ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96 № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов
01.03.96
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационноеи документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
*Уставом предприятия;
*Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, среднимспециальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, нопри условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
*применения средств вычислительной и организационной техники;
*перевода служебной документации на иностранный язык коммерческогопартнера;
*культуры труда и служебной этики;
*охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
*оказания первичной медицинской помощи. 2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводствав структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационноеобслуживаниеруководства.
2.5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
2.6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
2.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
2.8. Ведение учета командировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен;
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласованияи утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное ихвыполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения ихдо непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
*оформление приказов по личному составу;
*оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;— оформление трудовых книжек;
*оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
*оформление командировочных документов;
*оформление листов нетрудоспособности;
*ведение табеля учета рабочего времени;
*выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или науничтожение. •
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
3.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию. 4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а такжеобъяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителями специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своейкомпетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форми методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6.
— Требовать от руководства создания нормальныхусловий для выполненияслужебных обязанностейисохранности всехдокументов, образующихся в деятельности предприятия.
— Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".
— Принимать решения в пределах своей компетенции.
— Взаимодействовать со всемислужбами (сотрудниками)предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимойинформации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
5.3. Сохранность документации, разглашениесведений, имеющих гриф"Конфиденциально" или "КТ".
