Связи элементов классического управленческого треугольника должны быть такими, чтобы обеспечивать равновесие системы, необходимое для ее развития. В современных условиях в России этот треугольник несформирован или не обладает устойчивостью, так как совет директоров не отражает интересы внешних акционеров, профсоюзы слабы, коллективные договоры не заключаются. Представительство коллективов в системе принятия решения отсутствует, правление отражает интересы директора.
В итоге, управление предприятием представляет равнодействие сил директора и стратегического инвестора, что приводит к конфликту, чаще в пользу инсайдеров.
Факторы внешней среды неблагоприятные для малых предприятий.
1. Взаиморасчеты с предприятиями.
2. Доминанта ценообразования (влияние фактора ценообразования).
3. Свободный выбор контрагентов (смежников, покупателей и так далее).
4. Фактор интеграции между предприятиями мало развит (в связи с низким уровнем выполнения контрактов).
5. Система налогообложения (70% обанкротившихся малых предприятий - должники бюджета – доведены до банкротства штрафами за неуплату налогов).
Лекция 13. Документационное обеспечение организационной системы.
Документ– это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.
Делопроизводство– совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.
Документооборот– движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.
Движение документов– это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.
При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.
Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.
В малых предприятиях более простая схема управленияЮболее простая схема документооборотаЮэта система более рациональна.
Документооборот– регламентированная схема движения документов по пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.
Требования к документообороту:
1. Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).
2. Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.
3. Необходимость и достаточность маршрута.
4. Единообразие маршрута.
Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являютсяинструкция по делопроизводствуиноменклатура дел.
Документооборот – одна из функций организации.
Документооборот состоит из следующихдокументопотоков:
1. Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.
2. Выходного, состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду (см. п.1, но в обратную сторону).
3. Внутреннего, состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации.
Состав управленческих документовопределяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивает применение государственной системы документационного управления, утвержденной правительством РФ 24.06.1992 №118-р и ГОСТ638-90 и называющейся «Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению.»
Эта система определяет требования к оформлению документов и вводит понятие «бланк документа» и «реквизиты документа».
Бланк документа– набор элементов обязательных для этого вида документа, расположенных в определенной последовательности. Основными элементами бланка являетсяреквизит.
ГОСТ предусматривает наличиетридцати обязательных реквизитовна бланке документа, но они существуют не одновременно, и для разных видов документа возможен различный состав
Перечислим некоторые из них. Номер реквизита отражает последовательность их нанесения на бланк.
6. Министерство.
7. Название учереждения, организации (см. Гражданский кодекс).
8. Структурное подразделение.
9. Почтовый адрес (юридический), телефон, банковские реквизиты, возможно включение e-mail.
10. Вид документа.
11. Дата составления документа в формате ДД.ММ.ГГ.
12. Регистрационный индекс.
13. Ссылка на входящий (связь с другими документами).
14. Место создания (может отличаться от юридического адреса).
16. Адресат.
(Все вышеперечисленные реквизиты относятся к бланку документа.)
17. Гриф утверждения (характерен для внешнего потока).
18. Резолюция (например на исполнение документов, характерна для внутреннего потока).
19. Заголовок (краткое содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» и оформляется в формате [О …] ).
21 Текст документа.
22. Отметка о приложениях.
23. Подпись (наименование должности, сама подпись, Фамилия И. О.).
24.Согласование (с кем согласован этот документ, с указанием должности, Фамилии И. О. лица, с которым согласован документ).
25. Визы (свидетельство о знакомстве с документом, указывается Фамилия И. О.)
26. Печать (печать на подпись первого лица – у нас , в западной системе – подпись или печать).
28. Ф.И.О. исполнителя документа.
29. Отметка об исполнении и направлении в дело.
Лекция 14. Контроль исполнения документов.
Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.
Формальный контрольделится на:
- Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.
- Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.
Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.
В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:
1. Постановка на контроль.
2. Ведение контроля.
3. Снятие с контроля.
4. Анализ исполнительской дисциплины.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учереждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.
При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот – одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками.
Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учереждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.
Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.
Лекция 15. Служебные письма.
Служебное письмо –средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации.
Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.
Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:
1. Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).
2. Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).
3. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.
4. Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев.
Письма бывают:
1. Сопроводительные– направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.)
2. Информационные –часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.
3. Приглашения.
4. Разрешения– обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.
5. Письмо-мандат– удостоверяющее правомочность человека.
6. Псьмо-подтверждение.
7. Письмо-предложение.
и другие.
Приложение. Примеры оформления документов (см. ниже).
[
[Об автоматизации бронирования отелей]
Довожу до Вашего сведения, что в связи с увеличение объема продаж отдел бронирования нуждается в компьютерной программе, которая будет автоматически заполнять формы бронирования отелей и составлять окончательные списки вылетающих групп туристов.
Прошу рассмотреть вопрос о выделении группы программистов для написания данной программы.
Начальник отдела бронирования А. А Зорько.
[О переносе выездного семинара]
Выездной ознакомительного семинар по Турции, проведение которого было намечено на период с 23.04.99 по 30.04.99 переносится на период 15.05.99 – 22.05.99 в связи с недостаточным количеством желающих принять участие туристических агентств.
Начальник отдела по работе
с региональными представителями Н. И. Ротмистрова
ООО «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел.: (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
Производственный отдел
Положение
13.05.99 П-3 «Утверждаю»
Директор ООО «Светал»
А. В. Никандров
13.05.99
Положение о производственном отделе.
1. Общие положения.
1.1 Производственный отдел осуществляет производство туристических путевок.
1.2. Производственный отдел возглавляет заместитель директора по производству, подчиненный непосредственно директору фирмы.
1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от занимаемой должности директором.
1.4. Промзводственный отдел в своей деятельности руководствуется:
·законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ:
·правилами и инструкциями по производству, утвержденными директором фирмы;
·положением о фирме;
·настоящим положением.
1.5. Производственный отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Основные цели и задачи.
2.1. Основными целями производственного отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация производственного процесса.
2.2. Производственный отдел решает следующие задачи:
·совершенствование форм и методов производства;
·организация производства и контроль за выполнением работ;
·участие в разработке и внедрение прогрессивных технологий в производство;
·организация подготовки и повышения квалификации работников отдела.
3. Функции производственного отдела:
3.1 Функции между структурными подразделениями производственного отдела распределяются следующим образом:
3.2
ООО «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел. : (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
Должностная инструкция «Утверждаю»
13.05.99 Д-5 Директор ООО «Светал»
г. Москва А. В. Никандров
13.05.99
Должностная инструкция заместителя директора по производству.
1. Общая часть
1.1. Заместитель директора по производству организовывает своевременный выпуск качественной продукции.
1.2. Заместитель директора по производству непосредственно подчинен директору фирмы.
1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от должности директором фирмы.
1.4. На должность заместителя директора по производству назначаются лица, имеющие высшее оброзование, опыт работы на руководящих должностях.
1.5. Заместитель директора по производству руководствуется в своей работе:
·положением о производственном отделе,
·положением о фирме,
·настоящей должностной инструкцией.
2. Основные задачи и обязанности.
2.1. Основной задачей заместителя директора по производству является организация и контроль за деятельностью производственных подразделений.
2.2. Для выполнения указанной работы заместитель директора по производству обязан:
·организовывать реализацию производственных планов фирмы,
·обеспечивать применение стандартов, технических условий, нормативных документов, необходимых для производства,
·обеспечивать соблюдение норм охраны труда, техники безопасности.
3. Право.
3.1. Заместитель директора по производству имеет право:
·требовать от работников производственных подразделений своевременного выполнения работ;
·докладывать руководству фирмы о случаях нарушения установленного порядка работы.
4. Ответственность.
4.1 Заместитель директора по производству несет ответственность за неисполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.
Общество с ограниченной ответственностью «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел. : (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
ПРИКАЗ
от 0.04.99 №276
г. Москва
«Об изменении режима работы в предпраздничные и праздничные дни»
Приказываю:
1. Сократить продолжительность рабочего дня 30.04.99 до 15:00.
2. Работники отдела продаж и службы безопасности работают в утановленном ранее порядке приказом №7 от 03.01.99.
3. Объявить 01.05.99, 02.05.99, 03.05.99 выходными днями.
4. Довести до сведения всех сотрудников фирмы данный приказ.
5. Ответственный за исполнение приказа начальник отдела кадров Сергеева А. А.
Генеральный директор ООО «Светал» Д. С. Зубринович
ООО «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел. : (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
ПРОТОКОЛ
24.05.99 №123
г. Москва
Заседание начальников отделов.
Председатель: Никандров А. В.
Секретарь: Радищева С.С.
Присутсвовали: Зорько А. А., Козырев В.В., Половникова Е. Е., Ротмистрова Н. В. , Старовойтов Е.Е.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке к выставке "Туризм и отдых - 99". (Доклад начальника отдела маркетинга Старовойтова Е. Е.)
2. О необходимости разработки новой компьютерной программы бронирования отелей. (Доклад начальника отдела бронирования Зорько А. А.)
1. СЛУШАЛИ:
Старовойтова Е.Е. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Ротмистрова Н.В.- к 30.05.99 материалы для выставки «Туризм и отдых – 99 » будут подготовлены, пожелания уполномоченных агентств учтены.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить и принять предложение Старовойтова Е.Е по подготовке к выставке.
2. СЛУШАЛИ:
Зорько А.А. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Козырев В.В. – Разработка нового программного обеспечения.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложение Зорько А.А. об автоматизации бронирования отелей. Разработать техническое задание до 05.06.99, подготовить программу к тестированию до 30.06.99. Ответственный Половникова Е. Е.
ПредседательА. В. Никандров
Секретарь С.С. Радищева
1
Объяснительная записка
14.04.1999 №132
Исполнительному директору
ООО «Светал»
Ламзину Д. В.
Начальнику отдела
автоматизации
Козареву И. И.
Отдел бронирования
Докладная записка
17.04.2000 №27
г. Москва
внешняя среда
внутренняя среда
Хозяйственная орг-ия
Система управления
Линейно-штабная схема
Линейно-функциональная схема
производство 1 уровень
2 ур.
пер
2
