Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия, которая берет расписку у материально – ответственного лица о том, что все поступившие ценности учтены, а выбывшие – списаны, и соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру. Комиссия в присутствии материально – ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи, после чего производится сравнение инвентаризационных данных и данных учета, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации. Наряду с имуществом (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) инвентаризации подлежат и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).
Таким образом, инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете.
Для получения обобщающих показателей о различных средствах, их источниках, операциях с ними необходима их правильная оценка. Такая оценка осуществляется с помощью денег. Основные принципы оценки устанавливаются правительством. Основные средства и нематериальные активы, например, оцениваются по первоначальной стоимости с включением в стоимость расходов по доставке, доведению до состояния, пригодного к использованию; готовая продукция – по производственной или нормативной себестоимости; материалы – обычно по заготовительной себестоимости с включением транспортно – заготовительных расходов; товары – по оптовым или розничным ценам.
Таким образом, оценка – способ денежного выражения объектов бухгалтерского учета; ее применение обеспечивает реальность и сопоставимость показателей хозяйственной деятельности предприятий.
Для осуществления контроля и установления цен необходимо знать величину затрат на производство продукции, а также себестоимость каждого ее вида. Это достигается с помощью калькуляции. Для определения себестоимости единицы все произведенные затраты по данному виду продукции делят на количество единиц выпущенной продукции.
Правильно составленная калькуляция дает возможность реально оценить затраты на различные виды продукции и выпускать ту продукцию, которая дает наибольшую прибыль.
Затраты по способу включения в себестоимость делятся на прямые и косвенные. Первые из них непосредственно можно отнести на определенную продукцию (это материалы, работы и услуги сторонних организаций, заработная плата основных производственных рабочих с отчислениями на социальное страхование и обеспечение).
Косвенные расходы относятся либо ко всему производству в целом, либо к отдельным его подразделениям (это заработная плата административно – управленческого персонала с отчислениями, канцелярские, почтовые расходы, затраты на ремонт, амортизационные отчисления, расходы на аренду административных помещений). Данные затраты в течение месяца собираются на отдельных соответствующих счетах, а в конце месяца распределяются по видам выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. Обычно разделение таких затрат по видам продукции осуществляется на основании заработной платы основных производственных рабочих либо при помощи сопоставления прямых затрат.
Следует отметить, что полнота и правильность отнесения затрат на отдельные виды изготовленной продукции, выполненных работ, оказанных услуг должны быть в центре внимания бухгалтера, так как эта сторона финансово – хозяйственной деятельности предприятия является объектом проверки налоговой инспекцией, потому что при завышении себестоимости занижается прибыль предприятия, следствием чего является снижение налоговых платежей в бюджет.
Предприятия каждый день могут совершать множество операций. Для наблюдения и контроля за ними объекты учета необходимо группировать по экономически однородным признакам. Такую систематизацию осуществляют с помощью счетов бухгалтерского учета, которые являются способом вторичной регистрации средств и операций с ними и служат для текущего отражения изменений, происходящих в средствах предприятия.
На счетах операции фиксируются в денежном измерителе, а при необходимости используются натуральные и трудовые измерители. Все изменения, происходящие со средствами, представляют собой либо их увеличение, либо их уменьшение. С целью отдельного учета увеличения и уменьшения средств бухгалтерские счета разделены на две части – дебет и кредит.
Хозяйственные операции отражаются на счетах с помощью двойной записи, показывающей взаимную связь объектов учета. Благодаря двойной записи каждая операция отражается в одной сумме, не менее, чем на двух счетах. Например, операция зачисления средств из кассы предприятия на расчетный счет влечет за собой как уменьшение денежных средств в кассе, так и увеличение их на эту же сумму на расчетном счете. Двойная запись позволяет понять внутреннюю связь явлений, экономический смысл, содержание каждой операции.
Средства предприятий участвуют в процессе производства непрерывно. Для того чтобы определить величину средств и дать им экономическую оценку в определенный момент времени составляют бухгалтерский баланс. Таким образом, баланс представляет собой систему показателей, характеризующих финансово – хозяйственную деятельность предприятия, состояние его средств и их источников на определенную дату в единой денежной оценке.
Бухгалтерский баланс является основной отчетной формой, которая характеризует размер имущества и финансовое состояние предприятия. Однако вследствие необходимости сведений о других сторонах деятельности предприятия составляют ряд других форм отчетности. Таким образом, отчетность представляет собой систему обобщающих технико-экономических показателей деятельности предприятия за отчетный период.
Перечисленные выше способы применяются в органической связи друг с другом. Учет начинают с документации операций. На основании документов осуществляют отражение операций на счетах при помощи двойной записи. Для обобщения в едином измерении данных, содержащихся в документах, используют денежную оценку; для их проверки и уточнения применяют инвентаризацию. Уточненные данные счетов используют для исчисления себестоимости путем калькуляции, а также для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.
Основной задачей бухгалтерского учета на предприятиях железнодорожного транспорта является правильное определение затрат труда и заработной платы на производство продукции (перевозки, выполнение работ и предоставление услуг, капитальный ремонт, вспомогательные производства), формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах, а это нужно для оперативного руководства и управления. Также эту информацию могут использовать потенциальные инвесторы, кредиторы, налоговые, финансовые органы и т. д. Также в число задач бухгалтерского учета входит обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, своевременное предупреждение негативных явлений в финансово – хозяйственной деятельности и выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
В соответствии с видом деятельности организации она самостоятельно устанавливает в рамках действующего законодательства организационную форму бухгалтерского учета, разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля; формирует в установленном порядке свою учетную политику, которая закрепляется приказом по организации.
По способу обобщения и группировки учетных данных на счетах различают синтетический и аналитический счета. Для управления производством, контроля за сохранностью, рационального использования средств важно знать не только, сколько основных средств у предприятия, но и какие средства на предприятии мы должны. Поэтому наряду с обобщенными характеристиками ведут более детализированные характеристики хозяйственных средств и источников.
Синтетические счета предназначены для укрупненной обобщенной характеристики и группировки хозяйственных средств и источников. Пример: сч. 01 «Основные средства»; сч. 10 «Материалы».
Аналитические счета открывают в развитие синтетического счета для конкретизации показателей синтетических счетов.
Учет хозяйственных средств на синтетических счетах ведут только в денежном выражении, а на аналитических счетах учет хозяйственных средств и источников ведется как в натуральном, так и в денежном выражении. Хозяйственные операции, которые записываются на аналитических счетах, обязательно отражаются и в синтетических счетах. При этом между ними соблюдается следующая взаимосвязь: сумма начальных (конечных) остатков на аналитических счетах равна остатку на начало (конец) отчетного периода соответствующего синтетического счета. Сумма дебетовых (кредитовых) оборотов по аналитическим счетам равна дебетовым (кредитовым) оборотам соответствующих синтетических счетов.
Для обобщения данных аналитических и синтетических счетов ведутся оборотные ведомости. Если счета открываются и характеризуются одним объектом, то оборотные ведомости характеризуют несколько объектов учета.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются на основании итоговых данных соответствующих аналитических счетов. Итоги по каждой карточке позиционно переписываются в оборотную ведомость, и выводится общий итог.
Оборотные ведомости по синтетическому счету составляются на основании данных синтетических счетов об остатках, оборотах, куда они записываются позиционно.
В заключении подсчитывается итог по всем счетам. Оборотные ведомости позволяют проверить правильность расчетов, а также сальдо на начало и на конец отчетного периода является основанием для заполнения баланса. Дебетовое сальдо оборотной ведомости характеризует активы, а кредитовое – пассивы.
Шахматная оборотная ведомость (пример)
Кредитуе-мые счета
Дебетуе-
мые счета
|
Сальдо
началь-ное
|
01 |
10 |
20 |
23 |
51 |
60
|
80 |
85 |
90 |
Итого |
Сальдо
конеч-
ное |
|
Д
|
К |
|
|
| | | | | | | |
Д
|
К |
01 |
250 |
- |
|
|
| | | | | | |
-
|
250 |
- |
10 |
260 |
- |
|
|
52
|
|
|
54
15
98
|
|
|
|
219
|
479 |
- |
20 |
- |
- |
|
130
|
|
|
| | | | |
130
|
130 |
- |
23 |
- |
- |
|
687
105
|
|
|
| | | | | 792 |
792
|
- |
51 |
350 |
- |
|
|
| | | | | | |
-
|
350 |
- |
|
Шахматная оборотная ведомость (продолжение)
01 10 20 23 51 60 80 85 90 |
|
60
|
- |
350 |
|
|
| |
270
182
|
|
|
| |
452
|
102 |
- |
80 |
160 |
- |
|
|
| | | | | | |
-
|
160 |
- |
85 |
- |
256 |
|
|
| | | | | | |
-
|
- |
256 |
90 |
- |
151 |
|
|
| |
94
28
|
|
|
| |
122
|
- |
29 |
Итого |
- |
- |
- |
922 |
52 |
- |
574 |
167 |
- |
- |
- |
1715 |
-
|
- |
Недостаток шахматной ведомости – громоздкость, ее трудно использовать при большом числе операций. Принцип шахматной ведомости используется при построении журнала ордеров.
Между синтетическими и аналитическими счетами существуют промежуточные счета – субсчета. Это счета второго порядка. Субсчета открываются к синтетическим счетам в целях получения дополнительной группировки данных однородных аналитических счетов внутри синтетических счетов.
Баланс предназначен для обобщения данных текущего учета средств и их источников на отдельных счетах. Баланс представляет собой двухстороннюю таблицу, в левой стороне которой показывают хозяйственные средства (активный капитал), а в правой стороне источники этих средств (пассивный капитал).
Баланс содержит разделы, где сгруппированы средства и их источники по их экономическому содержанию, а внутри этих разделов выделяются статьи баланса. Он характеризует движение средств, Поскольку в нем средства и источники даны на две даты: на начало и конец отчетного периода. Поскольку в балансе объект учета это капитал предприятия, ресурсы предприятия, рассматриваемые с одной стороны по источникам его возникновения (пассивный капитал), а с другой стороны по направлениям использования, то между активом и пассивом баланса должно соблюдаться равенство. Каждая хозяйственная операция, которая отражается на счетах, обязательно вызывает не менее двух статей баланса. При этом существует четыре типа хозяйственных операций, вызывающих соответствующие изменения в балансе:
1. Если взаимодействуют два активных счета, т. е. меняется размещение средств, то итоги баланса не меняются. Например, с расчетного счета поступили деньги в кассу.
2. Хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту пассивных счетов. Например, за счет прибыли образован резерв по сомнительным долгам на сумму 1,5 млн. руб. ( Д сч. 80, К сч. 82.1).
3. Операция отражается на дебете активного счета и кредите пассивного счета. Например, дано согласие на оплату за поступившие материалы на сумму 5 тыс. руб. (Д сч. 10, К сч. 60). Итог по активу увеличивается на пять тысяч. Поскольку кредиторская задолженность по сч. 60 увеличилась на пять тысяч, то и итог по пассиву тоже увеличивается на пять тысяч, т. е. правило баланса (равенство актива и пассива) соблюдается.
4. Когда операция отражается по дебету пассивного счета и кредиту активного счета. Например, погашена задолженность перед поставщиками с расчетного счета за полученные материалы на сумму пять тысяч (Д сч. 60, К сч. 51). В результате актив баланса уменьшается на пять тысяч, пассив тоже уменьшается, таким образом, равенство соблюдается.
Но по бухгалтерскому балансу, который фиксирует состояние средств на определенную дату, нельзя повседневно наблюдать за изменениями в составе каждого вида средств и их источников. Такое наблюдение – одна из основных задач
бухгалтерского учета, достигается при помощи счетов.
План счетов – это перечень всех синтетических счетов. В основе построения счетов лежит их классификация по экономическому содержанию, согласно которому выделяются 9 разделов. Каждому счету присвоены номера всего 99 позиций. Некоторые позиции зарезервированы на случай появления новых. Счета первого и второго порядка устанавливаются планом счетов и утверждаются Минфином. Аналитические счета предприятие открывает самостоятельно по мере надобности. Субсчета разрабатываются отраслями, а утверждаются Минфином. Счета, которые перечислены в плане, называют балансовыми. На них учитывают средства и источники, находящиеся в полном распоряжении предприятия и принадлежащие ему.
За балансовые счета предназначены для учета средств и источников, находящихся у предприятия во временном пользовании и не принадлежащие предприятию (арендованные основные средства, материальные ценности, принятые под ответственность предприятия). За балансовые счета имеют трехзначный номер, в отличие от основных (двузначный). Записи по этим счетам производятся методом одинарной записи, т. е. на одном счете или по дебету или по кредиту. За балансовые счета не корреспондируют ни между собой, ни с балансовыми счетами. Например: 1. Получены в текущую аренду основные средства (Д 0.01, К – 2 млн. руб.).
2. Возвращены арендодателю основные средства (К 0.01, Д – 2 млн. руб.).
Тщательный анализ финансовой отчетности дает достаточно полное представление о финансовом положении предприятия.
Основу информационного обеспечения задач по учету труда и заработной платы составляют массивы переменной и постоянной информации по учету труда и заработной платы. Массивы переменной информации – первичные документы, отражающие расход заработной платы (начисление); массивы постоянной информации – нормативно – справочное хозяйство, как всей системы бухгалтерского учета, так и раздела учета труда и заработной платы; эта часть входной информации находится в «памяти» ЭВМ.
Процесс информатизации железнодорожного транспорта реализуется в виде двухуровневой структуры, которая в укрупненном виде представлена на рис.1.5.
Обеспечивающий
уровень
Прикладной
уровень
1
2
3
4
Комплексы информационных технологий
Рис.1.5. Структура информатизации железнодорожного транспорта
Первый (обеспечивающий) уровень создает основу для информационных технологий и состоит из информационной среды и инфраструктуры информатизации. Информационная среда, которая служит для обеспечения функционирования новых информационных технологий, предусматривает создание системы баз данных и баз знаний, а также системы архивирования информации. Основные усилия при создании инфраструктуры должны быть направлены на формирование развитой телекоммуникационной среды, системы сбора первичной информации, типовых программно-технических комплексов для основных структурных подразделений железнодорожного транспорта.
Второй (прикладной) Уровень предназначен для разработки информационных технологий, объединяющих новые методы управления железнодорожным транспортом, информационную среду и инфраструктуру. Набор технологий, обеспечивающих оптимальную реализацию одной из глобальных функций управления железнодорожным транспортом названкомплексом информационных технологий.
Комплекс 1: диспетчерское управление движением поездов на полигоне, управление безопасностью перевозочного процесса, управление грузовой работой, управление пассажирскими перевозками, управление вагонным и локомотивным парком.
Комплекс 2: управление бухучетом и статистикой, управление экономическими процессами, управление развитием отрасли, управление финансовой деятельностью, управление эксплуатационными расходами, управление маркетинговой деятельностью.
Комплекс 3: управление эксплуатационной работой хозяйств, управление МТС, управление ж. д. промышленностью, управление ремонтами и восстановительными работами, управление прогнозированием развития.
Комплекс 4: управление учебными заведениями, управление персоналом, управление рабочим снабжением, управление здравоохранением, управление жилищно-коммунальным хозяйством, управление научно- технической информацией.
Содержанием бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы управления является познание и изучение результатов проявления действия законов экономики в сфере производственно- хозяйственной и финансовой деятельности отдельных предприятий, организаций и их объединений (отделений дорог, железных дорог).
Познание и изучение производственно- хозяйственной и финансовой деятельности предприятий и организаций обеспечивается с помощью научно- обоснованных методов и приемов. Результаты познания и изучения объекта автоматизированной системы бухгалтерского учета, т. е. производственно- хозяйственной и финансовой деятельности, будут тем более эффективными, чем совершеннее и эффективнее организация, методы и технические средства, на которые опирается бухгалтерский учет в своей деятельности.
В связи с трудоемкостью работы бухгалтера представляется целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет. Использование компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно перераспределить нагрузку работников, освободив их от рутины оформления документации и высвободив время для аналитической работы по улучшению финансового состояния организации. Наибольшая нагрузка в бухгалтерии по оформлению документации приходится на первичные документы, которые должны заполняться правильно, без ошибок и полностью соответствовать типовым первичным документам. С помощью программных приложений DOS – текстовых редакторов, например LEXICON, табличных процессоров, например SuperCalc, и СУБД (система управления базами данных), например FoxPro, можно решить проблему правильного и безошибочного заполнения форм первичной документации. При этом предпочтение следует отдать приложениям, позволяющим помимо правильного оформления также накапливать сведения о реквизитах первичных документов – сведения о покупателях, поставщиках, плательщиках. Естественно такие приложения создаются в СУБД, и это справедливо, так как первичная документация – это постоянно действующая документация.
