При работе в инвестиционной компании, являющейся активным участником рынка, необходимо использовать компьютерные информационные технологии. Данная необходимость обуславливается тем, что в организации существует огромный документооборот, а ее подразделения находятся зачастую даже не в пределах одного города. Использование интерактивного режима, работа с базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная обработка документации и пополнение баз данных - необходиПри работе в инвестиционной компании, являющейся активным участником рынка, необходимо использовать компьютерные информационные технологии. Данная необходимость обуславливается тем, что в организации существует огромный документооборот, а ее подразделения находятся зачастую даже не в пределах одного города. Использование интерактивного режима, работа с базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие работы большой современной организации, стремящейся занять свое место на рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых позиций.
Для эффективной работе подразделений используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я намерена более подробно рассказать в данной работе.
Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере Компании установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).
Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в Компании установленалокальная сеть. Каждый из работников Компании имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть, гостю Компании, которому необходимо получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на сети, например справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, система электронных котировок AK&M, Reuters, а также внутренняя электронная почта Компании, по которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся обменные файлы. Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, а также доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и каталогам. При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким пользователям, во избежание использования ими каталога TMP. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми или подразделениями совместных проектов.
Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме on line. Наконец, нет необходимости в большом количестве принтВообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме on line. Наконец, нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.
Структура компании ХХХ
Правила взаимоотношений и информационных потоков между основными подразделениями компании ХХХ
1. С клиентом (реальным и потенциальным) непосредственно общается только брокер, в силу своих служебных обязанностей.
2. Состояние всех клиентских счетов знает только отдел клиентских счетов.
3. Операции на рынке ценных бумаг проводятся только трейдерами.
4.Информации об открытых позициях по денежных средствам клиентов и собственных средствам фирмы владеет только отдел корреспондентских отношений.
5. Полная информация по движению денежных средств и ценных бумаг фирмы - компетенция отдела исполнения операций.
6. Общая движение денежных потоков и ценных бумаг находится под контролем руководством.
7. Допускается только последовательный обмен информацией между функционально связанными подразделениями.
8. Прямой обмен информацией между функционально несвязанными подразделениями допускается только при наличии санкции руководства.
Административная взаимосвязь основных подразделений
Взаимосвязь подразделений компании ХХХ
1. Деятельность основных производственных подразделений, связанная с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется под непосредственных контролем руководства.
Деятельность основных производственных подразделений, связанная с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется при помощи вспомогательных подразделений (бухгалтерия, касса, отдел исполнения операций)
2. Обеспечение деятельности основных производственных подразделений, связанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечивающими подразделениями (техническая служба, хозяйственная служба, канцелярия, курьерская служба, служба связи)
3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие подразделения под непосредственным контролем руководства фирмы.
4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть санкционирован руководством фирмы.
Схема внешнего документооборота компании ХХХ
Принципы построения внешнего документооборота компании ХХХ
1. Все документы, требующие официального ответа, проходят регистрацию у менеджеров фирмы.
2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков исполнения различными подразделениями, производится руководством фирмы.
3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки производится менеджерами.
4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подпись руководством в установленном порядке.
5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менеджеров фирмы.
6. На подпись руководству фирмы документы передаются через административный отдел.
Внутренний документооборот.
Виды документов внутрифирменного использования.
1. Приказ.
2. Служебная записка.
3. Заявка на командировку.
4. Командировочное удостоверение.
5. Заявление.
6. Договор подряда.
7. Расписка.
8. Заявление-обязательство.
9. Меморандум.
10. Запись беседы.
Распорядок дня
Официальное рабочее время
1. Начало рабочего дня 9.00
2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45
3. Окончание рабочего дня 18.00
4. Выходные дни - суббота и воскресенье
В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие чего
сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не выполнены запланированные на день работа или задание
если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни, сотрудники привлекаются к работе к выходные дни
обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пределами официального времени и в выходные дни
Основные виды служебной деятельности
1. Работа с документами
2. Организация и/или проведение встреч и бесед
3. Телефонные переговоры
Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров
1. Прямое указание начальника
2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями
3. Предложения клиентов или партнеров.
Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки служебных обязанностей, по личной инициативе запрещается.
Защита коммерческой тайны в компании ХХХ
Коммерческая тайна
Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определяется законами или другими правовыми актами. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется предпринимателем. Разглашение, передача или утечка информации, составляющей коммерческую тайну, влечет дисциплинарную, гражданско-правовую ответственность, в том числе обязанность возместить убытки.
Банковская тайна
1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операций по счету и сведений о клиенте.
2. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только самим клиентам или их представителем.
3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральный Банк России, кредитные и аудиторские организации.
4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к ответственности в форме возмещения убытков.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.
1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов.
2. Регламенты работы с финансовыми инструментами.
3. Подробная структурная схема подразделений и их взаимосвязи.
4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами.
5. Остатки на расчетных счетах фирмы.
5. Текущие лимиты, графики прихода и расхода денежных средств, обороты компании.
Различные подразделения используют в своей работе различные технологии.
Административный отдел пользуется текстовыми редакторами, в основномWord 6.0.для Windowsи графическими редакторами типаChartist, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остается только техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и выводу его на печать.
Канцелярия используетэлектронную систему учета документации, разработанную нашими программистами специально с учетом особенностей работы инвестиционной группы.
Телефонисты: при помощителефонной сети Компаниивозможно переключение любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.
Факсимодемиспользуются для передачи информации по сетям нашим контрагентам, для получения от них необходимой нам информации а также для пополнения баз данных, используемых в Компании.
Брокерские подразделения используют особый вид программного обеспечения -систему электронных торгов “РТС-1” и “РТС-2”.Она позволяет выставлять свои котировки на корпоративные бумаги, полностью владеть информацией о котировках всех участников рынка и совершать сделки в режиме on line, набирая параметры сделки и контрагента на компьютере. Эта информация передается с помощью модема в центр РТС и также транслируется на остальных участников рынка в считанные секунды. Эта программа произвела революцию на рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пользователями являются все крупнейшие инвестиционные компании и банки не только РФ, но и Запада, работающие на нашем рынке корпоративных бумаг, ее котировками пользуются западные инвесторы при работе с ценными бумагами российских эмитентов.
Также используется система Российский фондовый рынок AK&M net, она на работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для информации о котировках, ее информация является достаточным оправТакже используется система Российский фондовый рынок AK&M net, она на работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для информации о котировках, ее информация является достаточным оправданием при работе с налоговой инспекцией. Также эта система дает подробную информацию об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом эмитенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую информацию, представляющую интерес для участников рынка.
Расчетный отдел (наше законодательство не предусматривает только электронную форму совершения сделки, ему необходимы договорные отношения между ее участниками) back office используетсобственную программу учета, разработанную нашими программистами и позволяющую учитывать совершенные управлением торговых операций сделки, их прохождение в части платежей и перерегистрации прав собственности на бумаги.
Юридическое управление использует в своей работе справочно-правовые системыГарант, Консультант Плюс и Эталон. При помощи их мы всегда в курсе последних изменений законодательной базы, всегда возможно найти любой законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать информацию по интересующему вас вопросу или понятию. Это значительно облегчает работу юристов при аудите финансовых схем.
Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учетаAbacus, специально адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них предусмотрены законодательством особые условия). Наша инвестиционная группа ведет активную деятельность на своем рынке, объемы перерабатываемой информации огромны, между тем каждый финансовый документ должен найти свое отражение в бухгалтерском учете. При бумажном ведении бухгалтерского учета это было бы невозможно, а при помощи Abacus несколько бухгалтеров в состоянии одновременно изменять информацию каждый по своему направлению и давать главному бухгалтеру информацию о состоянии Компании в режиме on line, что необходимо при принятии любых управленческих решений.
Кадровое управление - электронная система учета кадров, позволяющая отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями законодательства.
Аналитический отдел - пример на схеме
Схема организации информационных потоков в аналитическом отделе
Как мне кажется, максимальное использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность Компании работать в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.
