-копии счетов в 3 экз.;
-копию накладной отгрузки;
-акт приемки.
Расходы по транспортировке могут составлять до 50% цены товара. Поэтому необходимо еще до заключения договора разработать условия оплаты транспортных расходов при продвижении товаров от поставщиков до покупателей. Здесь возможны три варианта:
·оплата полностью поставщиком;
·оплата полностью покупателем;
·оплата частично поставщиком, частично - покупателем.
Порядок распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем определяется условиями франкировки, которые, в свою очередь, указываются по соглашению сторон в договорах на закупку товаров:
При внешнеторговых операциях возникают дополнительные расходы по уплате экспортно-импортных пошлин, налогов и сборов, по страхованию груза и др. Например, при морской перевозке наибольшее распространение получили условия франкировки ФОБ и СИФ, первое из которых предусматривает оплату поставщиком расходов по доставке товаров в порт отправления, погрузке на судно, а также пошлин, налогов и сборов по экспорту, а второй требует также оплаты фрахта и страхования груза. Могут быть использованы условия КАФ, освобождающие поставщика от оплаты расходов по страхованию груза, а также ФАС, предусматривающие оплату поставщиком только расходов по доставке товаров до причала порта отправления, и др.
Все затраты на транспортные операции должны быть оговорены в договоре, а именно:
-расходы по подготовке товара к отгрузке (проверка качества, количества, специальная упаковка);
-оплата погрузки на перевозочные средства до основного перевозчика (иногда эта операция повторяется несколько раз при перегрузке товара);
-оплата стоимости основной перевозки, включая страхование;
-расходы по выгрузке товара в пункте назначения;
-оплата налогов и сборов;
-окончательная доставка на склад покупателя.
Эти вопросы отражаются в базисных условиях поставки. Если в базисе поставки указывается: "Продавец продает, а Покупатель покупает со склада Продавца...", то в транспортных условиях определяется, за чей счет будет производиться погрузка товара на транспорт, а также срок, в течение которого покупатель уведомляет продавца о прибытии транспорта для перевозки товара. При поставке продавцом товара на склад покупателя транспортные условия схожи. При этом продавец в течение указанного срока уведомляет покупателя о дате прибытия груза. Это должно быть зафиксировано в договоре, там же определяется, за чей счет и чьими силами будет осуществляться разгрузка товара на склад.
Если по базисным условиям договора товар передается перевозчику, то в транспортных условиях оговаривается вопрос об оплате и об ответственности за перевозку.
В том случае, когда продавец берет на себя поставку товара, в транспортных условиях отмечается способ уведомления покупателя о месте и дате прибытия груза. Если перевозку осуществляет покупатель, то в договоре указываются место, в которое продавец должен доставить груз, дата поставки и срок, в течение которого покупатель должен выслать подтверждение о дате и месте поставки груза.
ПРИМЕР отражения в договоре транспортных условий сделки.
Поставка товара по настоящему договору должна быть произведена в соответствии со сроками согласованными между сторонами графиков по номенклатуре Спецификации № 1. Графики поставки будут представлены Продавцом на согласование Покупателю в течение 15 банковских дней после перевода авансового платежа в соответствии |с разделом "Платежи" настоящего договора. После согласования сторонами указанные графики являются неотъемлемой частью настоящего договора. Согласование графиков поставки не будет служить причиной задержки начала поставки товаров (по отдельным номенклатурным позициям), которая может наступить через 10 банковских дней после перевода авансового платежа. Покупатель в течение суток с момента согласования упомянутых графиков поставки обязан сообщить Продавцу адреса и транспортные реквизиты баз и вкладов в городе Ижевске, предназначенных для приемки товаров, подлежащих к поставке по настоящему договору. При переадресации товара по согласованию между Покупателем и Продавцом допускается передача адресов и реквизитов упомянутых баз. Продавец обязан в течение 42 часов с момента отгрузки товара известить Покупателя о сроке прибытия товара в пункт назначения в письменном виде, а также по телефаксу или телексу.
С целью проверки Покупателем товаров, являющихся предметом данного договора. Продавец извещает Покупателя о пункте отгрузки за 15 банковских дней до даты отгрузки товаров. Покупатель имеет право осуществить проверку товаров при их погрузке или поручить проверку третьей стороне.
Продавец имеет право досрочной поставки товара по согласованию с Покупателем, при этом он обязан в течение 42 часов с момента отгрузки товара известить Покупателя в письменном виде I(возможно по телексу или телефаксу) об отправке товара и представить копию накладной отгрузки (по телефаксу).
Датой поставки считается дата накладной отгрузки. Все расходы любого вида с момента доставки Продавцом груза по условию данного договора на склад Покупателя оплачивает Покупатель. Разгрузочно-погрузочные работы обеспечивает Покупатель за свой счет. Право собственности на товар, а также все риски, связанные с ним, переходят от Продавца к Покупателю в момент доставки .товара на базы и склад Покупателя.
2.3. Учет поступления товаров.
2.3.1. Прием товаров на складе поставщика,
на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту.
В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально ответственных лиц.
Приемка товаров на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту осуществляется материально ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта.
Доверенность оформляется по типовым формам. Учет доверенностей как бланков строгой отчетности производств по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации).
Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная.
Накладная (пример см. приложение) выписывается в четырех экземплярах, первый и второй из которых остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии предприятия и на складе), а третий и четвертый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия-покупателя и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственными лицами, один из которых отпустил товар, а тугой - принял, и заверяется печатями поставщика и получателя.
Представитель предприятия-покупателя проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества и т. п., комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и расписывается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается в закрытой таре, то необходимо сделать запись: "Товар принят по массе нетто (количеству мест) без фактической проверки". После этого Материально ответственное лицо доставляет товар на территорию склада своей организации и передает его кладовщику.
Товар от организаций железной дороги, водного и воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально ответственное лицо. Предъявив доверенность и паспорт, этот работник получает товаросопроводительные документы, к которым относятся железнодорожная накладная, счет-фактура и др.
Железнодорожная накладная содержит следующие реквизиты:
-номер и дату оформления накладной;
-полное наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика,
-плательщика;
-наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
-основание отпуска товара (номер, дату договора, наряда, заказа).
Товарный раздел накладной заполняется грузоотправителем, в нем указывается наименование товара, артикул, количество, цена, сумма, сумма оптовой надбавки, общая сумма к оплате (с выделением суммы НДС). Транспортный раздел данного документа заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ.
К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем обязательно делается соответствующая отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то может быть оформлена «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере" (см. приложение).
Поставщик может оформить сопровождение товаров счетом-фактурой, а не накладной, при этом в счете-фактуре, так же как и в накладной, отдельной строкой выделяется сумма НДС).
Счет-фактура (см. приложение) выписывается, как. правило, в трех экземплярах. Первый остается у поставщика товара, два других направляются покупателю вместе с товаром.
Кроме того, следует помнить, что с 1997 года все плательщики НДС в соответствии с Указом Президента РФ от 08.05.96 № 685 "Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины" обязаны составлять счета-фактуры на реализацию продукции (работ, услуг) (см. приложение), формы которых утверждены Постановлением Правительства РФ от 29.07.96 № 914 (с изменениями и дополнениями). На основании данных документов получатели товаров имеют право на зачет уплаченных по ним сумм НДС при расчетах с бюджетом.
Составленный документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара, и скреплен печатью организации. Разрешено визирование счета-фактуры иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации.
Получаемые покупателем товаров счета-фактуры в отличие от экземпляров поставщика не являются бланками строгой отчетности, а относятся к первичным бухгалтерским документам. При этом учет их поступления будет лишь дублировать книгу покупок. Покупатель заинтересован в полной сохранности счетов-фактур, их своевременном и достоверном отражении.
Счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж (см. приложение).
Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога, подлежащих зачету. При этом ее итоговые данные по определенным графам используются при составлении расчета по налогу на добавленную стоимость.
В случае использования приобретенного товара, по которому зачет произведен, в непроизводственной сфере в книге покупок делается корректирующая запись с уменьшением итоговой суммы налога, принимаемой к зачету в текущем периоде.
Следует отметить, что после получения сопроводительных документов материально ответственное лицо должно проверить исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях – по массе. Станция (пристань, аэропорт) назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.
При обнаружении при перевозках недостачи в пределах норм естественной убыли сотрудники станции назначения (пристани, аэропорта) должны произвести необходимую запись на обороте накладной.
В случае обнаружения неисправности вагона, контейнера или повреждения упаковочной тары, отсутствия или повреждения пломбы, неясности оттиска на ней (или наличия пломбы промежуточной станции), а также во всех случаях повреждения, недостачи груза по количеству или массе материально ответственное лицо обязано потребовать от станции (пристани, аэропорта) назначения составления коммерческого акта и получить его копию. При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или железнодорожной милиции и составить акт о результатах приемки. Отказ сотрудников станции назначения составить акт следует обжаловать в установленном порядке. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий к транспортным компаниям или поставщику.
2.3.2. Получение товаров автотранспортом. При поставке товаров автотранспортом сопроводительным документом служит товарно-транспортная накладная (см. приложение).
Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является первичным приходным документом при поступлении товаров на торговое предприятие. Она состоит из двух разделов – товарного и транспортного.
Товарный раздел товарно-транспортной накладной заполняется поставщиком товара и содержит сведения о поставщике и плательщике (наименования, адреса и банковские реквизиты); сведения о товаре и таре (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто, количество (масса нетто), цена, сумма, вид упаковки). Здесь же указываются суммы налога на добавленную стоимость (20 или 10% от суммы поставки), а также фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц, отпустивших и принявших товар.
Транспортный раздел данного документа заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные:
-дату;
-номер автомобиля и путевого листа;
-наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя;
-пункт погрузки и разгрузки (при необходимости);
-сведения о грузе (артикул, наименование и краткое описание товара; единицы измерения; количество единиц; цену за единицу; сумму, на которую поставляется товар (с учетом налога на добавленную стоимость)).
Кроме того, указываются сопровождающие груз документы, вид упаковки, количество мест.
Один экземпляр этих документов материально ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является Материально ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.
2.3.3. Приемка товаров на складе покупателя.
Контроль за количеством и качеством товара.
Прием товаров на складе покупателя осуществляется материально ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов.
Если товар доставлен поставщиком в таре на склад покупателя, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможно вскрытие тары и проверка веса нетто, а также количества товарных единиц в каждом месте. Обычно приемка поступившего в исправной таре товара по качеству, весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного покупателя.
Оптовые торговые предприятия, переправляющие товар в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), принимают продукцию по качеству, по весу нетто и количеству товарных единиц лишь в случаях, предусмотренных обязательными правилами или договором, при несоответствии фактического веса брутто указанному в сопроводительных документах, при получении груза в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи (течь и др.). Подлежащую переотправке продукцию следует хранить в условиях, обеспечивающих ее качество и комплектность.
Приемка товара по количеству и качеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) поставщика. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактических количестве и качестве продукции с указанием недостающих документов.
Кроме того, возможна выборочная проверка количества товара с распространением ее результатов на всю партию в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами или договором.
Качество товара определяется по техническим условиям, сертификату, стандартам, образцам, каталогам и проспектам продавца. При этом по стандартам обозначают качество достаточно простых изделий, таких как кирпич, бетон, цемент. При приеме машинно-технической продукции или товара, на который отсутствуют стандарты или к которому предъявляются специальные требования, качество определяется техническими условиями.
При приемке продовольственных товаров их качество подтверждается сертификатом качества, выданным компетентной государственной организацией; ветеринарным сертификатом, а также санитарным сертификатом, выдаваемым на каждую партию товара. Кроме того, обязательной сертификации подлежат парфюмерия и косметические средства, моющие средства, шампуни, а также ясельная и детская одежда, товары народного потребления, имеющие контакт с незащищенными частями тела человека, и т. д.
Торговое предприятие по законодательству несет ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии сертификата может быть подвергнуто штрафам. Торговое предприятие получает сертификат соответствия.
В случае определения качества по образцу продавец предоставляет покупателю образцы товара, которые его подтверждают, после чего образец становится эталоном.
Если количество и качество товара соответствуют указанным в товаросопроводительных документах, то на документы (накладная, товарно-транспортная накладная и т.д.) накладывается прямоугольный штамп предприятия (может быть использован угловой штамп), что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.
Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствия качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается.
О выявленной недостаче и нарушении качества продукции составляется акт, являющийся юридическим документом для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах производится запись об актировании. Акт (см.) составляется в пяти экземплярах и только на те товары, по которым установлены расхождения. По ценностям, поступившим в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов ее членов. В состав комиссии входят материально ответственные лица торгового предприятия, представитель отправителя (поставщика) товара (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представителя незаинтересованной стороны (на практике это может быть представитель местной префектуры).
В случае, когда в момент приемки продукции выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в транспортных или сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку.
Если при правильности веса брутто недостача продукции установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза.
Тару, упаковку вскрытых мест и продукцию, находившуюся внутри них, следует сохранить и затем предъявить их вызванному для участия в дальнейшей приемке представителю организации отправителя (поставщика). Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено (передано) ему не позднее 24 часов, а при наличии скоропортящейся продукции – немедленно после обнаружения недостачи.
В случае одногороднего отправителя (поставщика) его представителю следует явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок явки, а в случае приемки скоропортящейся продукции – в течение четырех часов после извещения о вызове. Представителю иногороднего отправителя (поставщика) следует прибыть не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не вытекает из других обязательных правил или договора.
Необходимо помнить, что представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке продукции у получателя. Отправитель (поставщик) может уполномочить на участие в этой операции предприятие, находящееся в месте получения продукции. В таком случае удостоверение представителю выдает предприятие, назначившее его. При этом данное удостоверение должно содержать ссылку на документ, которым отправитель (поставщик) доверил право участия в приемке продукции данному предприятию.
Если при приемке продукции одновременно с недостачей выявились излишки продукции по сравнению с указанными в транспортных и сопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.
Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству и качеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает акт с оговоркой об этом и излагает свое мнение. До подписи лиц, участвовавших в приемке, в акте должно быть указано, что эти лица предупреждены об ответственности за подписание документа, содержащего данные, не соответствующие действительности.
Акт приемки продукции утверждает руководитель предприятия-получателя. Если по результатам приемки выявлены факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-получателя обязан сообщить об этом органам МВД либо прокуратуры и направить туда соответствующие документы.
Акты приемки продукции по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии получателя. Претензии по поводу несоответствия продукции по качеству, комплектности таре упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам получатель (покупатель) предъявляет изготовителю (поставщику, отправителю). Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах досылается отправителю (поставщику), который после ее получения направляет один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя. Претензия по поводу недостачи продукции или ее ненадлежащего качества должна сопровождаться актом с вышеуказанными документами. В случаях, предусмотренных договором, вместе с претензией подается акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции в соответствии с фактическим качеством.
По получении претензии, руководитель или заместитель главы предприятия-отправителя (поставщика) назначает проверку по материалам претензии. Данные проверки рассматривает и утверждает также руководство отправителя (поставщика, изготовителя).
В случаях, когда согласно законодательству есть основания для возложения ответственности за недостачу груза на транспортную организацию, получатель имеет право в установленном порядке предъявить ей претензию.
Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в контрактах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться Инструкцией Госарбитража СССР "О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству и направления рекламационных актов", утвержденной 15.10.90.
При приеме товара у материально ответственного лица предприятия-получателя кладовщик выписывает приходную накладную или приходный ордер (см. ниже). Один экземпляр этой накладной он оставляет у себя, а второй передаёт материально ответственному лицу, доставившему товар.
В свою очередь материально ответственное лицо составляет отчет по выданной ему доверенности, к которому прикладывает расходную накладную от предприятия-поставщика, приходную накладную со своего склада и другие документы. Все это он передает в бухгалтерию своей фирмы, где на основании отчета отражаются соответствующие операции, что фиксируется на счетах бухгалтерскими проводками.
2.3.4. Синтетический учет поступления товаров.
Поступление товаров и тары в оптовой торговле отражается по дебету активного счета 41 "Товары", по субсчетам 41-1 "Товары на складах" и 41-3 "Тара под товаром и порожняя" соответственно. Тару, отвечающую признакам основных средств, учитывают на счете 01 "Основные средства", а служащую для хозяйственных нужд и не относящуюся к основным средствам – на счете 12 "Малоценные быстроизнашивающиеся предметы".
Товары можно учитывать по покупным или продажным ценам. При ведении учета по продажным ценам разница между покупной стоимостью и стоимостью по продажным ценам (скидки, накидки) отражается на счете 42 "Торговая наценка". Следует отметить, что учет в оптовой торговле ведется по покупным ценам. Расходы по заготовке и доставке товаров при этом могут собираться на счете 44 "Издержки обращения", а также, когда они осуществляются сторонними организациями за счет торгового предприятия, могут быть учтены в учетной стоимости товара; конкретный способ учета данных расходов должен предусматриваться учетной политикой организации.
Для учета товаров, принятых на хранение (если, например, возникли вопросы, связанные с оплатой товара, или по условиям договора товары запрещено продавать до их оплаты), используется забалансовый счет 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение.
