• ведение журнала хозяйственных операций в рублях и валюте;
• ведение максимально развернутого аналитического учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего семиуровневую иерархическую структуру субсчетов, в разрезе до 3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми аналитических отметок — по каждой проводке;
• ведение мультивалютного учета с автоматизированным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты (рубли) на любую иную валюту;
• разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и построение документов на основе выполненных проводок;
• учет взаиморасчетов с дочерними предприятиями, сторонними организациями и подотчетными лицами;
• ведение кассовой книги;
• учет договоров и контрактов;
• учет основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных моделей расчета амортизации;
• ведение учета товарно-материальных ценностей и списание их по средним ценам либо на основе методов ЛИФО и ФИФО;
• возможность работы с системами штрихового кодирования;
• расчет заработной платы в нескольких валютах; начисляемая зарплата может быть рассчитана на основе сумм "чистыми на руки" (так называемый обратный расчет);
• возможность настройки рабочих мест пользователей с учетом ограничения их прав доступа к различным подсистемам, включая: планы счетов, журналы, хозяйственные операции и т.д.;
• формирование и вывод на печать первичных бухгалтерских документов; в комплект поставки входит встроенный редактор для разработки необходимых дополнительных первичных документов;
• формирование и вывод на печать форм бухгалтерской квартальной отчетности;
• планирование и контроль исполнения бюджета предприятия (сметы проекта);
• фактический и прогнозный учет с возможностью моделирования налогообложения;
• экспорт и импорт данных для электронных таблиц, текстовых редакторов, систем клиент-банк, биллинговых систем и др.;
• ведение бухучета нескольких предприятий на одном компьютере (в одной локальной сети);
• формирование консолидированной отчетности.
1.4.Система “1С:Предприятие 7.7”
Система 1С:Предприятие 7.7 может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. По нашему мнению, которое мы аргументируем ниже, особенности этой программы позволяют рекомендовать ее для ООО "Комплект".
1C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:
• учет операций по банку и кассе;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет материалов и МБП;
• учет товаров, услуг и производства продукции;
• учет валютных операций;
• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;
• учет расчетов по заработной плате;
• учет расчетов с бюджетом;
• другие разделы учета.
Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями организации учета;
• синтетический учет по многоуровневому плану счетов;
• учет по нескольким планам счетов;
• валютный учет и учет покрытия валют;
• многомерный аналитический учет;
• многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;
• количественный учет;
• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе .
Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:
• режим ручного ввода операций;
• режим типовых операций;
• режим автоматического формирования операций по документам.
Исходя из рассмотренных выше возможностей наиболее распространенных бухгалтерских программ, следует, что современное средство автоматизации бухгалтерского учета должно обладать следующими возможностями:
• Вести учет по банковским и кассовым операциям;
• Вести расчет зарплаты;
• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);
• Вести учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП);
• Вести синтетический учет;
• Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет;
• Вести многовалютный учет;
• Вести количественный учет;
• Вести учет товаров, услуг и производства продукции;
• Вести расчеты с бюджетом.
Система “1С:Предприятие” версии 7.7 обладает всеми перечисленными возможностями и следовательно соответствует современным требованиям к программам автоматизации бухгалтерского учета. Исходя из этого, а также из того, что на ООО “Комплект” уже была установлена более ранняя версия этой программы, для установки и освоения была выбрана именно эта система. 2.Преимущества ведения компьюторного бухгалтерского учета
В данной главе преимущества ведения компьюторного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы “1С:Предприятие 7.7”. Это обусловленно тремя причинами:
1)Данная программа наиболее распространена среди пользователей бухгалтерских программ на сегодняшний день;
2)Эта программа соответствует современным требованиям к системам автоматизации бухгалтерского учета, определенным в главе 1;
3)В ООО “Комплект”, на данных которого пишется этот дипломный проэкт, используется именно эта система.
2.1.Общие сведения о программе
Программа “1С:Предприятие 7.7” использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе Windows 95. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятне выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.
При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня.
Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.
Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.
Так как, конфигурирование системы процес весьма сложный и требует специальных навыков програмирования, бухгалтерами данный режим не используется, а основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функцианирующего на основе уже готовой конфигурации.
В программе используются следующие базовые понятия:
Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т.д.
Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.
Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т.д.
Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, набор документов 1С:Предприятии совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.
Журналы. Для просмотра документов в 1С:Предприятии предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.
Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).
Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров .
2.2. Краткая характеристика предприятия
В качестве примера автоматизации учета рассмотрим автоматизацию учета в ООО "Комплект", где я работал в качестве бухгалтера в течении последнего года.
Для отражения задач автоматизации учета и целесообразности применения системы автоматизации далее приводится краткая характеристика ведения учета на данном предприятии.
Бухгалтерский учет в данной организации реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации. Он осуществляется на основе типового плана счетов с использованием типовых рекомендаций по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства. При этом:
• учет использования прибыли текущего года ведется по дебету счета 81 «Использование прибыли» с последующим списанием накопленных сумм в конце года в дебет счета 80 при реформации баланса;
• для правильного отражения в учете отдельных финансово-хозяйственных операций возможно использование дополнительных счетов, предусмотренных типовым Планом счетов;
• форма бухгалтерского учета ведется с использованием регистров бухгалтерского учета, разработанных самим предприятием на основе предложенных в Указаниях;
• моментом реализации, используемым на предприятии является оплата;
• учет трудовых затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) ведется в разрезе технологических операций. Это означает, что для каждого вида выпускаемых изделий определяется набор операций (например сборка, покраска и т.д.) совокупная стоимость которых и определяет сумму трудовых затрат в себестоимости изделия;
• учет общехозяйственных (накладных) расходов ведется обособленно от прямых расходов и может списываться ежемесячно полностью на затраты реализованной продукции;
• незавершенное производство учитывается по стоимости списанных в производство, но не использованных на выпуск готовой продукции затрат, с учетов доли косвенных затрат, приходящихся на незавершенное производство согласно выбранной базе распределения, и полностью остается на предприятии;
• критерий стоимостной оценки основных средств, малоценных и быстро изнашивающихся предметов – в соответствии с нормативными актами Минфина РФ и Госналогслужбы РФ;
• способ начисления амортизации по ОС – в соответствии с установленными нормами по видам оборудования. Дополнительно списывается 50% стоимости приобретенных ОС в первый год их эксплуатации.
• начисление основной заработной платы производственным рабочим - сдельное, остальным сотрудникам - месячный оклад, возможно начислять сотруднику одновременно как оклад, так и сдельную оплату труда;
• учет готовой продукции ведется по фактической себестоимости изготовления (без использования счета 37);
• реализация готовой продукции осуществляется только через склад готовой продукции;
• учет себестоимости продукции (работ, услуг) и остатков незавершенного производства ведется в разрезе видов продукции (работ, услуг), подразделений, видов затрат и каждого вида материалов и технологических операций.
Далее приводится модель учета выпуска продукции:
Поступление материалов от поставщиков дебет 10 кредит 60 и без ведения аналитического учета по 10 счету происходит списание ТМЦ на 20 счет. Оплата осуществляется обычным образом с расчетного счета или через кассу. Налог на добавленную стоимость отражается на счете 19.
Общехозяйственные расходы (счет 26) списываются в конце месяца на счет 20 (Д20 К26).
Стоимость готовой продукции формируется на счете 20 и в последствии списывается на счет 40, а потом передается в реализацию на счет 46: дебет 40 кредит 20, дебет 46 кредит 40.
Финансовый результат от реализации определяется дебет 46 кредит 80 или дебет 80 кредит 46.
Списание материалов происходит по методу ФИФО.
Списание продукции происходит по методу ЛИФО.
2.3.Автоматизация по видам учета
Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе 1C: Предприятие используются виды субконто.Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.
Набор доступных видов субконто определяется на этапе конфигурирования.
Состав видов субконто, используемых в программе, определяется, с одной стороны, требованиями нормативных документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета), а с другой стороны, возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.
Виды субконто в данной конфигурации имеют тип перечисление и справочник.
В программе 1С:Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для организации аналитического учета.
Система 1С:Предприятие позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам.
Виды субконто, имеющие тип перечисление, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений. Такой вид субконто установлен для тех счетов (субсчетов), для которых аналитический учет ведется по заданному набору значений. Как правило, такой набор значений регламентирован нормативными документами. Например, аналитический учет на субсчете 06.1 «Паи и акции» ведется в разрезе инвестиций в дочерние общества, в зависимые общества и в другие организации. Поэтому субконто2 «Характер инвестиций» имеет тип перечисление «Характер инвестиций» с указанными видами инвестиций. Для некоторых счетов тип субконто «перечисление» используется для автоматизированного составления отчетности. Например, на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» аналитический учет ведется по субконто «Платежи в фонды» типа перечисление «Платежи в фонды». Значениями перечисления являются отдельные составляющие расчетов: «взносы: начислено/уплачено», «взносы: доначислено/уплачено самостоятельно» и т. д.
В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обеспечивающий возможность ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам в необходимых разрезах, регламентированных требованиями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов.
Виды субконто, имеющие тип справочник, предназначены для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объектами учета конкретного предприятия. Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с наименованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д.
Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета.
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 60 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Основание». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным,то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с аналитическим учетом по счету 60, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по контрагентам в разрезе основание, так и по основанию в разрезе контрагентов.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.
По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.
Система 1С:Предприятие позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе 1С:Предприятие предусмотрен учет курсовых разниц.
Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.
2.4.План счетов
Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов.
Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе 1С:Предприятие предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.
Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации — документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета.
Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов.
В списке счетов выводятся колонки, отражающие различные данные счета:
Код.– полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов;
Наименование – наименование счета (субсчета): строка, отражающая назначение счета;
Вал.– признак ведения валютного учета. Используется, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе «Вал.» ставится «+»;
Кол.– признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе «Кол.» ставится «+»;
Заб. –признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется соблюдение принципа двойной записи;
Акт.– признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» — активный, «П» — пассивный, «АП» — активно-пассивный;
Субконто1, субконто5 – это виды субконто счета. Количество этих колонок субконто определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов.
Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке «Субконто» вида субконто «Материалы» будет определять ведение учета по данному счету в разрезе материалов.
Все эти настройки в плане счетов позволяют при ведении бухгалтерского учета автоматически выполнять валютный учет, количественный, а также выполнять проводки по хозяйственным операциям.
План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних — подчиненные им субсчета. Как правило план счетов имеет два уровня вложенности, соответствующих схеме «счет-субсчет».
Как уже говорилось выше, план счетов содержит часть счетов и субсчетов, введенных на этапе конфигурирования системы. Такие счета практически недоступны для редактирования в сеансе работы пользователя. Эти счета играют важную роль в целостной работе всей системы бухгалтерского учета на предприятии. У таких счетов можно редактировать только дополнительные реквизиты, если таковые имеются в плане счетов.
При вводе нового счета программа задает вопрос, будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, т. е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в проводках: в них могут быть использованы только его субсчета.
