1
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
МИНИСТЕРСТВО РФ ПО АТОМНОЙ ЭНЕРГИИ
УРАЛЬСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине
Архивоведение
на тему
Технология обеспечения
сохранности документов
Выполнил:
студент группы КАД-58В
…………………………. Е.В. Угарова
(дата, роспись)
Проверил: преподаватель
…………………………. А.А. Матвеева
(дата, роспись)
Новоуральск 2000
О Г Л А В Л Е Н И Е
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………
Глава I. Основы обеспечения физико-химической сохранности документов…….
Физико-химические факторы разрушения документов…………………………
Биологические факторы разрушения документов……………………………….
Санитарно-гигиенические условия сохранности документов………………….
Температурно-влажностный режим сохранности документов…………………
Глава II. Основные требования к помещению и оборудованию архива…………..
Создание оптимальных условий хранения документов………………………..
Требования к помещению архива………………………………………………..
Электро- и противопожарное оборудование…………………………………….
Стеллажное оборудование………………………………………………………..
Упаковка документов……………………………………………………………..
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………….
Приложение 1……………………………………………………………………………….
Приложение 2……………………………………………………………………………….
Список литературы………………………………………………………………………..
|
3
5
5
6
9
9
12
12
12
13
14
16
18
20
21
22
|
В В Е Д Е Н И Е
Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.
В работе подробно рассматриваются основы физико-химической сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.
Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.
В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.
Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и влажности воздуха, его газового состава и др.
В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.
В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы – архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.
Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов. С естественнонаучной и технической точки зрения рассматриваются теоретические основы старения и долговечности документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации от преждевременного разрушения.
Глава I
Основы обеспечения физико-химической
сохранности документов
Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.
Физико-химические факторы разрушения документов
Физико-химическим изменениям (старению)подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.
На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная, форзацная лощеная марки А.
Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения.
Биологические факторы разрушения документов
Очень опасны для документовбиологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.
Бактерииявляются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.
Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в бытуплесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах.Грибы- многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27 °С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.
Повреждение документовнасекомымивстречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.
Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.
Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и листах, делая в них ходы.
а) б)
Рисунок 1.1. – а) хлебный точильщик; б) мебельный точильщик.
Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.
а) б)
Рисунок 1.2. – а) притворяшка-вор самец; б) притворяшка-вор самка.
Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.
а) б) в)
Рисунок 1.3. – а) личинка кожееда; б) кожеед ветчинный(рябой); в) кожеед ковровый.
В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.
Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.
Рисунок 1.4. – таракан.
Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина (1 часть 40 %-ного формалина на 13 - 15 частей воды). Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 - 35 °С, защищенными от прямых лучей.
Санитарно-гигиенические условия сохранности документов
Соблюдениесанитарно-гигиенических условийявляется одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.
Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.
Температурно-влажностный режим сохранности документов
Температура и влажность воздухаявляются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.
Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.
В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.
В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень.
Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).
Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.
|
Дата записи
|
Климатические параметры воздуха |
Подпись
сотрудника, сделавшего запись |
Примечание |
|
наружный воздух
|
воздух в хранилище |
|
|
| |
температура
|
относительная влажность |
температура |
относительная влажность |
|
|
|
1.
|
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений.
а) б)
Рисунок 1.5. – а) сплит-система настенного типа LG LS – Р0760HL;
б) оконный кондиционер LG LW–C1261HL.
Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище.
Глава II
Основные требования к оборудованию и
помещениям архива
Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.
Требования к помещению архива
В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.
Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.
Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:
