26) закрывающее условие (или условие «отката») - последующий этап - «не выполнен»
3.Если этап является начальным или завершающим в цепочке, то, соответственно, открывающего или закрывающего условия для него не будет. Условие выполнения задается всегда.
4.Для упрощения связей следует разумно использовать механизм настройки «по ИЛИ»
5.Следует внимательно продумывать стиль выражений, предназначенных для формирования меню, появляющихся при отработке или откате этапов документооборота. Единый и правильный стиль делает эти меню более интуитивно понятными для пользователя.
Проверить форму вывода пунктов меню. А также последовательность отработки или отката этапов можно не выходя из режима настройки в разделе ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ по нажатию клавиш , и .
В приложениях к документации на проект прилагаются:
Матрицы соответствия
(таблицы для настройки этапов документооборота по типам документов по разделам системы. По строкам - этапы, проектируемые для данного документа, по столбцам - взаимосвязи, устанавливаемые с другими этапами этого же документа:
вып . - этап должен быть выполнен для выполнения настраиваемого этапа,
н/в - этап должен быть не выполнен,
«условие не установлено» - данный этап безразличен для настраиваемого
Пример: Приложение 6.
Конфигурирование рабочих мест.
При наличии “Удаленного доступа” нужно завести в Систему объекты предприятия с соответствующими параметрами (вид объекта - торговый зал, склад, центральный офис; код объекта), далее Проектировщик должен установить Общие параметры системы. Выделенные функциональные места необходимо реализовать в виде карт пользователей с соответствующими именами (Бухгалтер, Менеджер и т. д.). Каждому пользователю присваивается статус “пользователь”, кроме администратора Системы.
Настройка в макете прав доступа.
Настройка прав доступа осуществляется после выделения функциональных рабочих мест. Проектировщик настраивает по одному функциональному рабочему месту в Системе. Основой для настройки являются схемы и описания бизнес-процессов. Настройка осуществляется в разделе Системы “Карты пользователей”. Отдельно настраивается доступ к пунктам меню и доступ к этапам документооборота, образцам документов, разделов КТиУ и т. д. В документации настройка прав доступа осуществляется в виде таблиц (см. Приложение 6.).
Настройки печатных форм.
На основании образцов первичных документов, полученных при комплексном обследовании предприятия, Проектировщик должен произвести настройку шаблонов ВСЕХ документов, используемых в Системе, согласно полученным образцам. В случае невозможности настройки какого-либо документа необходимо согласовать форму документа с Заказчиком (в письменной форме за подписями обеих сторон). В макете при показе должны быть задействованы ВСЕ типы и образцы документов. Предварительно, перед показом, необходимо распечатать примеры ВСЕХ документов и предоставить Заказчику.
Создание в макете контура оперативного учета.
Создание контура оперативного учета начинается с заведения Словарей системы — Каталог товара и услуг (с предполагаемой структурой, согласно материалам комплексного обследования), Контрагенты. Далее Проектировщик должен завести предполагаемые Склады с МОЛ, Прайс-листы по образцам, полученным при обследовании, Образцы документов, Карточки складского учета (для примера). Заканчивается макетирование контура оперативного учета прогоном бизнес-процессов в макете с отработкой документов в Складском учете и получении отчетов для оперативного учета (Баланс расчетов с заказчиками, приход товара в ценах продажи, ценах прихода и др.)
Создание в макете контура бухгалтерского учета.
Создание контура бухгалтерского учета начинается с заведения Плана счетов предприятия, полученного при проведении комплексного обследования предприятия, примерной структуры словаря Контрагентов и Номенклатора, словаря Шифры норм амортизации. Далее заводятся Образцы хозяйственных операций и Образцы операций с ТМЦ.
Часть операций, которые используют сложные проводки (Операции конца месяца, Начисления налогов и т. п.), настраиваются самостоятельно, либо с бухгалтером предприятия Заказчика. В макете должен быть настроен баланс и ряд приложений к балансу (оговаривается в Договоре на Проект). Для настройки желательно получить образцы документов в бухгалтерии предприятия с подписью главного бухгалтера.
Для макета заработной платы необходимо настроить словарь “Виды выплат и удержаний”, в документации настройка начислений и удержаний представляется в виде таблицы:
Действия в Системе бухгалтера по начислению заработной платы.
| Наименование |
Код |
Метод |
Примечание |
Остаток с прошлого месяца |
ост |
Начальное сальдо |
|
Оклад |
окл |
Месячный оклад |
|
Выходные дни |
вых. |
Процент от суммы |
|
Премия ежемесячная |
пр/м |
Процентная надбавка |
Определяется процент |
Премия разовая |
пр/р |
Просто сумма |
|
Больничный лист |
б/л |
Больничный лист |
Используется MinBoln |
Больничный по беременности |
б/бр |
Больничный лист |
Используется MinBoln |
Пособие на ребенка до 1.5 лет |
п1.5 |
Процент от суммы |
Процент * MinZar |
Пособие на ребенка до 16 лет |
п/16 |
Просто сумма |
MinZar |
Отпуск |
отп |
Отпуск |
|
Компенсация за отпуск |
к/от |
Отпуск |
|
Материальная помощь |
матп |
Мат.помощь |
MinZar, кратность = 12 |
Начисление аванса |
н/ав |
Процент от суммы |
Определяется процент |
Пенсионный фонд |
Пенф |
Процент от суммы |
1% |
Подоходный налог |
под |
Подоходный налог |
Определяется шкала |
Выплата аванса |
аван |
Просто сумма |
|
Промежуточная выплата |
пром |
Просто сумма |
|
Исполнительный лист |
исп |
Процент от суммы |
Определяется процент |
Долг |
долг |
Начальное сальдо |
|
Перечисление через банк |
сбер |
Невыплачиваемый ост. |
|
Ссуда |
ссуд |
Просто сумма |
|
Переходящие копейки |
коп |
Невыплачиваемый ост. |
Определяется округление |
с бухгалтером по зарплате согласовывается настройка 5-й проводки:
| N |
Наименование проводки |
Дебет |
Кредит |
Примечание (формула) |
10 |
Начислена заработная плата |
44 |
70 |
|
50 |
Начислены отпускные |
44 |
70 |
|
80 |
Начислены пособия на детей |
69/1 |
70 |
|
90 |
Пособия по временной нетрудоспособности |
69/1 |
70 |
|
95 |
Начислены копейки с прошлого месяца |
73 |
70 |
|
100 |
Перечисление зарплаты в банк |
70 |
76/1 |
|
170 |
Удержано по исполнительным листам |
70 |
76/1 |
|
180 |
Удержан долг |
70 |
73 |
|
195 |
Удержаны копейки с прошлого месяца |
70 |
73 |
|
200 |
Удержан подоходный налог |
70 |
68/6 |
|
210 |
Удержано в Пенсионный фонд (1%) |
70 |
69/21 |
|
220 |
Удержано в Пенсионный фонд (28%) |
44 |
69/22 |
0.28*str(??) |
230 |
Удержано в фонд социального страхования (5.4%) |
44 |
69/1 |
0.054*str(??) |
240 |
Удержано в фонд медицинского страхования (3.4%) |
44 |
69/31 |
0.034*str(??) |
250 |
Удержано в фонд медицинского страхования (3.4%) |
44 |
69/32 |
0.002*str(??) |
260 |
Удержано в фонд занятости (1.5%) |
44 |
69/4 |
0.015*str(??) |
270 |
Удержан транспортный налог (1%) |
44 |
68/7 |
0.01*str(??) |
280 |
Удержан сбор на образование (1%) |
80 |
68/8 |
0.01*str(??) |
Создание документации на проект.
В документацию включаются все схемы и описания схем изложенные в вышеперечисленных пунктах. Правила оформления документации изложены в Приложении .
Создание инструкций по работе в Системе.
Созданием инструкций заканчивается этап создания проекта. Инструкции в проекте делятся на 3 типа.
1. Инструкции по организации работ в различных режимах работы Системы. Пример: Приложение 6. “Инструкция пользователя при работе в режиме Off-Line”
2. Инструкция для администратора Системы. Администратор Системы является человеком на предприятии, осуществляющем надзор за состоянием Системы; администратор осуществляет обновление Системы, передачу данных при работе в режиме Off-Line. Администратору Системы передается проектная документация. При эксплуатации Системы он имеет права на заведение дополнительных образцов документов, исправление прав доступа в соответствии с изменениями в работе предприятия. Администратор осуществляет связь с представительством “Паруса”, по поводу изменений в Системе и др. Таким образом, администратор является своего рода представителем “Паруса”, на которого ложится вся тяжесть по сопровождению Системы. Инструкция для администратора входит в основную часть проектной документации и представляет собой тезисы по общему сопровождению Системы и особенности, касающиеся реализации конкретного проекта.
3. Создание инструкций для рабочих мест. Инструкции для рабочих мест представляют собой конкретные действия сотрудника при выполнении тех или иных этапов бизнес-процессов. Существование инструкций позволяет пользователю не копаться в документации по Системе, а всегда иметь под рукой краткое описание своих действий. Инструкции для рабочих мест оформляются как Приложение к проектной документации.
Разработка аналитических отчетов с использованием генератора отчетов.
При проведении комплексного обследования выясняется потребность Заказчика в специальных отчетах. После проведения анализа сложности и возможности реализации отчета в Системе Заказчику выставляется счет на разработку отчета (Стоимость также может изначально закладываться в стоимость Договора на проектные работы). Разработка отчетов начинается после создания макета, когда определятся таблицы и поля БД, необходимые для отчета.
Защита макета Системы и проектной документации.
Составление плана защиты.
По завершении работ над макетом и документацией к проекту Проектировщик готовится к защите Проекта. Защита проводится в 3 этапа.
1. Внутренняя защита проекта
2. Защита на рабочих местах
3. Комплексная защита
Для проведения защиты Проектировщик готовит план показа макета.
Пример плана защиты:
1. Общее знакомство с Системой.
2. Словари Системы, Прайс-лист, Склады (структура, принципы заведения позиции)
3. Образцы документов.
4. Работа с документами по схемам бизнес-процессов.
5. Показ документации в части схем бизнес-процессов.
6. Формирование отчетов (Оперативных, бухгалтерских).
7. Представление инструкций для рабочих мест.
8. Представление Плана перехода на Систему АФХД “Парус”.
9. Ответы на вопросы.
Внутренняя (в “Парусе”) предзащита проекта и документации.
Перед проведением защиты макета и документации у Заказчика проводится внутренняя предзащита Проекта. Проектировщик совместно с Менеджером Проекта согласуют дату предзащиты, но не позднее чем за 3 дня до защиты у Заказчика. На предзащиту приглашаются (кроме Проектировщика) Менеджер Проекта, Эксперт направления Проектирования, Руководитель проектной группы, Консультант по внедрению (планирующийся для внедрения Системы в эксплуатацию), Эксперт направления Внедрения. Проектировщик за несколько дней до предзащиты, но не позднее 2-х дней, предоставляет для ознакомления проектную документацию.
Процедура предзащиты представляет из себя показ реализованных бизнес-процессов предприятия в макете (по необходимости), с необходимыми комментариями, на обсуждение присутствующих выносится план запуска Системы в эксплуатацию.
Задача участвующих в предзащите лиц - оценить степень готовности Проекта, возможность реализации его у Заказчика, возможные затраты на внедрение. Замечания, возникающие в процессе обсуждения, фиксируются в письменном виде Проектировщиком. По окончании обсуждения принимается решения о принятии Проекта или необходимости его доработки. В случае доработки Проекта, в зависимости от размеров изменений, происходит повторная предзащита или изменения принимаются только менеджером Проекта, при косметических доработках.
Согласование и подписание приказа о начале работ.
После принятия Проекта в “Парусе” (и согласно срокам Договора) Менеджер Проекта извещает Заказчика о готовности проведения защиты Проекта на рабочих местах. Для обеспечения четкой организации проведения защиты Проекта Менеджер Проекта предлагает Заказчику образец приказа о проведения защиты на рабочих местах. В приказе оговариваются сроки и время проведения защиты, присутствие сотрудников подразделений, обеспечение техникой.
Защита макета на рабочих местах.
После согласования приказа и получения его копии Проектировщик и Менеджер Проекта составляют план-график защиты. Согласно плану-графику Проектировщик выезжает к Заказчику и защищает Проект на каждом функциональном рабочем месте согласно составленному и утвержденному Менеджером Проекта плана. Замечания, полученные в процессе защиты, фиксируются в письменном виде и подписываются Проектировщиком и сотрудником подразделения Заказчика.
Комплексная защита макета.
После проведения защиты на рабочих местах, Менеджер Проекта и Проектировщик проводят комплексную защиту проекта. Проектировщик защищается согласно утвержденному плану (см. п.1.2.3.1.). В процессе защиты Заказчику передается для ознакомления проектная документация и протокол замечаний. После завершения защиты оговариваются сроки, необходимые Заказчику для ознакомления с документацией.
Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.
После ознакомления Заказчика с документацией и макетом Системы Заказчик и Менеджер Проекта оформляют протокол замечаний по Проекту. В протоколе указываются конкретные недостатки Проекта (неправильный шаблон документа, неверный порядок этапов, отсутствие функций в программе). Менеджер Проекта разделяет все замечания на 2 раздела: претензии к ПП и претензии к Проекту. Замечания к ПП рассматриваются с точки зрения целесообразности доработки ПП. В случае справедливости замечаний проводятся консультации с ЦИТ по поводу доработок в ПП. Возможны 3 варианта:
1. Замечания о несоответствии ПП законодательству проверяются и, при подтверждении, исправляются
2. Замечания по доработке функциональной части ПП рассматриваются и могут быть внесены (или не внесены) в ТЗ на следующие версии. Решение по каждому конкретному замечанию оформляется Менеджером проекта в письменном виде и передается Заказчику.
Претензии к проекту рассматриваются Проектировщиком и, в случае подтверждения, исправляются, после чего Заказчику предоставляется окончательный вариант проекта.
Уточнение плана и сметы проекта.
Одновременно с защитой проекта Менеджер проекта предоставляет Заказчику смету проекта .
Готовность к закрытию акта.
После комплексной защиты проекта, устранения замечаний и предоставления окончательного варианта макета и документации считается, что работы по данному этапу выполнены, и Заказчику предлагается подписать Акт сдачи-приемки работ.
Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.
Подписание Акта о завершении проектных работ.
По окончании работ по каждому пункту Договора на проектные работы (создание макета, написание инструкций, проектной документации, отчетов, предоставление сметы проекта и др.) Заказчик принимает работы и подписывает Акт о завершении проектных работ.
Заключение договора на поставку ПО.
При продолжении работы Заказчику предлагается Договор на ПО и Внедрение Системы. В спецификации к Договору на ПО указывается комплектация Системы, количество рабочих мест и стоимость ПО, в спецификации на внедрение Системы указывается количество 3-часовых консультаций. В приложении к Договору прилагается План-график обучения (количество консультаций на каждое рабочее место), в стоимость ПО необходимо заложить годовое сопровождение Системы.
При необходимости Заказчику предлагаются также договора на услуги других подразделений фирмы (поставка оргтехники, услуги по генерации сети и поставке сетевого оборудования, обучение в Учебном центре, аудиторские услуги и др.)
Формирование графика платежей
При большой итоговой стоимости Договора на автоматизацию ФХД предприятия Менеджер Проекта (по согласованию с руководством фирмы) предлагает Заказчику произвести оплату по Договору частями. В этом случае Менеджер Проекта составляет и согласовывает с Заказчиком график платежей. В графике платежей указываются Сроки оплаты и предмет оплаты.
Этап 3. Запуск в промышленную эксплуатацию.
После того как Исполнитель и Заказчик закончили этап проектирования и убедились в процессе деловой игры в реальности создания системы управления предприятием, наступает следующий этап-запуск системы в промышленную эксплуатацию.
Целью данного этапа является полноценное овладение сотрудниками предприятия Заказчика приемами работы в системе.
Специалисты корпорации Парус:
27) доставят, установят и проверят технические средства и коммуникационное оборудование, необходимое для реализации проекта;
28) подготовят технические средства и установят систему на все рабочие места;
29) введут в систему необходимую первичную информацию;
30) проведут обучение сотрудников предприятия Заказчика в собственном учебном центре и на рабочих местах исполнителей;
