После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступавших в именительном падеже. После, с большой буквы пишут содержание выступлений, которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают, выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть со слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и отделяют от предыдущей части текста двумя интервалами.
Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ – СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки.
В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней протокол уточняется, добавляется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архив.
32. документ «выписка из протокола» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, представляющий собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (25), 26, (28).
Выписки из протокола воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса, часть СЛУШАЛИ, часть ПОСТАНОВИЛИ. Выписку подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись, состоящую из слова ВЕРНО, указание должности лица, заверяющего выписку, личные подписи, расшифровки и даты. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.
33. формы организации делопроизводства.
В зависимости от структуры входящих и исходящих документов, у также их количества, в системе делопроизводство может быть централизованным, децентрализованным и смешанным. При централизованной системе делопроизводства приемом, регистрацией, контролем исполнения, отправкой документов и формированием их в дело занимается одноструктурное подразделение (секретариат, канцелярия или общий отдел). При децентрализованной системе, все виды работ с документами производятся в самих структурных подразделениях. При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием и отправка, а в отдельных случаях – контроль за исполнением документов) производят в каком-либо одном отделе канцелярии, а остальные в др. отделах предприятия.
34. состав и учет объема документооборота.
В процессе управления предприятиями требуется быстрая и качественная В процессе управления предприятиями требуется быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой происходит от места составления или поступления на предприятия до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам организации. Это движение документов принято называть документооборотом.
35. Основные этапы документооборота.
Под документооборотом принято понимать движение документов с момент их получения или создания до отправки или исполнения.
Научная организация документооборота — залог успеха в управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих решений во многих
случаях зависит от правильной организации документооборота. Чем короче путь движения документа, тем быстрее он дойдет до исполнителя.
Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения документов. Анализируется тот путь, который они проходят по инстанциям, чтобы, по возможности, его сократить. Устраняются причины, из-за которых происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и визирование, дублирование операций. Для этого составляются специальные оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.
Особую важность при организации документооборота представляют правила оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до выхода в свет или до исполнения.
Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по назначению: вначале они поступают к первому руководителю, затем его заместителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю. Эти задержки можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных инструкциях и инструкциях по делопроизводству. Наибольший эффект достигается тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или проходит по схеме руководитель — исполнитель.
На практике предприятия разрабатывают перечни документов, где указываются должностные лица-исполнители. Делопроизводственные службы направляют документ тому руководителю, который принимает окончательное решение.
Существенную роль в ускорении движения документной информации играют средства оргтехники, применяемые в управленческом труде. Так, при визировании документов и их согласовании используются копии, полученные е помощью множительной техники. Это позволяет одновременно согласовывать документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время. Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обработки документации.
36. хранение документов в текущем делопроизводстве.
Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.
Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.
Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.
37. контроль за исполнение документов.
Порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения задания осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, контроль по существу – это оценка того, на сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба ДОУ. Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (для исполнения обращения граждан).
В документах, поступивших от вышестоящих организаций, и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может быть ручная характеристика, но в настоящее время все чаще используется автоматическая система контроля исполнения документов.
На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.
Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.
38. работа с письменными обращениями граждан.
Тема по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов делопроизводства (кадрового и общего), специально названными должностными лицами, а личная ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителя предприятия. Поступающие письма граждан регистрируются в спец. журналах или на карточках установленной формы. После регистрации письма передаются руководителям организации, которые лично предпринимают необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают эту работу своим заместителям.
После исполнения документа, делается запись в регистрационном журнале или по карте с указанием результата рассмотрения, даты, номере, ответа и кому сообщено о результатах. Ответы на письма могут давать в устной или письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.
Заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены в срок до одного месяца, а не требующие дополнительной проверки – безотлагательно или не позднее 15 дней со дня поступления.
Контроль за рассмотрением писем , а также за исполнением принятых по ним решений возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц. Решение о взятии письма на особый контроль, а также о снятии с контроля после его исполнения принимает руководитель предприятия.
39. номенклатура дел. Виды номенклатуры.
Группирование документов в дело предприятия осуществляется с помощью номенклатуры.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации, структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается на канцелярию или секретаря.
Для составления номенклатуры дел назначается комиссия в составе руководителя структурного подразделения, ведущих специалистов и работника архива.
Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.
Индивидуальная разрабатывается для одного предприятия, а типовая и примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и составления документов.
В крупных организациях рекомендуется использовать сводную форму номенклатуры дел, отражающую документы всего предприятия.
40.формирование дел.
Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:
1. номинальное объединение документов по их наименованию
2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу
3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами
4. авторский – это объединение документов одного автора
5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории
6. хронологический – подбор документов за определенный период.
Документы данного периода располагаются в начале, поступившие позже – в конце.
Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:
- описание дела на обложке
- брошюрование
- нумерация листов
- составление заверительной надписи.
На дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.
Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются проще: учет их ведется по номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.
41. экспертиза ценности документов.
Завершительным этапом работы с докумен6тами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к передаче в архив предприятия для дальнейшего их хранения и использования.
В структурных подразделениях документы должны храниться 1 год, после окончания текущего года к ним еще раз обращаются за справками, а работа с такими документами завершается. В начале нового календарного года по истечении указанного срока, дела должны быть сданы в архив предприятия.
Подготовка к сдаче дел в архив начинается с проведения экспертизы научной и практической ценности документов. Она осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией предприятия, которая назначается руководителем и должна составлять не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих служащих. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе действующими правилами, инструкциями и т.п.
Отбор документов и дел на уничтожение оформляется автором. Тексты рассматриваются экспертной комиссией предприятия, соответствующие нормам – утверждаются руководителем.
42. передача документов в архив.
Предприятие ведется по графику, подтвержденному руководителем. В архив предприятия передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение руководителя.
Архив принимает дела и учитывает их в регистратуре, вместо дел выдаются регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в архиве предприятия.
Документы, подлежащие к гос. хранению остаются в архиве в течении установленного срока, а затем передаются в гос. архив.
-«Малое предпринимательство»
-«Рождество Христово»
-«Три стихии: земля, вода, воздух»
-«Любовь – аромат бытия»
-«Круг семейного чтения»
-«Бюллетени периодических изданий, выписываемых библиотеками ЦБС»
Все библиотеки ЦБС представляют информационные издания в пользование своих читателей и для выполнения справок.
Библиотеки ЦБС выполнили в течение 1995-1996 гг. 290000 сложных библиографических, фактографических, адресных справок по запросам пользователей.
Изучение запросов пользователей выявило изменение спектра запросов, отражающего социально-экономические проблемы сегодняшней ситуации. Образовательные запросы школьников и студентов носят индивидуальный характер и зависят от альтернативных образовательных программ учебных заведений. Библиотекарями отмечается низкий уровень информационной грамотности не только школьников и студентов, но и педагогов образовательных учреждений, которые не владеют знаниями литературы по своему предмету, практически отсутствуют рекомендации для них по той или иной литературе. Для системы дополнительного образования проведено изучение публикаций как периодических, так и книжных изданий по темам: концепции и модели образовательных программ; методики, модульные уроки; развитие творческой способности и одаренных детей; работа кружков, курсов для детей. Подготовлен список литературы для дополнительного чтения детей, занимающихся в кружках и студиях Станции юных техников.
Выявлены регионы с преобладающими группами населения, например, Крылатсткое (регион обслуживания ЦБ 193 и ЦДБ 17), в котором постоянные пользователи - студенты негосударственных образовательных учреждений, не имеющих учебных библиотек. Запросы их разнообразны – от истории религий, культурологии до микроэкономики. В регионах обслуживания библиотек 40,41,38 много пользователей из социально незащищенных слоев населения.
Информационное обеспечение библиотек в помощь образовательным программам включает историю мировых цивилизаций, историю отечества, культурологию, политологию, социалогию, психологию.
Пользователям библиотек предоставляется социально-бытовая информация по проблемам налогооблажения, льгот и компенсаций, страхованию, пенсионному обеспечению в виде списков, информ – стендов «№полезная информация», дайджестов, информ - досье.
Библиотеками проводятся информационные мероприятия с использованием интегрированной информации (аудивизуальной, компьютерной, документальной): неделя экологического просвещения, неделя краеведческих знаний, неделя исторических знаний.
Детские библиотеки уделяют большое внимание информационной культуре читателей –детей:
-ЦДБ разработала и апробировала программу обучения информационному поиску читателей детей «Библиотека в компьютере»;
-библиотека-клуб провела комплекс компьютерных игровых уроков с использованием СD-ROM;
-с целью воспитания культуры чтения библиотеками организуется информины, информ-релизы, премьеры новых публикаций, экскурсии, уроки ББЗ.
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННО -БИБЛИОГРАФИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКИ.
1. Основные задачи
1.1 Организация эффективного информационого обслуживания пользователей библиотек ЦБС.
1.2 Обеспечение развития информационной базы библиотек ЦБС и внедрение информационных услуг на основе автоматизации.
1.3 Организация единой информационной и справочно-библиографической службы на основе согласованной деятельности структурных подразделений ЦБС, координация с библиотеками других ведомств и организаций, с библиотеками-методическими центрами.
2.Содержание работы
2.1 Организация системы информационного обеспечения пользователей библиотек:
2.1.1 Изучение инфраструктуры регионов обслуживания библиотек, выявление профильности предприятий, учреждений, организаций, государственных и коммерческих структур, их потребностей в информационных услугах.
2.1.2 Изучение потребностей населения регионов обслуживания библиотек в информационно-библиографических услугах.
2.1.3 расширение ассортимента информационных услуг, их совершенствование.
2.1.4 Разработка технологии навых форм информационного обеспечения.
2.1.5 организация рекламы информационных услуг библиотек ЦБС.
2.2 Организация индивидуального и группового информирования пользователей библиотек совместно с подразделениями ЦБС:
2.2.1 Ведение базы данных (картотеки) абонементов индивидуального и группового информирования.
2.2.2 подготовка бюллетеней новых поступлений, тематических списков литературы, экспресс-информаций. Рассылка по библиотекам-филиалам и структурным подращделениям ЦБС.
2.2.3 Информирование органов местной власти (муниципалитетов, префектуры) о новых нормативно-законодательных документах. Информационное обеспечение муниципальных программ.
2.2.4 проведение библиографических обзоров, дней информации, дней специалистов.
2.2.5 Выполнение сложных библиографических справок по запросам пользователей библиотек и библиотек-филиалов, требующих использование центрального информационно-поискового аппарата.
2.2.6 Анализ выполненных справок и причин отказов, изучение использования информационно-поискового аппарата ЦБС.
2.3. организация единого информационно-библиографического банка данных ЦБС:
2.3.1 Формирование информационно-поискового аппарата ЦБС совместно с отделом комплектования и обработки.
2.3.2 Разработка технологии введения автоматизированных баз данных. Определение структуры баз данных, отиентированных для конкретных подразделений ЦБС, конкретных направлений использования. Ведение баз данных.
2.3.3 Анализ баз данных, устранение ошибок, контроль целостности, выполнение их резервного копирования и архивирования.
2.3.4Обеспечение автоматизированного информационно-библиографического поиска по запросам пользователей библиотек и структурных подразделений ЦБС.
2.3.5Изучение рынка библиографических и полнотекстовых баз даннах г.Москвы и России по темам, пользующихся повышенныи спросом.
2.4.Формирование информационной культуры пользователей библиотек ЦБС:
2.4.1Проведение групповых и индивидуальных консультаций, семинаров и библиотечно-библиографических уроков,организация курсов по культуре чтения.
2.4.2Разработка учебных программ для пользователей и библиотекарей по поиску в электронном каталоге. Организация обучения.
2.5.Координация работы с библиотеками других систем и ведомств, органами информациионного обслуживания. Посредническая деятельность между информационными центрами, библиотеками, пользователями.
2.6.Анализ состояния информационной и справочно-библиографической работы библиотек ЦБС. Учет на основе данных структурных подразделений.
2.7.Составление перспективных и текущих планов информационной и справочно – библиографической работы ЦБС, текстовых и статистических отчетов на основе данных структурных подразделений.
2.8.Изучение и обобщение инновационных методов и форм информационной и справочно-библиографической работы, внедрение в практику работы библиотек ЦБС совместно с отделом библитотечного маркетинга и инноваций.
2.9.Участие в системе повышения профессиональной квалификации, оказание консультативной и методической помощи в орга низации информационной и справочно-библиографической работы библиотек ЦБС.
3.Организация работы и управление
3.1. Информационно-библиографический (ИБО) отдел является структурным подразделением Центральной библиотеки. Находится в ведении и работает под непосредственным руководством директора ЦБ.
3.2. В своей деятельности руководствуется законами РФ, в том числе «О библиотечном деле», «Основами законодаткльства РФ о культуре», потсановлениями Министерства и управления культуры, рекомендациями методических центров, Уставом ЦБС, приказами и распоряжениями директора ЦБС, Положениями об отделе.
3.3. Структура и штат отдела утверждаются в принятом порядке. В штат отдела входят: главнй библиотекарь, главный библиограф, библиографы, библиограф-оператор, системный программист, инженер-электронщик.
3.4.Отделом руководит заведующий: главный библиотекарь\библиограф, назначаемый и освобожаемый от занимаемой должности директором ЦБС.
Он несет ответственность за организацию и содержание работы отдела. Обязанности заведующего отделом определяются должностной инструкцией, утвержденной директором ЦБС. Заведующий отдела входит в состав Совета при директоре.
3.5. Сотрудники отдела назначаются и освобождаются от должности директором ЦБС по представлению заведующего отделом в соответствии с трудовым законодательством.
3.6. Отдел составляет перспективные и текущие планы работы, текстовые и статистические отчеты о работе отдела. Планы и отчеты утверждаются директором ЦБС.
3.7.Распорядок работы отдела определяется в зависимости от производственной необходимости и утверждается директором ЦБС./5, с 26-30/
2.4. ТВОРЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ ЛИЧНОСТИ ДЕТЕЙ И ПОДРОСТКОВ В БИБЛИОТЕКАХ.
Один из аспектов информационно-культурно-образовательной деятельности библиотеки, обслуживающей подрастающее поколение, - содействие интеллектуальному развитию, расширению сферы делового чтения (хоть это только часть интеллектуального чтения) детей и молодежи. Исследователи чтения выделяют, как известно, три вида: свободное (досуговое). Когда человек читает «для себя» из внутренней потребности, деловое – для цели образования, повышения квалификации, сдачи экзамена и др., пограничное, то есть чтение, рекомендованное кем-то, но предполагающее возможность выбора.
Деловое чтение обеспечивает определенный образовательный и культурный уровень, прививает навыки работы с научной, научно-популярной книгой, навыки поиска и переработки информации. Именно в сфере делового чтения актуальна дидактическая установка научить учиться. Умение учиться не дано личности изначально.
Деловое чтение имеет тенденции, характерные для развития образования, культуры и профессиональной подготовки в целом. Оно предполагает сделать выбор: что читать и как читать, как относиться к прочитанному. Эта литература учит отделять факты от их интерпретации, фиксировать изменения, анализировать различия между способами мышления в разных культурах, воспринимать инокультуры и инакомыслие. Для делового чтения важно также соблюдение правила аутентичности содержания, то есть человек должен быть приучен судить о тексте по самому тексту, а не по его переложению. Деловое чтение предусматривает умение и привычку пользоваться современными информационно-поисковыми системами. Именно поэтому оно является составной частью современного информационно-культурного пространства. Оно приобретается и развивается в течение всей жизни, но его основы закладываются в детстве и юности.
Основными организаторами делового чтения являются учреждения, входящие в информационно культурно-образовательное пространство – школа и библиотека. Наверное, не будет преувеличением сказать, что 90 % обращений школьников в библиотеку с конкретным запросом относится к сфере делового чтения.
С появлением альтернативных школ, лицеев и т.д. значительно усложнился характер учебных программ и курсов. Школьные и детские библиотеки испытывают сейчас значительные трудности, связанные с тем, что их фонды не удовлетворяют читателей. Проблема комплектования, а главное финансирования – самая серьезная. Дело иногда не в отсутствии денег, а в отсутствии информации о книжном рынке. Разрушена система информации о новинках издательств, система доставки литературы в регионы. Создание национальной системы книгоиздания и книгораспространения «Вооks in print» во многом позволит решить проблемы комплектования. Многие детские и школьные библиотеки начали решать эти задачи сами, организуя альтернативное комплектование, выступая в качестве дилеров издательств, заключая прямые договоры с ними, привлекая внебюджетные средства для приобретения литературы, хорошо понимая, что только правильно скомплектованный фонд может привлечь и удержать читателей.
Фонд – основа образовательной сферы делового (и не только) чтения. Библиотекарь должен помогать юному читателю в овладении способами поиска, переработки и усвоения деловой информации, в организации процессов самоообразования, овладении техникой интеллектуального труда. В последнее время получили широкое распространение различные курсы и программы обучения творческой деятельности. Спрос на них, особенно среди старшеклассников, молодежи, очень велик. Приведем хотя бы пример школ, курсов техники быстрого чтения, без овладения навыков которого невозможно усвоение и просмотр большого количества источников. Библиотеки вносят свою лепту в разработку и претворение в жизнь таких программ. Но правильная организация делового чтения, на наш взгляд, требует, во-первых, индивидуализации работы с читателем, от чего, к сожалению, многие библиотеки отошли, а главное - внедрения в библиотеку новых информационных технологий.
