Рисунок 1.1 - Основные элементы проекта.
В зависимости от сути и сложности замысла и эффективности его реализации результаты работы по выполнению проекта могут быть самыми различными и классифицироваться по-разному. Они могут быть: конкретными (продукция, организация, здание и т.д.) и абстрактными (планы, знания, опыт, метод и т.д.); текущими (технология, документация, подписанные контракты) и конечными (прибыль, продукт, знания и т.д.).
Таким образом, общий результат процесса реализации замысла может быть определен как система целей, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения проекта. Отсюда следует, что любой проект сам есть система и часто достаточно сложная.
В соответствии с положениями общей теории систем, система определяется как комплекс некоторых элементов, находящихся во взаимодействии между собой и с внешней средой.
Проект, как систему, определяют следующие основные свойства:
- сложность иерархической структуры. В современных экономических системах одновременно функционируют несколько различных иерархических структур, взаимодействие между которыми обычно не сводится к простым отношениям иерархического соподчинения;
- влияние на проект находящихся во взаимодействии объективных и субъективных факторов;
- динамичность процессов, имеющих стохастический характер;
- целостность (эмерджентность) системы, т.е. такие ее свойства, которые не присущи элементам системы (подсистемам), рассмотренным отдельно, вне системы;
- сложные информационные процессы, обусловленные многочисленными взаимосвязями между элементами системы;
- множественность целей, которые могут не совпадать с целями отдельных элементов (подсистем) (известный пример - высокие расходы на содержание управленческого аппарата приводят к необходимости его сокращения, но, с другой стороны, малочисленный управленческий аппарат не обеспечивает эффективного управления предприятием, что ведет к финансовым потерям);
- многофункциональность элементов системы (например, функция управления системой включает в себя функции: планирование, учет, контроль, анализ, оперативное регулирование);
Указанные свойства проекта как системы определяют необходимость в системном подходе к управлению проектами, предполагающем рассматривать элементы проекта и их функционирование во взаимосвязи и взаимозависимости.
Характерной чертой современных экономических систем, как было сказано, является их чрезвычайная сложность. Сложность проекта как системы в определенной мере характеризуется и таким показателем, как разнообразие, которое совпадает с ее энтропией. Задача управления таким образом состоит в уменьшении ее разнообразия путем сведения множества всех состояний к подмножеству состояний, удовлетворяющих цели управления.
Систему, в которой реализуется функция управления, обычно называют системой управления. В ней выделяют управляющую и управляемую подсистемы, хотя строгое разделение этих подсистем иногда затруднительно. Функционирование системы управления осуществляется путем взаимодействия управляющей и управляемой подсистем (объекта управления) между собой и с внешней средой по каналам связи. Укрупненная структура системы управления в самом общем виде выглядит (рисунок 1.2):
Рисунок 1.2 -Укрупненная структура системы управления
Управляющая система получает и обрабатывает информацию X о состоянии объекта и, располагая целью управления и правилами принятия решений, вырабатывает управляющее воздействие Y. В результате этого воздействия объект управления изменяет свое состояние, что вновь фиксируется управляющей системой. На состояние объекта управления (управляемой системы) в каждый фиксированный объект времени оказывают также влияние среда и предшествующее состояние объекта.[ 14 ]
Процессам управления сложными (в частности, экономическими) системами свойственны следующие закономерности:
- управление осуществляется путем сбора, обработки и анализа информации. Основная функция любой системы управления - получение информации и определение на ее основе поведения управляемой системы.
- управление реализуется с использованием принципа обратной связи: управляющие воздействия формируются на основе информации о реакции объекта на предыдущие управляющие воздействия. Такое управление позволяет достигать цели не измеряя непосредственно внешние помехи, а анализируя изменение состояний управляемой системы во времени;
- наличие посредников при реализации прямой и обратной связей (X и Y). Этим обусловлены многие специфические требования к организации таких систем и качеству их управления;
- управление, рассматриваемое как комплекс целенаправленных действий, может быть реализовано только тогда, когда система располагает целью управления и правилами принятия решений в различных ситуациях. Поведение системы, как правило, определяется не одной целью, а их совокупностью. Если множество целей частично упорядочено по их важности, то при функционировании системы учитываются сначала наиболее важные (срочные) цели, затем менее важные и т.д. Достижению цели системой управления могут мешать такие внутренние причины, как несогласованность целей отдельных ее подсистем;
- управляющее воздействие предполагает уменьшение разнообразия управляемой системы, необходимое для эффективности управления. В этом состоит задача управления сложной системой. (Закон необходимого разнообразия, сформулированный У. Р. Эшби, определяет, что сведение множества состояний управляемой системы к подмножеству, включающему только рациональные по отношению к цели состояния, определяется избирательной способностью управляющей системы, обусловленной величиной того уменьшения разнообразия объекта управления, которое должно быть достигнуто.)
Управляющие воздействия в экономических системах разделяются на прямые (непосредственные) и косвенные.
В рамках системного подхода к управлению проектами используют методы декомпозиции (выявление отдельных элементов) и структуризации (изучение взаимосвязей между элементами проекта, а также между проектом и внешней средой). Таким образом, управление проектами представляет собой определение, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающих достижение поставленных перед проектом целей. В более широком контексте, системный подход, системная методология, системное проектирование отражают реальный процесс интегрирования знаний и деятельности, науки и социальной практики в проектной культуре.
В функции УП входят: планирование, контроль, анализ, принятие решений, бюджетирование, организация осуществления проекта, мониторинг, оценка, отчетность, экспертиза, проверка и приемка, бухгалтерский и управленческий учет, администрирование.
К подсистемам управления проектами относятся:
- -управление содержанием и объемами работ;
- -управление стоимостью;
- -управление качеством;
- -управление закупками и поставками;
- -управление ресурсами;
- -управление персоналом;
- -управление изменениями;
- -управление рисками;
- -управление запасами;
- -интеграционное управление;
- -управление информацией и коммуникациями.
Итак, управление осуществляется на всех стадиях проектного цикла.
В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. [ 5 ]
Жизненный цикл любого явления представляет собой промежуток времени между его началом и завершением.
Началом инвестиционного проекта можно считать момент зарождения идеи или момент начала ее реализации. Как правило, в инвестиционном проектировании началом проекта принято считать момент, с которого на проект начинают затрачиваться средства.
Конец инвестиционного проекта может быть определен как момент ввода объекта в эксплуатацию или достижения проектом заданных результатов, или прекращения финансирования проекта, или начала модернизации, или ликвидации проекта.
Дадим определение жизненного цикла инвестиционного проекта.
Промежуток времени между появлением проекта и его ликвидацией называется жизненным циклом проекта (проектным циклом). [ 2 ]
1.1.2 Структура проекта
Структура системы - это способ организации связей и отношений между элементами (подсистемами). При разработке структуры системы задается описание множества элементов системы и связей между ними, распределение задач по уровням и элементам системы, выбор комплекса средств, обеспечивающих их эффективное решение.
Управляемость любого объекта зависит от того, насколько эффективно была произведена детализация объекта управления, т.е. дробление единого целого на иерархические подсистемы и компоненты, в отношении которых управленческие воздействия является актуальными и адекватными. В терминологии проектного менеджмента, структура проекта представляет собой дерево ориентированных на продукт компонент, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, полученными в результате реализации проекта. Иначе говоря, структура проекта - это организация связей и отношений между его элементами.
Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести, и связать элементы работы, которую предстоит выполнить, как между собой, так и с конечной целью проекта. Формирование структуры начинается с разделения целей проекта на значительно меньшие блоки работ, вплоть до достижения самих мелких позиций, подлежащих контролю (дерево целей). Такая, древообразная структура позволяет разбить общий объем работ по проекту на поддающиеся управлению независимые блоки. Таким образом, устанавливается логическая связь между ресурсами и объемами работ, которые предстоит осуществить.
Структурирование проекта должно включать разделение проекта по следующим признакам:
- компоненты продукции проекта;
- этапы жизненного цикла;
- элементы организационной структуры.
Процесс структуризации является неотъемлемой частью процесса планирования проекта, а также этапом подготовки сводного плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей. К основным задачам структуризации относятся:
- разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
- распределение ответственности за различные элементы проекта с учетом структуры организации и имеющихся ресурсов;
- точная оценка необходимых затрат - финансовых, временных, материальных;
- создание единой базы для планирования, составления смет, контроля за затратами;
- увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерского учета;
- конкретизация целей проекта по подразделениям компании;
- определение подрядов.
Таким образом, основная задача структуризации - определить вещественные компоненты проекта. В результате получается подпродуктовая структура.
Структуризация проекта по этапам жизненного цикла называется структурой процесса.
Структуризация проекта по видам выполняемых функций создает организационную структуру проекта.
Здесь необходимо ввести понятие подпроекта, под которым понимается серия взаимосвязанных работ и мероприятий, относительно независимых от основной части проекта.
Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей совокупности стандартных шагов.
Определение проекта. Подразумевает четкую формулировку характера, целей и содержания проекта, а также определение всех конечных продуктов проекта с их характеристиками. Здесь же должна быть составлена иерархия целей.
Уровень детализации. На этом шаге рассматриваются различные уровни детализации плана и выявляется оптимальное количество уровней элементов структуры.
Структура процесса. Разрабатывается схема жизненного цикла проекта.
Организационная структура, т.е. организационная схема проекта, охватывающая все группы участников или отдельных участников, занятых в проекте, включая лиц из внешнего окружения, заинтересованных в реализации проекта.
Структура продукта - схема разбивки конечного продукта по подсистемам или компонентам, включая материальное обеспечение, программное обеспечение, информационное обеспечение, сервисное обеспечение, если необходимо, территориальное распределение.
Система бухгалтерских счетов организации - предполагает разработку системы кодов, применяемых при структурировании проекта. Должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов и на системе внутреннего учета.
Структура разбивки проекта. Результаты шагов с 3 по 6 объединяются в единую структуру проекта.
Генеральный сводный план проекта. Может в дальнейшем подвергаться дальнейшей детализации в процессе поиска критического пути.
Матрица распределения ответственности. В результате анализа отношений между элементами структуры проекта и организационной структурой строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы организационной структуры компании - столбцами. В ячейках матрицы уровни ответственности обозначаются при помощи условных различных обозначений или кодов (таблица 1.2).
Таблица 1.2 - Матрица ответственности для структурных подразделений проекта обустройства газоконденсатного месторождения
| Наименование объектов |
Исследование инвестиций
|
Разработка ПСД |
Контракты |
Строи-тельство |
Эксплуа-тация |
|
Отдел обустройства ГКМ |
-/+
|
+/- |
+/- |
+ |
+ |
|
Отдел по строительству МГ и КС |
-/+
|
+/- |
+/- |
+ |
+ |
|
Отдел охраны природы |
-/+
|
-/+ |
-/+ |
+/- |
-/+ |
|
Отдел комплектации |
|
+/-
|
+ |
+ |
+/- |
|
Отдел АСУ |
-/+
|
-/+ |
+/- |
+/- |
+/- |
|
Отдел градостроительства |
-/+
|
+ |
-/+ |
+/- |
+/- |
|
Технический отдел |
+/-
|
+ |
-/+ |
-/+ |
-/+ |
|
ППО |
-/+
|
-/+ |
+ |
+/- |
+ |
|
ПФО |
|
|
+
|
+/- |
+ |
|
Бухгалтерия |
|
-/+
|
+/- |
+/- |
-/+ |
|
Отделение по строительству ж/д. ветки |
-/+
|
- |
- |
+ |
+ |
Условные обозначения: + - ответственный исполнитель; +/- - принимает участие в разработке; -/+ - согласовывает конечный результат
МГ - магистральные газопроводы; КС - компрессорные станции.
Для структуризации проектов используется ряд специальных моделей:
- дерево целей;
- дерево решений;
- дерево работ;
- организационная структура исполнителей;
- матрица ответственности;
- сетевая модель;
- структура потребляемых ресурсов;
- структура затрат;
- структура стоимости.
Методы структуризации принципиально сводятся к двум: "сверху вниз", т.е. определению общих задач с последующей детализацией, и "снизу вверх" - определение частных задач с последующим их обобщением.
Согласно системному подходу, проект обладает рядом свойств, которые необходимо учитывать при организации работ по его реализации:
- проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;
- состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации. Некоторые элементы могут появляться, а некоторые - выходить из состава проекта;
- проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы. При этом между элементами должны существовать и поддерживаться определенные связи.
Из этих свойств следуют 2 основных вывода:
- проект не является жестким стабильным образованием;
- ряд элементов может использоваться как в составе проекта, так и вне его.
Отсюда следует, что разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно проект и внешнюю среду достаточно условно. [ 4 ]
Изучение систем, в особенности, экономических предполагает анализ их взаимосвязей со средой. Характер взаимодействия системы и среды может быть различным. Таким образом системы разделяются на открытые - где учитывается влияние внешней среды на состояние и поведение системы, и - закрытые или замкнутые (понятие, разумеется, условное) - где система предполагается полностью изолированной от среды.
Реальные экономические системы являются всегда открытыми, понятие замкнутости вводится в ходе проведения теоретических исследований отдельных элементов системы, на определенной стадии абстрагирования.
Открытость системы означает наличие в ней каналов обмена информацией и энергией с окружающей средой. Предприятия покупают ресурсы и продают свою продукцию другим предприятиям и потребителям. Таким образом возникают потоки ресурсов, товаров, услуг и денег. Процессы обмена этими потоками предприятия с окружающей средой происходят постоянно.
Участники проекта - это основной элемент его структуры. В зависимости от типа проекта может быть от одного до нескольких десятков или даже сотен участников.
Основная цель администрирования заключается в том, что администратор проекта принимает на себя обязанности по обеспечению оперативного управления, высвобождая время руководителю проекта, но не снимая с него ответственности. Существует определенное противоречие между проектным и административным управлением проектами, разрешение которого зависит от профессионализма высшего руководства компании. [13]
1.2 Методология подготовки, согласования и реализации инвестиционных решений
Проект и его окружение
| Наука |
Техника |
Общество |
Экономика |
Политика |
| | | | Сфера бизнеса |
|
| |
| | | | Организация и участники проекта |
|
| |
| | | | | | | |
| Знания и опыт по реализации проекта |
Зона реализации проекта |
Решения по управлению проектом |
П
|
Персонал проекта |
Трудовые ресурсы |
Рынок труда |
|
| | | | | |
| Сфера законодатель-ства |
Правовая зона проекта |
Контракты и другие правовые документы |
Р
|
Финансирование проекта |
Финансовая зона проекта |
Рынок капитала |
|
| | | | | |
| Знания и опыт по разработке проекта |
Зона разработки проекта |
Проектно-сметная документация |
О
|
Материаль-ные ресурсы |
Зона закупок и поставок |
Рынок сырья |
|
| | | | | |
| Опыт и методы строительства |
Зона строительства |
Здания и сооружения |
Е
|
Участок строительства |
Зона землепользования |
Рынок земли |
|
| | | | | |
| Инженерные знания и опыт |
Зона инжиниринга |
Технологический процесс |
К
|
Производство |
Производственная зона |
Рынок средств производства |
|
| |
Т
|
|
|
|
| | | | Продукция |
|
| |
| | | | Зона сбыта |
|
| |
| | | | Рынок сбыта |
|
| |
