Менеджер: принятие управленческих решений и деловые контакты
Деловые игры.
ВВЕДЕНИЕ
Дисциплину "Менеджмент" с точки зрения преподнесения материала студентам можно рассматривать в 3-х плоскостях: 1) как науку управления, являющуюся теоретической базой курса; 2) как совокупность принципов, методов и форм внутрифирменного управления; 3) как процесс принятия управленческих решений.
Наиболее эффективно теоретический материал усваивается студентами в процессе их участия в деловых играх (ДИ). ДИ являются методом имитации принятия управленческих решений в различных производственных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей. Игры могут использоваться не только для обучения студентов, но и для контроля теоретических знаний последних.
ДИ разрабатываются с учетом количества часов практических занятий по учебному плану, методики построения курса лекций по дисциплине "Менеджмент", численности студентов в группе. В процессе преподавания была выявлена возможность использовать ДИ как после ознакомления студентов с теоретическим материалом, так и до проведения соответствующей лекции, например, игра по теме "Межличностные коммуникации". ДИ" Анализ использования рабочего времени менеджера" может рассматриваться как базовая, обобщающая, поскольку целью ее проведения является получение навыков принятия оперативных управленческих решений и эффективного планирования и использования рабочего дня руководителя. Эту игру можно использовать как вводную и итоговую.
Общая методика подготовки ДИ следующая. Разработка сценария игры должна предусматривать вовлечение в нее всех студентов группы. Динамичный характер игры позволяет обеспечить заинтересованность студентов в получении теоретических знаний.
В ходе проведения ДИ студенты могут играть как активную роль (руководителя отдела, директора фирмы, специалиста-консультанта, сотрудника отдела и т.д.), так и пассивную. В этом случае студент выступает в роли наблюдателя, выполняя контрольно-учетные функции и создавая тем самым информационную базу для последующего анализа в ходе подведения итогов игры. Например, проведение хронометража рабочего дня менеджера, определения стиля ведения переговоров, определение используемых методов аргументирования.
Роль преподавателя в ходе проведения ДИ заключается в следующем:
1) в выборе темы и определении целей игры;
2) в разработке сценария ДИ и списке "действующих" лиц;
3) в описании "роли" каждого из участников;
4) в подготовке необходимого реквизита: карт наблюдений, секундомера, карточек участников с названием роли, данных о производстве, фирме, партнере и т.д.;
5) в распределении ролей между студентами группы и их ознакомлении со сценарием игры;
6) в корректировке хода ДИ в процессе ее проведения (ускорение темпа, введение дополнительных условий, контроль за деятельностью наблюдателей);
7) в подведении итогов, когда анализируется ход игры, отмечаются все положительные и отрицательные моменты, определяется рейтинг каждого из участников.
При распределении ролей между студентами группы преподавателю желательно учитывать личностные особенности каждого участника Одиноко, практика показывает, что эффективнее и интереснее игра проходит в том случае, когда студенты в разных турах игры меняются ролями.
Некоторые ДИ предполагают распределение ролей путем жеребьевки. При этом преподаватель должен следить, чтобы студент не выступал в одной и той же роли несколько раз.
В ряде случаев затруднительно учесть при разработке сценария время на каждую из стадий ДИ. Роль преподавателя в данном случае заключается в оперативной корректировке сценария и изменении норм времени по ходу ДИ.
Специфика ДИ предполагает проведение их группой преподавателей: ведущего и ассистента. Ведущий преподаватель знакомит студентов со сценарием и условиями игры и корректирует ее ход. Первый ассистент распределяет роли и инструктирует студентов, второй контролирует работу студентов-наблюдателей. При разработке ДИ по дисциплине "Менеджмент" авторы столкнулись с нехваткой учебно-методической литературы. Наряду с наличием множества источников, в которых рассматриваются теоретические основы менеджмента, особенностям проведения практических занятий по данной дисциплине пока не уделяется должного внимания. Поэтому авторы учебного пособия предприняли попытку разработки и систематизации ДИ по следующим темам из дисциплины "Менеджмент": "Менеджмент как субъект управления", "Принятие управленческих решений", "Коммуникации в управлении", "Ведение переговоров", "Руководство и лидерство", "Управление конфликтами".
В заключении хочется обратить внимание на следующие моменты. Для повышения эффективности использования ДИ в процессе обучения студентов по дисциплине "Менеджмент" целесообразно использовать видеотехнику: видеокамеру для фиксации хода игры на пленку, а так же телевизор и видеомагнитофон для ее воспроизведения и углубленного анализа результатов.
Поскольку в ходе ДИ используются различные виды наглядных пособий: бланки наблюдений, аналитические таблицы, "роли" участников и т. д., то для обеспечения студентов всей необходимой документацией в полном объеме, целесообразно использование ксерокопировальной техники.
Из истории деловых игр (ДИ)
В нашей стране ДИ возникли еще в30–их годах. Их название и форма несколько отличались от современных, но основные концепции уже нашли в них свое отражение. Автором первой ДИ была М.М.Бирштейн – молодой ленинградский экономист. Она еще в 1932 г. на ленинградском заводе пишущих машин, а в 1936 г.- на ленинградской фабрике "Красный ткач" организовала серию игровых экспериментов, назвав их "организационно – производственными испытаниями". В них приняли участие работники фабрики. Темой "испытания", например, был процесс перехода фабрики на выпуск новой продукции без остановки производства. Таким образом, первые игры были ориентированы не на учебные цели, а создавались как средство подготовки реальных управленческих решений. Трагические события конца 3-их годов, война, блокада Ленинграда прервали разработки советских ученых в области деловых игр.
В 50-е. годы к идее ДИ подошли в США. Возникшие там ДИ применялись для обучения студентов-экономистов или будущих руководителей фирм.
Снова стали заниматься ДИ в нашей стране. В 1975 году. В Звенигороде под Москвой по инициативе ЦЭМИ АН СССР и экономического факультета МГУ обсуждался вопрос о перспективности использования ЭВМ для моделирования экономических систем, составляющих "сюжеты" ДИ.
Серьезные заделы были у сотрудников Новосибирского государственного университета (В.Ф. Комарова, Н.В. Сыскина), Ленинградского финансово-экономического института (И.М. Сыроежин, С.Г. Гидрович), в Ленинградском институте методов управления (А.Л. Липшиц), в Ленинградском областном Совете научно-технических обществ (М.М. Бирштейн), у сотрудников Киевского инженерно-строительного института (В.И. Рыбальский и др.).
Перечисленные учреждения и их сотрудники-энтузиасты игровых методов образовали ядро современной области научной, педагогической и практической управленческой деятельности в нашей стране, продолжающейся и в настоящее время. Стали появляться не только все новые и новые ДИ, но и теоретические работы, возникли имитационные игры не только на экономические, но и на другие темы, например, биологические, медицинские, архитектурные.
Постепенно имитационными играми заинтересовались психологи, социологи. Стали появляться игры, знакомящие молодых людей с социальной средой, в которой им предстоит оказаться в будущем.
Периодически собираются семинары по активным методам обучения, основная тема которых – имитационные игры в процессе обучения.
Отечественные специалисты участвуют в международных встречах, например, на ежегодно проводимом семинаре ISAGA (Internationall Simulation and Games Association - Международная ассоциация по имитационному моделированию и играм. В ходе семинара горячо обсуждаются теоретические и практические проблемы, возникающие в живом процессе создания имитационных игр, их проведения в различных аудиториях и для различных целей и их теоретического осмысления, а также классификация деловых игр.
Таблица 1
Классификация имитационных игр
|
Название игры
|
Цель игры |
1 |
2 |
|
машинная |
моделирование игровой ситуации с использованием ЭВМ |
ручная |
моделирование игровой ситуации без использования ЭВМ |
исследовательская |
формирование нового знания, не получившего ранее отображения в виде публикаций, докладов, лекций, сообщений, методик, инструкций |
учебная |
формирование у игроков знания, не известного им, но уже отображенного в системе знаний с помощью каких-либо средств коммуникации, а также воспитание навыков, качеств, умений |
конкретная |
познание конкретных систем и выработка умений действовать в них |
абстрактная |
воспитание качеств, необходимых для успешной деятельности в широком классе систем. |
Деловая игра №1
"Менеджер как субъект управления"
Продолжительность игры: 4часа
I. Цель игры
Основная цель игровой деятельности – анализ использования рабочего времени менеджера, выявление важнейших "поглотителей" и путей их устранения. Дополнительно участникам необходимо произвести расчеты времени, эффективно используемого менеджером, и дневных потерь и обобщить результаты, проанализировав структуру рабочего времени руководителя.
II. Техническая подготовка
Предварительно для проведения игры необходимо подготовить:
-рабочее место менеджера. Например: письменный прибор, телефон, калькулятор, индивидуальное задание и деловые бумаги и т.д.;
-рабочее место секретаря. Например: папка с деловыми бумагами, телефон, поднос, чайный сервиз и т.д.;
-папку с деловыми бумагами для подчиненного менеджера. Например: квартальный отчет, сведения о поставщиках и т.д.;
-информацию для представителя поставщика с указанием предмета и условий договора (выбор произволен);
-часы для наблюдателей;
--идентификаторы участников игры;
-таблицы наблюдений по форме табл.2 (2-3шт.), аналитические таблицы по форме табл. 3,4,5 (15шт.).
III Участники игры и их функции
1.Менеджер (начальник отдела фирмы). Выполняет определенный объем работы в ходе игры, по возможности не отвлекаясь на посторонние разговоры, посетителей, телефонные звонки и т.д. В течении рабочего дня он принимает оперативные управленческие решения, выполняет возложенные на него обязанности в соответствии с занимаемой должностью. В качестве индивидуального задания менеджер отвечает на вопросы тестов, решает задачи, предложенные преподавателями. В течении рабочего дня у менеджера заранее запланирована встреча с представителем фирмы-поставщика. Целью переговоров является заключение договора поставки какого-либо товара на взаимовыгодных условиях. В переговорах принимает участие подчиненный-работник отдела, возглавляемого менеджером В ходе игры менеджер может делегировать выполнение отдельных задач подчиненному и секретарю.
2.Начальник (генеральный директор фирмы). В процессе игры требует по телефону от менеджера представить в кратчайшие сроки отчетные документы. Например, квартальный отчет для подготовки доклада на встречу с акционерами, информацию о конкретном поставщике, интересующимся ходом решения кадрового вопроса в отделе.
3.Подчиненный менеджера (сотрудник отдела).Докладывает менеджеру о состоянии текущей работы, интересуется ходом решения кадрового вопроса. К своим обязанностям относится безответственно, к докладу не готов, рабочие документы находятся в беспорядке.
4.Секретарь менеджера. Сообщает ему обо всех телефонных звонках, посетителях, выполняет поручения менеджера, предлагает посетителям кофе. В конце рабочего дня отпрашивается у менеджера по "личному делу" и далее не участвует в игре. Несколько навязчива, иногда отвлекает менеджера от работы.
5.Коллега менеджера (сотрудник другого отдела).В рабочее время отвлекает менеджера разговорами на посторонние темы (о спорте, о политике, отдыхе и т.д., делится с ним личными проблемами, мешает выполнению работы менеджера.
6.Представитель фирмы-поставщика.Опаздывает на заранее запланированную с менеджером встречу, долго извиняется и оправдывается, ведет переговоры с менеджером, детально обсуждая условия поставки. В ходе игры может отвлекать менеджера разговорами на посторонние темы.
7.Клиент (представитель фирмы- потребителя. Приходит на прием к менеджеру без предварительной договоренности с целью предъявить претензии к качеству товара, приобретенного его фирмой несколько дней назад. Пытается получить денежную компенсацию, вернуть товар. Настойчив, безапелляционен.
8.Жена менеджераотвлекает менеджера от работы телефонными разговорами на бытовые темы (покупки, здоровье детей, и т.д.). Взбалмошна, импульсивна, обидчива, навязчива.
9.Наблюдатели.Осуществляют хронометраж рабочего дня менеджера, заполняют таблицу учета временных затрат (табл.1)
IV Порядок проведения деловой игры
1. Ведущий преподаватель распределяет роли между студентами группы. Студента, играющего роль менеджера, удаляют из аудитории, преподаватель-ассистент объясняет его задачи.
2. Ведущий преподаватель конкретизирует содержание ролей участникам игры и знакомит их со сценарием.
3. Второй преподаватель-ассистент объясняет наблюдателям их функции и знакомит с правилами ведения хронометража и заполнения таблиц наблюдения.
4. Ассистенты заранее готовят рабочие места действующих лиц.
5. Участники игры прикрепляют таблички - идентификаторы ,и студент – "менеджер" приглашается в аудиторию.
6. По команде ведущего игра начинается. Фиксируются моменты начала и окончания игры (см. рис.1).
Таблица 2
Учет временных затрат менеджера
|
Вид деятельности
|
Интервал времени |
Продолжительность, мин. |
1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
V.Подведение итогов деловой игры
1. По окончании деловой игры проводится анализ использования рабочего времени менеджера. Обобщив результаты хронометража, проводимого наблюдателями, студенты классифицируют затраты времени менеджера и заполняют таблицы3и4.
Таблица 3
Эффективное время работы менеджера
|
Вид деятельности менеджера
|
Интервал
времени |
Продолжительность, мин. |
1 |
2 |
3 |
|
Текущая работас документами |
10.00-10.20
|
20 |
|
Разговор с начальником |
10.25-10.27
|
2 |
Итого |
|
|
Таблица 4
Дневные потери рабочего времени
|
Интервал времени
|
Продолжительн., мин. |
Вид помехи |
Источник помехи |
Причина помехи |
|
14.30-14.35
|
5 |
Телефонный разговор |
Женаменеджера |
Решение бытовых проблем |
|
16.30-16.31
|
1 |
Телефонный разговор |
Неизвестное лицо |
Ошибочный звонок |
|
Итого
|
|
|
| |
2. Студенты анализируют итоги таблицы 3 и 4, на основе чего рассчитывают и представляют графически структуру использования рабочего времени менеджера (см. рис.2).
3. Используя данные таблицы 4, студенты проводят анализ дневных потерь, их классификацию в соответствии с приведенным ниже перечнем, выявляют важнейшие "поглотители" времени и определяют меры по их устранению
Рис.2.
Сценарий игры"Менеджер как субъект управления"
НАЧАЛО РАЬОЧЕГО ДНЯ
Рис 1.
Таблица 5
Анализ дневных потерь рабочего времени
|
"Поглотители"
времени
|
Причины потерь
времени |
Меры по
устранению |
1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
4. Важнейшие поглотители времени
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Стремление слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7. Нерациональное чтение документов.
8. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
9. Поиски нужных записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
10. Недостатки кооперации или разделения труда.
11. Отрывающие от дел телефонные звонки.
12. Незапланированные посетители.
13. Неспособность сказать "нет".
14. Неполная, запоздалая информация.
15. Отсутствие самодисциплины.
16. Неумение довести дело до конца.
17. Затяжные совещания.
18. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
19. Отсутствие связи или неэффективная обратная связь.
20. Разговоры на частные темы.
21. Нерациональная система ведения деловых записей.
22. Синдром "откладывания".
23. Желание знать все факты.
24. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
25. Слишком редкое делегирование (перепоручение дел).
26. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
5. По окончании деловой игры студентам может быть предложен следующий тест.
"Самоменеджмент: насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?".
Студенты отвечают на 10 вопросов, заполняя таблицу 6, используя оценочную шкалу (см. таблицу 7).
Таблица 6
Итоговая таблица к тесту "Самоменеджмент"
|
Номер вопроса
|
Вариант ответа |
Балл за ответ |
1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
|
Сумма баллов
|
|
|
Таблица 7
Оценочная шкала к тесту "Самоменеджмент"
|
Вариант ответа
|
Балл за ответ |
1 |
2 |
|
Почти никогдаИногдаЧасто
Почти всегда |
0
1
2
3
|
