В практике российских предприятий часто применяется двухуровневое планирование:
-на основании плана по сбыту и остатков товаров на складах, с учетом возможностей поставщиков и их минимальных партий отгрузки планируется закупка товаров на длительный срок. При этом сбытом и закупкой согласовывается график поставок.
-в процессе деятельности по сбыту отклонения от плана компенсируются закупкой через поддержание минимальных товарных запасов по оговоренному ассортименту. Уменьшение запасов до нижнего предела служит основанием дополнительной закупки минимальной партии товара.
Этот метод работоспособен, но не всегда оптимален. Согласование планов закупки и сбыта реально происходит раз в месяц. "Автоматическая" закупка минимальной партии, возможно, нерентабельна, если через неделю приходится покупать следующую минимальную партию. Иногда происходит "зависание" групп товара на складах, которое сбыт игнорирует, не принимая экстренных мер по продаже, т.к. оптимизация запасов не входит в его обязанности.
С другой стороны, отслеживание товарных запасов на более высоком уровне управления также нецелесообразно. Построение вертикальной иерархии и вынесение оперативных вопросов на высший уровень не оправдывает себя. Оптимизация товарных запасов - именно оперативный вопрос, который должен решаться ежедневно.
В некоторых случаях эффективное решение проблемы может быть получено подчинением закупки сбыту. При этом проводится переориентация материального стимулирования сбыта от валовой прибыли к прибыли чистой. Т.е., если раньше сбыт интересовал объем продаж и разница между закупочными ценами и ценами реализации, то теперь в круг его интересов попадает и товарный запас.
Для целей оптимизации товарного запаса может применяться следующая формула расчета прибыли за период:
Пв = (Т2 + Д2 - К2) - (Т1 + Д1 - К1) + Вп - Р,
где: Пв- валовая прибыль до налогообложения,Т2 - товарный запас в учетных ценах на конец периода,Д2 - дебиторская задолженность на конец периода,К2 - кредиторская задолженность на конец периода,Т1, Д1, К1 - соответственно, товарный запас, дебиторская и кредиторская задолженности на начало периода,Вп - валовые поступления средств минус расходы на закупку товара за период,Р - расходы в процессе деятельности сбыта.
Валовая прибыль Пв фактически отражает приращение капитала за период. Рост кредиторской задолженности (использование предприятием товарного кредита от поставщиков и предоплаты покупателей), снижение дебиторской задолженности (более оперативное поступление средств от должников) увеличивают эффективность оборотного капитала предприятия.
Для стимулирования "автоматической" оптимизации сбытом товарных запасов расчитывается прибыль с учетом стоимости финансирования:
Пу = Пв/Н - (Т3 + Д3 - К3) * Ко,
где: Пу - условная прибыль с учетом стоимости финансирования;Пв/Н - валовая прибыль после налогообложения;(Т3 + Д3 - К3) отвлеченный средневзвешенный капитал за период;Ко - процент стоимости финансов.
В случае, когда финансы целиком собственные, Ко может быть принят равным проценту, получаемому от использования капитала в отрасли, на финансовом рынке или в наиболее рентабельной области деятельности предприятия. Условная прибыль Пу (которую можно считать чистой прибылью предприятия, поскольку она адекватно отражает последнюю) используется для стимулирования сбыта-закупки: с нее выделяется процент на премию персоналу, прежде всего управляющим. Действие этой системы поясним на примере:
Если средневзвешенный товарный запас предприятия за предыдущий квартал составил 20 млн.руб., дебиторская задолженность - 5 млн.руб., кредиторская - 3 млн.руб.; в результате деятельности предприятия эти показатели изменились до 15 млн.руб., 3 млн.руб. и 5 млн.руб. соответственно; при этом было реализовано товарного запаса на 5 млн.руб. в учетных ценах, что принесло 14 млн.руб. общих поступлений от сбыта, с учетом наценки, 2 млн.руб. принес возврат дебиторской задолженности, 2 млн.руб. - рост кредиторской - т.е. общие валовые поступления составили 18 млн.руб. (= 14 + 2 + 2), и расходы по сбыту составили 4 млн.руб., то:
Пв = (15 + 3 - 5) - (20 + 5 - 3) + 18 - 4 = 13 - 22 + 14 = 5 млн.руб.,
т.е. валовая прибыль за квартал составляет примерно 23% на первоначальный капитал.
Пу = (5 - 35%) - (17,5 + 4 - 4) * 15% = 3,8 - 2,6 = 1,2 млн.руб.
Как уже отмечалось, итоговую цифру в 1,2 млн.руб. можно условно считать чистой прибылью предприятия, т.к. она отражает действительную прибыль, по сравнению с использованием тех же средств другим образом. В данном примере Ко = 15% за квартал - прибыльность капитала .
Если в приведенном примере восполнить товарный запас за счет закупки и довести его до прежнего уровня 20 млн.руб., то результат изменится следующим образом:
Пв = (20 + 3 - 5) - (20 + 5 - 3) + 13 - 4 = 18 - 22 + 13 - 4 = 5 млн.руб. (та же цифра)
Пу = (5 - 35%) - (20 + 4 - 4) * 15% = 3,8 - 3 = 0,8 млн.руб.
Условная прибыль уменьшилась.
Ликвидация дебиторской задолженности и увеличение на 5 млн.руб. кредиторской, при том же уровне сбыта и товарных запасов, восполняемых за счет кредитования поставщиками, дадут результат:
Пв = (20 + 0 - 8) - (20 + 5 - 3) + 19 - 4 = 5 млн.руб.
Пу = (5 - 35%) - (20 + 2,5 - 5,5) * 15% = 3,8 - 2,55 = 1,25 млн.руб.
*Примечание: во всех приведенных расчетах подразумевается, что средневзвешенные величины соответствуют средним.
* Все приведенные цифры вымышленные
Стимулирование оптимизации товарных запасов через применение данной или аналогичной формулы дает значительный результат при следующих обязательных условиях:
- премия персоналу должна составлять не менее 25% величины Пу;
- руководство сбыта и закупки, ответственный персонал должны быть ознакомлены с методом расчета премии, и быть способны самостоятельно отслеживать и прогнозировать результат каждой сделки.
Для стимулирования сбытового персонала также существенна детальная проработка переменной Р. Расходы на заработные платы, аренду офиса, рекламу, транспортные и складские услуги могут отслеживаться и оптимизироваться сбытом при условии выработки однозначного метода их учета.
Другим, более простым, но менее эффективным способом удержания товарных запасов в определенных рамках является директивное задание его верхних и нижних границ в учетных ценах. Желания сбыта максимально расширить номенклатуру, и закупки - увеличить партии поставки, ограничиваются общей суммой средств, отвлеченных в товарный запас. Способ работоспособен, но имеет тот недостаток, что не обеспечивает функцию оптимизации, а лишь ограничительную.
В деятельности закупки и взаимодействии ее с другими подразделениями рассматривается также время выполнения закупки и время готовности товара к продаже с момента его поступления на склад.
В общем случае, товар, пришедший на склад, необходимо оприходовать, назначить на него цену, внести в прайс-листы сбыта. Оприходование товара проводится на основании сопроводительных документов, в которых указана цена товара и стоимость доставки. Если не брать в расчет случаи брака и пересортицы, остается одна существенная проблема с документацией: на практике довольно часто документы оформлены недостаточно полно, и стоимость, например, доставки, не указана в накладных; счет за доставку выставляется продавцом много позже. Для бухгалтерии предприятия иногда это является непреодолимым препятствием к установлению учетной цены. Аналогичная проблема возникает с установлением продажных цен, особенно, если предприятием применяется установление фиксированной наценки от учетных цен.
Для каждого предприятия решение по оптимизации подготовки товара к продаже является индивидуальным. Имея представление, что товар, пришедший на склад, но не готовый к продаже, является "мертвым" капиталом, легко подсчитать финансовые потери при существующей ситуации (или финансовые выгоды при ее изменении). Финансовый результат может служить основой для стимулирования ускорения процесса. Эффективность подготовки товара может быть повышена передачей функций кодирования товара и внесения его в прайс-листы в ведение одной службы, например, закупки, внедрением автоматизированной системы, и т.д. Реально время подготовки может быть сокращено до 2-х часов.
Для целей оптимизации в закупке также анализируется принцип выбора поставщиков предприятием, качество проработки рынка поставщиков, существующие договоренности.
Критерии выбора поставщика далеко не ограничиваются ценой и качеством товара. Кроме них можно привести целый ряд существенных требований к поставщику, которые могут быть более важны для предприятия, что определяется спецификой его деятельности. В числе таких требований находятся:
- надежность поставщика;
- возможность получения товарного кредита;
- ритмичность и оперативность поставок;
- уровень технологического консультирования;
- широта ассортимента; и т.д.
Предприятие определяет для себя наиболее существенные критерии, и должно качественно проработать рынок, исследовав различные варианты поставок. На практике выбор часто определяется личными отношениями, что в известной мере гарантирует надежность, ценой и качеством товара. Нередко закупка, один раз проработав рынок поставщиков, придерживается прежних партнеров даже при существенном изменении рыночной ситуации. Конкуренция заставляет поставщиков снижать цены и повышать качество, если не товара, то сервиса. Улучшение соотношения цены-качества иногда не затрагивает постоянных покупателей, которым товар предоставляется на прежних условиях.
Предприятие, при всей надежности и привлекательности основного поставщика, работает не с ним одним, а с 3-мя - 5-ю разными. Внезапное прекращение поставок одним из поставщиков неспособно значительно ограничить возможности предприятия. Применение такого деления повышает надежность функционирования предприятия, но увеличивает затраты, т.к. снижается разовый объем закупаемых партий товара и, соответственно, оптовая скидка.
Но на предприятии, о котором идет речь многие факторы движения товаров, организации закупок не оптимальны: склады затоварены, нет систематичности поставок, не налажен процесс выкладки товаров, как в торговом зале, так и на складе (нет четкого распределения женской и мужской одежды, «залежавшиеся» товары представлены вместе с новым ассортиментом). Поэтому необходимо налаживать структуру управления товарными запасами, от этого будет зависеть финансовое благополучие предприятия.
Целью и результатом управления на этом участке является создание такой структуры товарных запасов, которая бы:
-отвечала нормативным требованиям к ассортименту;
- максимально удовлетворяла спрос покупателей;
-давала максимальную прибыль предприятию при минимуме издержек.
Для того чтобы иметь возможность систематически отслеживать и анализировать структуру и динамику товарных запасов, информация о них должна быть упорядочена.
Цель процесса управления товарными запасами заключается в построении такой системы товародвижения, при которой в отделе «УЛЬТРА» находился бы оптимальный товарный запас, который бы пополнялся в оптимальные промежутки времени оптимальным количеством
товаров. Схема товародвижения в отделе представлена на рис.3.2.
В дальнейшем будет использоваться ряд условных обозначений понятий, которые рассматриваются на данном этапе. Поэтому каждой категории далее по тексту присваивается соответствующее условное обозначение. Каждый из четырех названных этапов обозначен далее как время (t - количество дней), требующееся на выполнение каждого из них.
Рис.3.2. Товародвижение
Рассмотрим подробно содержание каждого этапа.
а) Процесс формирования заказа (t фз) включает:
- выявления недостатка товаров;
- изучение ценовых листов фирм-поставщиков;
1) подбор оптимальных цен и условий поставки;
2) составление заказа;
3) размещение заказа.
б) Исполнение заказа (t из) включает:
- прием заказа от отдела
-подбор и упаковка требуемого товара;
-оформление расчетно-платежных документов
-доставка заказа.
в) Обработка заказа (t оз) включает:
-прием поступивших по заказу товаров;
-оприходование товара, в том числе:
1) внесение приходных данных в программу учета товарных запасов
2) ценообразование
3) этикетирование товара;
4) размещение товара по местам хранения.
г) Реализация (tr) - период времени в днях, в течение которого полностью будет реализована поступившая партия товара (по каждому наименованию). Момент расчетов с поставщиком зависит от условий расчетов, оговоренных в договоре поставки. При несоблюдении условий данного договора и несвоевременной оплате счетов поставщика это может в дальнейшем привести в увеличению длительности цикла обращения товаров, что нежелательно.
Далее цикл повторяется.
Запас товаров, единовременно находящийся в отделе должен быть достаточен для удовлетворения потребительского спроса в течение некоторого промежутка времени.
В нестабильных экономических условиях нужно обеспечить максимально возможную скорость оборачиваемости товарных запасов, чтобы отдел не нес инфляционных убытков.
Таким образом, для обеспечения бесперебойного снабжения покупателей и избежания потерь в выручке из-за отсутствия требуемого товара в отделе, можно дать следующие рекомендации:
1) систематически отслеживать динамику спроса на товары одежно-обувного ассортимента;
2) контролировать динамику реализации товаров и размещать новый заказ прежде, чем возникнет угроза товарного дефицита;
3) иметь некоторый страховой запас товаров из группы экономически значимых для предприятия, предназначенный для покрытия возможного дефицита товаров в случае повышенного спроса, либо при непредвиденном увеличении срока исполнения заказа поставщиком. Также страховой запас рекомендуется иметь при высоком риске частичного неисполнения размещенного заказа.
На рис. 3.3. наглядно представлен процесс работы с товаром.
Рис.3.3. Движение товара
Рассмотрим подробно суть условных обозначений, использованных на схеме.
Точка А1 - обозначает момент времени, когда начинается формирование заказа на товар.
Период от точки А1 до точки А2, обозначенный как Тз, отражает период времени от формирования заказа до поступления оприходованного товара в реализацию.
Расстояние от точки А2 до точки АЗ, также обозначенный R, показывает период времени, требуемый для полной реализации поступившей партии товара.
Точка А4 отмечает момент, когда необходимо начать формирование, и, далее, размещение следующего заказа на поставку конкретного товара.
Период А4 - АЗ, обозначенный также как Тз', это период времени от начала формирования нового заказа до поступления новой партии в продажу.
Промежуток времени А1-А4 отражает периодичность размещения заказов. При условии стабильного спроса, либо наличия достаточных ресурсов для поддержания значительного страхового запаса, этот промежуток времени может быть фиксированным. Чаще, однако, приходится постоянно отслеживать уровень товарных запасов, и периодичность размещения заказа неодинакова.
Отрезок прямой между точками А2-А4, обозначенный также как То, обозначает период не возобновления заказа.
На практике основная сложность состоит в том, чтобы определить, в какой момент времени и в каком количестве следует заказать товар.
Рассмотрим подробно подходы к решению данного вопроса.
Время Тз слагается из трех рассмотренных ранее составляющих: tфз, tиз, и toз.
Слагаемые tфз и toз зависят от персонала отдела «УЛЬТРА». Следовательно, длительностью этих подпериодов можно управлять и свести к минимуму.
Если предприятие длительное время сотрудничает с определенными поставщиками, то персонал может с высокой степенью достоверности оценить, за какой период времени поставщик сумеет исполнить размещенный заказ. Зная затраты времени на осуществление рассмотренных этапов и динамику спроса на товары, можно точно определить, когда следует размещать новый заказ. Таким образом, предприятие избегает затоваривания, непродуктивного отвлечения оборотных средств, а также искусственного дефицита, вызванного временным отсутствием товара. Преимущества такого подхода к управлению товарными запасами очевидны.
Заказ следует размещать тогда, когда товарные запасы имеются в количестве:
Тз (в днях) х средний однодневный расход соответствующего товара.
Если поставки товаров осуществляются нерегулярно (длительность срока исполнения заказа существенно варьирует), а также, если неполная поставка является нормой, это непременно должно учитываться при принятии решения о создании страхового запаса товара. Этот принцип также справедлив, если фирма работает с новым, а потому трудно предсказуемым, поставщиком.
3.2. Определение страхового запаса товаров в отделе «УЛЬТРА»
Прежде чем перейти к рассмотрению вопроса, как должен определяться размер страхового запаса, следует подробнее остановиться на вопросе целесообразности его создания.
Страховой запас товара - это специально созданный запас некоторого вида товара, предназначенный для покрытия возможной недостаточности обычных запасов этого товара. Страховой запас создается для предотвращения экономических потерь, в случае отсутствия данного товара.
Вполне очевидно, что иметь страховой запас на все виды товаров, продающихся в отделе нецелесообразно. Такой запас имеет смысл создавать лишь в том случае, если:
- отсутствие товара может повлечь за собой существенные экономические потери (упущенная выгода);
- отдел обязан в любое время иметь определенный уровень запасов данного товара (обязательный ассортимент);
- наличие определенного ассортимента необходимо для поддержания престижа данного предприятия в глазах покупателей.
Создание и поддержание страхового запаса товаров является достаточно затратным мероприятием. Поэтому при определении перечня товаров вначале необходимо оценить, какой экономический эффект это обеспечит.
Безусловно, перечень товаров, страховой запас которых решает создать предприятие, определяется в каждом случае индивидуально, но руководствоваться следует все же экономическими соображениями. На величину страхового запаса влияют:
-колебания спроса (средний - максимальный) в течение одного дня, в штуках;
-колебания сроков исполнения заказа (средний - максимальный), в днях.
Если страховой запас создается для покрытия дефицита в случае нерегулярных поставок при стабильном среднедневном уровне спроса, то количество товара этого запаса определяется как произведение среднедневного расхода данного товара (шт.) и максимального количества дней задержки поставки данного товара в обозримом прошлом.
Если страховой запас создается для компенсации трудно предсказуемых колебаний спроса, необходимо предварительно провести статистическое исследование, что не представляет никаких сложностей при условии использования системы комплексной автоматизации. Полученные результаты экстраполируют на будущий период и, исходя из полученных данных, формируют страховой запас. В этом случае страховой запас будет рассчитываться с учетом влияния этих двух факторов.
Определенный интерес представляет период времени, когда не происходит возобновления заказа (То). Длительность этого периода зависит от:
-величины поступившей партии товара (N);
-среднедневного расхода данного товара (n);
-длительности периода, необходимого на пополнение товарного запаса (Тз).
- R = То + Тз;
- То = R - Тз;
- То = N/n - Тз.
На длительность фазы не возобновления заказа оказывает влияние ряд факторов. Из них мы условно можем выделить факторы первого и второго порядков.
Три вышеназванных условия для удобства назовем факторами первого порядка, так как они непосредственно участвуют в исчислении рассматриваемого показателя.
В свою очередь, эти условия формируются под влиянием факторов второго порядка. При управлении товарными запасами о них нужно помнить.
а) Факторы, влияющие на величину партии заказываемого товара (N).
- уровень спроса на товар;
- существенные скидки при приобретении большой партии товара;
- дефицитность товара, пользующегося спросом у покупателей;
- ограниченность финансовых ресурсов и площадей для хранения запасов товаров;
- высокие темпы инфляции;
- степень стабильности поставок;
- условия расчетов за товары с поставщиками;
- недостоверная информация об остатках товара.
б) Факторы, влияющие на покупательский спрос:
-изменения тенденций моды;
-сезонность;
-покупательная способность населения;
-реклама;
-цена товара;
-другие факторы ( методы работы с покупателями, наличие очередей и т.д.).
в) Факторы, влияющие на длительность срока размещения заказа.
-количество наименований товара в ассортименте ;
-материально-техническая база (быстродействие компьютера, загруженность телефонных линий и т.п.);
-квалификация персонала, а также укомплектованность кадрами.
Перечисленные факторы могут оказать значительное влияние на эффективность управления товарными запасами, поэтому их значение нельзя недооценивать.
Управление товарными запасами является, в известной мере, творческим процессом, и подходы к нему могут быть различными. Поэтому далее кратко излагаются и другие теоретические подходы к рассматриваемой проблеме.
3.3. Принципиальные системы регулирования товарных запасов
Система с фиксированным размером заказа.
Это наиболее распространенная система, в которой размер заказа на пополнение запасов - постоянная величина, а поставка очередной партии товара осуществляется при уменьшении наличных запасов до определенного критического уровня, называемого точкой заказа. Поэтому регулирующими параметрами системы с фиксированным размером заказа являются:
-точка заказа, т.е. фиксированный уровень запаса, при снижении до которого организуется заготовка очередной партии товара, и
-размер заказа, т.е. величина партии поставки.
Система с фиксированной периодичностью заказа.
При этой системе заказы на поставку товаров размещаются через равные промежутки времени. В конце каждого периода уточняются остатки товара и исходя из этого определяется размер заказываемой партии. При этом запас пополняется до какого-то определенного уровня, не превышающего максимальную потребность в этом товаре.
Регулирующими параметрами данной системы являются:
-максимальный уровень запасов, до которого осуществляется их пополнение;
- продолжительность периода между размещением заказов.
Недостатком данной системы является то, что она не исключает возможности дефицита товара в промежутке между заказами.
Система с двумя фиксированными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью размещения заказа.
В данной системе задан как максимально допустимый уровень товарных запасов, так и минимальный (точка заказа), при достижении которого размещается заказ. Минимальный уровень товарного запаса имеет значение тогда, когда достигается до наступления фиксированного времени размещения заказа. В этом случае размещается внеочередной заказ. Таким образом, здесь действуют три регулирующих параметра.
- максимальный уровень товарного запаса;
- минимальный уровень товарного запаса (точка заказа);
- длительность периода времени между размещением заказов.
