В программе “1С:Бухгалтерия” план счетов представлен в виде таблицы. В названиях счетов и субсчетов можно использовать буквы и цифры, при этом код субсчета должен начинаться с названия счета: “60.1”, “68.обл”. В отличие от программ “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер” в “1С:Бухгалтерии” структура плана счетов по умолчанию двухуровневая, она включает только счета и субсчета первого порядка. Это связано с тем, что в этой программе аналитический учет ведется без помощи обычных субсчетов. Для того, чтобы получить возможность работать с большим количеством уровней субсчетов, необходимо перенастроить программу.
Для каждого счета нужно указать, является ли он активным, пассивным или активно-пассивным. Счет любой из этих категорий может быть забалансовым. На заранее оговоренных счетах можно вести количественный учет и учитывать валютные средства.
Атрибуты основных счетов не подлежат изменению или удалению в процессе обычной работы пользователя. Так, пользователь не может удалить из плана счетов счет 50 “Касса”. План счетов можно переделать полностью, но это потребует внесения существенных изменений в методики построения отчетных форм, что возможно, но требует хорошего знания программы и много времени. Необходимость перенастройки отчетных форм в случае внесения серьезных изменений в план счетов может возникнуть и в остальных программах.
Для контроля правильности проводок, вводимых пользователем, существует справочник “Корректные проводки”. По существу он представляет собой список всех допустимых проводок (альбом проводок) и может пополняться пользователем. Имеется следующая интересная возможность автоматического пополнения справочника корректных проводок. В начале работы с программой следует отключить контроль правильности проводок. После небольшого периода эксплуатации можно дать программе указание автоматически пополнить список корректных проводок всеми типами корреспонденций, которые она сможет найти в журнале проводок.
“1С:Бухгалтерия” дает возможность использовать несколько разных планов счетов одновременно. Это может позволить, например, организовать параллельное ведение учета по российским и международным стандартам.
Начальные остатки задаются в журнале операций специальными проводками, в которых счет, для которого указывается остаток, корреспондирует с нулевым счетом.
4.1.2 Ввод информации
Все три программы основаны на ведении журналов хозяйственных операций. Основных способа зафиксировать операцию в журнале - три.
Первый заключается в том, что просто описывается операция проводками.
Второй способ - использование “типовых операций” (термин “1С:Бухгалтерии” и “Турбо Бухгалтера”, в “Инфо-Бухгалтере” они называются “хозяйственными операциями”). При этом пишется только необходимая для построения проводок информация, но не составляются сами проводки - программа построит их по заранее заданным правилам. Например, добавляя в “Инфо-Бухгалтере” в журнал операцию “Касса: получение из банка”, необходимо указать дату и сумму.
После нажатия клавиши “ОК” программа самостоятельно сформирует проводку и после этого можно увидеть полное описание операции.
Еще одно нажатие “ОК”, и операция внесена в журнал! В “1С:Бухгалтерии” и “Турбо Бухгалтере” все происходит примерно так же.
Операции могут быть и гораздо более сложными, с запросом большего количества сведений и построением группы из нескольких проводок. Все три программы - “1С:Бухгалтерия”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер” предоставляют бухгалтеру возможность создавать собственные операции, в дополнение к уже имеющимся.
Третий способ позволяет вести учет по принципу “от первичного документа”. Можно заполнить в программе бланк того или иного документа, например, накладную или приходный кассовый ордер, и тут же распечатать его на принтере.
Затем программа на основании указанной при заполнении бланка информации добавит в журнал новую хозяйственную операцию с соответствующими проводками.
В программе “1С:Бухгалтерия” так же , как и в программе “Инфо-Бухгалтер”, для ввода информации о деятельности одного юридического лица используется один общий журнал хозяйственных операций. Даже если проводка пишется самостоятельно, она должна быть привязана к какой-либо хозяйственной операции. Если счет имеет субсчета, то при написании проводки выбор одного из субсчетов обязателен.
При заполнении документов их можно повторно просмотреть и отредактировать - соответствующие записи в журнале операций будут автоматически откорректированы. Предусмотрено ведение единых для всей программы справочников (картотек) юридических и физических лиц, товарно-материальных ценностей и других объектов учета, что при заполнении документов позволяет полностью избежать постоянного ввода одних и тех же реквизитов. Заслуживает внимания большое количество заранее заготовленных авторами программы документов и справочников. Структура меню - четкая и ясная. Работая с программой “1С:Бухгалтерия” легко ответить на вопросы типа: “Где можно оформить начисление зарплаты?” или “Где можно выписать доверенность?”.
Существует возможность создавать одни документы на основании других, как бы копируя их содержание. Это можно делать и в тех случаях, когда речь идет о документах разных типов - например счет и накладная.
Доступ к документам осуществляется через журналы документов, причем в одном журнале могут присутствовать документы разных топов, а один и тот же документ может упоминаться в нескольких журналах.
4.1.3 Стандартный набор отчетов
Все три программы позволяют получить довольно большой и разнообразный набор отчетов, включая баланс и основные формы отчетности для налоговой инспекции, внебюджетных фондов и органов статистики.
В программе “1С:Бухгалтерия” предусмотрено 18 видов “Внутренних отчетов”, в том числе “шахматка”, главная книга. Для любого счета могут быть сформированы оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость к журналу-ордеру, карточка по счету (перечисление всех операций и проводок, в которых счет присутствовал, с указанием оборотов и сальдо). Также имеется кассовая книга, книга покупок и книга продаж. Следует отметить, что при работе с отчетами есть возможность получить расшифровку каждой цифры. Например, в шахматной ведомости, указав курсором “мыши” на пересечение колонки со счетом 02 и строки со счетом 20, можно увидеть все имевшиеся в журнале проводки вида дебет счета 20 “Основное производство” кредит счета 02 “Износ основных средств” - то есть все проводки, связанные с начислением износа оборудования, используемого в основном производстве.
Для каждой пр оводки можно узнать, с какой операцией она связана. Более того, отчеты позволяют не только найти конкретный первичный документ или хозяйственную операцию, но и сразу же внести исправления (как и в “Инфо-Бухгалтере”). Так, указав на конкретную строку книги продаж, можно вызвать на экран соответствующий счет-фактуру и изменить его содержание.
Помимо “внутренних отчетов” в программе имеются “регламентированные” - предназначенные для передачи различным контролирующим органам. Таких отчетов более 40, включая баланс, справки для предоставления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики. Некоторые из них представляют собой просто бланки, которые следует заполнять вручную.
Программа предоставляет возможность создавать свои собственные отчетные формы, воспользовавшись средствами программирования. На практике такие работы обычно проводятся программистами.
4.1.4 Организация аналитического учета
Хотя аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия при принятии управленческих решений.
Синтетический учет может дать ответ на вопрос, каковы обороты, к примеру, по счету 41 “Товары”. Если же нужна более подробная информация, приходится прибегать к учету аналитическому. Объектами аналитического учета могут быть товары, контрагенты, договора и любые другие объекты. Целью аналитического учета является сбор информации о том или ином объекте аналитики, разбросанной по разным синтетическим счетам.
Типичными вопросами, на которые должен давать ответ аналитический учет, могут быть: “Каковы обороты по каждой ассортиментной группе товаров и по каждому конкретному товару? Каковы обороты по всем товарам, полученным от конкретного поставщика?”. Возможны и более сложные вопросы: “Каковы затраты, связанные с выполнением строительных работ на конкретном объекте по конкретному договору, за вычетом денег, уплаченных субподрядчикам, и какова доля топлива в этих затратах?”.
В программах “1С:Бухгалтерия”, “Инфо-Бухгалтер” и “Турбо Бухгалтер” аналитический учет организован совершенно по-разному. Это как раз то, в чем между этими тремя программами существует принципиальная разница.
Следует отметить, что все три программы позволяют ввести в один журнал операций данные о деятельности нескольких предприятий и получить раздельные и консолидированные отчеты (хотя степень удобства при этом обеспечивается разная).
В программе “1С:Бухгалтерия” в принципе возможно использование аналитических субсчетов, но ведение аналитического учета здесь основывается так же, как и в “Турбо Бухгалтере”: на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют “субконто”. Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета.
Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например для счета 10 “Материалы” может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: “Материалы” и “Склады”. Это означает, что каждый раз при составлении проводки или операции с участием счета 10, нужно будет указать конкретный материал и склад.
При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно пользоваться имеющимися справочниками (“Основные средства”, “Товары”, “Материалы”, “Договора”, “Контрагенты” и еще 17 других). Объекты, перечисленные в этих справочниках могут быть объединены в группы и подгруппы.
При построении ряда отчетов можно использовать субконто. С их помощью можно:
-получить более мелкую градацию итогов внутри одного счета;
-объединить все итоги с разных счетов, относящиеся к определенному объекту;
-получать итоги, которые имеют отношение ко всем необходимым объектам аналитического учета одновременно.
Таким образом можно задать, например, условие типа “Обращать внимание при построении отчета только на те проводки, которые имеют отношение к учету пряжи на запасном складе”.
А вот задать такое правило построения отчета, как “Учесть при построении отчета все проводки, имеющие отношение либо к выплатам Иванову по договору № 15, либо к выплатам Петрову по договору № 25” стандартными средствами в “1С:Бухгалтерии” невозможно. В этом она уступает “Турбо Бухгалтеру”, но в целом имеющиеся в ней средства ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для большинства ситуаций.
Складской учет
Все три программы позволяют вести количественный учет, имеют средства выписки накладных, счетов-фактур и приема платежей. Для комплексной автоматизации деятельности торгового предприятия этого недостаточно. Во-первых, такими средствами не может пользоваться человек, не имеющий бухгалтерского образования. Во-вторых, объем торговых и складских операций может быть весьма велик и “минибухгалтерия” в таком потоке данных просто захлебнется. В-третьих, специализированные программы торгово-складского учета и соответствующие модули в составе комплексных программ позволяют выполнять все операции быстрее. В-четвертых, они предоставляют дополнительный сервис: оперативный показ и контроль остатков, ведение учета в нескольких единицах измерения одновременно (например, мешки и килограммы), приходование и отпуск товара упаковками, скидки, резервирование товаров, формирование специализированных отчетов и многие другие возможности.
Из этого можно сделать вывод, что ведение складского учета средствами минибухгалтерий в принципе возможно, но только при сравнительно небольших потоках складских документов.
Нельзя не упомянуть и о программе “1С:Торговля и склад”, входящей в серию программ “1С:Предприятие”. Она может не просто формировать проводки для “1С:Бухгалтерии”, но и использовать общие для двух программ справочники контрагентов, товаров, складов. При этом обе программы имеют одинаковые средства настройки, схожий внешний вид и принципы работы.
Подойдет ли минибухгалтерия большому предприятию? Ответ на этот вопрос зависит от специфики использования программы. Предположим, что минибухгалтерию применяет главный бухгалтер для построения баланса. При этом в программу вносятся только итоговые проводки, которые представляют бухгалтеры, занимающиеся отдельными участками учета. В таком случае объем работы на каждом из этих отдельных участков не имеет принципиального значения. Это самый поверхностный вариант автоматизации.
Возможны и более сложные формы организации работы. Все три программы дают возможность нескольким бухгалтерам одновременно делать записи в одном общем журнале операций. При этом каждый их них, работая на своем компьютере, будет видеть изменения, сделанные другими. Правда, это возможно только тогда, когда компьютеры объединены в так называемую локальную компьютерную сеть при помощи специального оборудования. Кроме того, нужно применять специальную “сетевую” версию программу, которая стоит дороже обычной.
При наличии достаточно мощных компьютеров возможна работа с журналом операций, состоящим из нескольких десятков или даже сотен тысяч проводок.
Все три минибухгалтерии позволяют организовать ввод данных с нескольких изолированных рабочих мест, возможно даже находящихся на большом удалении друг от друга. Позже журналы хозяйственных операций можно объединить. Наиболее развитые и удобные средства для такого рода работы предоставляет “1С:Бухгалтерия”, правда, преимущество появятся только в случае приобретения отдельного дополнительного модуля для объединения данных.
Программы “1С:Бухгалтерия” и “Турбо Бухгалтер” позволяют ограничивать доступ отдельных пользователей к определенной информации и лишать их возможности выполнять действия, на которые они не уполномочены.
4.1.5 Обучение и поддержка
Все три программы продаются в комплекте с довольно подробными и доступными для восприятия руководствами по эксплуатации, хотя сразу бросается в глаза разница в объемах этих руководств. Все три программы имеют возможность предоставления пользователю справок и подсказок.
Для каждой из минибухгалтерий развернута сеть центров обучения работе с программой. Обучение платное, стоимость каждый центр обучения устанавливает самостоятельно.
К программе “1С:Бухгалтерия” прилагается самая объемная документация - шесть книг (более 2000 страниц). Большая часть документации предназначена не для обычных пользователей, а для тех, кто программу будет настраивать и переделывать. Фирма “1С” организовала исключительно обширную сеть учебных центров - более 600 и издает значительное количество различных учебно-методических материалов.
Отдельного внимания заслуживает работа так называемых “линий консультаций” - телефонных номеров, по которым можно задавать вопросы, возникающие при работе с программой.
4.1.6 Возможности доработок
Все три программы предоставляют исключительно широкие возможности для настроек и переделок. Имеется возможность создания новых хозяйственных операций, отчетов и документов. Фирмы “1С” и “ДИЦ” (“Турбо Бухгалтер”) пошли еще дальше - можно переделать и изменить буквально все, вплоть до главного меню. Особенно велики возможности настройки программы “1С:Бухгалтерия”, прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому людей.
Практика показывает, что использование большинства этих возможностей требует наличия соответствующих навыков и опыта. Вполне доступным обычному пользователю является только описание типовых хозяйственных операций. Несмотря на нередкие исключения, в основном такого рода работы успешно выполняются только специалистами по внедрению соответствующих бухгалтерских программ. Следует отметить, что фирма “1С”располагает очень большой и разветвленной по регионам сетью организаций, которые не только продают ее программу, но и внедряют ее, производя необходимые настройки, часто весьма сложные. Большое количество специалистов-настройщиков фирмы “1С” имеют сертификаты.
Настройка и переделки в программах требуют времени и денег, однако могут значительно упростить, облегчить и ускорить последующую рутинную работу бухгалтера.
Программа “1С:Бухгалтерия” позволяет хорошо реализовать технологию работы “от первичного документа”, способна работать в комплексе с другими продуктами фирмы “1С”. Преимуществом программы “1С:Бухгалтерия” является хорошая сбалансированность: откровенно слабых мест нет. Другим преимуществом является большая сеть “внедренческих” организаций, способных осуществлять серьезные переделки в программе.
4.2 Обзор рынка справочно-правовых компьютерных программ. Обоснование выбора справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”
Давно прошли те времена, когда бухгалтер мог не интересоваться правовыми вопросами. Действительно, раньше, когда законодательство было стабильно, в этом не было особой необходимости. Иное дело сейчас, когда в сфере налогообложения и бухучета действуют тысячи нормативных актов, а новые появляются с пугающей быстротой. В ближайшем будущем законодательство тоже вряд ли будет отличаться большим постоянством. Как известно, любое изменение законодательства вызывает гораздо больше вопросов, чем ответов. Где найти новые документы? В каких случаях и как они применяются? Какой документ действует в том или ином случае? Все эти и другие вопросы ежедневно возникают у тысяч бухгалтеров. И это при том, что бухгалтер - специалист в области бухгалтерского учета, а вовсе не в юриспруденции.
Бухгалтерия - это очень ответственный участок на любом предприятии. И большинство руководителей уже осознали, что нужно облегчать рутинную работу бухгалтера. Поэтому сейчас трудно найти бухгалтерию без компьютера, а компьютер - без учетных программ. Но так же, как и различные учетные программы, в “арсенал” бухгалтеров прочно вошли справочно-правовые компьютерные системы.
4.2.1 Краткий обзор рынка СПС
В настоящее время на рынке СПС работает достаточно много компаний-разработчиков систем и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание СПС. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:
-КонсультантПлюс (АО "КонсультантПлюс");
-Гарант (НПП "Гарант-Сервис");
-"Кодекс" (Центр компьютерных разработок ).
В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует прежде всего назвать:
-"Эталон" (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
-"Система" (НТЦ "Система" при ФАПСИ).
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
-ЮСИС (фирма "Интралекс");
-"Референт" (ЗАО "Референт-Сервис");
-"Юридический Мир" (издательство "Дело и право");
-"Ваше право" и "Юрисконсульт" (фирма "Информационные системы и технологии");
-системы "1С:Кодекс", "1С:Гарант", "1С:Эталон" (компания "1 С");
-система "Законодательство России" (Ассоциация развития банковских технологий), и некоторые другие.
Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна, и в настоящее время абсолютно точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть достаточно субъективными.
4.2.2 Основные поисковые и сервисные возможности
Можно выделить три основных вида поиска в компьютерных справочных системах:
-поиск по реквизитам документов;
-полнотекстовый поиск;
-поиск по специализированным классификаторам.
Современные СПС предоставляют возможность эффективно работать с любым из этих видов поиска. Возможности мгновенного поиска с помощью комплекса поисковых инструментов - действительно совершенно новый уровень работы с информацией, который обеспечили компьютерные технологии.
Важнейшее свойство программных технологий заключается в том, что они позволяют не просто в сотни раз быстрее искать конкретный фрагмент текста документа по тому или иному признаку, но и одновременно сочетать несколько поисковых инструментов. Это свойство позволяет прекратить споры о том, какой вид поиска более удобен и точен.
В действительности каждый вид поиска имеет свои достоинства и недостатки, преимущества и ограничения при использовании. Оптимальный же результат может быть получен только при сочетании различных видов поиска и их параллельном использовании. Проанализируем каждый из этих видов поиска более подробно.
4.2.3 Организация поиска документов в системах "КонсультантПлюс"
Одной из причин, по которой системы "КонсультантПлюс" используются как опытными, так и начинающими пользователями, является легкость и простота в работе, системы "КонсультантПлюс" представляют богатейшие возможности для поиска документов и анализа законодательства, интуитивно понятные принципы общения с системой позволяют даже неподготовленному пользователю освоить базовые операции работы с системой после непродолжительного времени.
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать запрос - заполнить некоторые поля Карточки реквизитов. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если же какое-то поле Карточки реквизитов не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Например, поиск по пустой Карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, включающего все документы информационного банка.
Указанная особенность вовсе не означает необходимость заполнять все поля Карточки реквизитов. Наоборот, для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.
При заполнении полей Карточки реквизитов следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки реквизитов. В ней содержится информация о количестве документов из информационной базы, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Как уже было сказано, нужно стараться заполнять не более двух-трех полей. Информационная строка поможет принять решение: или сформировать список найденных документов, или уточнить запрос.
Методика организации поиска
Необходимо различать два вида поиска.
Поиск конкретного документа.В этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа: вид документа, принявший орган, примерное название, примерная дата принятия, реже (но это самый хороший вариант) - номер документа.
При таком виде поиска следует начинать с введения тех данных о документе, в правильности которых мы наиболее уверены. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу, по информационной строке в нижней части Карточки реквизитов. Если нужный документ не находится, то варьируются данные запроса. Наличие же точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Поиск информации по определенному вопросунадо начинать с максимально широкого запроса и использовать тематический поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обязательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости слов, делать перестановку слов в словосочетаниях.
