-структурная схема предприятия и анализ ее слабых звеньев, схемы обмена информацией между подразделениями (бизнес-процессов) и предложения по их рационализации, функциональные обязанности сотрудников и возможное их изменение. Следствием такой оценки состояния существующей системы управления являются предложения по ее реинжинирингу;
-журнал типовых форм первичных и отчетных документов;
-оценка состояния бухгалтерского учета и правильности выбранной учетной политики предприятия;
-предложения по подбору и комплектации поставляемого ПО;
-ориентировочный план и смета проекта.
План проведения предпроектного обследования предприятия:
Предпроектное обследование предприятия.
1 Экспертиза существующей системы управления.
1.1 Описание организационной структуры предприятия.
1.2 Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.
1.3 Описание основных методов ведения учета.
1.4 Составление реестра документов, отчетов.
1.5 Оценка материально- технического обеспечения заказчика.
1.6 Оценка уровня подготовки персонала.
1.7 Оценка потребностей заказчика.
2 Подготовка предложений по созданию информационной системы управления.
2.1 Определение
2.1.1 Целей автоматизации.
2.1.2 Процессов, подлежащих автоматизации.
2.1.3 Ориентировочной комплектации системы.
2.2 Подготовка предложений по
2.2.1 Реинженирингу бизнес-процессов.
2.2.2 Материально-техническому перевооружению.
2.2.3 Обучению персонала.
2.2.4 Запуску системы в эксплуатацию.
2.3 Составление плана и сметы проекта.
3. Согласование, подписание контракта на проектирование информационной системы управления.
3.1 Согласование предложений с Заказчиком.
3.2 Уточнение плана и сметы проекта.
3.3Внесение изменений в комплект документов по созданию системы.
2) Заключение договора на проектные работы.
В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.
Предпроектное обследование предприятия.
1. Общие положения.
Обследование предприятия проводится путем опроса должностных лиц с предварительным составлением плана беседы и определением:
- основной цели визита;
- причин задаваемых вопросов с точки зрения специфики поставляемого программного продукта.
Полученная информация фиксируется в прилагаемых к планам бесед Опросным листам или записывается в произвольной форме, однако отработка всех пунктов плана беседы обязательна.
Все визиты к Клиенту оформляются в виде плана-графика работ с указанием:
- обсуждаемой темы;
- даты и продолжительности беседы;
- ФИО должностного лица заказчика.
Посещение Клиента необходимо производить не реже 2-3х раз в неделю.
Предпроектное обследование предприятия проводится со следующими целями:
5) определение проблем, существующих в хозяйственной жизни заказчика, и путей их разрешения.
6) определение оптимальной комплектации системы (и, соответственно, стоимости программного продукта).
7) получение исходной информации для составления макета (создания необходимых настроек) в системе по следующим вопросам:
1.Количество рабочих мест.
1.Права доступа для рабочих мест.
1.План счетов с необходимыми донастройками по субсчетам и аналитике, задание типовых форм аналитического учета.
1.Образцы документов - платежные, внутренние, входящие и исходящие контракты, складские и документы на отпуск, заказы.
1.Образцы операций с необходимыми формулами.
1.Инструкции для рабочих мест.
1.Этапы документооборота.
1.Начисления и удержания.
1.Нормы амортизации (если возможно).
1.Разбивка словарей (контрагентов, каталога товаров и услуг и номенклатора) на разделы, заведение особых отметок.
1.Заведение прайс-листов с настройкой ценообразования.
1.Структура данных для взаимодействия с удаленными объектами.
1.Образцы отчетов с необходимыми настройками в генераторе и табличных приложениях.
8) получение исходной информации для доработки программного обеспечения в случае необходимости.
9) определение времени, необходимого для обучения персонала заказчика программному обеспечению “Парус” и программному обеспечению других фирм (примерно).
10) составление требований к техническому обеспечению, списка оборудования, которое необходимо докупить заказчику.
Для получения исходной информации по вышеперечисленным вопросам в рамках предпроектного обследования проводятся следующие действия:
11) описание организационной структуры предприятия.
12) описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.
13) описание основных методов ведения учета (учетная политика, план счетов, образцы операций, нормы амортизации, начисления и удержания, ценообразование).
14) Составление реестра документов и отчетов.
15) Оценка материально-технического обеспечения заказчика.
16) Оценка уровня подготовки персонала.
Описание организационной структуры предприятия. Составление структурно-функциональной схемы предприятия.
Выяснение структурно-функциональной схемы предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия, прежде всего, руководства предприятия
В общем случае, для согласования с Заказчиком представляются три схемы:
- структурная схема предприятия;
- структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации
- схема удаленных объектов.
В ходе уточнения и согласования реестра документов в схемы вносятся соответствующие изменения.
1. Структурная схема предприятия.
На структурной схеме должна быть отражена иерархическая структура обследуемого предприятия.
2. Структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации.
Данная схема должна содержать:
- наименование структурных подразделений;
- передаваемые и получаемые документы (потоки информации между подразделениями);
- все документы, указанные на схеме, должны быть пронумерованы в соответствие с реестром документов.
3. Схема удаленных объектов предприятия.
Данная схема составляется только для предприятий, имеющих удаленные подразделения (склады, офисы, торговые залы и т. д.). На схеме должны быть отражены:
- названия и краткие адреса удаленных объектов предприятия;
- основные подразделения, расположенные на объектах;
- передаваемые и получаемые документы;
- наличие технических средств на объектах (серверы, локальные станции, модемы и т. д.).
В пояснениях к схеме удаленных объектов указываются все информационные потоки между данными объектами.
В пояснениях к данным схемам указываются функциональные обязанности подразделений и количество рабочих мест в них.
Для чего нужны функциональные схемы?
Данные схемы необходимы для определения количества рабочих мест в сетевой версии, определение комплектации системы (удаленный доступ, товарные отчеты), составления реестра документов, определения прав доступа, а также служат основой для создания схем бизнес-процессов.
1.1.1.2. Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.
Выяснение бизнес-процессов предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия). На основании проведенных бесед составляются схемы процессов с использованием обозначений Гейна-Сарсона.
Схемы бизнес-процессов необходимо формировать по однородным группам хозяйственных процессов, связанных с движением товаров (услуг), документов, отчетов и т. д. Например, движение товаров можно разбить на следующие группы:
- Приобретение товара и прочее связанное с ним движение товара
- Продажа и прочее связанное с ней движение товара
- Перемещение товара, не связанное с приобретением или продажей
На схемах используются следующие обозначения: внешняя сущность - другая организация, с которой взаимодействуют подразделения заказчика (поставщик, покупатель, банк); Система БУ и др. Накопитель - любое хранилище информации. Процесс - совокупность действий сотрудника организации заказчика при выполнении процедур, связанных с выпиской документа, отработкой документа в бухучете, формирование отчета и т. д. (см. рис.4). Указывается сотрудник и(или) подразделение, выполняющее данный процесс, и содержание действия. Шаги связываются между собой стрелками с указанием передаваемых документов или иной информации. Выделяются процессы, выполнение которых связано с какими-либо проблемами для клиента (трудоемкость, оперативность, и т. д.). Данные схемы необходимы для составления инструкций для рабочих мест, уточнения реестра документов, составления технического задания на доработку ПО (если необходимо и возможно), определения границ автоматизации и комплектации системы (склад, управление закупками и реализацией, документооборот).
После составления схем по ним проводится согласование бизнес-процессов с Заказчиком.
Требования к схемам бизнес-процессов:
1) Каждый "этап" процесса должен быть пронумерован;
2) Для каждого “Этапа” процесса указывается подразделение (сотрудник), выполняющий действие данного “этапа” процесса, а также кратко указывается суть произходящего действия на этом “этапе”;
3) В качестве потоков и накопителей данных должны быть указаны все документы, участвующие в процессе;
Пример схемы бизнес-процесса - рис. 5 ”Продажа товара (услуг) на условиях предоплаты (частичной предоплаты)”
В документации необходимо каждую схему сопроводить словесным описанием. Описание должно быть представлено последовательностью “этапов” согласно схемам. Суть “этапа” процесса должна быть раскрыта более полно, чем на схеме. Обязательно должно быть указано подразделение, где выполняется “этап”, место выполнения “этапа” , время выполнения “этапа”.
Нумерация “этапов” процессов должна быть логически связана с последовательностью и временем выполнения “этапов”.
Описание основных принципов ведения учета.
При проведении обследования следует обратить особое внимание на систему (последовательность и взаимосвязь) проводок по движению и реализации товара. Для автоматизации бухгалтерского учета на Системе 5.ХХ необходимо разработать, и, возможно, внести исправления в учетные процессы:
1) реализация товаров (получение ведомости реализации на 46 счете);
2) ведение учета в “валютном эквиваленте”;
3) распределение накладных расходов;
Последовательность проводок по движению и реализации товаров собирается в специальную таблицу. В примечаниях указываются особенности необходимого аналитического учета.
В дальнейшем таблица используется для привязки образцов операций к этапам документооборота.
1. Система проводок по движению и реализации товаров.
NN |
Название операции |
Дебет |
Кредит |
Примечание |
1 |
получен импортный товар на таможенный склад |
41/1
|
60/2
|
количество и сумма полученного товара.
|
2 |
начислены расходы по поставке |
41/1
19/6 |
76/1
76/1 |
таможенные расходы, распределенные по товарам
Суммы НДС, уплаченные за товар |
3 |
оприходован импортный товар на склад |
41/2 |
41/1 |
количество и сумма оприходованного товара. |
4 |
списан товар |
46[...] |
41/2 |
количество и сумма отгруженного товара в закупочных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС. |
5 |
реализован товар |
62 |
46[...] |
сумма реализованного товара в продажных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС. |
Система проводок по движению и реализации товаров с отсрочкой передачи прав собственности.
NN |
Название операции |
Дебет |
Кредит |
Примечание |
1
| Принят товар от поставщика |
002/1 |
|
Количество и сумма (в валюте) принятого товара |
2
| Принят товар от поставщика (натуральные скидки) |
002/2 |
|
Количество и сумма (в валюте) принятого товара (натуральные скидки) |
3
| Начислены расходы по поставке (таможенные и другие) |
15
15
19/ |
76/1
76/2
76/1 |
Накладные расходы в рублях
Накладные расходы в валюте
Сумма НДС, уплаченная за товар |
4 |
Реализован товар |
62/ |
46/ |
Количество и сумма реализованного товара (в продажных ценах). На субсчетах 46 счета ведется аналитический учет по видам деятельности |
5 |
Учтена отгрузка товара поставщика |
41/0 |
002/1
002/2
60/2 |
Количество и сумма (в валюте) отгруженного товара поставщика за период
Количество и сумма (в валюте) отгруженного товара поставщика за период
Сумма отгруженного товара поставщика за период (в закупочных ценах) |
6 |
Учтены расходы по поставке |
41/0 |
15 |
Сумма расходов рассчитывается по методу "средней суммы за период"
|
7 |
Оприходован товар поставщика с учетом накладных расходов |
41/1 |
41/0 |
Количество и сумма оприходованного товара с учетом накладных расходов.
|
8 |
Отгружен товар покупателю
|
46/ |
41/1 |
Количество отгруженного товара (без расчета суммы). |
При проведении предпроектного обследования необходимо получить также следующие данные: план счетов с типовыми формами аналитического учета и имеющимися аналитическими счетами, образцы операций с формулами, учетная политика при списании мат. ценностей, нормы амортизации, виды выплат и удержаний, использование дополнительных характеристик товара, время отработки документов в учете, настройки Формы 1 баланса, формы 2 и формы 4 Приложений баланса. Частично данную информацию можно получить из описания бизнес-процессов. Данная информация необходима для определения комплектации системы (валюта, аналитика, зарплата, товарная аналитика, управление закупками и реализацией), а также при составлении проектной документации используется в макете системы.
Составление реестра документов.
При проведении предпроектного обследования необходимо собрать образцы первичных документов, используемых при осуществлении хоз. деятельности, внутренние отчеты предприятия (отчеты между подразделениями, отчеты руководству), а также проекты необходимых отчетов. В процессе обследования необходимо получить ксерокопию каждого документа и отчета со средним количеством документов в день, кроме того, для отчетов необходимо получить расшифровку значений клеток (формулы и т. п.). Это нужно для создания в макете Системы образцов документов и отчетов. Для реализации отчетов в системе могут быть также необходимы изменения плана счетов и образцов операций, заведение особых отметок, разбиение словарей на разделы; уточняется комплектация (управленческий учет).
На собранные в ходе опроса образцы документов, участвующие в документообороте предприятия, заполняются таблицы по видам документов: платежные документы, хозяйственные документы, отчетные документы (кроме бухгалтерских), прочие документы. Каждому образцу присваивается свой номер.
Ксерокопии образцов документов собираются в приложениях к документации по обследованию предприятия.
Примечание:рекомендуется в начале проведения обследования передать системному администратору пустые бланки таблиц (или заполненные типовыми документами) для того, чтобы системный администратор самостоятельно организовал составление реестра.
4.1. Платежные документы.
NN |
Название |
Подразделение |
Примечание |
1
|
Платежное поручение |
Бухгалтерия |
Стандартный бланк |
2
|
Приходный кассовый ордер |
Бухгалтерия |
Стандартный бланк |
3
|
Расходный кассовый ордер |
Бухгалтерия |
Стандартный бланк |
4
|
Заявление на перевод валюты |
Бухгалтерия |
Банковский бланк |
