3.3 Согласование и подписание приказа о начале работ.
3.4 Защита макета на рабочих местах.
3.5 Комплексная защита макета.
3.6 Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.
3.7 Уточнение плана и сметы проекта.
3.8 Готовность к закрытию акта.
4 Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.
4.1 Подписание акта о завершении проектных работ(принято, согласовано, изменение сметы).
4.2 Заключение договоров на поставку ПО, оргтехники, установку сетей, других работ.
4.3 Формирование графика платежей.
Проектирование, настройка и адаптация Системы.
Согласование и подписание приказа о начале работ.
После подписания Договора на проектирование, для обеспечения результативного и качественного проведения работ, необходимо Приказом по предприятию оповестить должностных лиц и рядовых сотрудников подразделений о начале работ. Менеджер Проекта предлагает руководству Заказчику проект Приказа и согласовывает содержание Приказа, сроки и состав персонала. Перед началом работ необходимо также Приказом назначить администратора Системы на предприятии Заказчика. Требования о Приказах необходимо оговорить в Договоре на проектные работы, там же необходимо согласовать условие о предоставлении копий Приказов Менеджеру Проекта перед началом выполнения проектных работ.
“Примерное содержание
Приказа о начале работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Довожу до вашего сведения, что с "____"__________ 19__ г. будет проводится комплексное обследование предприятия силами группы сотрудников Корпорации "Парус" в составе
1._____________________________________
2._____________________________________
3._____________________________________
4._____________________________________
Прошу оказывать максимальное содействие в проведении работ и предоставление копий необходимых документов.
Директор предприятия / ______________ /”
Определение структурно - функциональной схемы предприятия.
На этапе проектирования за основу принимается Структурно-функциональная схема предприятия утвержденная при комплексном обследовании Предприятия. Проектировщику необходимо переработать данную схему в случае появления новых информационных потоков, новых видов документов, новых каналов связи и способов обработки информации, вызванных автоматизацией ФХД предприятия на Системе “Парус”. Полученная схема является основой для объяснения Заказчику изменений в хозяйственных процессах при автоматизации предприятия.При составлении схемы отдельные подразделения предприятия выделяются в виде прямоугольников, соединенных входящими и исходящими стрелками. Рядом со стрелками описывается, какая информация передается из подразделения в подразделение. При этом при возможности нужно выделять документы (в системе), в которых эта информация фиксируется.
Определение основных информационных потоков.
Из полученной схемы выделяются основные потоки информации и фиксируются в виде описания к схеме в документации на Проект. Среди различных потоков информации выделяют следующие виды:
- потоки первичных документов (указывается вид документа, источник и приемник документа, число копий)
- потоки отчетов (указываются тип отчета, подразделение, составляющее отчет, подразделение, принимающее отчет, суть отчета)
- потоки электронных данных (указывается тип данных, носитель данных, Система, порождающая данные, Система, принимающая данные)
Возможно выделение иных потоков информации (устные распоряжения, телефонные звонки и др.)
Определение основных хозяйственных процессов.
Основные хозяйственные процессы определяются при комплексном обследовании предприятия. Проектировщик перекладывает (моделирует) выявленные процессы в Систему. Одновременно с этой работой создаются схемы реализации бизнес-процессов в Системе. Обозначения на схемах идентичны схемам, разработанным на этапе комплексного обследования, но имеют несколько другой смысл. В качестве потоков информации фигурируют документы, задействованные в Системе, накопители данных - разделы Системы (могут быть также обозначены таблицы БД), описание процесса должно включать подразделение, выполняющее этап; документ, участвующий в процессе; раздел Системы, источник документа; описание действия на этапе.
Требования к описанию хозяйственных процессов:
1) При описании процесс должен быть четко разбит на последовательность пронумерованных "этапов".
2) На схемах "этапы" процессов должны быть пронумерованы.
3) Перед описанием процессов перечисляются решаемые цели автоматизации, относящиеся к данному процессу, с привязкой к "этапов" процессов.
4) При описании последовательности процесса необходимо придерживаться плана: (утвердить план)
- последовательность "этапов"
- результаты процесса в Системе
- используемые отчеты
Определение основных учетных процессов.
Проектировщик на основании информации, полученной после комплексного обследования разделяет совокупность операций на 2 группы:
1. Операции с ТМЦ
2. Остальные операции.
Операции 1-ой группы применяются при отработки документов (выполнении соответствующих этапов документооборота) и используются при создании макета предприятия в качестве “Образцов операций с ТМЦ”
Операции 2-ой группы являются основными при учете движения денежных средств, учете взаиморасчетов, учете основных средств и нематериальных активов и др. операциях, не связанных с учетом движения и реализации товара. Данные операции являются основой для “Образцов операций” в макете Системы.
В случае выявления сложной последовательности обработки учетного процесса составляется табличное описание данной последовательности.
Требования к описанию учетных процессов:
1) Последовательность действий бухгалтерии по каждому процессу описывается аналогично хозяйственным процессам (нумерация “этапов”, документ, “этап”).
2) Указывается формула для вычисления суммы операции и валюта (при необходимости) на данном этапе
3) В примечании указывается результат на выходе вычисления.
ПРИМЕР: Учет движения и реализации товаров. Система проводок.
| NN |
Название операции |
Документ/
этап |
Дебет |
Кредит |
Формула (валюта) |
Примечание |
1 |
получен импортный товар на таможенный склад |
ПО/
Бухгалтерия |
41/1
|
60/2
|
Т(001) |
количество и сумма полученного товара. |
2 |
оприходован товар на склад, с выделением НДС |
ПО/
Бухгалтерия |
41/1
19 |
60
60 |
Т/120*100
ТQ/120*20 |
количество и сумма оприходованного товара, НДС. |
3 |
списан товар |
НАКЛ./
Списание |
46[...] |
41/2 |
С |
количество и сумма отгружен-ного товара в закупочных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС. |
4 |
реализован товар |
НАКЛ./
Реализация |
62 |
46[...] |
Т() |
сумма реализованного товара в продажных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС. |
Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).
Проектировщик на основании схем бизнес-процессов и описаний к ним, выполненных на этапе комплексного обследования выделяет подразделения, участвующие в ФХД предприятия. На этапе проектирования описываются отдельные функциональные места в Системе. Разделение по рабочим местам производится по следующим параметрам:
1. Документ (Раздел системы) - используемый подразделением
2. Обработка документа - этапы документооборота, выполняемые данным подразделением
3. Действия в Системе - печать и создание документов, формирование отчетов
Например: Рабочее место “Кладовщика”
Документы - Приходная накладная, Складская накладная (Складские документы), Накладная на отпуск (Документы на отпуск).
Обработка документа - выполнение этапа “Отработать в складском учете”
Действия в системе - создать Приходную накладную, распечатать, отработать в складском учете, сформировать оборотную ведомость по складу ...
Описание функциональных мест ложится в основу Инструкций для рабочих мест, а также облегчает настройку прав доступа в макете Системы.
Определение основных отчетных форм (и других документов - Реестр документов).
На основании реестра документов, собранного на этапе комплексного обследования предприятия, определяются документы, которые будут использоваться в Системе и, далее, выполняется привязка документов к разделам Системы. В основной части проектной документации реестр документов описывается в виде таблиц.
В зависимости от вида документа (Платежные документы, Исходящие контракты и т. д.) используется соответствующая таблица. В общем случае обязательно указывается :
- Раздел системы, где находится образец документа
- Мнемокод и полное наименование документа в Системе
- Подразделение - инициатор документа
В приложениях к проектной документации возможно указание документов с расшифровкой по заполняемым полям.
В случае необходимости разработки Специальных отчетов на базе генератора отчетов Проектировщик формулирует техническое задание на написание отчета, где указывается форма отчета, поля таблиц БД, используемые в отчете, связи между таблицами. Данная информация необходима для написания отчета разработчиком или иным Исполнителем.
ПРИМЕР:
“ 1. Платежные документы.
NN |
Название (мнемокод) |
Подразделение |
Примечание |
1 |
Платежное поручение (П/П)
|
Бухгалтерия |
Стандартный бланк |
2 |
Приходный кассовый ордер (ПКО) |
Бухгалтерия |
Стандартный бланк |
3 |
Расходный кассовый ордер (РКО) |
Бухгалтерия |
Стандартный бланк |
4 |
Заявление на перевод валюты (З/П) |
Бухгалтерия |
Банковский бланк |
2. Торговые (первичные и оправдательные) документы.
NN |
Название (мнемокод) |
Источник |
Копии |
Приемник |
Раздел Системы |
1 |
Счет поставщика (СЧЕТ) |
Поставщик |
поставщик -1
склад - 1 |
Бухгалтерия |
Входящие контракты |
2 |
Приходный ордер (ПО) |
Склад |
склад -1
бухгалтерия - 1 |
Бухгалтерия |
Складские документа |
Описание полей документа
1. Платежные документы
Название поля |
Используемые значения |
Примечание |
Документ: |
|
|
| Основание платежа: |
|
|
| Плательщик |
Мнемокод плательщика |
Заполняется через словарь контрагентов и ответственных лиц |
Получатель |
Мнемокод получателя |
Заполняется через словарь контрагентов и ответственных лиц |
Назначение платежа |
|
|
| Примечание |
|
|
| Очередность платежа |
|
|
| Дата проведения |
|
|
| Код валюты |
|
|
| Сумма |
|
|
| Код валюты контракта |
|
|
| Курс валюты |
|
|
| Сумма в валюте контракта |
|
|
“
Подготовка макета Системы и проектной документации.
Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей схемой.
Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы. Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей (частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать на предприятие для полного выяснения вопроса.
Общесистемные настройки в макете.
Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т. д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры заработной платы (по необходимости).
Настройки в макете для автоматизации документооборота.
Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе рекомендуется следующая методика.
Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе
После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для настройки программы.
Для этого для каждого из документов, используемых в программе, строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота, связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий (выполнения этапов).
Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и связей между ними.
ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап (Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на предприятии.
Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.
Затем на основе ГРАФА для каждого документа в системе создается настроечная таблица документооборота (Матрица соответствия), по которой выполняется настройка этапов документооборота в словаре ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ системы.
При этом нарисованная стрелка в схеме между двумя этапами интерпретируется:
- для этапа , от которого она исходит - как " не выполнено" в отношении второго этапа
- для этапа , к которому она подходит - как " выполнено " в отношении первого этапа.
При выполнении настройки необходимо соблюдать ряд правил:
1.Очевидно, что нас интересует взаимосвязь каждого этапа для данного документа только с ближайшими к нему этапами - предшествующим и последующим. Следовательно, только эти связи и должны устанавливаться при настройке - «Принцип минимума»
2.Исходя из п.1, для каждого этапа могут быть установлены три условия:
24) открывающее условие - состояние «выполнен» для предшествующего этапа
25) условие выполнения - сам этот этап - «не выполнен»
