1.6. Использование компьютерной техники при составлении ФО предприятия.
Известно, что 50% своего рабочего времени бухгалтер затрачивает на расчет, оформление и заполнение бухгалтерских документов. При этом, эта работа требует большого внимания, усидчивости, педантичности и значительных физических усилий. Именно из-за этой рутинной работы с документами многие считают профессию бухгалтера неинтересной. Одним из перспективных направлений развития бухгалтерии в Украине является использование компьютерной техники, как одной из фИзвестно, что 50% своего рабочего времени бухгалтер затрачивает на расчет, оформление и заполнение бухгалтерских документов. При этом, эта работа требует большого внимания, усидчивости, педантичности и значительных физических усилий. Именно из-за этой рутинной работы с документами многие считают профессию бухгалтера неинтересной. Одним из перспективных направлений развития бухгалтерии в Украине является использование компьютерной техники, как одной из форм ведения бухгалтерского учета на предприятиях. С каждым днем все большее число компьютеров становится необходимым атрибутом на рабочем месте рядового бухгалтера. Применение компьютеров позволяет снижать трудоемкость работы бухгалтера, контролировать правильность операций, упрощает учет, расчеты и анализ бухгалтерских документов, ускоряет обработку информации, снижает расходы на оплату труда, уменьшает объем документооборота, позволяет использовать технические носители первичной информации, упрощает расчеты между предприятиями, обеспечивает оперативность и длительность хранения полученной информации.
Основой работы на компьютере является программное компьютерное обеспечение для бухгалтерии. За последние годы предложение этих программ заметно увеличилось. Наиболее известны такие пакеты бухгалтерских программ как: «1С Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Парус», «Дела в порядке», «Balans», «LADY.FIN», «X-Door», «Толстый Ганс», «Финансы», каждая из которых имеет множество версий, с различной специализацией. Но на наш взгляд более целесообразней является разработка собственного программного обеспечения, именно для своей бухгалтерию, так как любое предприятие имеет свои особенности учета, а приобретение бухгалтерских пакетов может быть не совсем совместимым с спецификой работы конкретного предприятия. Основными языками программирования, на которых создаются такие программы являются: «Microsoft Fox-Pro & Microsoft Visual Fox Pro for Windows», «Clipper», «KARAT», «C / C++», «Pascal», и др.Так же в последнее время все большую популярность завоевывают так называемые универсальные программы - электронные таблицы. Наиболее популярные из них на данное время это «Microsoft EXEL » и «Quadro PRO». Они очень просты в программировании и в них, после небольшого обучения, можно легко и быстро создавать минибухгалтерские программы, автоматизировать заполнение форм, бланков, платежных поручений, таблиц и графиков. Так же не последнюю роль в современной автоматизации бухгалтерии играют программы - текстовые редакторы, предназначенные для быстрого набора и распечатки профессионального вида документов - договоров, бланков, таблиц и т.д. - наиболее популярным среди них сейчас являются «Microsoft WORD for Windows». А также, в последнее время, все большей популярностью пользуется сервис предоставляемый многими современными банками - система «Клиент - Банк», предназначенная для удаленного управления операциями со своим расчетным счетом находясь за компьютером в бухгалтерии с помощью модема и телефонной линии.
При выборе программного обеспечения необходимо учитывать влияние ряда факторов:
- отраслевых факторов;
- факторов, связанных с характером производства;
- факторов, связанных со смежными задачами;
- факторов, связанных с методическими вариантами решения самих задач бухгалтерского учета, контроля и анализа.
Основой любой программы являются базы данных, в которые вводится, хранится и перерабатывается бухгалтерская информация. Таких баз может быть несколько, по каждому фрагменту учета бухгалтерских операций, но все они связаны между собоОсновой любой программы являются базы данных, в которые вводится, хранится и перерабатывается бухгалтерская информация. Таких баз может быть несколько, по каждому фрагменту учета бухгалтерских операций, но все они связаны между собой и в совокупности образуют единую программу. Работа с этими базами данных происходит в диалоговом или запросно-ответных режимах. Наиболее широко применяются следующие типы диалога, учета, контроля и анализа бухгалтерской информации: меню, вопросы, требующие ответа да/нет, шаблоны, простой запрос, команды.
При составлении ФО на компьютере используется почти все существующие базы данных бухгалтерских программ, так как осуществляется обобщение информации на всех аналитических и синтетических счетах, с дальнейшей группировкой данных по одному или ряду счетов, для формирования данных для составления отчетности. Счета служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, позволяя получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием. После обобщения счетов, в соответствии с требованиями предъявляемыми составлению ФО, осуществляется этап заполнения бухгалтерского баланса и отчетности, который является завершающим этапом учетного процесса и выполняется систематически, по окончанию отчетного периода. Но в связи с частыми изменениями методики составления ФО и заполнении ее форм, многие предприятия печатают баланс в формате, представленном в Приложении 9.
Саму суть составления ФО можно описать на основании «Схемы составления ФО при использовании компьютерной обработки данных» (Схема 1). Структурные элементы этой схемы представляют собой отдельные подпрограммы, общей программы бухгалтерского учета, каждая из которых выполняет свою функциональную задачу. Так, программа по учету труда и заработной платы решает такие задачи как: расчет начисленной заработной платы, расчет удержаний из заработной платы, расчеты с работниками в межрасчетные периоды, сводный учет расчетов с рабочими и служащими, управленческий учет труда и заработной платы. В конце месяца программа подводит итоги, которые обобщаются с итогами по другим программам и на основании этого сводного учета заполняется ФО предприятия. Заполнение годовой ФО осуществляется путем сбора всей учетной информации за год.
2 . Анализ финансового состояния предприятия.
2 .1. Анализ структуры имущества и средств вложенных в него.
Цель анализа структуры имущества и средств вложенных в него определяется от субъектами его осуществляющими. Цель внешних пользователей - оценить финансовый риск при инвестировании в предприятие. Цель внутренних пользователей - поиск альтернативных вариантов финансирования своей деятельности.
Источниками формирования имущества являются собственные и заемные средства. Данные о величине собственных источников отражаются в первом разделе пассива баланса. Данные о заемных- во втором и третьем соответственно.
Анализ структуры имущества осуществляется с помощью нескольких положений. Но перед тем как описывать теоретические и практические аспекты нашего анализа мы используем баланс предприятия, составим баланс-нетто, путем агрегирования однородных по своему составу элементов баАнализ структуры имущества осуществляется с помощью нескольких положений. Но перед тем как описывать теоретические и практические аспекты нашего анализа мы используем баланс предприятия, составим баланс-нетто, путем агрегирования однородных по своему составу элементов балансовых статей в необходимых аналитических разрезах - Таблица 2.1. [11, с.31]
Результаты вычислений первого показателя - коэффициента независимости, по формуле:
Кн =источники собственных средств*100
валюта баланса
свидетельствуют о том, что доля источников собственных средств в общей стоимости имущества предприятия по сравнению с началом года увеличилась на 26,09%. В конце года большая часть имущества фирмы формируется за счет собственных источников - 53,9% (Табл. 2.1.).
Следующий показатель - коэффициент финансовой устойчивости показываетудельный вес тех источников финансирования, которые предприятие может использовать в своей деятельности длительное время. Вычисляем его по формуле:
Кфу =источники собственных средств + долгосрочные заемные средства*100
валюта баланса
мы, не имея долгосрочных пассивов, получаем число равное величине первого показателя [11, с. 32].
Анализируя третий показатель - коэффициент финансирования, мы узнаем, какая часть деятельности фирмы финансируется за счет собственных источников, а какая за счет заемных.
Кф =собственные источники*100
заемные источники
Рассчитанные величины свидетельствуют о том, что в начале года заемные источники превышали собственные (Кф = 38,52%). Но к концу года коэффициент стал равен 117%. Это показывает нам, что большая часть имущества предприятия стала сформированной за счет собственных источников. Но превышение доли собственных средств в общем объеме вовсе не говорит о том, что фирма сохраняет высокую финансовую устойчивость. Существует большая зависимость от способа размещения источников имущества в активе баланса. В этом проявляется неразрывная связь анализа пассивной и активной части баланса. Более подробно эта особенность будет рассмотрена при анализе активов фирмы.
Для отражения полной картины структуры имущества и средств вложенных в него необходимо сделать отдельный анализ собственных и заемных источников.
Анализ собственных источников целесообразно начинать с оценки их структуры и состава по данным баланса и форм №2 и №3. Основная часть собственных средств представлена дополнительным капиталом (Прил. 1, с. 405.), доля которого в общей структуре составила 90,2% в начале года и 109,9% в конце . Такое значение в конце года обусловлено тем, что мы корректируем сумму первого раздела баланса на сумму убытков отчетного года, в размере 25657 грн. На конец года доля специальных фондов и нераспределенной прибыли почти сравнялись и составили 3,5% и 4% соответственно. В начале года доля нераспределенной прибыли превышала долю специальных фондов на 6,21%.
Для более конкретного изучения средств собственных источников мы рассмотрим причины, которые повлияли на изменение каждого из них в течение года, учитывая особенности присущие каждому из элементов и его роль в функционировании фирмы.
Размер УФ фирмы остался без изменений. Сопоставляя этот раздел с первым разделом актива баланса мы видим, что расчеты с учредителями по взносам в УФ уменьшились сначала года на 98,1% и в конце отчетного периода их задолженность составляет 5 грн.
По статье «Дополнительный капитал» мы отражаем суммы по индексации основных средств и дооценки ТМЦ. Но по сути, эта сумма является и мертвым капиталом, который сможет использоваться только после продажи ОС фирмы.
Анализируя показатели перераспределенной прибыли, мы видим, что ее сумма уменьшилась на 563 грн. Привлекая к анализу данные аналитического учета устанавливаем, что эта сумма использована на оплату штрафа бюджету за недоплату налога, которая была допущена в 1995 г. при реализации ГСМ. Рассматривая структуру и изменения фондов специального назначения определяем, что их доля по сравнению с началом года увеличилась на 2,31%. Но основную их часть составляют суммы, которые очень трудно использовать. Например: суммы фонда охраны труда можно использовать только на цели, связанные с повышением безопасности труда рабочих. То есть эти средства имеют узкоспециализированную направленность Анализируя использование прибыли и средств фонда специального назначения с применением данных аналитического учета и формы №2 определяем, что все расходы осуществлялись только за счет прибыли и были направлены:на производственное развитие- на установку телефона, на приобретение контрольно-кассового аппарата: на благотворительность и социальные нужды- помощь 11 горбольнице, школе-интернату, на безпроцентные ссуды работникам фирмы: на выплату штрафов и пени и погашение убытка от реализации автомобиля проданногов 1996г (Прил. 1.2).
Анализ заемных средств строится на изучении каждого элемента. Определяются и анализируются причины изменения структуры краткосрочных и долгосрочных обязательств, анализируется каждый из источников финансирования и в разрезе его привлекательности: стоимости, срока погашения, формы финансирования.
Основными источниками заемных средств считаются долгосрочные и краткосрочные кредиты. Но в сложившейся экономической ситуации получение долгосрочных кредитов практически невозможно. Фирма не является исключением.
Анализ краткосрочных кредитов целесообразно проводить в общей структуре краткосрочных обязательств. Составим таблицу 2.2.
Таблица 2.2.
Оценка структуры краткосрочных обязательств
|
Группа краткосрочных
|
Удельный вес группы в общем составе обязательств |
Отклонения |
|
обязательств
|
на начало периода |
на конец периода |
(+ ; -) |
|
1. Задолженность по нетоварным операциям.
2. По расчетам с поставщиками.
3. По расчетам с покупателями.
4. Ссуды банка |
3,15
41,15
55,7
-
|
5,14
54,19
-
40,67 |
1,99
13,04
-55,7 |
Рассматривая эти данные, с точки зрения полезности для предприятия, мы видим, что произошли определенные негативные изменения в структуре краткосрочных обязательств. Раньше фирма покрывала свои потребности в заемных средствах, за счет источников, которые были практически бесплатны. 55,7% покрывали авансовые платежи и 41,5% сумы расчетов по товарам, не оплаченным в срок. Но в течение 1996 г. ситуация изменилась. Лишившись такого источника, как авансовые платежи фирма была вынуждена взять кредит в размере 50000 грн. (или 40,67%) для покрытия недостатка оборотных средств. Задолженность по нетоварным операциям увеличилась по сравнению с началом года на 63,17%, за счет увеличения размера заработной платы. Сумма задолженности кредиторам на товары неоплаченные в срок возросла на 13,04%. Это свидетельствует о недостатке свободных ДС на расчетном счете предприятия.
В целом, делая общий вывод по структуре имущества и средств вложенных в него, можно сказать следующее:большая часть имущества предприятия сформирована за счет собственных источников. Но их структура и направления использования свидетельствует о нерациональном их размещении и наметившейся негативной тенденцией на конец года. Большая часть средств является «мертвыми деньгами» и нет никакой возможности использовать их для пополнения оборотных средств фирмы. Наличие убытка не позволит увеличить сумму нераспределенной прибыли, а в сочетании с использованием ее на благотворительные цели, только увеличивает угрозу неплатежеспособности. В случае, если предприятию будет нужно срочно оплатить свои обязательства, оно не сможет этого сделать. Главным виновником такого положения является экономическая политика, проводимая государством, хотя есть и вина руководства фирмы. Положение в заемных источниках еще больше ухудшает общую картину, хотя сумма задолженности и сократилась, но ее структура изменилась в худшую сторону. Если раньше фирма использовала наиболее дешевые заемные средства - авансы, просроченную задолженность, то сейчас вынуждена была взять кредит для оплаты сырья и материалов, а также товаров для розничной сети. Это свидетельствует о недостатке свободных ДС, а в сочетании с ростом задолженности фирмы за товары и опасной структурой собственных источников заставляет задуматься о финансовом здоровье фирмы и о способах его улучшения.
2.2. Анализ платежеспособности предприятия.
Под платежеспособностью предприятия понимается его способность своевременно производить платежи по своим обязательствам. Первым шагом при ее анализе является предварительная оценка. На этом формируется представление о деятельности предприятия, выявляющие изменения в составе имущества фирмы, устанавливаются взаимосвязи между показателяПод платежеспособностью предприятия понимается его способность своевременно производить платежи по своим обязательствам. Первым шагом при ее анализе является предварительная оценка. На этом формируется представление о деятельности предприятия, выявляющие изменения в составе имущества фирмы, устанавливаются взаимосвязи между показателями. Для предварительного анализа активов фирмы используем баланс-нетто представленный в Таблице 2.1.
Согласно данным таблицы, за отчетный период активы фирмы уменьшились на 38893 грн. или 13,01%. На это повлияло сильное уменьшение величины оборотных средств - 100919 грн. и увеличение стоимости недвижимого имущества на 61026 грн. В целом, структура совокупных активов характеризуется повышением в их составе доли оборотных средств, которая составила в конце года 71,6% от валюты баланса, но по сравнению с началом года сократилось на 23,61%. Особого внимания заслуживает рост доли иммобилизованных активов в отчетном периоде с 4,79% до 28,4%. Это произошло за счет индексации их стоимости по распоряжению правительства. Сокращение доли оборотных средств произошло, в основном, за счет сокращения стоимости товаров отгруженных, но не оплаченных получателем - 34,17% и роста объема дебиторской задолженности, удельный вес которой с 01/01/97 г., в структуре совокупных активов, увеличился на 10,47% (23,9 - 13,34) (Табл. 2.1.).
Наиболее существенными показателями, характеризующими платежеспособность предприятия являются показатели ликвидности. Под ликвидностью предприятия понимается его способность платить по своим краткосрочным обязательствам. Одним из способов оценки ликвидности является сопоставления между собой отдельных элементов пассива и актива баланса.
Коэффициент абсолютной ликвидности согласно О. В. Ефимовой [11]вычисляется, как отношение ДС и быстрореализуемых ценных бумаг к краткосрочной задолженности (Итог 3 раздела пассива). Он показывает, какая часть текущей задолженности может быть погашена на дату составления баланса. Теоретически нормальное значение для этого коэффициента - Ка >=0,2 . Наш коэффициент на начало года составил 0,089 и 0,086 на конец соответственно. Он ниже теоретически допустимого и свидетельствует о том, что фирма может в срочном порядке погасить свои обязательства только на 8,6%.
Уточненный коэффициент ликвидности характеризующий, какая часть текущих обязательств может быть погашена не только за счет наличности, но и за счет ожидаемых поступлений за отгруженную продукцию, выполненные работы и услуги, рассчитывается, как отношение ДС, ЦБ и дебиторской задолженности (ДЗ) к краткосрочным обязательствам. Теоретическое значение Ку >=1. Его значение в начале года в фирме было равно 0,27 , а в конце - 0,6. Анализируя его увеличение видим, что коэффициент возрос на 0,33 пункта за счет увеличения дебиторской задолженности за товары отгруженные.
Общий коэффициент ликвидности (КОЛ) позволяет установить, в какой кратности текущие активы покрывают краткосрочные обязательства. Согласно В. И. Стражеву [35]он равен отношению текущих активов минус расходы будущих периодов к краткосрочным обязательствам. Рассчитанные значения для нашей фирмы составляют 1,31 вначале и 1,54 в конце года. Сопоставляя эти коэффициенты с теоретическим нормальным значением Кол Общий коэффициент ликвидности (КОЛ) позволяет установить, в какой кратности текущие активы покрывают краткосрочные обязательства. Согласно В. И. Стражеву [35]он равен отношению текущих активов минус расходы будущих периодов к краткосрочным обязательствам. Рассчитанные значения для нашей фирмы составляют 1,31 вначале и 1,54 в конце года. Сопоставляя эти коэффициенты с теоретическим нормальным значением Кол >=2 видим, что фирме потребуется значительное время для того, чтобы покрыть свои обязательства, из за сложности быстрой реализации труднореализируемых активов. Но заметна и положительная тенденция к увеличению этого показателя, который по сравнению с началом года вырос на 0,23 пункта.
Актив баланса непосредственно связан с его пассивной частью. Поэтому, следующим нашим шагом будет анализ изменений в составе источников средств и их размещения по сравнению с началом года. Кредиторская задолженность по сравнению с началом года сократилась на 44,85%, но все равно значительный объем срочных обязательств может быть покрыт, только с помощью активов с относительно невысокой оборачиваемостью. При этом, особое внимание необходимо обратить на рост объема кредитования своих покупателей: по сравнению с концом прошлого года ДЗ возросла на 10,47%. Преобладающая часть кредита банка (50 000 грн.) была направлена поставщикам в погашение кредиторской задолженности. Объем товаров отгруженных, но неоплаченных сократился на 34,17% , что свидетельствует о жесткой расчетной политике по отношению к клиенту.
Для более полного анализа платежеспособности предприятия вычисляют показатели: чистый оборотный капитал, доля чистого оборотного капитала в текущих активах, коэффициент маневренности.
Чистый оборотный капитал определяется, как разность текущих активов и краткосрочных обязательств. В начале года он составлял 70607 грн., а на 01/01/97г. - 68123 грн. (191048-122925). Вычисляя его долю в текущих активах получаем, что она составляет соответственно 0,24 и 0,36 (68123 : 191048).
Коэффициент маневренности [11с.13], который определяет часть собственных средств вложенных в наиболее мобильные активы, вычисляется по формуле:
Км =оборотный капитал _
источники собственных средств
В начале года он был равен 0,83 , а на конец 0,47 (68123 : 143830).
Для более глубокого анализа платежеспособности фирмы целесообразно изучить состояние ее активов. При этом главное внимание сосредотачивается на оборотных средствах предприятия. Мы проанализируем текущие активы фирмы по категориям риска и рассмотрим изменение текущих активов за год. Для этого мы построим таблицы 2.3 и 2.4.
Таблица 2.3.
Динамика состояния текущих активов на предприятии и их
классификация по категории риска
|
Степень риска
|
Доля группы |
Отклонение |
|
на начало года
|
на конец года |
|
Минимальная
Малая
Средняя
Высокая |
6,8
24,27
0,98
67,95
|
5,2
22,3
0,79
71,31 |
-1,2
-1,97
-0,19
+3,36 |
Для построения таблицы 2.3 мы используем классификацию текущих акДля построения таблицы 2.3 мы используем классификацию текущих активов по категориям риска применяемую О. В. Ефимовой [11, с.14]. Таблица 2.4 построена на основании данных баланса аналитического учета по счетам 40 и 05, 06, 07, 08, а также статистической ведомости»Отчет про дебиторскую и кредиторскую задолженность (Прил. 8).
Данные таблицы 2.3 и 2.4 свидетельствуют, что на начало года 68,93% текущих активов были труднореализуемые. Но вследствие увеличения доли просроченной ДЗ и прочих оборотных активов, даже снижение доли товаров, неоплаченных в срок на 34,17% по сравнению с началом года, не смогло уменьшить часть труднореализируемых активов в текущих активах фирмы. Их доля составила 72,1% и увеличилась по сравнению с началом года на 3,17% соответственно и изменилось отношение труднореализуемых активов и легкореализуемых с 221,67% до 258,6%. Эти данные также свидетельствуют и о том, что большинство средств собственных источников финансирования вложено именно в труднореализуемые активы. А это подтверждает ухудшение финансового состояния фирмы и ухудшение ликвидности ее активов.
