2) электронных документах (магнитных и бумажных — перфоленте, перфокартах) и др.
Сообщения могут быть и устными: телефонными, а также речевыми (общение без телефона).
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:
- в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;
- в зависимости от места прохождения: внешний и внутренний;
- в зависимости от направления по отношению к логистической системе:
входной и выходной.
Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.
Вертикальные - информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т.д.
Внешними являются информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.
Внутренние информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы ( предприятия, оптовой базы и др. ). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние.
Входные информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.
Выходные информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.
Информационные потоки разделяют по срочности: на обычные, срочные, очень срочные ("молнии" ). Соответствующая пометка (" срочная ", "молния") указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения.
Информационные потоки различают по степени конфиденциальности (секретности). Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом (пометкой) о секретности документа. В том же порядке направляются сообщения, содержащие государственную тайну. Благодаря этому удается ограничить доступ к такого рода документам и предотвратить утечку важной информации.
По значимости информационные потоки почковых сообщений делят на простые, заказные и ценные. Заказные почтовые отправления принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений. Ценные сообщения имеют цену
компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения.
По скорости передачи сообщений информационные потоки классифицируют на быстрые и традиционные. Быстрые - факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон. Традиционными считаются почтовые сообщения.
По области охвата информационные потоки делят, на местные, иногородние, дальние, международные. В зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений.
Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных ,в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.
Информационный поток характеризуется такими показателями, как:
- источник возникновения;
- направление движения потока;
- скорость передачи и приема;
- интенсивность потока и др.
Управлять информационным потоком можно следующим образом:
- изменяя направление потока;
- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением. Част ь информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внурискладского перемещения материальных ресурсов.
Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль. Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, методам и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах. Документальное обеспечение логистического процесса -важная задача логистики.
Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).
Часто информационные и материальные потоки протекают в разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.
Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а материальный поток находится еще в пути следования. Такие документы фиксируются как основание для учета "запасов в пути" и после прибытия груза сверяются с его составом и объемом.
Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда.
Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.
Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.
Информационные потоки характеризуют о помощью ряда оценок:
1) по источнику возникновения;
2) направлению;
3)объему;
4) периодичности;
5) порядку согласования;
6) порядку утверждения;
7) срокам действия;
8) порядку хранения и др.
1. Источники возникновения сообщений могут быть различными - от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.
2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня- равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.
Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное. Прямое направление - партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.
Есть и третий вариант определения понятия "направление информационного потока" - учет географического или территориального адресата его назначения:
на Крайний Север, Дальний Восток, Украину и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.
3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: документов; листов в потоке; страниц в потоке; пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков.
Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. При нем объем потока определяют числом строк и документе - документо-строк или числом слов в сообщении - в телеграммах.
Третий способ - учета числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в магнитных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях. , -
4. Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки - разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть ранее или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой. Такова, к примеру, отчетность по движению материальных ресурсов.
5. Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.
6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается - подписывается определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.
7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Таковы лицензии, квоты, право на место в транспортном средстве, некоторые уведомления о возможности заказа, праве на востребование похищенного груза и др. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия.
Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояния их движения к заданному месту доставки.
8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме.
Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно)и др.
Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.
Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.
Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, -капиталоемкий и длительный процесс.
4.2. Связь информационного и материального потоков
Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяющих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сторон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.
Второй информационный поток, следующий за названными, - согласованный сторонами контракт - договор о торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока материальных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки. Когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.
Таким образом, на протяжении всего периода существования материальных потоков информационные потоки о них или опережают движение материалов, или следуют после завершения какого-либо этапа их движения, после приемки потока, перед его расформированием. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе. Опережающий информационный поток в прямом направлении - предварительные сообщения о предстающем прибытии груза. Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных параметрах материального потока. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения. Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Одновременно создаваться материальные и информационные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность возникновения одного из них на основе предшествующего функционирования второго потока. Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно. Во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков. Во-вторых, сначала обычно рождается один - два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока. В-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, т.е. с опозданием по сравнению со временем движения материального потока.
Особенно существенны разрывы во времени между движением информационных и материальных потоков при проектировании будущих материальных потоков из еще не изготовленной продукции, отражаемых в рамочных и полных контрактах при форвардных сделках, заключаемых под будущие товары (еще не выплавленную сталь, не добытую нефть, не изготовленный станок и т.д.). Форвардные сделки в нашей стране развиты достаточно широко. Происходит это потому, что надежное снабжение материальными ресурсами и надежный сбыт готовой продукции в рыночной экономике проще всего обеспечить посредством вступления с партнерами в прямые (горизонтальные) рыночные хозяйственные связи на длительное время. Такие связи дают основание считать, что материальные потоки, нужные получателю, будут отправлены по мере его надобности в них. А поставщик может быть уверен, что изготовленная им готовая продукция будет реализована без излишнего пролеживания на его складе.
Таким образом, организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения ими покупателя требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными.
Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки перевозятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами. Состав таких информационных потоков, правила выбора материальных потоков, которые сопровождают агенты - экспедиторы, определяют стороны в контракте на куплю-продажу товаров, в зависимости от их ценности, важности, меры опасности повреждения или хищения груза и других факторов.
Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде. Они в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток. Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью. Малозначащие сообщения заверяют только подписью, если они подготовлены на бланке информатора с угловым штампом, подтверждающим, что источником возникновения информации является данная организация.
Внутренние информационные потоки оформляются обычно упрощенно - на носителях, не имеющих ни угловых штампов, ни печатей, и заверяются лишь подписями руководителей подразделений предприятия. Некоторые внутренние информационные потоки, учитываемые в бухгалтерии, заверяются треугольными штампиками лиц, материально ответственных за товарные ценности.
Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса - снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли-продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия купленными материальными ресурсами. Документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия -свидетельство начала внутризаводского перемещения материалов, осуществляемого в производственной логистике. Документ об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому подтверждает факт межцехового перемещения таких ресурсов. Документ о приемке на склад готовой продукции изделий и деталей, предназначенных для сбыта, подтверждает этап завершения процесса в производственной логистике. Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений - цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.
Внутренние информационные потоки на ряде предприятий избыточны, их целесообразно сократить по объему, упорядочить периодичность,: а некоторые -аннулировать. На большом числе предприятий информационных потоков меньше, чем следует. Здесь необходимо их расширить и сделать информационно более емкими. Особенно важно это в области транспортно-складских работ, которые на многих предприятиях не учитываются и не определяются, из-за чего обеспечение транспортно-складской логистики на предприятиях неадекватно ни по объему материальных потоков, ни по технологии транспортно-складских работ, ни по производственным возможностям заводского, цехового и внутрицехового складского хозяйства.
Управление информационными потоками при логистике - не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой. При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.
Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации. При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения информационных потоков. Значит, их требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удастся.
Из вышесказанного можно увидеть всю важность информационного потока, если из логистической цепи вырвать это звено, то весь производственный процесс остановится. Сейчас предприятия затрачивают огромные средства на обеспечение информационного потока. Но они оправдывают себя. Использование в логистике технологии автоматизированного управления позволяет существенно улучшить управление материальными потоками на всех этапах логистического процесса. Отметим ее основные преимущества.
На производстве:
- создание единой системы учета и контроля за движением изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;
- сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок. В складском хозяйстве:
- автоматизация учета и контроля за движением материального потока;
- автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;
-сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком. В торговле:
- создание единой системы учета материального потока;
- автоматизация заказа и инвентаризации товаров;
- сокращение времени обслуживания покупателей.
4.3. Использование в логистике идентификации штриховых кодов
Через каждое звено логистической цепи проходит большое количество единиц товаров. При этом внутри каждого звена товары неоднократно перемещаются по местам хранения и обработки. "Вся система движения товаров - это непрерывно пульсирующие дискретные потоки, скорость которых зависит как от потенциала (мощности) производства, ритмичности поставок, размеров имеющихся запасов, так и от скорости реализации и потребления". Для того чтобы иметь возможность эффективно управлять этой динамичной логистической системой, необходимо в любой момент времени иметь информацию в детальном ассортименте о входящих и выходящих из нее материальных потоках, а также о материальных потоках, циркулирующих внутри нее.
Как свидетельствует зарубежный и отечественный опыт, данная проблема решается путем использования п ри осуществлении логистических операций с материальным потоком микропроцессорной техники, способной идентифицировать (опознать) отдельную грузовую единицу. Речь идет об оборудовании, которое может сканировать (считывать) разнообразные штриховые коды. Это оборудование позволяет получать информацию о логистической операции в момент и месте ее совершения - на складах промышленных предприятий, оптовых баз, магазинов, на транспорте. Полученная информация обрабатывается в режиме реального масштаба времени, что дает возможность управляющей системе реагировать на нее в оптимальные сроки.
Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические преимущества. Например, код с прямоугольным контуром код ITF-14 печатается намного легче остальных кодов, что позволяет применять его на гофрированных упаковках. Используется для кодирования товарных партий.
05412345678908 Код ITF-14. Применяется для кодирования отгрузочных упаковок.
Для кодирования большого объема информации на ограниченной поверхности может применяться код "2 из 5 с чередованием".
В логистике дополнительно к другим кодам может применяться код 128, которым могут быть закодированы номер партии, дата изготовления, срок реализации и т. д.
169012СХ34
Код 128. Применяется вместе с другими кодами для кодирования дополнительной информации.
В сфере обращения широкое применение получил код EAN, который часто можно встретить на товарах массового потребления. Остановимся подробнее на технологии использования кода EAN в логистических процессах.
Имеется алфавит кода EAN, в котором каждой цифре соответствует определенный набор штрихов и пробелов. На этапе запуска товара в производство ему присваивается тринадцатизначный цифровой код, который впоследствии в виде штрихов и пробелов будет нанесен на этот товар. Первые две или три цифры обозначают код страны, который присвоен ассоциацией EAN в установленном порядке. Принято называть эту часть кода флагом. Следующие четыре цифры - индекс изготовителя товара. Совокупность кода страны и кода изготовителя является уникальной комбинацией цифр, которая однозначно идентифицирует предприятие, производящее маркируемый товар. Оставшиеся цифры кода предоставляются изготовителю для кодирования своей продукции по собственному усмотрению. При этом кодирование можно просто начать с нуля и продолжать до 99999. Таким образом, первые двенадцать цифр кода EAN однозначно идентифицируют любой товар в общей совокупности товарной массы. Последняя, тринадцатая, цифра кода является контрольной. Она рассчитывается по специальному алгоритму на основе двенадцати предшествующих цифр. Неправильная расшифровка одной или нескольких цифр штрихового кода приведет к тому, что ЭВМ, рассчитав по двенадцати цифрам контрольную, обнаружит ее несоответствие контрольной цифре, нанесенной на товаре. Прием сканирования не подтвердится и считывание кода придется повторить. Таким образом, контрольная цифра обеспечивает надежное действие штрихового кода, является гарантией устойчивости и надежности всей системы.
Проведенные исследования показывают, что введенные с клавиатуры компьютера вручную данные о товаре , в среднем, содержат одну ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на три миллиона знаков. Среднюю стоимость работ по выявлению и устранению последствий одной такой ошибки американская ассоциация менеджмента определила 25 долл. Согласно другим исследованиям, цена одной ошибки превышает 100 долл.
