Структуризация проекта представляет собой дерево ориентированных на продукт компонентов (оборудование, работы, услуги, информация), а также это организация связей и отношений между элементами.
Обычно структура разбивки проекта сочетает разделение на:
-компоненты продукции проекта;
-этапы жизненного цикла;
-элементы организационной структуры.
Древообразная структура позволяет распределить общий объем работ по проекту на поддающиеся управлению независимые блоки, которые передаются под управление специалистам.
Комплекс взаимосвязей между работами часто называют логической структурой проекта, поскольку он определяет последовательность выполнения работ.
Структурирование помогает решить следующие задачи:
-разделение объекта на поддающиеся управлению блоки;
-распределение ответственности;
-оценка необходимых затрат средств, времени, материальных ресурсов;
-создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
-увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов;
-переход от общих целей к конкретным заданиям.
Для структуризации используют следующие инструменты: Сетевая диаграмма (сеть, гpаф сети, PERT диаграмма) - графическое отображение работ проекта и их взаимосвязей. В планировании и управлении проектами под термином сеть понимается полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями. Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанных линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Этот граф, называемый сетью типа вершина-работа или диаграммой предшествования, является наиболее распространенным представлением сети на сегодняшний день. Существует другой тип сетевой диаграммы, называемый сеть типа вершина-событие, который на практике используется реже. При данном подходе работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами графа), которые в свою очередь отображают начало и конец данной работы. PERT-диаграммы являются примерами этого типа диаграмм. Хотя в целом различия между этими двумя подходами представления сети незначительны, представление более сложных связей между работами сетью типа вершина-событие может быть достаточно затруднительно, что и является причиной более редкого использования данного типа. Сетевая диаграмма не является блок-схемой в том смысле, в котором это средство используется для моделирования деловых процессов. Принципиальным отличием от блок-схемы является то, что сетевая диаграмма моделирует только логические зависимости между элементарными работами. Она не отображает входы, процессы и выходы, и не допускает повторяющихся циклов или петель. Структура разбиения работ - иерархическая структура последовательной декомпозиции задач проекта на подзадачи. Структура разбиения работ (СРР) является изначальным инструментом для организации работ, обеспечивающим разделение общего объема работ по проекту в соответствии со структурой их выполнения в организации. На нижнем уровне детализации выделяются работы, соответствующие детализированным элементам деятельности, отображаемым в сетевой модели. СРР предоставляет иерархический формат, который помогает разработчику в:
-структуризации работ на основные компоненты и подкомпоненты
-обеспечении направленности деятельности на достижение всего комплекса целей
-разработке системы ответственности за выполнение работ проекта
-разработке системы отчетности и обобщения информации по проекту. Структурная схема организации (ССО) имеет формат подобный формату СРР. Каждому элементу нижнего уровня в СРР должны соответствовать один или несколько элементов из ССО. Таким образом, ССО является средством определения ответственных за выполнение работ в сложных организациях и обеспечивает основу для разработки структуры системы отчетности. Дерево целей представляет собой графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается подцели следующего уровня (дерево – связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи элементов. В данном случае такими элементами являются цели и подцели). Представление целей начинается с верхнего уровня, дальше они последовательно разукрупняются. При этом основным правилом разукрупнения целей является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающе. Дерево решений – граф, схема отражающие структуру задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви дерева отображают различные события, которые могут иметь место, а узлы (вершины) – точки, в которых возникает необходимость выбора. Причем узлы различны – в одних выбор осуществляет сам проект-менеджер из некоторого набора альтернатив, в других выбор от него не зависит. В таких случаях проект-менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного ее решения. Сетевая модель основывается на пакетах работ, последовательность выполнения соответствует технологической схеме. Матрица ответственности – связывает пакеты работ с исполнителями, может учитывать календарные сроки выполнения работ.
Процесс структуризации проекта можно разделить на следующие составляющие:
1.Определение проекта, то есть характер, цели, содержание и конечные продукты;
2.Уровень детализации, включающий:
-уровень детализации планов;
-уровень элементов в структуре разбивки проекта;
3.Структура процесса – схема жизненного цикла проекта;
4.Организационная структура, охватывающая все участки и окружение проекта;
5.Структура продукта, включающая схему компонентов, машины, оборудование, программное и информационное обеспечение;
6.План бухгалтерских счетов;
7.Структура разбивки проекта;
8.Детализация сводного генерального плана;
9.Матрица распределения ответственности.
10.Сетевой график и план использования ресурсов;
11.Система наряд-заданий;
12.Система контроля и отчетности.
Практическое задание №2.
1.Сформулируйте понятия «проект» и «управление проектом» применительно к деловому центру «Парус». 2.Судя по описанию, использовалась ли система управления проектами на деловом центре «Парус»? Объясните, что мог бы дать переход к системе управления проектами на этом проекте? 3.К какому типу вы отнесли бы этот проект? 4.Предложите разбивку проекта «Паруса» на фазы жизненного цикла и элементы, позволяющие организовать эффективное управление.
Под проектом в данном случае надо понимать совокупность инженерных и архитектурных решений, экономических и финансовых планов и расчетов, а также работ по реконструкции и строительству делового центра «Парус», результатом которого будет являться доход от эксплуатации делового центра.
Управление данным проектом подразумевает планирование и разработку всей необходимой документации, организацию процесса реконструкции существующего здания, руководство и координацию людскими и материальными ресурсами на протяжении всего срока существования проекта с применением современных методов и техники управления для достижения поставленных целей.
Судя по описанию при строительстве делового центра «Парус» ни одна система управления проектами не была использована. Это выразилось в том, что у проекта нет четко выраженной сметы; не были использованы услуги проектно-строительной организации для выполнения проекта «под ключ»; подразделение гендирекции «Центр», занимающееся деловым центром «Парус» не координирует процесс разработки и реализации проекта. В этом случае возникает ряд сложностей:
-не определены имеющиеся финансовые ресурсы и расходы, необходимые для осуществления проекта;
-нет деления проекта по фазам жизненного цикла, что затрудняет расчет сроков осуществления проекта;
-полностью не сформулированы цели проекта, без чего затруднен выбор средств достижения намеченных результатов;
-работы по проекту четко не распределены между участниками и не разделены на составные части, что затрудняет процессы планирования, управления и контроля за качеством проекта;
-не был проведен анализ рынка и возможных рисков с последующим выбором альтернативного варианта проекта;
-не проведен анализ жизнеспособности проекта, что не гарантирует его успешной реализации.
Переход к одной из систем управления проектами помог бы избежать всех этих недостатков.
Проект создания делового центра «Парус» относится к классу монопроектов; этот проект также является инвестиционным, так как в его ходе предусмотрена реконструкция здания; классификация по длительности затруднена ввиду вышеизложенных причин.
Для данного проекта можно предложить следующую разбивку на фазы жизненного цикла:
Прединвестиционная фаза:
Анализ законодательной базы.
Изучение прогнозов развития экономики и городского хозяйства в данном районе.
Анализ рынка в области осуществления проекта.
Формирование инвестиционного замысла, определяется продолжительность проекта, все его стадии, анализ инвестиционного климата, прогнозирование возможных затрат и полученных результатов. Сам инвестиционный замысел освещает следующий круг вопросов:
-объект инвестиций – деловой центр «Парус»;
-цель инвестиций – получение доходов от эксплуатации делового центра;
-срок окупаемости;
-доходность проекта;
-назначение, основные характеристики проекта;
-предполагаемые источники финансирования.
Подготовка декларации о намерениях, которая содержит кроме сметы затрат сведения о влиянии проекта на окружающую среду, сроки проекта и инвестиционный замысел.
Предварительное согласование инвестиционного замысла всеми участниками проекта.
Разработка обоснований инвестиций с учетом требований государственных органов и заинтересованных организаций в объеме, достаточном для принятия инвестором решения о дальнейшей целесообразности и разработка проектной документации. Результатом является оценка жизнеспособности проекта.
Экологическое обоснование проекта.
Детальный анализ всех составляющих проекта.
Разработка предварительного инвестиционного решения на основе результатов предпроектных обоснований.
Разработка предварительного плана проекта, который включает:
-план проектно-изыскательских работ;
-предварительный план реализации всего проекта для оценки его длительности, структуры и состава необходимых исполнителей проекта;
-предварительный план финансирования проекта;
-предварительную смету затрат по проекту.
Задание на разработку ТЭО.
Разработка проектной документации и подготовка к строительству:
- разработка плана проектно-изыскательских работ по проекту;
- разработка ТЭО проекта создания делового центра «Парус»;
- согласование, экспертизы и утверждения ТЭО;
- выдача задания на проектирование;
- разработка, согласование и утверждение проекта (рабочей документации);
- принятие окончательного решения об инвестировании;
- разрешение на строительство дополнительных площадей;
- задание на разработку проекта производства работ;
- разработка плана проекта создания делового центра.
Инвестиционная фаза:
Проведение торгов и заключение контрактов. Подготовительные работы:
-заключение контрактов на проектно-изыскательские работы;
-заключение контрактов на застройку и реконструкцию объекта;
-заключение контракта с подрядчиком;
-заключение контрактов с консультантами;
-разработка плана работ по проекту;
-подготовительные работы к строительству.
Строительно-монтажные работы:
-выполнение строительно-монтажных и реконструкционных работ по проекту;
-мониторинг и контроль за ведением работ;
-корректировка плана проекта и оперативного плана строительства и реконструкции;
-оплата выполненных работ по проекту.
Завершающая фаза:
-пуско-наладочные работы по проекту;
-сдача делового центра в эксплуатацию;
-демобилизация ресурсов;
-анализ результатов.
Эксплуатационная фаза:
Развитие проекта – проведение конкурсов и заключение договоров аренды.
Завершение проекта.
Глава 3: Окружение и участники проекта.
Проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, которое называется внешней средой.
Внешняя среда
Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития, в нем могут появляться новые элементы или объекты и из его состава могут удаляться. Проект как всякая система может быть разделен на элементы. При этом между ними должны определяться и поддерживаться связи.
Между проектом и внешней средой показана переходящая зона, через которую осуществляется связь и перемещение элементов, участвующих в работе по его реализации.
Внешняя среда формируется факторами:
-политическими;
-экономическими;
-социальными;
-научно-техническими.
Проект тесно связан с научно-техническим обеспечением, а именно достижения в предметной области проекта и привнесение ноу-хау.
Проект объединяет знания и опыт по реализации определенных идей, при этом формируется зона реализации проекта, в которой принимаются решения по управлению проектом, и способствует реализации персонала проекта, который является частью трудовых ресурсов вообще. Проект ориентируется на законодательно-правовые основы, что составляет правовую зону проекта, на их основе заключаются контракты и другие правовые документы. Финансирование проекта создает финансовую зону и ориентируется на инвестиционный рынок. Проект объединяет знания и опыт по разработке самого проекта и формирует зону разработки проекта, в которой разрабатывается вся проектная документация. Зона разработки проекта тесно взаимодействует и формирует материальное хозяйство, которое образует зону закупок и поставок. Проект объединяет опыт и методы строительства, формируя зону строительства, т.е. непосредственно здания и сооружения. Зона строительства предполагает наличие участка строительства, а он образует зону землепользования. Проект объединяет инженерные знания и опыт, формируя зону инжиниринга, которая занимается технологическим процессом, а технологический процесс ориентирован на конкретное производство и тем самым формируется производственная зона. Предынвестиционная стадия проекта тесно связана со сферой бизнеса и внешней средой. В заключительной фазе, когда уже получена продукция, проект связан с зоной сбыта и конкретно с рынком сбыта.
Участники проекта -это основной элемент его структуры, который обеспечивает реализацию замысла проекта. Участники проекта:
1.Главный участник - это Заказчик, т.е. будущий владелец и пользователь результатов проекта. Им может быть физическое или юридическое лицо, а также организации, объединившие свои интересы и капиталы;
2.Инвестор - это сторона, вкладывающая денежные средства в проект;
3.Проектировщик - разработчик проектно-сметной документации;
4.Поставщик - материально-техническое обеспечение проекта;
5.Подрядчик - юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактами;
6.Консультант;
7.Руководство проектом - это обычно проект-менеджер, т.е. юридическое лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами по проекту (планирование, контроль и координация работ участников проекта);
8.Команда проекта - это организационная структура, возглавляемая проект-менеджером и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей;
9.Лицензиар - это юридическое или физическое лицо, обладатель лицензий и ноу-хау, которые используются в проекте;
10.Банк - это инвестор (один из основных инвесторов).
Практическое задание №3.
1.Какие из перечисленных организаций вы бы отнесли к участникам проекта? 2.Определите и опишите их функции. 3.Какие из перечисленных организации вы бы отнесли к окружению проекта?
Участниками проекта являются: Заказчик.
Основным заказчиком в данном проекте, то есть будущим владельцем v пользователем результатов проекта, является Правительство Москвы в лице генеральной дирекции «Центр» объединения «Москапстрой». Помимо данной организации заказчиками также являются совместное российско-австрийское предприятие «Стройсервис» и АОЗТ «Моспромстрой», объединившие свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта. Инвестор (в данном случае он является заказчиком).
Инвестором проекта, исходя из описания участников проекта, является совместное российско-австрийское предприятие «Стройсервис», группа специалистов которого занимается процессами финансирования, контроля за проектированием и строительством. Значительную роль в любом проекте играет банк - один из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. По всей видимости, банком проекта «Парус» является «Мосстройбанк» один из важнейших учредителей «Моспромстрой» и официальный банк Правительства Москвы. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами. Проектировщик.
Разработчиком проектной документации является АО «Моспроект-1», мастерская №3. Подрядчик.
Подрядчиком, то есть юридическим лицом, несущим ответственность за выполнение работ, в данном проекте выступает фирма «Орбита». Фирма обладает всеми необходимыми для этой категории участников атрибутами: счет в банке, самостоятельный баланс и по Положению может быть генеральным подрядчиком по строительству промышленных и гражданских объектов. Застройщик.
Функции застройщика по деловому центру «Парус» выполняют сотрудники планово-экономических и технических служб АОЗТ «Моспромстрой». Основную часть АОЗТ «Моспромстрой» составляют строительно-монтажные тресты и организации, выполняющие функции материально-технического обеспечения строительства, а также сами непосредственные работы. Таким образом, данное предприятие является в определенной степени поставщиком. Консультант.
Возможным консультантом (фирмой, привлекаемой на контрактных условиях для консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации) по проекту «Парус» может выступать такая организация как Москомархитектура при разработке архитектурно-планировочных решений здания. Также консультационные услуги может оказывать Мосгосэкспертиза в проведении экспертного анализа аспектов проекта. Руководитель проекта.
Особое место в осуществлении проекта занимает руководитель проекта. Это юридическое лицо, которому заказчик или другой участник проекта делегирует полномочия по руководству работами по проекту, то есть полномочия регулирования, контроля и координации работ участников проекта. Судя по описанию участников проекта по возведению делового центра «Парус» вышеописанными полномочиями обладает СП «Стройсервис». В его полномочия входят финансирование, контроль за проектированием и строительством. В команду проекта входят все имеющиеся участники с присущими им полномочиями. Лицензиар.
Лицензиаром, то есть держателем лицензий и «ноу-хау», используемых в проекте, в данной ситуации может являться организация-проектировщик АО «Моспроект-1», а также Москомархитектура.
К окружению проекта относятся:
Правительство Москвы.
Госархстройнадзор;
Мосгосэкспертиза;
Москомархитектура;
Глава 4: Определение жизнеспособности проекта.
Любая производственная, предпринимательская, инновационная и другие виды деятельности с целью получения прибыли или иных конечных результатов нуждаются в инвестициях. Однако инвестиции ограничены, а потребности в них очень велики, поэтому предприниматели, коммерсанты, экономисты, финансисты сталкиваются с задачами выгодного распределения и более эффективного использования инвестиций. Эти задачи решаются как на локальном уровне отдельных предприятий, банков, магазинов, так и на уровне крупномасштабных инвестиционных программ. Лица, принимающие решения и оценивающие их последствия на всех этапах реализации, должны владеть основными понятиями и методами практических инвестиционных расчетов.
Для оценки жизнеспособности проекта сравнивают варианты проекта с точки зрения их прибыльности, стоимости, сроков реализации. Как результат, на продукцию в течение всего жизненного цикла будет держаться стабильный спрос, достаточный для назначения такой цены, которая обеспечит покрытие расходов на эксплуатацию и обслуживание объектов проекта, выплату задолженности и удовлетворение окупаемости капиталовложений.
В качестве сравнения берутся результаты ситуаций без проекта и с проектом.
Жизнеспособность проекта оценивают с помощью анализа коммерческой эффективности вариантов проекта, а также бюджетной и экономической эффективности вариантов.
Показатель коммерческой эффективности учитывает финансовые последствия реализации проекта для его непосредственных участников.
Показатель бюджетной эффективности показывает последствия осуществления проекта для федерального, регионального и местного бюджетов.
Показатель экономической эффективности учитывает затраты и доходы, связанные с реализацией проекта, выходящие за пределы прямых финансовых интересов участников инвестиционного проекта и допускающий стоимостные изменения.
Коммерческая (финансовая) эффективность - соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих требуемую норму дохода.
При осуществлении проекта выделяют три вида деятельности:
