3. организация групповой работы — оптимальное оформление процессов групповой деятельности, постановка групповых целей, соблюдение этапов создание благоприятной социально-психологической атмосферы в группе — анализ состояния отношений в группе, создание групповых норм, снятие возникающих в процессе групповой работы напряжений, эмоциональных конфликтов.
Для эффективной работы по содержанию в группе обязательно должны быть представлены следующие роли:
·аналитик— человек, ориентированный на целостное восприятие ситуации, выделение ее составных частей, установление взаимосвязей, выделение приоритетов;
·генератор идей— человек, ориентированный на новые решения, интеллектуально активный, обладающий большим инновационным потенциалом;
·эрудит— человек, компетентный в своей области, знающий ее в мелочах и ориентированный на большее углубление в конкретное содержание, способный выступать в качестве эксперта;
·критик— человек, ориентированный на поиск обоснований, сконцентрированный на вопросах, требующих от других приведения аргументов в пользу принятого решения;
·разработчик— человек, ориентированный на детализацию общих принципов, доведение сформулированного решения до уровня технологии его осуществления.
Для эффективной организации групповой работы в группе обязательно должны быть представлены следующие роли:
Организатор— человек, осуществляющий анализ ситуации и поставленных задач, формулирующий цели групповой работы, выделяющий отдельные этапы и формулирующий задания отдельным исполнителям;
Координатор— человек, осуществляющий анализ содержания всех индивидуальных деятельностей и сведение индивидуальных деятельностей в общее целое (работает в тесном контакте с организатором);
Контролер— человек, осуществляющий надзор за правильностью реализации деятельности, особенно за соблюдением последовательности и времени выполнения работы, а также использованием ресурсов;
Тренер— человек, ориентированный на передачу собственного опыта другим сотрудникам, способный организовать процесс включения и адаптации молодого персонала.
Для создания благоприятного климата, рабочих и дружеских отношений в группе обязательно должны быть представлены следующие роли:
Эмоциональный лидер— человек, являющийся авторитетным для членов группы, обладающий влиянием вне зависимости от своего должностного положения;
Диагност— человек, способный проводить анализ состояния социально-психологического климата в группе, а также выявлять особенности всех других участников группы, их положение по отношению к партнерам;
Интегратор— человек, способный сплачивать группу для решения отдельных задач, обладающий частью лидерского потенциала и целенаправленно осуществляющий необходимую коррекцию состояния групповой атмосферы;
Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить:
·уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале;
·качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структура);
·потребности в обучении;
·стили управления;
·социально-психологический климат;
·инновационный потенциал;
·основные источники сопротивления изменениям;
·распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).
Реформирование организаций
Одноиз существенных ограничений, которое должен учитывать современный руководитель — невозможность существования организации (длительно и эффективно) без изменений. Реформирование может проводиться двумя способами: медленные эволюционные изменения и динамичные, резкие и за короткое время революционные изменения.Для многих организаций процесс медленных эволюционных изменений невозможен в силу отсутствия ресурсов (финансовых, временных и заинтересованного управления). Поэтому для восстановления работоспособности многих предприятий может быть использован только метод революционных, парадигмальных изменений — реформирование организации в целом (организационной структуры, технологической основы, кадрового состава).
Современная ситуация ряда постсоветских предприятий осложняется еще и рядом социально-кадровых аспектов:
1. на многих предприятиях сами работники являются собственниками, и именно от них теперь зависит, будет ли работать предприятие;
2. большая часть крупных предприятий является градообразующими и не может быть ликвидирована в силу социальных причин;
3. для многих регионов весьма низка вероятность привлечения другого персонала (в силу непривлекательности предприятия, региона, финансовых возможностей).
4. достаточно большая часть персонала по своим профессиональным характеристикам не имеет шансов на нахождение другой работы, и поэтому работа на нынешнем предприятии — ее единственная возможность.
Именно поэтому вопрос о проведении реорганизаций на большей части российских предприятий стоит особенно остро.
Стратегии и методы реорганизаци и
Реорганизация может проводиться в разных стратегиях, затрагивая четыре возможных направления деятельности предприятия :
·изменение масштаба оперативной деятельности;
·изменение направлений деятельности (структурных изменений);
·реорганизация всего предприятия (организационной структуры);
·глобальные организационные изменения (в том числе среды).
Рассмотрим, какие методы могут применяться при проведении реорганизаций.
Принудительный метод.
Предусматривает использование силы для преодоления сопротивления со стороны персонала. Это дорогостоящий и нежелательный процесс в социальном плане, но дающий преимущества во времени стратегического реагирования. Используется в условиях острого дефицита времени и только в тех случаях, когда природа сопротивления ясна и откровенного проявления силы не требуется.
Наибольшие трудности в использовании этого метода заключаются в:
·отсутствии до начала процесса перемен базы, которая обеспечила бы его осуществление (чрезвычайно высок риск неудачи нововведений);
·неспособности предвидеть источники и силу сопротивления (возникает замешательство, увеличиваются расходы, происходят отсрочки. Изменение изначально обречено на провал);
·неспособности устранить первопричину сопротивления;
·преждевременных структурных переменах (замедляются темпы изменения);
·игнорировании указаний по внедрению изменений (саботируются изменения);
·непонимании необходимости повышать компетентность и созидать новый управленческий потенциал (изменения приносят в жертву текущим производственным проблемам, снижается качество стратегических решений).
Для повышения эффективности принудительного изменения необходимо (хотя бы задним числом) проанализировать настроение персонала и выявить потенциальные источники сопротивления или, напротив, поддержки.
Метод адаптивных изменений.
В рамках этого подхода стратегические изменения происходят путем постепенных незначительных перемен в течение длительного периода. Процессом руководит не высшее начальство, а специально созданная проектная группа. В любой конкретный момент сопротивление, хотя и слабое, все же будет. Конфликты разрешаются путем компромиссов, сделок и перемещений в руководстве. Этот метод дает возможность осуществлять изменения в условиях, когда у сторонников изменений нет административной власти, но есть сильная мотивация к внедрению нововведений, сформирован соответствующий образ мышления.Метод полезен при том состоянии внешней среды, когда опасность (тенденции) или благоприятные возможности легко предвидеть, и поэтому особой срочности в принятии мер нет. В случае чрезвычайных событий во внешней среде метод может быть неэффективен.
Управление кризисной ситуацией.
Метод может быть использован в ситуации, когда администрация находится в кризисной ситуации, например, изменения во внешней среде угрожают ее существованию и она оказалась в жестоком цейтноте. Когда наступает подобный явный кризис, сопротивление обычно уступает место поддержке. В этой ситуации первоначальная задача высшего руководства — не борьба с сопротивлением, а меры по предупреждению паники. О первых признаках выхода из кризисного положения свидетельствует возобновление сопротивления.
Для предотвращения паники в ситуации, когда кризис неизбежен, руководители, осознающие это ранее других, могут предпринять следующие действия:
·постараться убедить в неизбежности кризиса и принять предупредительные меры;
·не “зацикливаться” на неизбежности кризиса, готовить себя к роли “спасателя”, когда кризис наступит;
до настоящего кризиса создать искусственный, придумав “внешнего врага”, угрожающего существованию администрации: поведение инициатора искусственного кризиса рискованно и может иметь серьезные этические последствия, ведь созданный искусственно кризис может и не превратиться в реальный. Этот метод существенно снижает сопротивление, формируется поддержка решениям, что увеличивает шансы на успешный выход из реальной
Управление сопротивлением (метод “аккордеона”).
Если принудительный и адаптивный методы являются крайними мерами проведения изменений, то этот метод промежуточный и может быть реализован в сроки, диктуемые развитием событий во внешней среде. Продолжительность процесса изменений должна учитывать имеющееся время. С нарастанием срочности этот метод приближается к принудительному, с уменьшением срочности — к адаптивному методу осуществления изменений.
Свойство адаптивности процесса изменений приобретается благодаря использованию поэтапного подхода: процесс планирования подразделяется на этапы, завершающиеся реализацией определенной программы внедрения. При использовании этого подхода сопротивление минимально контролируется с помощью разработанной “стартовой площадки” — первого подразделения, включившегося в изменения. Затем последовательно применяются все новые и новые виды мотивации, включающие и подкрепляющие реально продемонстрированные сотрудниками изменения. Далее в ходе планирования разрабатывается сам процесс внедрения с учетом возможных вариантов развития ситуации.
Метод эффективен, если спонтанные явления во внешней среде не одиночные, а повторяющиеся, и администрации необходимо создать постоянный управленческий потенциал стратегического характера для реагирования на изменения.
Недостатки метода: значительная сложность, постоянное внимание со стороны высшего руководства, необходимость уметь планировать действия в трудно прогнозируемых ситуациях.
Сравним описанные методы:
Неуместное и несвоевременное использование методов реорганизации может стать причиной срыва стратегически важных организационных нововведений. Поэтому руководству организации необходимо иметь инструмент для адекватной оценки ситуации и выбора оптимальных вариантов в реализации организационных нововведений в систему управления. При этом следует учитывать два основных параметра:
· временной горизонт (степень неотложности организационных нововведений, имеющийся временной ресурс для их успешной реализации);
· профессиональная, психологическая, техническая готовность персонала к стратегически важным изменениям в этой организации.
Для оценки временного горизонта необходимы квалифицированные прогнозы развития ситуации в организации и вокруг нее.
При оценке уровня готовности организации к освоению новых управленческих технологий необходимо провести диагностику характеристик организационной культуры, социально-психологического статуса персонала, его технической оснащенности.
Этапы реорганизации
Этап 1. Создание образа “желаемого будущего”— того, к чему должна стремиться организация. Формирование этого образа важно совместить с организацией так называемой “стартовой площадки”. В ее рамках целесообразно приступить к формированию комплексной аналитической группы как одной из первых управленческих команд, способной давать квалифицированные прогнозы развития ситуации в организации и вокруг нее, имеющей возможность накапливать и оперативно обрабатывать необходимую информацию для достоверности своих выводов.
Аналитическая группа должна:
·провести диагноз ситуации, сложившейся в организации и вокруг нее;
·разработать схему преодоления вероятного сопротивления;
·выбрать подходящий метод;
·выявить и мобилизовать всех желающих и способных участвовать в подготовке реорганизации;
·создать атмосферу поддержки со стороны других сотрудников и особенно руководства;
·организовать помощь внешних консультантов.
Этап 2. Планирование процесса реорганизации. Необходимо показать пути перехода от существующей ситуации к “желаемому будущему”.
В рамках этого этапа должны произойти:
·перераспределение приоритетов в деятельности организации (выделение основных процессов и вспомогательных процессов, обеспечивающих эффективное функцинирование, разработка стратегий достижения эффективного функционирования, разработка кадровых программ обеспечения реорганизации);
·направление деятельности администрации на решение приоритетных проблем (стратегический контроль за перспективой, а не за прошлой деятельностью);
·формирование программы проведения реорганизации.
Этап 3. Начало изменений.Начало организационных изменений целесообразно закрепить, например, созданием экспериментального участка. Наиболее важно создание конкурентной среды для персонала предприятия. Конкуренция даст возможность выявить сотрудников, способных включиться в реорганизацию в активной позиции, разработчика, лидера, организатора и т.д. Существенное внимание руководство должно уделить тому, чтобы оградить процессы стратегического изменения от конфликтов с текущими делами. Для этого необходимо:
·четко разделить ответственность за поддержание функционирования и реорганизацию;
·финансировать внедрение изменений отдельно от финансирования репродуктивной части работы организации;
·разработать гибкую систему стимулирования и вознаграждать за успешную работу по стратегически важным направлениям.
Этап 4. Поддержка реорганизации. Необходимость включения в реорганизацию все большего числа разного персонала. Важно максимально расширить реорганизацию, а для этого следует:
·наладить обучение персонала;
·привлечь экспертов к принятию решений;
·постоянно информировать всех заинтересованных лиц;
·контролировать совместимость задач с профессиональным уровнем исполнителей;
·обеспечить управленцам возможность влиять на процесс принятия решений по вопросам, относящимся к их непосредственной деятельности.
Этап 5. Мобилизация.Переход от активного внедрения к естественному проведению реорганизации. Происходит мобилизация всего персонала на работу по-новому. Если и остаются “оппозиционеры”, то это, как правило, работники среднего звена управления. Ускорить их включение или вывод за пределы предприятия может такая кадровая программа, какконкурс на замещение должностей. Всем кандидатам конкурса важно дать возможность представить альтернативные проекты, уже детерминированные программой реорганизации.
Этап 6. Обновление.Организация достигает поставленных целей и живет в соответствии со сформулированным видением.Таким образом, сталкиваясь с необходимостью проведения изменений, следует учитывать ситуацию в организации, время на изменения и особенности персонала. На основании этих данных необходимо выбирать тот способ изменений, который будет адекватен сложившейся ситуации, и планировать этапы проведения изменений, максимально привлекая к этому работоспособный персонал.
ВЫВОДЫ
1. Вопросы оптимизации кадрового состава особенно важны для организаций, проходящих фазы кризиса или спада или находящихся в ситуации роста.
2. Для оптимального использования кадрового потенциала важно провести организационно-кадровый аудит, разработать программу реорганизации, выбрать наиболее эффективные методы руководства персоналом.
3. В ситуации кризиса обостряются вопросы, связанные с эффективностью деятельности команд, адекватностью типу команды, составу персонала и типу организационной культуры.
4. Для сохранения устойчивости организации важно правильно провести процедуры сокращения персонала, избежать возможного в такой ситуации ухудшения социально-психологического климата.
ЧАСТЬ 3. расчётно-эксперементальная
СОЗДАНИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ КОМАНДЫ
В условиях роста ООО «НОРД» одним из ключевых факторов успеха является наличие эффективной команды, которая способна решать новые задачи в постоянно изменяющейся внешней среде. Некоторые собственники пытаются в такойситуации сосредоточить все управление в своих собственных руках. Однако чем успешнее рост, тем более ощущается невозможность управлять динамично растущей компанией узким кругом партнеров и тем более в одиночку. Более того, долгосрочный рост компании не должен зависеть от возможностей и здоровья одного человека. Именно поэтому формирование эффективной команды стало на сегодняшний день одной из ключевых задач руководителя ООО «НОРД».
И здесь генеральному директору ООО «НОРД» пришлось столкнуться с целым рядом проблем:
- дефицит специалистов, которым руководитель доверяет и готов передать решение части важных управленческих задач;
- сложность создания единой команды из высококлассных, но никогда ранее не работавших вместе профессионалов;
- сложность "встраивания" в организацию новых функциональных работников, в особенности когда ряд работников проработал в организации достаточно долго (потенциальные конфликты "старых" и "новых" работников, потенциальная борьба за сферы принятия решений);
В такой ситуации директор ООО «НОРД» готов рассмотреть мои предложения по решению этой проблемы, описанные мною в этой дипломной работе. Тема работы «Совершенствование системы управления персоналом на коммерческом предприятии ООО «НОРД»» взята мной не случайно — это инициатива руководителя организации, где я проходила преддипломную практику.
Цели расчётно-эксперементальной части:
- наиболее эффективным образом распределить полномочия и ответственность, не потеряв при этой контроль,
- наладить эффективную работу, обеспечивая таким образом успешный рост компании в долгосрочной перспективе.
В работе по построению эффективной команды я буду опираться на следующие принципы:
1. В эффективной команде все ее члены разделяют общие основополагающие ценности.
2. В эффективной команде распределение ролей гармонично соответствует личным и профессиональным характеристикам ее членов.
3. Эффективная команда построена таким образом, чтобы сохранять свою результативность в долгосрочном периоде.
4. Эффективная команда гибко адаптируется к возможным изменениям внешней среды.
5. В эффективной команде оптимально выстроено взаимодействие между первым лицом (лидером) и членами команды.
Содержание работ:
Работа по формированию эффективной управленческой команды разбивается на несколько этапов.
1. На первом этапе будет проведена экспресс-диагностика системы управления компании и текущего состояния команды.
Основные вопросы диагностики:
- основополагающие ценности в понимании руководителя и других работников, их удовлетворённость.
- текущее распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками и степень ее формализации
- система принятия решений и центры принятия решений
- распределение ролей в команде и их соответствие личным характеристикам членов команды
Основные задачи данного этапа:
- выявить возможные "слабые" места в системе, которые требуют корректировки для повышения эффективности команды;
- определить ключевые требования к новым сотрудникам, если такие нужны - не только в профессиональном плане, но и в терминах основополагающих ценностей, совместимости с другими членами команды, ролевых установок, и т.д.
2. На втором этапе работа будет направлена на решение выявленных на первом этапе задач и "проблемных" зон, например:
- Совершенствование распределения обязанностей и ответственности, а также ролей между членами команды. Для этих целей могут быть проведены групповые обсуждения.
- Поиск кандидатов на выявленные вакантные позиции. Для поиска руководителей необходимого уровня можно использовать целый спектр каналов - от объявлений в изданиях до мониторинга интересных фигур и опроса экспертов в профессиональных сообществах (конференции, публикации, и т.д.).
- Содержательные обсуждения задач развития компании с использованием некоторых элементов бизнес - анализа. На мой взгляд, подобные обсуждения способствуют выработке единого понимания направлений развития и встраиванию новых ключевых лиц в команды, поскольку позволяют уже на первоначальном этапе совместной работы обменяться мнениями и взглядами на дальнейшее развитие бизнеса.
- Разработка программ обучения для членов команды (специальные профессиональные навыки, ролевые установки, взаимодействие в команде, и т.д.)
- Усиление сплоченности команды (тренинги, и т.д.).
Анализ степени удовлетворённости сотрудников и выявление их основополагающих ценностей.
Для анализа степени удовлетворённости сотрудников нужна первичная информация, которую можно получить с помощью различных методов – анализа статистических данных, наблюдения за работниками, опроса, анкетирования.
Была разработана анкета (см. приложение № 2), которая позволяет получить первичную информацию об уровне удовлетворенности работников с позиций долговременности их отношений с данным работодателем, возможностей их развития и состояния социальной политики организации. Данные, полученные от анкетирования, позволяют определить:
·половозрастной, социально-демографический и профессионально - квалификационный состав работников организации;
·их мотивационно-психологические установки;
·политику вознаграждения за труд;
·возможность карьерного роста для работников организации;
