В запросе настройки отчета надо указать:
• за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• по какому счету формировать отчет;
• выводить ли проводки по счету по одной конкретной валюте
или по всем валютам.
Если для указанного счета ведется аналитический учет, вы можете вывести карточку, отражающую проводки по данному счету только с конкретными объектами аналитического учета (субконто). Для отбора проводок в карточке по конкретным объектам аналитического учета следует выбрать значение субконто того вида, по которому нужно получить отбор, и установить флажок «Отбирать» напротив того вида субконто, по значению которого будут отбираться проводки. Если флажок «Отбирать» для нескольких видов субконто, карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.
Фактически, при использовании карточки счета с отбором по конкретным объектам аналитического учета отчет позволяет получать карточки складского учета, карточки взаиморасчетов с контрагентами и т. д.
Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по данному счету), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по дебету выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д — дебетовое, К — кредитовое). Для операций, выражаемых также и в количестве, в карточке счета приводится количество.
При детализации на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При этом курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.
2.7.2.9.Анализ счета по субконто
Отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденции данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ счета по субконто).
В этом запросе надо указать:
• за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• по какому счету формировать отчет;
• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);
• выводить ли сводные проводки учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам), или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);
• виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;
• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
• вариант использования субконто:
Разворачивать отчет в разрезе значений субконто данного вида;
Отбирать отчет по одному значению субконто данного вида;
Не учитывать не разворачивать и не отбирать;
• включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен).
Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета. Так, например, если по счету 10 «Материалы» ведется аналитический учет по видам материалов и местам хранения, то можно в первом виде субконто (Вид субконто 1) выбрать материалы, а во втором (Вид субконто2) — места хранения. В этом случае в отчете обороты и остатки по каждому материалу будут развернуты по отдельным складам. Если, наоборот, в первом виде субконто выбрать вид субконто «Места хранения», а во втором — вид субконто «Материалы», то в отчете остатки и обороты по складам будут развернуты по отдельным материалам.
Для каждого субконто в отчете указываются: остаток на начало периода, итоговые суммы корреспонденции со всеми синтетическими счетами, обороты по дебету и кредиту и остаток на конец периода.
Если по счету ведется количественный учет, то для каждого субконто выводится также и количественное выражение оборотов и остатков.
Если по счету ведется валютный учет, то выводятся и данные в валюте.
При детализации если курсор был установлен на строку с начальным или конечным сальдо или с оборотами, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции по счету с данным субконто за отчетный период. Если же курсор был установлен на строку с корреспонденцией счетов, то на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий все проводки за отчетный период по счету с указанной корреспонденцией счетов. 2.7.2.10.Анализ счета по датам
Часто необходимо получить обороты и остатки по счету на каждую дату определенного периода. Это может потребоваться, например, для анализа изменения во времени средств или обязательств организации, для проверки соответствия введенных в информационную базу данных данным, указанным в банковских выписках, и т. д. Нужную информацию можно получить из отчета «Анализ счета по датам». Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ счета по датам).
В запросе настройки отчета надо указать:
• за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• по какому счету формировать отчет;
• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);
• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте).
Отчет представляет собой таблицу, где на каждую дату, в течение которой проводились операции со счетом, содержатся обороты счета с другими счетами, суммарные обороты, остатки на начало и на конец даты.
Если анализ счета по датам выводится по конкретной валюте, то в нем отображаются только сведения об операциях с данной валютой.
При детализации на экран будет выведен отчет по журналу операций, содержащий все проводки за данную дату (если курсор установлен на строку с начальным или конечным сальдо или с оборотами), или все проводки за данную дату с указанной выбранной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на строку с корреспонденцией счетов). 2.7.2.11.Анализ субконто
Для видов субконто, связанных с несколькими синтетическими счетами, с помощью оборотно-сальдовой ведомости по какому-то одному счету нельзя получить полной информации об оборотах и итогах по субконто. Например, учет по субконто вида «МБП» ведется на счетах 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов». При этом в балансе стоимость МБП приводится по остаточной стоимости. Конечно, можно распечатать ведомости по счетам 12 и 13 и вручную свести содержащиеся в них данные, однако это не очень неудобно. В таких случаях проще воспользоваться отчетом «Анализ субконто». В нем для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в которых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ субконто).
В этом запросе надо указать:
• за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• виды субконто;
• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
• вариант использования субконто:
Разворачивать отчет в разрезе значений субконто;
Отбирать отчет по одному значению;
Не учитывать не разворачивать и не отбирать;
• включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен);
• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).
Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета.
В графах анализа субконто указывается наименование субконто, сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и остаток на конец периода. Для каждого субконто приводятся остатки (сальдо) и обороты по всем синтетическим счетам, для которых это субконто используется.
По счетам, на которых ведется количественный учет, для каждого субконто выводятся и денежное и количественное выражение оборотов и остатков.
Для валютных итогов в отчет включаются строки по каждой валюте (в валюте и в рублевом эквиваленте).
При детализации если курсор был установлен на строку с наименованием субконто или с итогами, то на экран будет выведена карточка субконто, содержащая все операции с конкретным объектом аналитического учета за отчетный период.
Если же курсор установлен на строку с наименованием счета, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции за выбранный период по счету для данного объекта аналитического учета. 2.7.2.12.Карточка субконто
Если необходимо получить максимально полную картину операций по объекту аналитического учета (субконто) или группе субконто, можно вывести «Карточку субконто». Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в Хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Карточка субконто).
Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета — также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте.
В запросе настройки отчета надо указать:
• за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• вид субконто;
• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
• производить ли отбор субконто. Если этот флажок установлен, то проводки, включаемые в карточку, будут отбираться по указанному значению субконто;
• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте).
Вы можете вывести карточку, отражающую проводки по конкретному объекту аналитического учета (субконто). Для этого следует выбрать в списке нужный вид субконто и значение субконто этого вида, установить флажок «Отбирать» и (по завершении установки всех параметров настройки) нажать кнопку«Сформировать» или «ОК».
Если флажок «Отбирать» установлен по нескольким видам субконто, карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.
Карточка субконто содержит графы:
• «Дата»;
• «Операции» (описание проводок по данному субконто);
• «Дебет» (счета и суммы проводок, в которых данное субконто было задействовано по дебету проводки);
• «Кредит» (счета и суммы проводок, в которых данное субконто было задействовано по кредиту проводки);
• «Текущее сальдо» (обозначения: Д — дебетовое сальдо, К — кредитовое сальдо).
При наличии исходных данных выводится также количественное и/или валютное выражение оборотов и остатков.
При детализации курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции. 2.7.2.13.Обороты между субконто
Чтобы проанализировать обороты между одним или всеми субконто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида, можно воспользоваться отчетом «Обороты между субконто». Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, — для каждого товара узнать суммарные объемы его закупок каждым покупателем. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Обороты между субконто).
В запросе надо указать:
• за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;
• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;
• вариант использования субконто:
Разворачивать отчет в разрезе значений субконто;
Отбирать отчет по одному значению;
Не учитывать не разворачивать и не отбирать;
• включать ли в отчет суммарные обороты по группам субконто
(флажок «Группы» установлен);
• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по субсчетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят);
• выводить ли отчет без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте).
Для получения отчета нужно указать хотя бы один вид основного субконто и хотя бы один вид корреспондирующего субконто. Отчет будет анализировать проводки, в которых корреспондируют значения указанных видов субконто. По каждой паре значений субконто будут анализироваться все встретившиеся корреспонденции счетов.
Отчет представляется в виде таблицы, в которой приводятся наименования основного и корреспондирующего субконто, а также корреспонденции счетов проводок, в которых встречались пары значений субконто указанных видов. По каждой корреспонденции счетов выводятся обороты в денежном и в натуральном выражении.
При детализации на экран будет выведен отчет по журналу операций, содержащий все проводки за отчетный период с указанной парой субконто.
Также в программе предусмотрено создание специализированных отчетов непосредственно для данной организации и решающих более узкие задачи. Но формы этих отчетов создаются на этапе конфигурации и создание самостоятельно таких отчетов для бухгалтера весьма затруднительно без наличия у него навыков программирования. 2.7.2.14.Отчет по проводкам
Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям. В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Сводные проводки).
Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может содержать одну или несколько корреспонденции счетов и (или) символьных строк, разделяемых точкой с запятой «;».
Корреспонденции имеют вид:
ппроводки со счетом n;
п,тпроводки в дебет счета n с кредита счета т.
Здесь в качествепитможет указываться звездочка («*»), она обозначает любой счет. Например, фильтр «*,51» означает, что в отчет будут включены все проводки с кредита счета 51 «Расчетный счет».
В отчет включаются все записи из журнала операций, удовлетворяющие следующим условиям:
• если в фильтре указаны корреспонденции счетов, то проводка должна соответствовать одной из этих корреспонденции;
• если в фильтре указаны строки символов, то в проводке должна содержаться хотя бы одна из этих строк — либо в графе «Содержание», либо в наименовании субконто дебета проводки, либо в наименовании субконто кредита проводки.
В форме настройки параметров отчета предусмотрена возможность сохранения часто используемых фильтров и их последующего использования.
Проводки в отчет могут быть отобраны по одной конкретной валюте. Для этого следует установить флажок «По валюте» и выбрать нужную валюту.
Проводки могут быть отобраны по конкретному номеру журнала, проставленного в проводках. Для этого следует ввести или выбрать номер журнала.
Для каждой включенной в отчет проводки приводятся дата, описание проводки, счета дебета и кредита проводки, сумма проводки и наименования субконто дебета и кредита проводки, если по счетам дебета или кредита проводки ведется аналитический учет. Для проводок, выраженных в валюте, в отчете указывается наименование валюты, сумма в валюте и курс валюты, по которому была сделана проводка. Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку проводок в журнале проводок.
При детализации курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.
3.Автоматизация различных разделов бухгалтерского учета
Вопросы автоматизации разделов бухгалтерского учета рассмотрены на примере конфигурации программы «1С:Предприятие 7.7», используемой на ООО «Комплект». Все примеры печатных форм документов выполненные с помощью программы, присутствуют в Приложении 2: печатные формы документов в «1С:Предприятие 7.7». Данная конфигурация позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Ведение учета в ней основано на использовании документов, с помощью которых вводится вся информация по разделам. Сама же информация хранится в разного рода справочниках, где она может быть отсортирована и обработана по нужным признакам.
3.1.Учет кадров
В «1С:Предприятие 7.7» для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники».
Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» являются периодическими, работа со справочником требует определенной аккуратности. В этой связи в программу включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся:
• приказ о приеме на работу;
• приказ о кадровых изменениях;
• приказ об изменении окладов;
• приказ об увольнении.
Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в конфигурации предназначен документ«Приказ о приеме на работу».Печатная форма имеется в прил.2 (Приказ о приеме на работу).
Документ имеет закладки «Общие», «Начисление з/пл», Дополнительные доходы» и «Паспортные данные».
На закладке «Общие» указываются: номер и дата приказа, дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, подразделение, должность, характер трудовых отношений, оклад и количество иждивенцев.
Для правильного расчета отчислений во внебюджетные социальные фонды и суммы удерживаемого подоходного налога важным является характер отношений с работником.
Если работа в организации является для сотрудника основным местом работы, то следует заполнить реквизит «Кол-во иждивенцев». При заполнении этого реквизита следует руководствоваться Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополнениями).
Система также позволяет определить совокупный доход, облагаемый подоходным налогом, в реквизите «Тип вычета» указывается сумма в МРОТах, которая не облагается подоходным налогом.При выборе типа вычета для конкретного сотрудника следует руководствоваться Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополнениями).
При занесении данных нового работника предусмотрена возможность автоматического формирования проводок по начислению заработной платы. Для этого в группе реквизитов «Счет отнесения затрат по начисленной заработной плате» следует указать счет, на который будут отнесены затраты по начислению заработной платы и объекты аналитического учета по нему. Остальные три документа служат для изменения разного рода данных о сотрудниках.
Так, для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в программе предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях».Его следует использовать:
• при переводе работника из одного подразделения в другое;
• при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов;
• при изменении месячного оклада и т. д.
Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников, используется документ «Приказ об изменении окладов».
Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение. Для формирования данного приказа предусмотрен документ «Приказ об увольнении».
Все эти документы имеют влияние не только на базу данных о сотрудниках в справочнике «Сотрудники», но и на все остальные компоненты программы для которых существенна эта информация. Например, на компоненты расчета и начисления заработной платы работникам. Это связано с тем, что программа «1С:Предприятие 7.7» действуют по принципу сквозного учета: любая операция влечет за собой изменение в регистрах учета.
3.2.Расчет, начисление и выплата заработной платы
Для автоматического начисления заработной платы в программе предназначен документ «Начисление зарплаты». Документ имеет экранную форму диалога с двумя закладками: «Ведомость» и «Ставки налогов».
Закладка «Ведомость» предназначена для ввода информации о суммах начисленной заработной платы. Также в ней указывается дата начисления заработной платы. Начисление заработной платы может происходить по любому количеству работников. Более того, начисленной заработной платы может происходить в разрезе отдельных подразделений предприятия. Для этого надо в реквизите «Подразделение» выбрать из справочника с одноименным названием структурное подразделение, для сотрудников которого начисляется заработная плата. Если вы хотите рассчитать заработную плату по всем сотрудникам организации, данный реквизит заполнять не следует. Данная возможность позволяет бухгалтеру значительно ускорить процес выполнения операций по заработной плате.
Ставки страховых тарифов и налогов указываются в закладке «Ставки налогов» документа «Начисление заработной платы».
В закладке указывается:
• законодательно установленный размер минимальной месячной оплаты труда;
• тарифы страховых взносов в Пенсионный фонд России, Фонд социального страхования Российской Федерации, федеральный и территориальный фонды обязательного медицинского страхования и Государственный фонд занятости населения Российской Федерации;
• ставка сбора на нужды образовательных учреждений.
После заполнения формы документ следует сохранить и провести.
При проведении документа «Начисление ЗП» будет автоматически создана операция с проводками по:
• начислению заработной платы;
• начислению страховых взносов и сбора на нужды образовательных учреждений;
• удержанию из заработной платы взносов в Пенсионный фонд России;
• удержанию подоходного налога.
Документ автоматически рассчитывает сумму подоходного налога на основании сведений о совокупном валовом доходе работника, размере минимальной месячной оплаты труда и предоставляемых работнику вычетах в порядке, определенном налоговым законодательством.
Данную сумму приходится корректировать вручную только в том случае, если она не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически. Например, при приеме сотрудника на работу не с начала месяца оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.
В тех случаях, когда сотруднику помимо основной заработной платы выплачиваются другие доходы, подлежащие обложению подоходным налогом, сумму этих доходов следует указывать перед вводом документа «Начисление зарплаты» в периодическом реквизите «Дополнительный облагаемый доход с начала года» на закладке «Дополнительно» в форме элемента справочника «Сотрудники». Тогда эти суммы будут включаться в расчет заработной платы.
