Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой. Счет, не являющийся , группой, используется в проводках. Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.
При вводе первого же субсчета данного счета в плане счетов будет автоматически создана группа с тем же кодом, который имел данный счет, а к коду самого счета будет добавлен код субсчета (0). То есть, фактически, существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы, при этом группа будет иметь тот же код, что был у счета.
На созданном субсчете будут автоматически отражены все итоги, которые были на счете. Например, если в плане счетов был счет «20», не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет «20.1», то счет «20» будет переименован в субсчет «20.0», и будет создан счет «20» являющийся группой для субсчетов «20.1» и «20.0». Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету, не имевшем субсчетов, на созданном автоматически субсчете.
Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.
При изменении настроек учета по субсчетам не могут быть отменены введенные настройки учета счета, которые автоматически распространяются на субсчета, а могут быть лишь включены дополнительные настройки. То есть, если по счету включено ведение валютного учета, то нельзя его отменить у субсчета, а если ведение валютного учета по счету не включено, то его можно включить по субсчету.
При редактировании настройки аналитического учета счета предлагается диалог для выбора вида субконто из видов субконто определенных в конфигурации.
В диалоге выбора вида субконто существует возможность дополнительной настройки ведения аналитического учета.
Если у счета задан один или более видов субконто, то у субсчета могут быть лишь добавлены виды субконто справа от уже введенных по счету.
Для счетов, созданных в конфигурации, изменяться могут только дополнительные реквизиты счета, то есть код счета и настройки учета изменены быть не могут.
При изменении настроек счетов (аналитического, валютного, количественного учета, признака забалансовое) системе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение.
На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Подобные реквизиты планов счетов называются периодическими.
Если реквизит счета является периодическим, то для него будет храниться не только самое последнее значение реквизита, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода. История изменения значения сохраняется отдельно для каждого счета, независимо от историй других счетов.
Если хранение истории значения установлено для двух или большего числа реквизитов планов счетов, на экран будет выдан список для выбора нужного реквизита.
Таким образом, из рассмотренного выше следует, что план счетов в системе “1С:Предприятие” играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе “1С:Предприятие” воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процес автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое колличество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством “Конфигуратора” требуются специальные знания в области програмирования, что для бухгалтера не всегда возможно. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.
2.5.Роль документов в автоматизации бухгалтерского учета
В системе 1C: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения.
Внешний вид журнала, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным.
Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе 1С:Предприятие существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы.
Так как вся работа с документами, в основном, ведется в журналах, эти два понятия будут рассматриваться вместе.
Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе.
Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов — документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.
Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе 1C: Предприятие существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».
Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).
Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.
Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре колонки, соответственно обозначающие: дата — дата документа, время — время документа, документ— наименование вида документа, номер— номер документа.
Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом журнале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая строка журнала является ссылкой на документ.
В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.
По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.
Документы могут иметь три возможных состояния:
1)документ записан, но не проведен;
2)документ проведен ;
3)документ помечен на удаление.
Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные.
Механизм отбора настраивается в конфигурации. На этапе конфигурирования определяются виды отбора. Пользователь может выполнять отбор документов, используя только те виды отборов, которые определены в конфигурации системы. Например, в системе может быть определено два вида отбора: «по складу» и «по контрагенту». Конкретный склад или контрагент документа будет являться значением отбора.
При устанновке отбора возможно задать колличество значений, которые будут выбираться при заполнении списка существующих значений до выдачи предупреждения. Это позволяет исключить ситуацию, когда заполнение списка существующих значений будет происходить очень долго. Эта функция полезна при обработке большого объема данных. Также возможно установить отбор по диапозонам дат и сумм в документах. Это полезно когда неизвестны их точные значения.
На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.
Отбор записей в журнале может быть включен принудительно. В этом случае при работе с журналом документов пользователь всегда работает со списком документов, отобранных по некоторому значению, например, только с документами, которые он сам создавал. При этом документы, введенные другим пользователем, будут ему недоступны. Принудительный отбор устанавливается на этапе конфигурирования и обычно не может быть отменен пользователем.
Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал.
Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть.
К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.
Уникальность номеров и правила их автоматического присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных.
Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в 1С:Предприятии имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета. Эта процедура позволяет дополнительно уменьшить возможность ошибок при заполнении документа.
Наряду с режимом ввода «на основании», в системе 1С:Предприятие существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвязанных документов. Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые «последовали» за счетом, устанавливаются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирование этих документов. Возможность установки между документами отношений подчинения задается на этапе конфигурирования.
Часто режим ввода «на основании» и возможность создания подчиненных документов используются совместно. В приведенном выше примере заполнение накладных на отпуск товара удобно организовать при помощи ввода «на основании», тогда накладные можно заполнять путем переноса информации из ранее выписанного счета.
Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.
При записи документа в журнал существует возможность указать время документа.
Возможность указания времени записи документа является важной особенностью системы 1С:Предприятие. По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов. Таким образом, время документа служит не столько для отражения астрономического времени его ввода в систему, сколько для четкого упорядочивания документов внутри даты.
Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.
Обычно после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии.
При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.
Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.
Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерскиепроводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.
Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.
При работе в журнале документов и в форме документа существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.
Из всего выше сказанного выходит, что документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.
Важной особенностью документов является хранение и систематизация по отдельным группам информации о хозяйственной деятельности предприятия. Структура этого хранения определяется на этапе конфигурации. Но на предприятии зачастую требуется ведение весьма специализированных журналов документов и их форм. Создание же таковых средствами самого бухгалтера весьма затруднено, так как этот процес происходит на этапе конфигурации и требует специальных знаний програмирования. На этом же этапе задаются связи документов между собой и журналами документов. В связи с этим, изменение этих связей для специальных нужд прелприятия средствами самого бухгалтера также затруднено, что существенно снижает эффективность использования программы.
2.6.Автоматизированное осуществление операций и проводок
Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе 1С:Предприятие практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.
Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.
Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, — это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.
Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. Операции введенные вручную фактически являются документом специального вида «Операция», который не имеет собственно данных, как другие документы, а имеет только операцию.
Для просмотра операций в 1С:Предприятии предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности.
Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.
В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т.д. При этом все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых операций.
Остальные условия отбора операций могут быть самые различные и задаются при работе в сеансе конфигурирования. Так , например, возможно отобрать операции по о конкретной сумме операции или по конкретному объекту аналитического учета.
Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе которому принадлежит операция.
Операции могут находится вследующих состояниях:
1)операция введенная вручную;
2)операция сформирована документом, причем, документ пока не проведен;
3)операция сформирована документом, и документ уже проведен.
С помощью отбора можно выделить из всех существующих операций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования. Видом отбора может быть, например, «Сумма операции». Видом отбора может быть и какой-либо реквизит документа или совокупность реквизитов, а также объектов аналитики. Так, например, можно выбрать все операции, которые проводились с определенной организацией-поставщиком или клиентом. Заметим, что существуют предопределенные виды отбора по видам документов. 1С:Предприятие позволяет отбирать проводки по счетам дебета или кредита, субсчетам, а также по наличию счета или cубсчета в проводке, вне зависимости от того, в дебете или в кредете проводки он используется. Данные возможности задаются при конфигурировании системы. Если выбрать текущее значение в окне «Счет» , то в журнале будут отобраны проводки только с данным значением субсчета. Если выбрать общее значение счета, то будут выбраны проводки, содержащие все субсчета данного счета. Например, все проводки со субсчетами 69 счета.
Отбор может производиться по значениям из операций, находящихся в выбранном на данный момент интервале журнала операций, а не во всем журнале. Также возможно получить отбор с ограничением числовых значений или по сумме.
Каждая операция в 1C:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер.
При проведении проводок также ведется учет изменений по аналитике счетов. Во-первых, в проводке будут отражаться аналитика счетов дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валюты, если в конфигурации определено ведение валютного учета.
Каждая операция (а, следовательно, и проводка) в 1С:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер.
Журнал операций и журнал проводок предназначены для просмотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти деиствия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).
Ввод операции можно осуществлять, как находясь в журнале операций, так и в журнале проводок, при этом предусмотрено несколько способов ввода. В простейшем случае операцию можно ввести «вручную», т.е. заполняя в диалоге все необходимые данные для новой операции. При этом, конечно, придется проделать много ручного труда – ввести правильно счета, объекты аналитического учета и т.д. Для облегчения занесения данных при вводе новой операции предусмотрены следующие способы:
• копирование операции;
• ввод типовой операции;
• ввод документа;
• ввод операции на основании документа.
Ручной ввод:
Ввод счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой, то есть тот, который не может иметь субсчетов.
Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденций. Ввод сложной проводки можно прервать, при этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма стоящая слева от номера проводки.
При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если введенный код является группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета.
Значения аналитики дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов (соответственно в дебете и кредите проводки) определено ведение аналитического учета. Количество и типы значений аналитики определяются также настройкой аналитического учета выбранных счетов.
Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта, сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют. При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции.
Если по одному из выбранных счетов определено ведение количественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться количество.
Сумма проводки может вводится вручную и рассчитываться автоматически.
При вводе однотипных проводок (корреспонденции) операции может быть использован режим копирования.
При вводе и редактировании проводки сумма проводки может тематически рассчитываться на основании цены объекта аналитического учета и количества или на основании курса валюты и суммы в валюте. Автоматический расчет суммы проводки определяется использованием в данной проводке количественного или валютного учета.
В зависимости от установленного значения параметра сумма операции может вводиться вручную или рассчитываться одним из двух возможных способов. Во-первых, сумма операции может автоматически рассчитываться как сумма всех проводок операции. Во-вторых, сумма операции может браться равной сумме первой проводки. Кроме того, в обоих способах для определения суммы операции может использоваться валютная сумма проводки.
Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов.
