Рис. 1Система планирования времени.
Оперативные гибкие планы можно использовать и для учета затрат времени, и для регистрации их выполнения. Целесообразно отводить время для подготовки к следующему дню (запись и анализ событий дня, подведение итогов, объема контроля, планирование на следующий день). Утром уточнять вопросы, намеченные с вечера и доводить их до членов коллектива. Рекомендуется использовать форму плана, в которой фиксируются плановые задания и фактическое их выполнение, а также изменения в ходе выполнения.
В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять наиболее эффективное средство - дневник времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобной своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, картотекой идей и инструментом контроля.
Планируя личную работу, руководитель обеспечивает нормальный ритм работы аппарата управления, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации.
Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость установленных приоритетов, сроков, резервов времени, повышения эффективности. Делегирования дел и уменьшения стресса.
Необходимо перепроверять свои планы и изменять их, если окажется, что они невыполнимы, или поставленные цели не могут быть достигнуты к указанному сроку.
1.3.2. Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.
Условия, в которых работает человек, очень важны для его физиологического и психологического состояния, определяют уровень его трудоспособности. Поэтому планированию и размещению оборудования на рабочем месте уделяется особое внимание.
Шепель в своей книге «Управление и психология» обращает внимание:
«Рабочее место - это не просто стул и стол, его место расположения. Это статус, его авторитет, его значимость для коллектива, это характер человека, это зона его деятельности и зона его не прикосновения». Рабочее место - это первичная единица организации труда. Это зона действия менеджера, оснащенная необходимыми техническими средствами. Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для менеджера включают следующий комплекс основных проблем:
1. Планировать рабочее помещение необходимо на основе изучения и анализа технологии выполнения основных, наиболее массовых работ и потоков информации в органах управления.
2. Размещение мебели и оборудования на рабочих местах исходя из содержания труда. Цель - снижение трудозатрат при выполнении работы и эффективного использования рабочей площади и оборудования.
3. Эффективное использование рабочих площадей с учетом требований рабочего процесса. Эксплуатационных характеристик оборудования и оптимальных условий труда.
4. Создание необходимых условий труда, которые бы повышали бы эффективность деятельности менеджера, а также уменьшали напряженность и утомляемость.
5. Необходимо учитывать, что в помещении не должно находиться то оборудование, которое не требуется постоянно в процессе работы и, наоборот, оборудование, необходимое постоянно, в процессе работы должно располагаться на рабочем месте.
Первым этапом планировки рабочего помещения является его размещение, как правило, кабинет генерального менеджера должен располагаться на втором или третьем этаже административного здания. При планировании рабочего помещения менеджера чаще всего используют кабинетную планировку. Прежде всего, кабинет должен быть большим, просторным и светлым. Перед кабинетом менеджера должна располагаться приемная. Наличие секретаря необходимо для того, чтобы оградить менеджера от незапланированных посетителей и звонков, а также разгрузить его от постоянно поступающих информации и документации. Рабочий кабинет менеджера должен иметь смежную комнату отдыха, где можно снять психологическую усталость и проводить непринужденные беседы с посетителями. Рядом с кабинетом менеджера должен размещаться зал заседаний, т.к. по роду своей деятельности ему часто приходится проводить различные служебные заседания, собрания и аппаратные совещания.
Особенностью труда менеджера является большой удельный вес умственных операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации и оборудованию рабочего места. Большое влияние на выбор размера площади, отводимого сотрудникам управления, оказывают характер выполняемой ими работы, оборудования и специфические условия труда (прием посетителей, проведение совещаний и т.д.).
Письменный стол и кресло должны быть приспособлены к выполнению конкретного вида работ. Внешний вид мебели должен быть приятен, и способствовать благоприятному настроению работника. Большое значение в организации рабочего места менеджера имеет внутренний порядок его рабочего стола. Прежде всего, применимо правило: «Каждая вещь должна иметь свое место». Конструкция стола должна предусматривать ящики, соответствующие по своему размеру, характеру располагаемого в них материала.
Таким образом, научная организация труда предполагает, что рабочее место должно быть оборудовано оргтехникой, обеспечивающей выполнение определенных видов работ с минимальными физическими усилиями со стороны работника. Рабочее место должно способствовать тому, что все физические и умственные усилия работника были затрачены на работу.
На повышение производительности труда менеджера благоприятно сказывается тишина, нормальная температура и влажность воздуха, хорошее естественное освещение, оснащение современной оргтехникой. Вычислительной техникой. При отсутствии этих условий работник большую часть своего времени расходует на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Большое внимание должны уделяться окраске помещения, она должна быть преимущественно светлых и теплых тонов.
Эстетическим элементом интерьера является озеленение помещений, создание зон отдыха. Помимо декоративной функции, растение улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Самочувствие работников определяется воздействием на него факторов внешней среды: световой режим, шумовой фон, воздухообмен. Для помещения необходим непрерывный приток свежего воздуха, т.е. необходимо наличие кондиционеров и калориферов.
Значение организации рабочего места и условий труда менеджера как факторов, оказывающих непосредственное влияние на эффективность труда, невозможно переоценить. Исследования отечественных и зарубежных специалистов показали, что за счет этих факторов, реализуемых с учетом требований эргономики, психологии, сангигиены и технической эстетики, производительность труда работников возрастает более чем на 50%.
1.3.3. Взаимодействие руководителя и подчиненных.
Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам. Прием и беседа - прямой контакт с людьми - богатейший. А зачастую ничем не компенсируемый источник информации для руководителя. Поэтому не следует томить людей в ожидании приема, а проявлять должное уважение к посетителю и выслушивать его заинтересованно.
Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Формами общения являются деловые (служебные) совещания, индивидуальные и коллективные встречи с работниками на рабочих местах, прием подчиненных в рабочем кабинете по служебным и личным вопросам.
Служебные совещания - это одна из форм участия трудящихся в управлении предприятием. Они также являются эффективной формой обмена информацией и опытом работы. При подготовке совещания руководитель решает следующие вопросы:
1. Определяет и формирует повестку дня.
2. Определяет вопросы для обсуждения.
3. Определяет участников совещания.
4. Уведомляет участников совещания о времени и месте проведения.
Важной формой общения руководителя с подчиненными являются прием посетителей и беседы по самым разнообразным вопросам - от производственных до чисто личных.
1.3.4. Информация и коммуникации в деятельности руководителя.
Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа и пр.). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.
Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. Предполагает следующие этапы:
I. Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.
II. Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.
III. Передача информации исполнителям.
Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала и т.д.
Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:
Шпереноска, пересылка, перевозка документов;
Шполучение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;
Шиспользование телекоммуникационных систем.
При сборе информации необходимо использовать такие способы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:
1. Правильность и четкость информации.
2. Своевременность получения.
3. Мобильность.
4. Простота ее сбора и передачи.
5. Экономичность при сборе и передаче.
6. Доступность и применение технических средств.
Сбор предварительной информации необходим для формирования профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и пр.
Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих ПЭВМ и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования.
Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них, контролировать и т.д.
Выходная информация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и т.д. Важная роль при передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе (секретарь, секретарь-референт и пр.), который призван осуществлять сбор, регистрацию, сортировку. Анализ и подготовку информации для принятия решений.
Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные средства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и микро репродукционную технику.
Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа. Порядок движения получаемой информации на предприятии представлен на рисунке №2.
|
Почта
|
Секретарь |
Менеджер |
Зам. Менеджера |
Начальник Отдела |
Машинистка |
|
|
Исполнитель
|
|
Рис. 2Порядок движения информации на предприятии.
Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементом работы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или другой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса и т.д.) с целью получения в ответ желаемой реакции.
Коммуникации включают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесс коммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый из участников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.
Руководитель постоянно общается с людьми, что позволяет ему получать информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Информация характеризует состояние хозяйственной деятельности предприятия в данный момент и ее преобразование в соответствии с решением как в форме документов (планов, распоряжений и пр.), так и в устной форме для изменения состояния этого объекта по достижению поставленных перед ним целей и задач.
1.3.5. Деятельность руководителя по разработке и принятию управленческих решений.
Вся деятельность руководителя основана на принятии управленческих решений. Минцберг считает, что:
«руководитель, принимая решение, выступает в четырех ролях:
1. Предприниматель.
2. Специалист по исправлению нарушений в работе.
3. Распределитель ресурсов.
4. Специалист по достижению соглашений».
Процесс принятия управленческих решений можно разделить на три основных этапа:
1. Этап подготовки к принятию решения.
2. Этап принятия управленческого решения.
3. Этап реализации управленческого решения.
Необходимость в принятии управленческого решения возникает тогда, когда появляется несоответствие между реальным и желаемым, что требует обязательного исправления ситуации для достижения намеченного производством цели. Управленческие решения должны обязательно следовать строгой логике. На каждом этапе руководитель должен выполнять определенный объем работы. Определяя цель, он должен уточнить проблемные и плановые задачи. На этапе сбора и изучения информации руководитель должен привлечь максимум необходимой информации, должен изучить директивную, правовую, нормативную документации.
Каждое решение для того чтобы воплотиться в практику должно пройти стадию взаимодействия между людьми, которые задействованы в его выполнении. На эффективность принятия управленческого решения влияют образовательный, возрастной уровни и стаж работы на руководящей должности.
Всякому делу и большому, и малому, предшествует принятие решения. Решение - всегда выбор между возможными целями или методами достижения определенной цели. Принимая решения, руководитель обычно обдумывается различные варианты своих действий, взвешивая многие «за» и «против». Принятие решения - самая главная часть работы руководителя предприятия. Там, где управленческие решения глубоки и всесторонне обдуманны, где руководитель в полной мере осознает свою ответственность, предприятие работает успешнее. Ошибки порой оборачиваются миллионными потерями и моральным ущербом.
Говоря о значимости решений, принимаемых руководителями на высоких управленческих уровнях, никак не преуменьшается роль тех руководителей, которые находятся на низших этажах управления. Если руководитель, принимая решение, игнорирует мнение подчиненных демонстративно, то это приводит к полному нарушению управленческого воздействия и выливается в конфликтную ситуацию.
Таким образом, выбор руководителя в принятии решения должен быть, с одной стороны, обусловлен интересами дела, а с другой - учитывать мнения подчиненных. Для того, чтобы выбор руководителя был свободен от ошибок, он должен опираться на научно обоснованное мнение специалистов и на коллективное мнение.
Таким образом, мы рассмотрели, как должна осуществляться организация труда руководителя в теории, на основании научного опыта.
2.Организационно-экономическая характеристика деятельности Таштагольского ДРСУ.
2.1. История образования, характер и масштабы деятельности.
Таштагольское дорожное ремонтно-строительное предприятие (ТДРСУ) является государственным предприятием в составе Дирекции областного дорожного фонда. Строит свою производственную деятельность с дирекцией на основании договорных отношений и несет перед ней установленную законом ответственность за выполнение задач и функций предусмотренных Уставом предприятия.
В своей деятельности предприятие руководствуется законодательством Российской Федерации, распоряжениями областной администрации, а также Уставом предприятия.
Таштагольское ДРСУ является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке.
Зарегистрировано 08.05.92г. Распоряжением №431-р администрацией г. Таштагола. Расположено в г. Таштаголе, ул. Советская, 1-а, телефон-факс: 7-13-81.
Основными задачами ДРСУ является содержание сети автомобильных дорог, находящихся в ведении ДРСУ, отвечающие требованиям безопасности дорожного движения, потребностям народного хозяйства и населения района.
Важное значение имеет благоустройство и дальнейшее развитие подведомственных дорог, рациональное развитие и эффективное использование оборотных средств и основных фондов в интересах пользователей автомобильных дорог.
В целях повышения социально-экономического состояния коллектива трудящихся предприятие занимается коммерческой деятельностью, оказывает посреднические услуги в соответствии с действующим законодательством.
Основными функциями являются:
Шучет интенсивности и состава движения автотранспорта по автомобильным дорогам;
Шобеспечение транспортно-эксплуатационного состояния автомобильных дорог общего пользования и сооружений на них обеспечивающих безопасное движение автомобильного транспорта;
Шразработка и осуществление мероприятий по повышению пропускной способности благоустройству автомобильных дорог и сооружений на них, охрана окружающей среды от вредного воздействия автомобильных дорог, обеспечение мобилизационной готовности дорог общего пользования;
Шконтроль совместно ГАИ за соблюдением правил пользования и охраной автомобильных дорог, и сооружений;
Шрассмотрение претензий населения, предприятий, организаций по вопросам неудовлетворительного состояния автомобильных дорог и др.
Таштагольское ДРСУ самостоятельно осуществляет хозяйственную деятельность на принципах полного хозяйственного расчета, несет ответственность за результаты своей хозяйственной деятельности и выполнение взятых на себя обязательств по заключенным договорам, перед госбюджетом и банками.
Создает производственные подразделения необходимые для его хозяйственной деятельности, организует материально-техническое обеспечение собственного производства путем приобретения ресурсов непосредственно у производителей, организаций материально- технического снабжения.
2.2. Структура аппарата управления ТДРСУ
Анализ структуры управления показывает, что она соответствует современным требованиям, т.е. четко распределит обязанности и ответственности специалистов управления, обозначена схема группирования отдельных подразделений и принципы руководства ими.
Важным элементом является то, что исключено дублирование в процессе управления. Главный инженер определяет техническую политику, перспективы развития предприятия и пути реализации комплексных программ, реконструкции и технического перевооружения действующего производства. Осуществляет руководство отделом главного техника, диспетчерской службой и непосредственно дорожными участками и участком механизации выполняющими основную производственную программу.
Заместитель начальника по общим вопросам через отдел снабжения обеспечивает предприятие необходимым сырьем и материалами, комплектующими изделиями, техническими средствами.
Заместитель начальника по коммерческой деятельности осуществляет руководство хозяйственно-финансовой деятельностью, обеспечивает эффективное использование материальных и финансовых ресурсов. Занимается заключением договоров с поставщиками и потребителями, составлением и реализацией протоколов взаимозачетов с предприятиями должниками.
Обеспечивает выполнение планов поставок продукции по количеству, качеству, ассортименту, срокам и др. условиям поставок. В полном объеме обеспечивает товарами народного потребления, ведомственные магазины и столовую.
Начальник управления самостоятельно решает все вопросы деятельности управления в соответствии с настоящим Уставом, законом РСФСР «О предприятии и предпринимательской деятельности».
Начальник управления без доверенности действует от имени ДРСУ, представляет его интересы во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом и средствами управления, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в банках счета, совершает банковские операции.
Начальник управления утверждает, штаты и определяет численность работников, устанавливает формы, размеры и системы оплаты труда, решает вопросы приема на работу, перемещения и увольнения работников управления, принимает меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.
В пределах своих полномочий начальник издает приказ и дает указания, обязательные для всех работников управления.
Свою хозяйственную деятельность Таштагольское ДРСУ строит на договорных отношениях.
Основным договором как уже было отмечено, является договор с Дирекцией областного дорожного фонда вышестоящей организацией. Наряду с этим заключены договоры с подрядными организациями, выполняющими работы на строительстве мостов, занятыми на земляных работах, а также с предприятиями выделяющими специальную технику для строительства и содержания дорог. К числу таких предприятий относятся следующие: АО «Спецстроймеханизация», АО «Шахтомонтажник», АО «Метллоконструкция», АООТ «Таштагольская автобаза», АО «Осинниковская автобаза» и ряд других.
Наряду с основной производственной деятельностью Таштагольское ДРСУ занимается коммерческой деятельностью, имея в своем составе два магазина смешанных товаров, столовую, мини-пекарню. Отношения с предприятиями поставщиками осуществляется на основе договоров о поставках товаров народного потребления, с помощью протоколов взаимозачетов, бартерных сделок и т.п.
В сфере труда и социальных отношений предприятие руководствуется коллективным договором, который принимается ежегодно на конференциях трудового коллектива.
