Для обеспечения своевременного и правильного учета и отчетности по операциям с ценными бумагами компания ведет счета внутреннего учета движения денежных средств, ценных бумаг и вложений. Счета предназначены для группировки и текущего учета однородных операций, связанных с профессиональной деятельностью компании.
В правилах ведения внутреннего учета определяются основные принципы, на базе которых разрабатывают или выбирают план счетов учета движения активов в денежном выражении (далее по тексту - план счетов учета денежных средств) и план счетов учета движения ценных бумаг и вложений в натуральном выражении (далее по тексту - план счетов учета ценных бумаг).
Счета внутреннего учета используются только в рамках бэк-офис. Бэк-офис разрабатывает и вносит необходимые дополнения во внутренний план счетов с соблюдением основных правил учета и устанавливает корреспонденцию между счетами внутреннего учета. Счета внутреннего учета должны удовлетворять требованию корректного отражения сути операций с ценными бумагами и вложениями. Нумерация открываемых счетов внутреннего учета и их названия определяются компанией самостоятельно.
Правила и процедуры синтетического и аналитического учета по счетам определяются компанией на базе общепринятых принципов бухгалтерского учета, рекомендаций НАУФОР и ФКЦБ России с учетом специфических потребностей компании.
2.4 Организация внутреннего учета
2.4.1 Общие требования
Внутренний учет профессионального участника рынка ценных бумаг может осуществляться работником компании, самостоятельным подразделением или может быть поручен иному профессиональному участнику рынка ценных бумаг. При этом ответственность перед регулирующими организациями за точность, полноту, адекватность и своевременностьведения регистров внутреннего учета полностью возлагается на профессионального участника рынка ценных бумаг.
Ответственность за организацию внутреннего учета профессионального участника рынка ценных бумаг несет руководитель компании. Руководитель компании обязан обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями компании, имеющими отношение к внутреннему учету, требований по его организации, предоставлению должным образом задокументированных сведений для надлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутренней отчетности и отчетности перед клиентами.
Профессиональные участники рынка ценных бумаг при организации и осуществлении внутреннего учета имеют право:
- вносить в рекомендуемые НАУФОР регистры внутреннего учета и методы его ведения изменения исходя из конкретных условий деятельности, при соблюдении общих методологических принципов;
- устанавливать количество и конкретную форму внутренних учетных регистров с соблюдением требований нормативных документов НАУФОР и ФКЦБ России;
- разрабатывать систему проведения сверок и контроля внутри компании;
- устанавливать внутреннюю учетную политику;
- вводить отчетность, необходимую для использования на предприятии.
2.4.2 Документирование операций
Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами, а также заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств:
- документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, как-то: поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами, как-то: паспорта сделок (тикеты), подтверждения сделок и отчеты об операциях с физическими лицами;
- договоры, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами, а также другие договорные документы (дополнения, изменения, протоколы и т.п.);
- платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);
- документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перехода прав по ценным бумагам согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи документарных ценных бумаг и сертификатов ценных бумаг.
- документы судебных, нотариальных органов и органов исполнительной власти, касающиеся перехода или обременения (ограничения) прав.
Надлежащее документирование первичного учета сделок обеспечивается путем регистрации факта получения поручения клиента, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами и вложениями, и составления документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами и вложениями.
Ответственность за своевременное создание первичных документов и достоверность содержащейся в них информации, а также за их передачу в установленные сроки для дальнейшего учета произведенных операций несут лица, подписавшие эти первичные документы.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, определяемых данными Стандартами.
Исправление ошибки в первичных документах и учетных регистрах должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.
Первичные документы и регистры внутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.
2.4.3. Регистры внутреннего учета операций с ценными бумагами.
Документы, являющиеся первичными носителями информации о совершаемых операциях, группируются, обобщаются и накапливаются в регистрах внутреннего учета.
Каждый участник рынка ценных бумаг, имеющий соответствующую лицензию ФКЦБ России или Банка России на осуществление деятельности в качестве профессионального участника рынка ценных бумаг обязан вести на постоянной основе регистры первичного учета сделок, регистры учета движения денежных средств и регистры учета движения ценных бумаг.
Компания выбирает способ ведения регистров внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностей программного обеспечения:
- на бумажном носителе в виде журнала или карточек учета;
- в форме электронные таблицы;
- в виде компьютерных баз данных, являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офис и др. В этом случае должна быть предусмотрена возможность вывода на печать вышеупомянутых регистров внутреннего учета.
К обязательным регистрам первичного учета сделок относятся:
- Журнал сделок с юридическими лицами;
- Журнал сделок с физическими лицами;
- Журнал отчетов о сделках с физическими лицами;
- Журнал договоров с клиентами;
- Журнал поручений клиентов.
К дополнительным регистрам первичного учета сделок относятся:
- Журнал незавершенных операций с юридическими лицами;
- Журнал незавершенных операций с физическими лицами;
- Журнал незавершенных отчетов о сделках с физическими лицами;
Другие учетные регистры, разработанные компанией, исходя из специфики ее деятельности.
В зависимости от видов и порядка заполнения регистров учета движения денежных средств и ценных бумаг образуются формы внутреннего учета. Под формой внутреннего учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Компания самостоятельно выбирает форму внутреннего учета из рекомендуемых регулирующими органами, при этом компания может самостоятельно приспосабливать рекомендуемые регистры внутреннего учета к специфике своей работе при соблюдении следующих требований:
- единая методологическая основа (принцип двойной записи);
- взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;
- сплошное отражение всех операций, связанных с профессиональной деятельностью, в регистрах учета на основании первичных учетных документов;
- накапливание и систематизация данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности и контроля за профессиональной деятельностью;
- сохранение в регистрах внутреннего учета минимального объема требуемой информации.
Рекомендуется применять следующие формы внутреннего учета, как для учета движения денежных средств, так и для учета движения ценных бумаг:
- форму учета, аналогичную мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета;
- форму учета, аналогичную журнально-ордерной форме бухгалтерского учета;
- журнально-книжную форму учета, при которой в качестве учетных регистров используются Журнал ежедневного учета и Книга (Ведомость) учета;
- таблично-автоматизированную форму учета, при которой группировка и обобщение учетной информации, полученной на основе первичных документов, производится с помощью вычислительной техники, в результате чего можно получать регистры различного содержания, соответствующие журналам, ведомостям, книгам, карточкам и др.
При использовании любой из форм внутреннего учета в качестве обязательного регистра учета движения денежных средств по счетам аналитическим учета необходимо вести Журнал учета дилерских операций. В качестве регистра дополнительного учета движения денежных средств рекомендуется вести Журнал учета клиентских операций. Журналы учета операций ведутся по каждой ценной бумаге.
При учете операций с физическими лицами разрешается отражать операции по счетам учета движения денежных средств и ценных бумаг не на основе конкретных договоров с физическими лицами, а на основе отчетов о сделках с физическими лицами.
Ведение регистров внутреннего учета основано на использовании принципа накапливания данных первичных документов. Записи операций в регистрах учета должны производиться не позднее конца рабочего дня, когда документ был получен или создан компанией.
2.4.4. Внутренний баланс по денежным средствам.
Внутренний баланс по денежным средствам рассматривается как способ группировки, обобщения и отражения в денежной оценке средств компании, связанных с ее профессиональной деятельностью, и их источников на определенную дату.
Баланс по денежным средствам содержит остатки на конец отчетного периода посинтетическим счетам внутреннего учета в соответствии с планом счетов учета денежных средств.
Продолжительность отчетного периода компания выбирает самостоятельно, но он не может быть не менее одного месяца.
2.4.5. Внутренний баланс по ценным бумагам.
Внутренний баланс по ценным бумагам рассматривается как способ группировки, обобщения и отражения в натуральной оценке ценных бумаг и вложений компании по местам их учета и/или хранения на определенную дату.
Баланс по ценным бумагам содержит остатки на конец отчетного периода по синтетическим счетам внутреннего учета в соответствии с планом счетов учета ценных бумаг.
Продолжительность отчетного периода компания выбирает самостоятельно, но не менее одного месяца.
2.5. Отчетность.
2.5.1. Основные правила и требования.
На основе данных регистров внутреннего учета компании составляют внутреннюю отчетность, отчетность клиентам и регулирующим органам.
Для управления и руководства работой компании, контроля и планирования операций составляется внутренняя отчетность компании.
Отчетность клиентам и регулирующим органам являетсяобязательным видом отчетности. Ответственность за своевременное предоставление необходимой отчетности клиентам и регулирующим органам несет руководитель компании и штатный контролер компании.
2.5.2. Внутренняя отчетность.
Компания самостоятельно определяет потребителей внутренней отчетности, характер и общее содержание предоставляемой отчетности, устанавливает периодичность предоставления отчетности подразделениям и руководству компании. Компаниям рекомендуется разработать инструктивный документ, в соответствии с которым осуществляется порядок формирования и предоставления внутренней отчетности.
2.5.3. Отчетность перед клиентами.
Профессиональные участники рынка ценных бумаг обязаны предоставлять клиентам периодическую отчетность по операциям, произведенным для данного клиента в соответствии с настоящими стандартами. Возможно предоставление дополнительной отчетности и сокращения отчетного периода, если это предусмотрено договором с клиентом.
2.5.4. Отчетность перед регулирующими органами.
Отчетность регулирующим органам предоставляется согласно действующим нормативным документам НАУФОР, ФКЦБ России и Банка России.
2.6. Периодические сверки.
2.6.1 Сверка наличия ценных бумаг.
Каждому профессиональному участнику рынка ценных бумаг рекомендуется ежемесячно, но не менее 1 раза в квартал проводить сверку наличия ценных бумаг на счетах внутреннего учета с данными бухгалтерского учета и с данными по остаткам ценных бумаг в местах их учета и/или хранения. Компанией может быть установлена разная периодичность проведения сверок для разных ценных бумаг и вложений в зависимости от уровня их «существенности» для компании.
2.6.2. Сверка наличия денежных средств.
Все профессиональные участники рынка ценных бумаг должны не реже одного раза в месяц сверять записи по внутренним счетам учета денежных средств с соответствующими счетами бухгалтерского учета.
2.6.3. Ответственность за организацию и проведение сверок.
Ответственность за организацию и проведение сверок несут руководитель компании и штатный контролер компании.
2.7. Доступность журналов и книг учета регулирующим органам.
Все компании, имеющие лицензию профессионального участника рынка ценных бумаг, выданную ФКЦБ России или Банком России,должны предоставлять для проверок уполномоченным лицам НАУФОР по их требованию Правила ведения внутреннего учета, учетные регистры и отчетность в соответствии с настоящими Стандартами и другими нормативными документами, регулирующими деятельность профессиональных участников рынка ценных бумаг.
2.8. Ответственность за нарушение требований, устанавливаемых настоящими стандартами.
Ответственность за нарушение требований, установленных настоящими стандартами, устанавливается Кодексом мер дисциплинарного воздействия НАУФОР.
3 Описание существующих программно-технологи-ческих комплексов
В настоящее время рынок систем, в том числе специализированных для всевозможных аспектов фондовой деятельности, достаточно обширен. Лидерами в производстве качественных программных продуктов для финансовых компаний являются московские и новосибирские фирмы. Многие из них являются фирмами одного продукта, расширяя лишь функциональные возможности и сферы приложения.
Однако при выборе продукта необходимо пользоваться принципом разумной целесообразности. Каждая система соответствует конкретному финансовому уровню потенциального покупателя и объему сделок, им осуществляемом. Если крупная компания может позволить себе покупку Signator/2000, то для средней больше подойдет продукт типа Diasoft DEALING/SECURITIES, а для мелкой достаточно будет адаптированной 1С:бухгалтерии или электронных таблиц. В каждой из групп возможны также варианты выбора в зависимости от конкретных особенностей систем, требований к аппаратным средствам и уровню подготовки персонала.
3.1 Signator/2000 (СервоКомп)
Возможности системы Signator/2000
Сегодня на рынке предлагается большое количество систем для фондовой деятельности, однако далеко не все из них основаны на современных технологиях хранения и обработки информации. Одной из немногих, предлагаемых сегодня новых интегрированных информационных систем является Signator/2000. Прототипом этой системы послужила система для автоматизации инвестиционных фондов SIGNATOR, разработанная в Западной Германии. Она была создана фирмой ServoComp GmbH - известным немецким разработчиком прикладных программных пакетов около пяти лет назад. В России систему Signator/2000 поставляет компьютерная компания СервоКомп, представляющая интересы ServoComp GmbH на Российском рынке и занимающаяся адаптацией подобных немецких прикладных систем к Российским условиям с использованием современных технологий компании ORACLE. Компания СервоКомп выполнила доработки системы Signator/2000 с учетом особенностей Российского фондового рынка и банковского законодательства и обеспечивает ее внедрение и техническую поддержку. Система также распространяется через дистрибьюторов СервоКомп - известные Российские компании Открытые Технологии, Когнитив Текнолоджи и Стинс Коман.
Signator/2000 является универсальной фондовой системой и может использоваться для ведения реестра клиентов, учета торговых, регистраторских и депозитарных операций, организации внутреннего документооборота и подготовки отчетности. При ее проектировании были учтены все перечисленные в начале статьи требования. Она позволяет получать, хранить и обрабатывать информацию в единой интегрированной базе данных, контролировать выполнение операций, гибко настраиваться на технологию работы организации, получать необходимую управленческую информацию и в целом повысить производительность труда. Возможен учет любых видов ценных бумаг: акций, облигаций, векселей, сертификатов, фьючерсов, ГКО.
Основу системы составляет учет операций. Операции с ценными бумагами в системе делятся на:
·Трансфертные - связанные с переходом прав собственности, переводами со счета на счет или из депозитария в депозитарий;
·Глобальные - консолидация, конвертация, погашение, расчеты купонов и дивидендов.
·Учет места и режима хранения ценных бумаг. Блокировки.
Выполнение операций в системе разбивается на несколько шагов (рисунке 3.1.1). Не все шаги обязательны, их необходимость определяется при настройке системы под конкретную технологию работы.
рисунок. 3.1.1. Пример последовательности выполнения операций.
На каждом шаге выполняются следующие действия:
Ввод распоряжений- регистрация в системе входящего документа или торгового приказа.
Ввод операции- заполнение деталей операции: в интересах кого проводится, с какой ценной бумагой, на каком торговом рынке и т.д. Комиссии и сборы рассчитываются автоматически. Операции могут вводится по частям на нескольких рабочих местах. Например, часть данных вводится в торговом отделе, а часть в бэк-офисе.
Утверждение- поэтапный процесс подготовки сделки. Первое утверждение делается после внесения всех данных, окончательное утверждение - после получения всех документов. В зависимости от настройки у сделки может быть от нуля до двух утверждений.
Выпуск документов и отчетов- автоматический или полуавтоматический процесс выпуска необходимых документов: подтверждения о сделке клиенту и брокеру, сообщение в депозитарий и регистратору и т.д.
Проводки в бухгалтерию- в конце дня формируется файл проводок для загрузки в бухгалтерскую систему.
Для учета результатов операций с собственными ценными бумагами и бумагами клиентов используются лицевые счета ценных бумаг (или портфели ценных бумаг). В системе хранится информация о прошлом, настоящем, будущем, реальном и запланированном состоянии счетов, что позволяет автоматически контролировать допустимость операций. Например, система запрещает продавать бумаги, которых нет в портфеле (кроме разрешенных коротких позиций) или предупреждает, что продаваемые бумаги уже запланированы к продаже.
В системе так же хранится информация о том в каких депозитариях хранятся собственные и клиентские бумаги.
Пользователь сам может определять новые ценные бумаги, задавая их свойства. Данные по ценным бумагам, кроме свойств, включают в себя историю и прогноз цен, расписание выплат купонов и дивидендов. Эти данные могут браться из внешних информационных систем, таких, как REUTERS, DOW JONES TELERATE или PocБизнесКонсалтинг и представляют собой основу для проведения анализа прибылей-убытков и технического анализа.
Система является мультивалютной, что позволяет учитывать сделки на разных торговых рынках, а затем оценивать портфели в одной валюте.
Система гибко настраивается на существующую технологию работы: рабочие места, документы, отчеты и затем может быть перестроена "на ходу".
Структура системы Signator/2000
Одна из идей, положенных в основу системы, заключается в том, что инвестиционная, регистраторская и депозитарная деятельность базируется в основном на одной и той же информации и состоит из аналогичных операций. Было выделено ядро системы, содержащее общую статическую информацию и процедуры и три прикладных модуля: торговых операций, регистраторских операций и депозитарных операций (рисунке 3.1.2). При внедрении пользователь сам выбирает, какой набор модулей ему нужен. Если он в дальнейшем решает заняться новыми видами деятельности, то к системе легко могут быть добавлены остальные модули.
рисунок 3.1.2. Структура системы Signator/2000
Отчетность
Система выпускает отчетность в формате MS Excel и Word. Сегодня это наиболее популярные инструменты для финансовых работников и их использование обычно не вызывает проблем. Готовые документы помещаются в архив. Для их поиска в архиве можно использовать внутреннюю систему поиска, встроенную в Excel и Word. После обучения администратор системы может самостоятельно разрабатывать и изменять отчеты.
Интерфейсы к другим системам
Signator/2000 включает в себя функции учета и документооборота, а так же частично функции анализа. Однако, организации - участники фондового рынка могут использовать ряд других систем. Прежде всего это системы бухгалтерского учета, а так же торговые, информационные и аналитические системы. Интерфейс с бухгалтерией предполагает ежедневное создание файла проводок. Интерфейс с торговыми системами служит для загрузки в систему отчетов о сделках. Интерфейс с информационными системами нужен для загрузки цен и аналитических показателей по ценным бумагам. Если организация использует аналитические системы, то в них может быть перенесена любая информация из базы данных Signator/2000.
Внедрение системы
Все банки и компании имеют разную организационную структуру, различную технологию работы. Поэтому система Signator/2000 поставляется вместе с настройкой. В настройку входят: конфигурирование рабочих мест и прав доступа, доработка отчетности, настройка системы генерации документов и настройка интерфейсов. Проводится обучение администратора и пользователей системы.
