по текущим операциям"
Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- на акцепт и
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Кредит 51 "Расчетные счета" на оплату.
А в подразделении, например, в магазине, делается запись:
Дебет 41 "Товары"
Кредит 79.2 "Расчеты по текущим операциям"
- на оприходование товаров.
Зачисление на расчетный счет фирмы выручки магазинов оформляется записью:
Дебет 79.2 "Расчеты по текущим операциям"
Кредит 57 "Переводы в пути"
В центральной бухгалтерии фирмы на эту же сумму делают запись:
Дебет 51 "Расчетные счета"
Кредит 79.2 "Расчеты по текущим операциям"
Сальдо субсчетов 79.2 "Расчеты по текущим операциям" зеркальные:
Если в центральной бухгалтерии - дебетовое, то в самих подразделениях - кредитовое и наоборот в одной и той же сумме.
Поскольку оба сальдо взаимно гасятся, то в балансе фирмы этот счет отсутствует. Записи по счетам делаются на основе выписки авизо (извещения). При этом возможны четыре варианта:
"сверху-вниз", т.е. авизо выписывается в центральной бухгалтерии и их направляют бухгалтерам подразделений;
"снизу-вверх", т.е. авизо выписываются в подразделениях и их направляют в центральную бухгалтерию;
"моментальный" - какой бухгалтер раньше получил первичные документы, тот сразу же и авизует корреспондентов;
"дублирующий" - выписываются встречные авизо.
Первый вариант позволяет строже контролировать хозяйственную деятельность подразделений фирмы, второй - несколько облегчает техническую работу сотрудников бухгалтерии, но осложняет сверку оборотов и сальдо по счету 79. "Расчеты по текущим операциям", третий только кажется удобным и оперативным. На самом деле при нем часто бывает выписка дублирующих авизо, что может спутать работу бухгалтеров и осложнить сверку данных. Четвертый вариант, призванный эту сверку облегчить, на самом деле при ручном труде только увеличивает трудоемкость. Однако при использовании компьютерной техники этот вариант следует признать наилучшим, так как он приводит к автоколлации.
Субсчет 3 "Расчеты по договору доверительного управления имуществом"
Согласно ч. 1 ст. 1012 ГК РФ "по договору доверительного управления имуществом одна сторона (учредитель управления) передает другой стороне (доверительному управляющему) на определенный срок имущество в доверительное управление, а другая сторона обязуется осуществлять управление этим имуществом в интересах учредителя управления или указанного им лица (выгодоприобретателя)", а по ч. 1 ст. 1018 "имущество, переданное в доверительное управление, обособляется от другого имущества учредителя управления, а также от имущества доверительного управляющего. Это имущество отражается у доверительного управляющего на отдельном балансе и по нему ведется самостоятельный учет. Для расчетов по деятельности, связанной с доверительным управлением, открывается отдельный банковский счет". Как видно из приведенных текстов основная особенность учета отношений, связанных с доверительным управлением, может быть сведена к открытию доверительным управляющим отдельного баланса и ведение отдельного учета, параллельного учету хозяйственных процессов, которые отражаются на самостоятельном балансе. Так, если фирма А берет в доверительное управление магазин фирмы Б, то фирма А не прибавляет к своему имуществу средства магазина Б (его активы), а открывает новую специальную главную книгу и на основе передаточного акта (инвентаризационных ведомостей) на все имущество, которое было в магазине Б, дебетует в этой главной книге соответствующие счета и кредитует согласно плану счетов, счет 79.3 "Расчеты по договору доверительного управления имуществом". По старому плану счетов учет этих операций осуществлялся на счете 74 "Расчеты по выделенному на отдельный баланс имуществу" субсчет 3 "Расчеты по договору доверительного управления имуществом".
