РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Секретар керівника. Реферат.

Разделы: Экономика стран СНГ | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:




     Страница: 6 из 8
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 4 5 6 7 8 







Зведення обліку обсягу документообігу
за 200 р.
(місяць)

Вид документів Кількість документів Усього
Оригінали Копії
Вхідні Вихідні Внутрішні
Разом

Результати обліку обсягу документообігу узагальнюються й доводяться до зведення керівника організації для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами й визначення штатної чисельності служби ДЗК.



СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ

Система документації – це сукупність документів, взаємозв'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських ( адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні як – від: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.


Основні правила оформлення реквізитів



№
Реквізити
Розташування та правила оформлення

1
2
3

1
Державний герб
Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації

2
Емблема організації чи підприємства
Порядок із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3
Зображення державних нагород
У верхньому лівому кутку або посередині документа

4
Код підприємства, установи, організації
У верхньому правому кутку

5
Код форми документа
У верхньому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7
Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа
У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом

8
Назва структурного підрозділу
У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку
У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:052183,
м. Київ-183, вул. Ватутіна, 7, тел.512 58 96.
На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 2258741 в Укрінбанку м. Києва МФО № 586731

10
Назва виду документа
Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводитися назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

11
Дата
Документ датується вдень його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (5 серпня 1998 р.) або цифровим – трьомапарами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 25.06.98 (тобто 25 червня 1998 долі). у документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом

12
Індекс
У верхній частині зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в собі три парі арабських цифр, де перша пари – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад,:
№ 02-15/54, де 05 – шифр структурного підрозділу; 15 – номер справи; 54 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії

13
Посилання на індекс та дату вхідного документа
У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи бачила документ. Наприклад,: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер

14
Місце укладання чи видання
У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15
Гриф обмеження доступу до документа
З правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”

16
Адресат
З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштова адреси – пишеться із середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресований до установи, те поштова адреси вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.
Наприклад,:
Друкарня “Преса Никонову Миколі
України” Петровичу
Головному вул. Грінченка,
редакторові буд. 7, кв. 19
Романову В.О. Київ – 0401004

17
Гриф затвердження
У верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
- назва посади;
- особистий підпис;
- ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;
- дата затвердження.
Наприклад,: ЗАТВЕРДЖУЮ
директор школи
(підпис) С.В. Литкова 07.10.99

18
Резолюція
У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, те резолюцію, вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документи, крім полів. Складається з таких елементів:
- прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;
- указівка на порядок виконання документа;
- термін виконання документа;
- особистий підпис керівника;
- дата.
Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою

19
Заголовок до тексту
Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа

20
Відмітка про контроль
З лівого боку у верхній частині, полючи першої сторінки документа. Її проставляють за формою “ДО” або “Контроль”

21
Текст
Складається з таких логічних елементів:
- вступу;
- доказу;
- закінчення.
Розташовується на всю ширину сторінки (від полючи до, полючи)



22 Відмітка про наявність додатка Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:
1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, те відмітку про це, оформляють так:
Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, те їх потрібно перелічити з указівкою на кількість сторінок у шкірному з них і кількість примірників:



Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 арк. у 2 прим.
Якщо додаток залишається в справі, те зазначається:
Додаток: на 2 арк. лише адресатові.
У разі великої кількості додатків окремо складається їх, список, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

23 Підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- зазначення посади (із лівого боку);
- підпис (між назвою посади й прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:
Директор - Директор



ЗОШ № 246 ЗОШ № 224
/підпис/ /підпис/
К.Н.Петренко І.І.Савкова
Розшифрування підпису в дужки не береться

24 Гриф узгодження Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (із підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (із підвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з:



- слова “УЗГОДЖЕНО”;
- назви посади службової особи, із якою узгоджується документ, та назви установи;
- особистого підпису;
- його розшифрування;
- дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці.
Наприклад,:
УЗГОДЖЕНО:
Директор ЗОШ № 255
/підпис/ Т.Б.Романкова
01.09.99

25

Віза
Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:
- особистого підпису особи, що візує;
- дати.
У разі споживи зазначається посаду особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище):
Завідувач кафедри (підпис) О.Л.Брамка
28.08.99
невеликі зауваження ( 1 – 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
26

Печатка
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх, розсилання, до довідок із місця роботи і т.д.
27

Відмітка про засвідчення копії
У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильна”; дата; посаду виконавця; підпис і його розшифрування. за споживи підпис завіряється печаткою
28

Прізвище виконавця та номер його телефону
Цей реквізит, обов'язковий на вихідних документах (аркушах, довідках, висновках).складається з:
- прізвища виконавця;
- номера його службового телефону.
Смороду ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього полючи першої сторінки документа й, містить такі відомості:
- стислу довідку про виконання;
- слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
- дату скерування документа до справи;
- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
30

Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій
Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
- запис “Інформація перенесена на машинний носій”;
- підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
- дату перенесення
31

Відмітка про надходження
Містить:
- скорочену назву організації, що отримала документ;
- дату його надходження.
Ця відмітка робиться від чи руки за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
- назву організації;
- дату надходження;
- індекс документа.
- Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа





Документи підлеглі затвердженню:

Акти перевірок і ревізій, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робіт, передачі справ, ліквідації заснувань, підприємств і т.д.
Договори про провадження робіт; матеріально-технічному постачанні; оренді приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальній відповідальності і т.д.
Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень; на проведення науково-дослідних робіт і т.д.
Інструкції (правила) - посадові; по документаційному забезпеченню керування; по техніці безпеки і т.д.
Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії, чисельності працівників і т.д.
Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи і т.д.
Переліки посад працівників із ненормованим робітником удень; підприємств, на яких поширюються визначені пільги і т.д.
Плани виробничі; будівельно-монтажні; науково-дослідних робіт; по капітальному ремонті; роботи колегії, науково-технічної ради і т.д.
Положення про міністерства, структурні підрозділи і т.д.
Програми проведення робіт, заходів і т.д.
Розцінки на провадження робіт.
Кошторису витрат на зміст будинків, на заробітну плату і т.д.
Стандарти державні, галузеві, технічні умови.
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розклади і зміни до них.

ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРІАЛІВ

У документах, оформлюваних на двох і більш сторінках, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номера сторінок повинні проставлятися посередині верхнього, полючи листа арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.
Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження варто відокремлювати друг від друга 1.5 - 2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються друг від друга 2 - 4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома обличчями, і їхні підписи розташовуються одна під іншою, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2 - 4 міжстрокових інтервали.
Дата в службових документах може оформлятися кожним із наступних способів: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містить зведення фінансового характеру. Наприклад,: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.
При написанні дати в документі, яким будуть користатися іноземні партнери, необхідно пам'ятати, що в США спочатку пишеться місяць, потім число - 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.
Якщо в тексті використовуються цифри, то варто знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра коштує на початку пропозиції, неї варто писати словами.


Засоби копіювання й оперативного розмноження документів

Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження: засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів, і засобу оперативного малотиражного розмноження.
Копіювальні засоби розрізняють по способі одержання копій: світлокопіювання, термокопіювання, фотокопіювання, мікрофільмування й електрокопіювання Загальним для цих способів є ті, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.
Світлокопіювання - один із найбільш простих і дешевих способів одержання копій - заснувань на використанні світлочутливого папера і широко застосовується в проектно-конструкторських підрозділах. Однак одержувати світлокопії можна тільки з документів, виготовлених на прозорій чи напівпрозорій основі. У діловодстві число таких документів незначно, тому використання цього методу обмежено.
термокопіювання. Копіювання виробляється на спеціальний термореактивний папір або на звичайний папір із використанням спеціальної термокопіювання папера.
Фотокопіювання забезпечує висока якість копій, однак вартість використовуваних матеріалів значний і тому цей спосіб для одержання навіть невеликого числа копій нецільоспрямовано. Основне його призначення - одержання копії для подальшого розмноження.
Мікрофільмуванн я (одержання фотографуванням зменшених зображень оригіналу) забезпечує оперативне розмноження документів, створення й використання страхових фондів і схоронність коштовних оригіналів, механізацію процесів пошуку інформації, скорочення площі архівосховищ на 30% і обсягу збереженої документації в 50-70 разів. Мікрофільмування застосовують в установах для скорочення площі й витрат по збереженню документів. Поширені також пошукові системи, що використовують мікрофільми.


     Страница: 6 из 8
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 4 5 6 7 8 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка