4.2. Хозяйственные (первичные и оправдательные) документы.
NN |
Название |
Источник |
Копии |
Приемник |
Примечание
(оценка документооборота) |
1
| Счет поставщика |
Поставщик |
поставщик - 1
склад - 1 |
Бухгалтерия |
|
2
| Приходный ордер |
Склад |
склад - 1
бухгалтерия - 1 |
Бухгалтерия |
|
4.3. Прочие документы.
NN |
Название |
Подразделение |
Примечание |
1
|
Заявка поставщику |
|
|
| 2 |
Заявка клиента |
|
|
| 3 |
Доверенность |
|
|
4.4. Отчетные документы.
| NN |
Наименование |
Создатель |
Пользователь |
Периодичность |
Содержание |
1
| Отчет о поставках товара |
Отдел импортных поставок |
Отдел импортных поставок |
|
|
2
| Отчет об оптовой реализации |
Отдел оптовой торговли |
Отдел оптовой торговли |
|
|
1.1.1.5. Оценка материально-технического обеспечения заказчика.
При проведении предпроектного обследования необходимо выяснить наличие технических средств в подразделениях Заказчика, подлежащих автоматизации (см. Приложение 2 п. 1.3.). По результатам обследования составляется схема технического обеспечения предприятия с описанием характеристик компьютеров (процессор, ОЗУ), сети (ОС, число рабочих станций), принтеров (тип по принципу печати, сетевой или локальный) и др. обеспечения (модемы и др.). При наличии на предприятии удаленных объектов выясняется наличие телефонных линий, их количество и качество, а также наличие коммуникационного оборудования. В особо сложных случаях рекомендуется привлекать для проведения экспертизы сети, телефонных линий и т. д. специалистов Технического отдела. На основе среднего количества документов в день, комплектации системы и количества рабочих мест определяются требования и рекомендации к техническому обеспечению. Эти требования сравниваются с текущими данными по техническому обеспечению заказчика, и на основании разницы между ними выявляется потребность заказчика в техническом обеспечении. Пример Схемы Технического обеспечения предприятия Заказчика - Рис.6.
Оценка уровня подготовки персонала.
В ходе проведения предпроектного обследования путем опроса персонала Заказчика выясняется опыт работы персонала Заказчика с компьютером, а также со следующими группами программного обеспечения: сетевое ПО (в случае необходимости установки сетевой версии), текстовые и табличные редакторы (в случае необходимости выгрузки электронных версий отчетов и других документов в офисные приложения для последующей работы с ними), коммуникационное ПО (в случае наличия удаленных объектов или связи “клиент-банк”), ПО для интеллектуальных кассовых аппаратов (или другие способы автоматического формирования товарных отчетов в случае комплектации системы “товарные отчеты”), различное бухгалтерское ПО. На основании данной информации определяется потребность персонала заказчика в обучении. Кроме этого необходимо представлять общий интеллектуальный уровень персонала Заказчика для планирования дальнейших затрат на внедрение Системы и обучение персонала.
Особое внимание стоит обратить на психологический климат в подразделениях, отношения рядовых сотрудников друг к другу, к Руководству, к идее автоматизации предприятия. Необходимо как можно раньше понять возможные проблемы психологического свойства при запуске Системы в промышленную эксплуатацию.
Оценка потребностей Заказчика.
В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.
Определение целей автоматизации; процессов, подлежащих автоматизации; комплектации Системы.
Заключительным этапом выполнения предпроектного обследования является составление Заключения. Заключение содержит следующие разделы :
1. Определение границ автоматизации.
В данном разделе дается заключение о возможности реализации в Системе бизнес-процессов, выявленных на предприятии Заказчика. Тут же описываются пути решения проблем по бизнес-процессам, не поддающимся автоматизации (дополнительная разработка, изменения в системе документооборота Заказчика, разработка спец. отчетов и т. д.). Если для автоматизации требуется дополнительная разработка, то возможность ее реализации в программе, а также сроки реализации и затраты предварительно согласовываются с Менеджером Проекта Системы 5.ХХ. Возможность реализации дополнительных отчетов (время работы, сложность, стоимость) необходимо уточнить у предполагаемого исполнителя работ, эксперта направления проектирования или разработчика Системы, причем в этот момент необходимо четко представлять себе, КАК возможно будет реализовать в Системе бизнес-процессы Заказчика.
2. Предложения по реализации Системы.
В данном разделе описываются возможные варианты реализации существующих бизнес-процессов и документооборота. Например: “счет покупателю выписывается в разделе Исходящие контракты, далее выписывается накладная на основание счета в разделе Накладная на отпуск”. При наличии у Заказчика нескольких юридических лиц и ведения общего оперативного учета рекомендуется разделять в Системе контура Оперативного (в т. ч. складского) учета с контурами Бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет рекомендуется вести на отдельных рабочих местах. При желании возможно реализовать обмен документами между контурами Оперативного и Бухгалтерского учета стандартными средствами Системы. При наличии удаленных объектов на обследуемом предприятии необходимо описать предполагаемую схему обмена документами и другой информацией между объектами в различных вариантах (передача по модему, на дискетах и т. п.), при этом необходимо указать оперативность и стоимость различных вариантов реализации.
3. Комплектация Системы.
На основании выводов, изложенных в пп. 2 и 3 Заказчику предлагается соответствующая его потребностям комплектация Системы. В общем случае Заказчику предлагается следующая комплектация: Хозрасчет (бухгалтерский учет), Склад (Складской учет), Торговля (работа с Контрактами и Складскими документами, Прайс-листы, Специальные скидки-наценки), Сеть (для сетевого варианта), Расширенный документооборот (для возможности настройки Системы в соответствии с потребностями Заказчика). При наличии на обследуемом предприятии удаленных объектов добавляется модуль Удаленный доступ (возможность создания объектов в Системе и организация пересылки документов и словарей Системы между объектами). При наличии потребности в товарной аналитике добавляется комплектация Товарная Аналитика (возможность разделения товара по поставщику, дополнительным характеристикам и т.п.), при наличии потребности в автоматизации Зарплаты добавляется модуль Зарплата, для учета затрат по статьям необходима комплектация Аналитика (возможность ведения аналитического учета), для ведения параллельного управленческого учета существует комплектация Управленческий учет, для возможности ведения учета в стандарте GAAP предлагается модуль Операции GAAP.
1.1.2.2.1. Подготовка предложений по реинженирингу бизнес-процессов.
1. В ходе описания бизнес-процессов обследуемого предприятия возможны ситуации, когда бизнес-процесс не может быть реализован в Системе. В данном случае, если существует возможность реализовать схему в Системе при определенных изменениях в системе документооборота предприятия Заказчика (введение нового документа, изменение последовательности обработки документа) эти изменения предлагаются руководству Заказчика и оговариваются в Заключении по обследованию предприятия.
2. В случае серьезных проблем в организации предприятия Заказчика и желании получить консалтинговые услуги Исполнитель должен предложить услуги специалистов Департамента управленческого консалтинга. Дальнейшие работы по реинженирингу осуществляются данным Департаментом по соответствующим расценкам.
Подготовка предложений по материально-техническому перевооружению.
После определения комплектации Системы и количества рабочих мест, сравнивается существующая схема технической оснащенности предприятия с требуемой для реализации и запуска Системы в эксплуатацию. В случае недостаточной обеспеченности Заказчика техникой или несоответствия ее требованиям программы, Менеджер проекта представляет Заказчику коммерческое предложение на покупку новой техники или модернизации существующей, а также на другие необходимые услуги (продажа и установка Сетевого ПО, прокладка сетей и др.). В случае затруднения определения самостоятельно потребностей Заказчика Исполнителем, привлекается специалист Технического отдела.
1.1.2.2.3. Подготовка предложений по обучению персонала.
После проведения обследования предприятия Исполнитель анализирует информацию о сотрудниках по следующим параметрам:
1. Опыт работы с компьютером.
2. Опыт работы с различными ПП.
3. Общий интеллектуальный уровень.
4. Профессиональный уровень.
5. Психологическая совместимость.
По результатам анализа составляются рекомендации руководству Заказчика провести, в случае необходимости, обучение сотрудников фирмы по соответствующим направлениям. Необходимо заметить, что возможно обучение на базе Учебного Центра по курсу “Компьютерная грамотность”.
Подготовка предложений по запуску Системы в эксплуатацию.
К моменту сдачи работ по комплексному обследованию Заказчика, Исполнитель должен четко представлять себе и иметь возможность представить руководству Заказчика схему запуска Системы в эксплуатацию. Для этого Исполнитель должен представить ответы на следующие вопросы:
1. Заведение задолженности по оперативному учету.
2. Заведение остатков по бухгалтерскому учету (включая зарплату).
3. Заведение документов, по которым будут операции, но созданные до запуска Системы.
4. Заведение словарей Системы (КТиУ, Прайс-лист, Контрагенты).
5. Перенос данных из других систем.
Менеджер проекта должен указать стоимость данных работ, в случае выполнения их силами Исполнителя. В общем случае перечисленные вопросы решаются силами Заказчика по рекомендациям, данным Исполнителем.
1.1.2.3. Смета проекта
В рамках выполнения работ по комплексному обследованию, на основании Заключения, Менеджер Проекта составляет план работ по проекту с затратами на каждом этапе и сроками их выполнения. План реализует в форме документа “Смета работ по проекту”
В плане заполняются следующие колонки:
Этап - порядковый номер этапа
Вид работ - перечень работ на данном этапе (Например: Комплексное обследование предприятия, Проектные работы и т.п.)
Документ - Тип и номер документа, по которому выполняются работы на данном этапе
Сумма - Затраты Заказчика на данном этапе работ
Срок - Срок выполнения работ по этапу
Ответственный исполнитель - Исполнитель работ на этапе
Примечание - отдельные замечания по этапу
Согласование предложений с Заказчиком
После завершения работ по комплексному обследованию Исполнитель оформляет документацию. Исполнитель и Менеджер проекта предоставляют Заказчику документацию для ознакомления. При этом Заказчику предлагаются различные схемы автоматизации предприятия (при возможности) на основании проведенного обследования. Предварительно согласовывается окончательный вариант реализации, который является основанием для проведения дальнейшего этапа - проектирования.
Уточнение плана и сметы проекта
Одновременно со сдачей работ по Договору Менеджер проекта предоставляет Заказчику рабочий вариант сметы проекта. Возможно, что предоставляется несколько вариантов, в зависимости от требований Заказчика по стоимости и срокам. Например: при раздельном ведении контуров бухгалтерского и складского учета (т. е. в разных рабочих местах Системы, но на одном Сервере) возможно включение модуля “Удаленный доступ” в предполагаемую комплектацию Системы, при желании Заказчика иметь и отрабатывать в контуре бухгалтерского учета документы из Складского контура, либо возможна комплектация без модуля “Удаленный доступ” (более дешевая), но в этом случае в бухгалтерском контуре ведется бух. учет только через Журнал хозяйственных операций. При наличии удаленных объектов передача информации осуществляется либо через дискеты (дешевый вариант, но малая оперативность в получении информации), либо через модем, либо в режиме ON-Line посредством коммуникационного оборудования (самый дорогой вариант). Разработка проекта в сжатые сроки обойдется дороже, чем стандартные сроки, и т.д.
Это разнообразие вариантов решений обсуждается и согласовывается (в наиболее приемлемом виде для Заказчика) с руководством предприятия Заказчика, после чего Менеджер проекта предоставляет окончательный вариант сметы на следующий Этап работ и приблизительный (на дату предоставления сметы) на другие Этапы.
Внесение изменений в комплект документов по созданию системы
При сдаче работ по договору Заказчику предоставляется бланк Мотивированного отказа и бланк Акта сдачи-приемки выполненных работ. При наличии претензий у Заказчика к качеству выполненных работ (неполно изложенная информация, неправильно понятые Исполнителем этапы бизнес-процессов и т.п.) Заказчик заполняет бланк Мотивированного отказа. В бланке по пунктам указываются конкретные претензии к разделам документации и материалам (схемы бизнес-процессов, описание бизнес-процессов, структурная схема предприятия и т.п.), изложенным в них. Исполнитель вносит исправления в документацию согласно предъявленным претензиям в Мотивированном отказе. В случае необходимости Исполнитель производит дообследование предприятия. По окончании работ Исполнитель вносит исправления в документацию и передает окончательный вариант Заказчику. Для того чтобы данная процедура не повторялась N-ое количество раз, рекомендуется в Договор на обследование заложить возможность выставления Мотивированного отказа не более 1-го раза.
Заключение договора на проектные работы
Одновременно с предоставлением Заказчику документации по обследованию предприятия и Акта сдачи-приемки работ Менеджер проекта предлагает рабочий вариант Договора на проектные работы. После подписания Акта и согласования сметы проекта Менеджер проекта выставляет чистовой вариант Договора на подпись Заказчику.
В общем случае Договор на проектные работы должен включать следующие разделы:
1. Предмет Договора.
2. Обязанности сторон.
3. Стоимость работ и порядок расчетов.
4. Порядок сдачи и приемки работ.
5. Ответственность сторон.
6. Досрочное расторжение договора.
7. Порядок разрешения споров.
8. Форс-мажорные обстоятельства.
9. Срок действия Договора.
10. Юридические адреса, реквизиты и подписи Сторон.
Приложения к Договору (Раскрывается предмет Договора):
Приложение 1. Протокол согласования целей работ по Договору.
Приложение 2. Состав работ по Договору.
Приложение 3. План-график работ по Договору.
При планировании Срока действия Договора необходимо учитывать следующие параметры:
1. Наличие ресурса на выполнение работ.
2. Загруженность Исполнителя работ (параллельно выполняемые работы).
3. Квалификация Исполнителя работ.
4. Предполагаемый объем работ.
5. Необходимость доработки ПО. (Срок доработки согласовывается с ЦИТ)
План-график работ составляется Менеджером проекта с привязкой к срокам действия Договора, без указания конкретных чисел по этапам работ. Сроки проведения указываются в виде - “в течение двух недель после начала работ”.
После согласования “Предложений” с Заказчиком можно переходить ко второму этапу.
Этап 2 . Проектирование, настройка и адаптация системы.
Целью работ на данном этапе является построение модели информационной системы управления предприятием и разработка плана ввода в эксплуатацию. По согласованным между исполнителем и Заказчиком результатам предпроектного обследования готовится проект построения информационной системы управления предприятием, настраивается и адаптируется к реальным требованиям программное обеспечение.
В результате проведения комплекса работ этого этапа Заказчик получает:
17) уточненные схемы информационного обмена между подразделениями (бизнес-процессов), подлежащих автоматизации;
18) инструкции для каждого рабочего места;
19) инструкция для администратора системы;
20) план обучения персонала;
21) план технического перевооружения;
22) электронные формы первичных и отчетных документов;
23) действующий макет системы управления предприятием.
После демонстрации и защиты макета системы управления перед руководством предприятия Заказчика, с его сотрудниками проводится деловая игра, которая позволяет отработать взаимодействие как между сотрудниками внутри подразделений, так и между подразделениями в целом.
План проведения проектных работ:
Проектирование, настройка и адаптация системы.
1 Детальное обследование предприятия заказчика.
1.1 Согласование и подписание приказа о начале работ.
1.2 Определение функциональной схемы,учетных процессов и информационных потоков.
1.2.1 Определение структурно-функциональной схемы предприятия.
1.2.2 Определение основных информационных потоков.
1.2.3 Определение основных хозяйственных процессов.
1.2.4 Определение основных учетных процессов.
1.2.5 Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).
1.2.6 Определение основных отчетных форм.
2 Подготовка макета системы и проектной документации.
2.1 Общесистемные настройки в макете.
2.2 Настройки в макете для автоматизации документооборота.
2.3 Конфигурирование рабочих мест.
2.4 Настройки в макете прав доступа.
2.5 Настройки печатных форм.
2.6 Создание в макете контура оперативного учета.
2.7 Создание в макете контура бухгалтерского учета.
2.8 Создание документации на проект.
2.9 Создание инструкции по работе в системе.
2.10 Создание инструкций для рабочих мест.
2.11 Создание инструкции для администратора.
2.12 Разработка аналитических отчетов с использованием генератора отчетов.
3 Защита макета системы и проектной документации.
3.1 Составление плана защиты.
3.2 Внутренняя (в 'Парусе') предзащита проекта и документации.
