Но, чтобы осуществить стратегическое планирование в рамках даже государственного управления необходимо иметь "твердую почву" под ногами. Я имею ввиду определенную структуру или подразделение, осуществляющую деятельность по разработке, реализации как федеральных, так и областных стратегических планов.
В это эпохальное десятилетие государственные структуры всех ветвей власти в Российской Федерации столкнулись с проблемами, вызванными новыми реалиями жизни. Одной из них, разумеется, является рыночная экономика со всеми ее различными направлениями. Государственное управление в этих условиях резко отличалось от командно-административной системы управления советским государством. Новые веяния принесли в государственный сектор новый образ мышления, совершенно отличные от предыдущих пути осуществления управления в различных сферах жизнедеятельности общества. Создание новых государственных структур со штатом высоко квалифицированных специалистов, способных активно работать в совершенно "другой атмосфере", стало делом чести для субъектов федерации. 2.1. Стратегическое планирование в Вологодской области: отдел стратегического планирования департамента экономики администрации области, его задачи и функции, инструментарий
В Вологодской области уже в течение 2,5 лет в структуре исполнительной власти субъекта федерации, т.е. администрации Вологодской области, активно работает департамент экономики. Созданию департамента в составе исполнительного органа предшествовала долгая и кропотливая работа. В департамент экономики администрации Вологодской области вошли как уже функционирующие, так и совершенно новые структурные подразделения. Кроме этого, штат департамента экономики пополнялся опытными квалифицированными специалистами из числа работающих в составе администрации комитетов и отделов, а также состав отделов департамента дополнялся молодыми кадрами из числа студентов, закончивших высшие учебные заведения. Хотелось бы добавить, что молодые специалисты, закончившие недавно вузы, обладали знаниями и навыками по современным экономическим дисциплинам, которые широко используются в мировой управленческой практике как государственными, так и деловыми организациями. Знания по вопросам маркетинга, стратегического планирования и прогнозирования, статистического анализа и т.п., нашли в полной мере свое применение в работе департамента экономики.
Используя научный и практический потенциал сплоченных воедино кадров, т.е. молодые силы и опыт специалистов со стажем, а также технологическую вооруженность, департамент экономики администрации Вологодской области уже с первых месяцев своей деятельности смог завоевать хороший позиции среди других структурных подразделений администрации области.
Стратегическое планирование занимает главную роль в функционале департамента экономики. Как следует из определения стратегического планирования, и следовательно, вытекающего из него стратегического управления экономикой области, оно направлено на поиск новых возможностей в сложной экономической ситуации в стране, отслеживании и адаптации экономики области к различным изменениям конъюнктуры рынков, о тем более экономической ситуации в России. Кроме этого, стратегическое планирование нацелено на динамический баланс органов государственной власти (исполнительной, законодательной и судебной) с окружением, т.е. населением города, района, области или страны в целом.
Исходя из вышесказанного, следует отметить следующее: плодотворная нацеленная работа может осуществляться только при условии использования перечисленных моментов. Стратегическое планирование - всеохватывающе на столько, на сколько это необходимо, не требует больших затрата времени, и не выпускает из вида важных вопросов, что часто случается в процессе разрозненного инкрементализма. При этом нельзя забывать, что основа построения системы управления любыми, в данном случае экономическими процессами, и эффективностью управления лежит в людях. Персонал организации должен быть главной ценностью организации и источником ее благополучия.
Как известно, деятельность организации как бюджетных, так и коммерческих должна быть регламентирована. Перед персоналом организаций необходимо поставить цель их работы в организации, предприятии и т.п., ибо от четкого выполнения задач, поставленным перед человеком на его рабочем месте, зависит осуществление главной цели организации. И, следовательно, удовлетворение потребностей как человека, так и организации в ее существовании.
Известно, что благополучие государства , главным образом, зависит от ее «здоровой» экономики. Этот стратегический фактор является основным стимулом в развитии деятельности в этой области. Экономика России в течение последнего десятилетия испытывает сильные потрясения. Это связано и с трудностями во времена переходного периода от командно-административной управления экономикой СССР на рыночные отношения, ошибочными взглядами руководителей высшего управленческого звена страны в определении курса рыночных реформ, а тем более с невосприятием большинством населения страны этих реформ.
Стратегической целью федерального правительства стало остановка скатывания в пропасть государства, поднятие жизненного уровня населения, повышение рейтинга страны в глазах мирового сообщества. Создание органов исполнительной власти на местах, способных осуществлять стратегическую задачу государства, явилось реорганизация структур правительств, администраций краев, республик, областей. Реорганизация структурных подразделений администрации Вологодской области стала продолжением этого процесса в стране.
Как было сказано ранее, департамент экономики в составе администрации Вологодской области был сформирован 2, 5 года назад в 1997 году. В основе деятельности вышеназванного подразделения является «Положение о департаменте экономики», утвержденное постановление губернатора Вологодской области Позгалевым В.Е. за №434 от 22 марта 1997 года. (Приложение 1).
Положение четко регламентирует деятельность департамента. При этом основной задачей департамента ставится стратегический анализ и планирование. И как результат, этой работы определение путей и разработка методов эффективного развития экономики области, организация и координация концепций и прогноза социально - экономического развития экономики области, осуществление стратегического управления инвестиционными проектами и программами. Достижение поставленной перед департаментом цели должно осуществляться через выполнение функций (Приложение 1) :
·мониторинг по актуальным вопросам социально-экономического развития Вологодской области,
·анализ состояния экономического положения области, тенденции развития основных сфер жизнедеятельности общества,
·обоснование государственной политики и организация по ее проведению, стимулированию развития производства и деловой активности,
·участие в разработке бюджетной заявки по федеральным программам,
·анализ проведения экономических реформ, определение стратегические направления, тактические задачи и предложения по организационно - правовому обеспечению этих реформ и т.п.
Разумеется, для выполнения поставленных перед департаментом экономки задач и функций, ему делегированы полномочия по их осуществлению. (Приложение 1). Департаменту дано право представлять интересы Вологодской области по всем подведомственным ему вопросам в соответствии с «Положением». При этом специалисты департамента имеют право обращаться в пределах своей компетенции запрашивать информацию во всех учреждениях и органах исполнительной власти, государственных предприятиях и иных организациях, любой формы собственности.
При разработке, реализации, координации стратегических проектов, федеральных и областных программ департаменту делегированы полномочия по внесению дополнительных предложений или корректив при их осуществлении. И кроме этого, при реализации инвестиционных программ департамент осуществляет оперативное регулирование направлений и условий использования централизованных средств или областного бюджета и много другое.
Департамент возглавляет начальник, являющийся также и заместителем губернатора Вологодской области. Последнее качество позволяет ему решать наиболее важные вопросы в высших эшелонахгосударственной власти в РФ. Начальник департамент напрямую подчиняется губернатору области и его заместителю, курирующего департамент. Он руководит работой департамента, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на департамент задач. Решает вопросы внутреннего трудового порядка, кадровые вопросы, принимает меры по поддержанию исполнительской и трудовой дисциплины.
Таким образом, составной частью проводимых в России административных реформ являются меры по повышению эффективности работы госаппарата и его отдельных структур. Эффективный госаппарат означает, что каждое министерство, ведомство или учреждение использует свою власть и ресурсы для достижения целей и стандартов наиболее экономным путем. Основываясь на этом можно сказать следующее. Нормативно в структуре исполнительного органа государственной власти Вологодской области создано подразделение, которое явилось первым шагом в деле модернизации государственного аппарата субъекта федерации. Созданы все предпосылки как нормативно-правовые, так и моральные для осуществления процесса экономических реформ в стране, области, ну, и тем более, в использования методов стратегического планирования при реализации различного вида программ, планов и т.п.
Опыт работы показывает, что сложившийся порядок принятия и реализации стратегических решений не систематизирован должным образом, а специалисты и руководители слабо вооружены методологией и технологией управления. Должна быть система стратегического управления с ее центральной частью (штабом стратегического развития) при руководстве, которое само должно быть частью этой системы, и соответствующими периферийными группами в основных структурных единицах.
Назначение системы – своевременно формулировать цели развития, ставить проблемы и задачи, находить способы и организовывать
достижение целей. Для реализации этой задачи в состав департамента экономики администрации области входит отдел стратегического планирования, который и является штабом стратегического развития (Приложение 2) . 2.1.1. Отдел стратегического планирования департамента экономики: его задачи и функции, инструментарий
Как сказано выше, отдел стратегического планирования является структурным подразделением департамента экономики администрации Вологодской области. В своей деятельности отдел руководствуется законодательством Российской Федерации и Вологодской области, нормативными актами Законодательного Собрания администрации Вологодской области, а также работает в соответствии с положением об отделе (Приложение 2). Отдел осуществляет свои функции во взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации области.
Основными задачами отдела являются: стратегический анализ, планирование и прогнозирование с учетом трендов экономического развития Российской Федерации и мировой экономики. Исполнение вышеуказанных задач осуществляется с помощью следующих функций:
·участие в разработке программ социально-экономического развития области, организация экспертизы региональных социально-экономических проектов и программ,
·организация. сбор, хранение и обработка необходимой информации,
·координация и организация комплексного прогноза социально-экономического развития области,
·обеспечение подразделений администрации области и органов местного самоуправления, предприятий и организаций формами и методическими указаниями для разработки прогноза,
·участие в разработке проектов местного экономического законодательства.
Отдел наделен и другими функциями (см. Приложение 3). При реализации каждой функции необходима соответствующая информация из конкретного источника. При этом учитываются интересы информационного донора и условия получения сведений (также см. Приложение 3).
Полномочия отдела стратегического планирования всецело направлены на реализацию вопросов, относящихся к его компетенции, т.е. стратегическое планирование и прогнозирование. В штат отдела входят два главных специалиста, а также начальник отдела. Осуществление деятельности подразделения регламентировано положением об отделе стратегического планирования, должностными инструкциями начальника и специалистов, в которых более подробно расписан функционал работника. (Приложения 4,5) Инструментарий. Каждый этап стратегического анализа требует
соответствующего методического обеспечения; применяемый набор инструментов – методов, моделей, схем циклов, концепций, графиков.
На этапе постановки цели прежде всего необходимо системное представление. При анализе среды в разрезе каждого этапа (оценки потенциала, условий и позиции ) показан состав рекомендуемых инструментов. В работе используют следующий инструментарий:
·Схемы жизненных циклов изделий, товаров, технологий, организации, отрасли,
·Функции по стадиям жизненного цикла
·Ресурсы для исполнения функций. СХЦ - выделение стратегических хозяйственных центров (Бизнес-единиц, Стратегических производственных единиц).
·График Портера "рентабельность - относительная доля рынка фирмы".
·БКГ - Бостонская Консалтинговая Группа.
·Матрица ДЭМК - матрица "Дженерал Электрик - МакКинси" ("конкурентный статус фирмы - привлекательность рынка".
·Конкурентные преимущества.
Здесь следует обратить внимание на специфику использования метода SWOT, обобщающего большой объем работы по диагностике позиции. Обычно предлагается такой порядок: выявляются сильные стороны (S), слабые стороны (W), возможности движения к цели (O), угрозы со стороны окружения (T), согласуются силы и возможности для формирования стратегий развития. Широко используются информационные возможности персональных терминалов (РС) для расчетов и графического оформления материалов.
Таким образом, отдел стратегического планирования обладает необходимым потенциалом для осуществления поставленных задач и при этом, достигается эффективность в анализе этапов стратегического планирования.
2.2.Система стратегического планирования в администрации Вологодской области
Современный подход к стратегическому планированию признает взаимозависимость планирования и других функций и видов деятельности администрации , указывая на необходимость учета этой взаимозависимости при проектировании систем планирования , их информационных и других обеспечивающих подсистем, а также иных процессов.
Схематически систему стратегического планирования можно представить следующим образом (рис.3). Она полностью включаетсистему планов,процесс планирования,подсистему управления планированиеми частично — три других элемента:подсистемы организационного и информационного обеспечения, принятие решений.
Рис.3. Элементы системы стратегического планирования
Система планов . Результатом процесса стратегического планирования, его выходом является плановая документация (так называемая “система планов”), в которой находят отражение все виды планируемых показателей на конец соответствующих периодов.
Необходимость разработки системы планов, то есть совокупности взаимосвязанных планов, определяется тем, что решения сложных стратегических проблем также достаточно трудными. Они сложны в том смысле, что требуют учета столь разных по природе факторов, как научные, технические, технологические, финансовые и так далее.
Можно выделить четыре вида взаимосвязанных планов, играющих подчиненную роль по отношению к сводному плану:
а) Основные направления развития и стратегия на обозримое будущее;
б) Перспективный план, выходящий за пределы одного года и обычно включающий совершенствование производства продукции и оказания услуг, а также перехода к выпуску нового поколения услуг, выполняемых администрацией;
в) Производственный (краткосрочный) план, разрабатываемый обычно на один–два года и охватывающий в основном текущую деятельность администрации.
г) Специальные планы (проекты), конкретизирующие такие особые цели, как разработка новых видов услуг, проникновение на новые рынки, внедрение технологий, перестройка организационной структуры путем объединения отделов, комитетов администрации, слияний с другими структурными подразделениями администрации и так далее.
Все эти взаимосвязанные планы служат формами материализации плановой деятельности департамента и основой для увязки задач, целей и стратегий. Эти виды планов предназначены также для согласования результатов планирования, получаемых на различных уровнях управления и в разных подразделениях, а также охватывающих разные периоды времени.
В основных направлениях развития экономики области фиксируется стратегия достижения генеральных целей. Перспективный план разрабатывается в более детальной разбивке. Он охватывает длительный период времени, учитывает возможности введения новых услуг и использования привлекаемых ресурсов. В производственном плане горизонт планирования гораздо уже, но по другим параметрам этот план не уступает предыдущему. Специальные планы (проекты) имеют различные временные горизонты, но уже по направленности ориентированы на достижение ограниченного числа конкретных целей и использование узкого круга ресурсов.
Два вида планов названных первыми являются основным выходом системы стратегического планирования. Два последних вида планов также являются частью системы стратегического планирования.
Не менее важна взаимосвязь различных планов, входящих в систему планирования, а их содержание. Каждый из этих планов должен включать механизм адаптации, позволяющий руководству администрации приспосабливаться к будущим условиям, расти или наоборот, сворачивать деятельность по ряду вопросов.
Процесс планирования . Для того чтобы разработка и использование сложной системы планов были эффективными, процесс планирования должен протекать организованно. Однако одно из главных преимуществ планирования — получение синергического эффекта. Поэтому, чтобы правильно оценить взаимосвязи, взаимодействие и взаимообусловленность элементов, видов деятельности и программ, необходим определенный порядок. Чтобы получить синергический эффект в планировании, необходимо разрабатывать определенные механизмы использования этих оценок как основы для реализации преимуществ взаимодействия и взаимозависимости различных планов и программ.
Принципиальная модель процесса адаптивного планирования состоит из следующих блоков:предварительное описание целей, прогнозы внешнего окружения, предпосылки планирования, выбор целей, оценка альтернатив, разработка планов, разработка стратегий(Рис.4.).
Рис.4.Процесс адаптивного планирования.
Предварительное описание целей.Процесс стратегического планирования начинается с предварительного определения целей деятельности департамента, которое предназначено для установления границ будущих возможностей и точки отсчета, по отношению к которой оценивается потребность в информации, необходимой для оценки этих возможностей. Определение будущих целей может вызвать серьезные трудности, поскольку заставляет мыслить непривычными категориями, отличными от тех, которые используются в повседневной практической деятельности департамента экономики.
Прогнозы внешнего окружения. Главная цель прогнозов — взгляд в будущее, позволяющий плановикам построить модель вероятного будущего состояния внешней среды. Эта модель отражает характер социальных, экономических, политических, правовых и научно–технических факторов, с которыми банку придется иметь дело в будущем.
Предпосылки планирования. Предпосылки (допущения) содержат основную фоновую информацию, необходимую для стратегического планирования. Они могут быть конкретными, например относиться к темпам инфляции, либо более общими, такими, как допущения об изменении системы основных ценностей общества.
Плановые допущения обеспечивают информацию, дополняющую ту, которая содержится в прогнозах. Эти допущения позволяют плановику завершить создаваемую модель будущего, которая может быть использована затем как основа оценки и выбора стратегических целей.
Выбор целей. Этот этап включает уточнение, детализацию и конкретизацию ранее сформулированных целей. Широко определенные цели организации объединяют и направляют последующие этапы процесса планирования.
Оценка альтернатив. Следующий этап процесса — определение и оценка альтернативных способов использования ресурсов для достижения его целей. Таким образом, процесс оценки альтернатив представляет собой принятие решения о наилучшем направлении развития администрации при заданных ограничениях и условиях будущего.
Оценка альтернатив при использовании одной из форм метода “затраты — выгоды” должна осуществляться на основе ранее выбранных целей и, следовательно, приводить к отбору альтернатив, конгруэнтных этим целям. Наряду с оценками риска и неопределенности эти альтернативы образуют ядро стратегического планирования. Для того, чтобы они были содержательными, их следует оценивать в соответствии с тем, что должно быть сделано и что может быть сделано, исходя из заданных целей и возможных факторов риска — в будущем.
Разработка планов.После того как выбраны цели и оценены альтернативы, основное внимание в процессе разработки планов сосредоточивают на обеспечении непротиворечивости целей и альтернатив, подготовленных различными подразделениями администрации для разных видов осуществления деятельности органа власти.
Разработка стратегий внедрения планов.Изучению альтернативных способов достижения поставленных целей с помощью выбранных стратегий и видов деятельности следует уделять столь же серьезное внимание, как и выбору стратегий и видов деятельности. Отчасти стратегия применения планов заложена в самой их совокупности, так как при разработке планов учитывались альтернативные пути их эффективного выполнения. Например, если необходимо построить новое здание, план его строительства, несомненно, будет содержать последовательное описание таких этапов, как выбор строительной площадки, проектирование и так далее, которые приведут к реализации планового решения о постройке нового здания.
Стратегия внедрения планов имеет один весьма сложный аспект, который часто бывает необходимо учесть: мотивация и поведение людей. При этом плановику следует задаться следующими вопросами: какова будет реакция работников на данное решение? Как преподнести им разработанный план, чтобы они содействовали его успешному осуществлению? Какую часть этого плана можно огласить? Когда?
Подсистема принятия решений.Из описания процесса планирования видно, что планирование неразрывно связано с принятием решений о целях и стратегиях.
Формальный анализ решений предполагает использование ряда моделей решений, в явной форме формулирующих связи между эффективностью функционирования администрации и контролируемыми и неконтролируемыми параметрами, определяющими уровень этой эффективности.
Такие модели могут служить ориентирами для оценки и выбора стратегий, программ и других связанных с решениями элементов планирования. Применение таких моделей избавляет плановиков от необходимости опираться при принятии решений только на интуицию или (в меньшей степени) на метод проб и ошибок.
Включение подсистемы принятия решений в систему планирования служит для того, чтобы подчеркнуть характер планирования как процесса именно принятия решений, а также для того, чтобы показать необходимость получения специальной информации и такой ее обработки, которая способствует принятию более качественных решений.
Подсистема информационного обеспечения.Многие неудачи в планировании в департаменте экономики обусловлены отсутствием необходимой плановой информации(“баз данных”, на основе которых можно принять решение). Часто информация, обрабатываемая в информационных системах администрации области, носит преимущественно описательно–исторический характер, относящийся к прошлой деятельности его подразделений. Многое из такой информации устарело. Чтобы быть полезной для стратегического планирования, информация должна показывать перспективы и быть сосредоточена на тех аспектах окружающей среды и конкуренции, которые в наибольшей мере влияют на будущее. Схематично показать содержание базы данных ее связь с элементами процесса планирования, а также с различными источниками плановой информации можно следующим образом (рис.5).
рис.5. Информационная основа стратегического планирования.
Подсистема организационного обеспечения.Функции стратегического планирования по разному распределяются между подразделениями департаментов администрации области, в различных сочетаниях формируя один из следующих профилей:
2. Сильная центральная служба планирования, разрабатывающая долгосрочные стратегии.
4. Центральная служба планирования, обеспечивающая долгосрочное планирование путем оказания помощи структурным подразделениям, участвующим в планировании.
6. Децентрализация полномочий по долгосрочному планированию: возложение ответственности за составление долгосрочных планов на тех руководителей подразделений, которые отвечают за их реализацию.
Большинство вопросов, связанных с “организацией, адекватной стратегическому планированию”, обычно сводятся к одному из следующих: должно ли такое подразделение быть линейным или штабным и должна ли служба долгосрочного планирования относиться к уровню корпорации, ее отделений или быть привязана к ним обоим одновременно. К решению этих вопросов следует подходить творчески.
Подсистема управления стратегическим планированием.Стратегическое планирование не возникает само по себе; оно нуждается в мотивации. Важными элементами мотивации являются отношение к нему руководителей и климат в структурных подразделениях департамента. Поскольку именно функции планирования осуществляют люди, сам процесс планирования должен быть формализован, и им следует руководить. Точно так же, как процесс планирования требует разработки стратегии реализации планов, введение либо радикальное изменение стратегического планирования требует стратегии внедрения планирования.
