- вывод в удобный для использования форме по установленному регламенту информации для осуществления бухгалтерского контроля за хозяйственной деятельностью и подготовки управленческих решений, составления бухгалтерской отчетности и выполнения других управленческих работ;
- вывод в удобной для использования форме по запросам работников бухгалтерской службы данных для справочных целей, контроля достоверности учетной информации, правильности ее обработки;
- оперативность и удобство использования учетной и отчетной информации.
В качестве общих принципов построения машинно-ориентированных форм учета могут быть предложены следующие:
- накапливание и хранение информации о фактах хозяйственной деятельности в базе данных;
- систематизация информации о фактах хозяйственной деятельности должна производиться в процессе ее хронологической регистрации;
- совмещение записей синтетического и аналитического учета в единой системе.
Определение корреспондирующих счетов по фактам хозяйственной деятельности должно осуществляться двумя способами. Для отражения на счетах массовых, поддающихся программированию фактов целесообразно использование кодов хозяйственных операций. Корреспонденция счетов по прочим фактам хозяйственной деятельности должна устанавливаться по-прежнему путем котировки первичных документов.
Однократность ввода данных предусматривает, что данные, зафиксированные в первичном документе, вводятся в систему учетных записей единожды: дальнейшая обработка их осуществляется путем переноса и движения по различным регистрам.
Информация о фактах хозяйственной деятельности, реконструируемая в бухгалтерском учете, должна физически организовываться не автономно, а в ограниченном единстве с информационными фондами других подсистем управления предприятием. Совокупность этих информационных фондов, образующая единую базу данных, представляет собой целостную модель деятельности предприятия.
Ориентация на применение машинных информационных технологий не исключает возможности организации бухгалтерского учета по одной из традиционных ручных форм счетоводства. Имеются в виду, например, единая журнально-ордерная, журнал-главная, мемориально-ордерная формы.
2.4. Инвентаризация имущества
и обязательств
В целях обеспечения реальности бухгалтерского учета предприятия должны периодически проводить инвентаризации активов и пассивов, т.е. проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию данных бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию имущества и обязательств. В процессе инвентаризации решаются основные задачи:
- контролируется сохранность материальных ценностей и денежных средств;
- выявляются товарно-материальные ценности, частично потерявшие свое первоначальное качество, устаревших моделей, а также излишние и длительно не используемые;
- проверяется соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других объектов основных средств;
- определяется реальность стоимости учетных на балансе объектов.
Инвентаризации подлежат:
- основные средства,
- капитальные вложения,
- незавершенное капитальное строительство,
- незавершенный ремонт основных средств,
- незавершенное производство,
- товарно-материальные ценности,
- денежные средства,
- ценные бумаги,
- бланки строгой отчетности,
- расчеты и другие статьи баланса.
Число инвентаризаций в году, дату их проведения, а также перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке при каждой из них, устанавливаются предприятием. При этом инвентаризация не должна нарушать нормальный ход производственной и коммерческой деятельности. Длительность инвентаризации определяет руководитель предприятия в зависимости от объема ценностей, подлежащих проверке, состава инвентаризационной комиссии.
Инвентаризация проводится в обязательном порядке:
- перед составлением бухгалтерского отчета,
- в случае смены материально ответственных лиц,
- при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений,
- порчи ценностей,
- после пожара или стихийных бедствий,
- при ликвидации предприятия и в ряде других случаев.
Перед составлением годового бухгалтерского отчета целесообразно проводить инвентаризацию статей баланса в следующие сроки:
- основных средств и нематериальных активов – не ранее 1 октября отчетного года;
- здания, сооружения и другие неподвижные объекты основных средств могут подвергаться инвентаризации один раз в 2-3 года;
- капитальных вложений – не ранее 1 декабря отчетного года;
- сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки, готовой продукции на складах – не ранее 1 октября отчетного года;
- расчетов с банками - при получении последней по времени в отчетном году выписки банка, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на 1 января года, следующего за отчетным;
- денежных средств, ценных бумаг и денежных документов – на 1 января года, следующего за отчетным;
- расчетов по налогам и неналоговым платежам в бюджет и внебюджетные фонды, иных расчетов с государством, а также расчетов с дебиторами и кредиторами – на 1 января года, следующего за отчетным.
Для проведения инвентаризации руководителей предприятия назначает специальную комиссию. В ее состав должны включаться представители дирекции предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. При этом члены комиссии целесообразно назначать опытных работников, хорошо знающих инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет.
Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей проводится по каждому месту их нахождения и ответственному лицу, на хранении, у которого эти ценности находятся. Фактические остатки проверяются при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, бланков строгой отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств и ремонта, расчетов и других статей баланса – по состоянию на 1-е число месяца.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета регулируются сразу же после окончания инвентаризации. Они должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
2.5. Внутрипроизводственная отчетность.
Продолжительность первого отчетного года.
В отличие от внешней отчетности, порядок составления и оформления которой, как правило, регламентируется законодательством, вопросы ведения внутренней отчетности решают сами предприятия, определяя состав и формы отчетов, периодичность, сроки их составления и представления, ответственных за составление и контроль, а также потенциальных пользователей отчетов. При этом исходят из необходимости обеспечить руководство и функциональные службы достаточной информацией для обоснованного принятия управленческих решений и оперативного регулирования.
Продолжительность отчетного года для любого предприятия составляет 12 месяцев.
Создаваемые предприятия исчисляют свой первый отчетный год с даты приобретения прав юридического лица или государственной регистрации по 31 декабря включительно. Однако если предприятие зарегистрировано в уполномоченном государственном органе после 1 октября, то допускается считать первым отчетным годом период с даты приобретения прав юридического лица по 31 декабря следующего года. Иными словами, первый отчетный год может составить период 15 месяцев. Причем положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ относит решение данного вопроса к компетенции самого предприятия.
Объявление «продленного» первого отчетного года целесообразно в том случае, когда в период после государственной регистрации и до конца календарного года, т.е. в четвертом квартале, предприятие не ведет какой либо активной деятельности. Если же вся подготовительная и организационная работа была проведена до регистрации и сразу же после приобретения прав юридического лица предприятие начинает полноценную хозяйственную жизнь, то в этом случае предпочтительным представляется объявление первого отчетного года продолжительностью до тех месяцев (т.е. с даты официальной регистрации до 31 декабря первого календарного года).
2.6. Учетная политика предприятия: организационный аспект
2.6.1. Организационная форма бухгалтерской службы.
Бухгалтерский учет на предприятии может осуществляться:
- бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением данного предприятия;
- специализированной профессиональной организацией на договорных началах, том числе централизованной бухгалтерией;
- соответствующим специалистом на договорных началах.
В первом случае речь о средних и крупных предприятиях, на которых выделение бухгалтерского учета из общего управленческого процесса немыслимо. Остальные варианты ведения учета используются малыми предприятиями, которых подчас содержание собственной бухгалтерии – дорогостоящее и нерациональное занятие.
Независимо от того, имеет предприятие собственную бухгалтерию или пользуется услугами сторонней организации, ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель предприятия. В его обязанности входит создание необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета, выполнения всеми подразделениями и службами, работниками предприятия, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета документов и сведений.
Главный бухгалтер или лицо, исполняющее его функции, несет ответственность за соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета. Основные его функции состоят в обеспечении контроля и отражении на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственной операции, предоставление оперативной информации, составлении в установленные сроки бухгалтерской отчетности и осуществлении (с другими подразделениями и службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
2.6.2. Уровень централизации учета. Структура бухгалтерской службы.
В зависимости от конкретных условий деятельности предприятия учет на нем может быть организован по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
При централизации учета все работы по текущему обобщению и систематизации информации, составлению бухгалтерских отчетов, экономическому анализу и контролю сосредоточиваются в едином подразделении предприятия. Это обеспечивает возможность рационального разделения труда и организации действенного контроля со стороны учетного аппарата за работой производственных подразделений.
При децентрализации учета наряду с центральной бухгалтерией предприятия в отдельных подразделениях создаются свои бухгалтерии. Они осуществляют законченный цикл учетных работ, вплоть до составления отдельного бухгалтерского баланса, активы и пассивы которого включаются в общий баланс предприятия. К несомненным достоинствам децентрализованной формы необходимо отнести приближение учетного персонала к производственным подразделениям, повышение оперативности и аналитичности учета.
Предприятия может применять и смешанную форму организации учета, когда лишь некоторые (наиболее крупные) подразделения составляют отдельный баланс либо когда бухгалтерские службы подразделений выполняют только часть учетных работ (приемку и проверку первичных документов, учет расчетов с работниками, группировку информации в разрезах, необходимых для руководства подразделением, и др.).
Состав и соподчиненность отдельных бухгалтерских подразделений и работников определяют исходя из численности персонала и объема учетно-контрольных работ, вытекающего из масштабов хозяйственной деятельности предприятия, качества и рациональности постановки самого учета.
На небольших предприятиях функции ведения бухгалтерского учета распределяются между исполнителями, как правило, по предметному признаку: каждый исполнитель осуществляет весь комплекс работ на определенном участке учета (учет материальных ценностей, учет производственных затрат и т.д.). Все работники бухгалтерской службы подчиняются главному бухгалтеру.
На крупных и средних предприятиях в составе бухгалтерской службы предусматривается ряд подразделений (отделы, сектора). Они, как правило, выделяются так же по предметному признаку. Внутри этих подразделений работа может распределяться между исполнителями по линейному (когда работник обслуживает целиком какое-либо производственное подразделение) или функциональному (когда работник выполняет определенную группу операций) признаку.
Например, в состав бухгалтерии предприятия может быть расчетный, материальный, производственный, сводный отделы и другие подразделения. Расчетный отдел обычно занимается комплексом работ по учету расчетов по оплате труда, расчетов с Фондом социального страхования, Пенсионным фондом и другими подобными органами, а также соответствующей отчетностью. Материальный отдел отвечает за ведение учета и осуществление контроля за наличием и движением материальных ресурсов. Производственный отдел ведет учет затрат на производство, исчисляет себестоимость продукции. На сводный отдел возлагается обобщение данных бухгалтерского учета, составление бухгалтерской отчетности. Специальные подразделения бухгалтерии могут заниматься учетом капитальных вложений (при большом объеме капитального строительства), учетом готовой продукции и реализации, финансово-банковскими операциями, расчетами по налогам и неналоговым платежам в бюджет.
2.6.3. Выделение подразделений предприятия на отбельный баланс.
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ предприятие может выделять на отдельный баланс свои производства и хозяйства, а также филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, входящие в его состав. Активы и пассивы отдельного баланса включаются в бухгалтерский баланс предприятия.
Выделение того или иного подразделения предприятия на отдельный баланс представляет собой не что иное, как способ бухгалтерского оформления разделения учетного труда на предприятии. Его цель – упростить и рационализировать учетный процесс на предприятии и работу бухгалтерской службы.
Выделение структурного подразделения на отдельный баланс осуществляется в случае:
a. территориальной удаленности этого подразделения от остальных подразделений предприятия
b. относительной обособленности производственного, коммерческого, финансово-хозяйственного процессов.
Эти факторы предопределяют и относительное обособление учетного процесса в данном подразделении. С территориальной удаленностью связаны определенные сложности для централизованной обработки. В связи с обособленность деятельности подразделения возникает необходимость использования специфических способов и приемов бухгалтерского учета, осуществления практически завершенного учетного цикла, а также формирования системы показателей, характеризующих экономическую ситуацию в данном подразделении предприятия.
Вместе с тем выделение на отдельный баланс ни в коем случае нельзя рассматривать в качестве полного обособления структурного подразделения от предприятия. Бухгалтерский баланс, составляемый структурным подразделением, характеризует его имущественное и финансовое положение лишь отчасти. По нему невозможно достоверно исчислить финансовый результат деятельности подразделения.
Точнее, результат, представляемый в отдельном балансе, следует рассматривать лишь в качестве внутреннего хозрасчетного результата, но никак не конечного финансового результата деятельности, о котором идет речь в бухгалтерском и налоговом законодательстве.
Отдельный баланс не отражает реального обеспечения долгов предприятия, перед его кредиторами выступает не подразделение, а предприятие как юридическое лицо, субъект гражданских правоотношений. Руководство подразделения не имеет права действовать от своего имени; оно вступает в любое правоотношения только по доверенности от руководства предприятия.
Отдельный баланс является частью баланса предприятия. С этой точки зрения отбельный баланс – сугубо внутренний документ, предназначенный для завершения учетного процесса на предприятии. В этом его отличие от самостоятельного баланса. Причем в данном случае не имеет никакого значения тот факт, что структурное подразделение может иметь некоторые черты, свойственные юридическому лицу.
2.6.4. Внутрипроизводственный контроль.
Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных на предприятии создается система внутрипроизводственного контроля. Основными задачами такого контроля являются предотвращения непроизводительных расходов и потерь, неэффективного расходования ресурсов, использования средств не по назначению, а также оценка эффективности работы каждого подразделения предприятия.
При организации внутрипроизводственного контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы внутрипроизводственного контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем.
При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.
Наиболее существенными элементами организации внутрипроизводственного контроля, применяемыми предприятиями с учетом конкретных особенностей их деятельности, являются следующие.
Отделение функций по осуществлению реальной коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности от функции по ведению бухгалтерского учета.Один и тот же сотрудник предприятия не должен распоряжаться материальными ценностями и денежными средствами и вести бухгалтерский учет операции с этими актами. Такой подход обеспечивает объективность и независимость учета и создает основу для действительного внутрипроизводственного контроля.
Разделение функций по ведению бухгалтерского учета.При распределении обязанностей между работниками бухгалтерской службы необходимо добиваться, чтобы один сотрудник не осуществлял контроль за ведением всего участка бухгалтерского учета, выполняя одновременно с этим какую-либо одну операцию на том же участке.
Установление ответственности каждого работника предприятия.При подборе персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности конкретных исполнителей за правильностью приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, за соблюдением норм расхода сырья, материалов, топлива, электроэнергии, за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Четкое распределение ответственности не только даст психологический эффект, ни и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.
Система утверждений.Внутренними правилами и регламентами предприятия должен быть определен круг должностных лиц, которые имеют право подписи документов на отпуск материальных ценностей, на расход денежных средств, на принятие к учету командировочных и представительских расходов. Особо должно быть ограничено число лиц, которым предоставлено право распоряжаться дефицитными ценностями и дорогостоящим имуществом. Может быть установлен порядок, при котором материалы, признанные дорогостоящими и дефицитными, выдаются лишь при наличии на расходных документах визы уполномоченного работника бухгалтерской службы.
Использование бланков строгой отчетности.Бланки отдельных видов первичных документов, которыми оформляются операции движения определенных ценностей, могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности, за движением которых устанавливается особый контроль.
Организация хранения ценностей.Перечислим некоторые предпосылки действительного контроля за сохранностью ценностей: соответствующее оборудование складских помещений и их специализация; материалы должны быть размещены таким образом, чтобы можно было быстро их найти; необходимо оснастить места хранения соответствующими весовыми, измерительными и контрольными приборами и приспособлениями, мерной тарой; денежные средства должны храниться в специально изолированных помещениях.
Средства охраны.Вероятность хищений материальных ценностей и денежных средств, утери соответствующих документов снижается при надлежащей организации охраны, применении средств сигнализации, установление сейфов, ограничении доступа к ценностям и денежным средствам.
Внезапные проверки.Хозяйственную деятельность периодически должны контролировать бухгалтерская служба, ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, независимая аудиторская организация, лица, уполномоченные правлением или дирекцией. В частности, один раз в месяц целесообразна внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всей наличности и проверкой других ценностей, находящихся в ней; работники бухгалтерской службы должны систематически проверять фактическое наличие тех или иных материальных ценностей, особенно дорогостоящих и дефицитных; в ходе аудиторской проверки может быть проведена выборочная проверка наличия и состояния каких-либо ценностей.
Квалификация персонала.На предприятии должно быть организовано систематическое обучение персонала правилами приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, технике составления и оформления первичной учетной документации в соответствии с положениями и требованиями действующего хозяйственного законодательства.
III. ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ
3.1. Приказ об утверждении учетной политики организации
ПРИКАЗ
No.8 от 01.04.2000
Утвердить учетную политику ООО “ Компания “ТРИАЛ+Секьюрити” на 2000
финансовый год.
Приложение: на 19 листах.
Генеральный директор АНУРИН А.Д.
СПРАВКА
об учетной политике ООО “Компания “ТРИАЛ+Секьюрити”
на 2000 финансовый год
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия” (ПБУ- 1/98 от 09.12.98г.), с учетом Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98г. N-34н, утвердить учетную политику предприятия на 2000 финансовый год:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Учетная политика предприятия, в соответствии с пунктом 5 ПБУ 1/98, формируется главным бухгалтером организации и утверждается приказом руководителя предприятия.
1.2. Учетная политика организации должна отвечать шести требованиям ведения бухгалтерского учета: полнота, своевременность, осмотрительность, приоритет содержания перед формой, непротиворечивость и рациональность.
1.3. Приказом руководителя предприятия утверждается:
- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
