Цель настоящего введения заключается в раскрытии основ БПР. Особенное внимание нужно уделить изучению фундаментального термина реинжиниринга – «процесс». Именно процессный подход лежит в основе методологии реинжениринга.
Являясь элементом цельной системы организации, бизнес-процесс занимает место на ряду с такими общепризнанными основами любой организации как миссия, цель, функция, структура управления и т.д. В современном конкурентном мире не возможно достичь первенства без понимания того, каким образом осуществлять ту или иную деятельность.
Реинжиниринг бизнес-процессов по сути своей носит в себе зачатки революционности. Используя его, организация вынуждена (если, конечно, ставит перед собой основной целью достижения конкурентоспособности на рынке и завоевания расположения клиентов) забыть свою гордость за совершенные ранее «изобретения» способов производства работ и услуг для клиентов. Специалистам, работающим в условиях проводимого БПР, необходимо помнить, что пословица «старый друг лучше новых двух» абсолютно несовместима с реинжинирингом.
Проводя реинжиниринг нужно стать абсолютным максималистом. Этому нас учат выдающиеся основоположники методологии реинжиниринга М.Хаммер и Дж.Чампи в своих работах.
Совершенно нельзя допустить соглашательства и компромиссов. Руководство, которое не хочет лишиться тех способов, какими раньше осуществлялась деятельность фирмы на рынке, должно отказаться от проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Упустив это, многие специалисты вскоре смогут убедиться в том, что реинжиниринга не свершилось, а была разработана концепция видения будущего компании ее руководством, которое обдумывало эту концепцию за рюмкой водки в сауне.
Только используя опыт проведения реинжиниринга бизнес-процессов западных компаний, таких как Корпорация Форд Моторс, Истман Кодак, Ай Би Эм можно попытаться получить такой результат, который заложен в основу идеологии реинжиниринга.
Однако реинжиниринг бизнес-процессов это не просто метод, позволяющий менять облик организации и значительно улучшать ее конкурентоспособность на рынке, но это в свою очередь также борьба компромиссов и конфликтов. Любая организация сама по себе уже сложный социальный организм, в котором годами устоявшиеся традиции и способы исполнения работ имеют сильное влияние на каждого работника и члена команды. Не даром существует известная поговорка «привычка – вторая натура». Привыкнув делать свою работу именно так, а не как-либо иначе, руководство боится сделать шаг к осознанию того, что такое выполнение работ должно быть модернизировано и усовершенствовано.
Российские компании терпят миллионные убытки, продолжая работать по-старому.
Возникновение конфликтных ситуаций во время БПР – вполне нормальное явление и его не стоит опасаться. В 9-ти случаях из 10-ти сотрудники противостоят реинжинирингу боясь потерять в будущем своей значимости, а может быть даже и лишиться рабочего места. Мы это называем «первобытными страхами». Бороться с ними можно только продолжая процессы реинжиниринга, настаивая на усовершенствованиях.
Еще одной из идеологий реинжиниринга является бескомпромиссность.
Руководство должно заботить будущее своей компании, а не нынешний расклад сил в штатном расписании. Борьба с «первобытными страхами» должна вестись не административными методами, а естественным путем, т.к. реинжиниринг ориентирует компанию на процессный подход и создание процессных команд исполнителей – менеджеров, а не на функциональность персонала, как единственного его предназначения.
Только познав это будущие российские компании смогут создавать своих клиентов, а клиенты смогут радикально изменять компании.
Хотелось бы отметить, что в последние 4-5 лет в России были опубликованы несколько работ, посвященных теме БПР. Однако большая часть из них являлась пересказом труда М.Хаммера и Дж.Чампи «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе». В данной работе мы постарались уйти от штампа работ по реинжинирингу бизнес-процессов и предложили на ваш анализ CASE блоки по стандарту IDEF.
В основной части статьи будет рассматриваться один из старейших методов реинжиниринга бизнес-процессов, основанный на стандарте IDEF. Стандарт IDEF относится к традиционным способам разработки моделей бизнес-систем.
Для вступления во вторую часть статьи хотелось бы сказать пару слов про сам стандарт и его предысторию.
Стандарт IDEF (Integrated computer aided manufacturing DEFinition), чаще называемый технологией структурного анализа и проектирования (SADT) была разработана американской корпорацией СофтТех, Инк. в конце 60-х годов, как инструмент инженерии для разработки машинных и человеческих комплексных систем. Затем ВВС США приняли в конце 70-х годов на вооружение большую часть технологии SADT, назвав в будущем ее IDEF0 как часть своей Интегрированной компьютерной производственной программы (ICAM) и технология скоро стала стандартом технологии моделирования действий для Министерства обороны США.
В 1993 году Группа Пользователей IDEF (в настоящее время Общество Организационного Проектирования) в содружестве с Национальным Институтом Стандартов и Технологии предприняли попытку создать документированный стандарт для IDEF0, для последующего использования и гражданскими, и военными службами Правительства и министерств США. Данный стандарт носит имя Федеральный стандарт обработки информации (FiPS).
Данная технология моделирования информационных систем исходит из следующей парадигмы. При описании информационной системы предполагается, что она содержит два типа сущностей: некоторый аналог программы (операционные сущности, которые выполняют некоторую обработку) и данные (пассивные сущности, которые хранят информацию, доступную для поиска, чтения и замены).
При моделировании сложные информационные системы разбиваются на составные части, каждая из которых рассматривается отдельно от других (декомпозиция).
Классический подход к разработке сложных систем представляет собой структурное проектирование, при котором осуществляется алгоритмическая декомпозиция системы по методу «сверху – вниз».
В следующей части статьи мы перейдем уже к изучению IDEF стандартов и рассмотрим три стандарта моделирования бизнес-процесса:
1.IDEF0 – стандарт функционального моделирования.
2.IDEF3 – обзорный метод описания процесса.
3.DFD (Data Flaw Diagramming) – диаграммы потоков данных.
Часть 2.
Стандарт IDEF – инструмент реинжиниринга бизнес-процессов
ВВЕДЕНИЕ
В первой части статьи мы рассмотрели концептуальные основы реинжиниринга бизнес-процессов.
Во второй части будут рассмотрены три методики описания бизнес-процессов:
1.Метод функционального моделирования – стандарт IDEF 0;
2.Метод описания технологии бизнес-процесса – стандарт IDEF 3;
3.Метод описания потоков информационных данных – метод DFD.
Представление вышеназванных методик описания бизнес-процессов будет осуществлено по следующему принципу:
-в первую очередь будет рассматриваться сама методика, ее синтаксис и семантика;
-во-вторых, будет представлен для анализа пример бизнес-процесса, описанный на основе одной из методик с его подробным текстовым описанием;
-в заключение пример будет подвергнут анализу с целью выявить особенности использования того или иного из рассматриваемых стандартов.
2.1. Описание стандарта IDEF 3
Стандарт IDEF 3 является методом описания технологии процесса, главная его цель состоит в представлении структурированной картины процесса, путем которой эксперт в данной области может описать ситуацию как цепь последовательных действий и описать любой объект, участвующий в рамках конкретного бизнес-процесса.
Стандарт IDEF 3 – это методика, удачно подходящая для сбора данных в целях дальнейшего проведения структурного анализа и проектирования модели. Своим строгим набором семантических и синтаксических приемов стандарт IDEF 3, в отличие от других методик процессного моделирования, не обескураживает исследователя неполноценностью и поверхностными способами описания бизнес системы.
Однако стандарт IDEF 3 также может быть использован как метод описания бизнес-процесса. Модель стандарта IDEF 3 обычно используется как дополнение к модели, спроектированной в стандарте IDEF 0, и получила широкое распространение как метод построения дизайна модели, который в последствии станет предметом анализа. Симуляция модели обычно применяется для оценки бизнес-системы, проектируемой в данный отрезок времени.
Любой стандарт структурного анализа и проектирования (САПР) состоит из компонентов, которые имеют свои отличительные особенности.
Компонентами стандарта моделирования процесса принято считать элементы, изображенные на диаграмме модели.
К компонентам стандарта IDEF 3 следует отнести следующее:
-диаграммы;
-действия;
-связи;
-узлы;
-ссылки.
Диаграмма.
Как и в других методиках моделирования процесса, в стандарте IDEF3 диаграмма является основным структурным элементом. Построение диаграммы в стандарте IDEF3 особенно важно в случае ее дальнейшего прочтения другими специалистами.
Автору модели необходимо быть более внимательным при определении, какая информация уже включена в конкретную диаграмму с целью убедиться, что данная диаграмма понятна.
Действие.
Единица работы (действие), является центральным компонентом модели бизнес-процесса. В стандарте IDEF3 на диаграмме действие изображается в форме прямоугольника. В диаграмме стандарта IDEF3 действие описывается в сочетании слова в форме глагола и объекта, на которое воздействует действие и в добавление ему присваивается уникальный идентификационный номер.
Часть фразы, содержащая существительное, которое является объектом, на которое воздействует действие, обычно описывает объект, осуществляющий действие в начале (например, «Ремонтировать комбайн»), итоговый объект, участвующий в конкретном действии (например, «Собирать урожай»), либо наименование системы.
Иногда в процессе проектирования модели существительное-объект изменяется по причине того, что различные существительные становятся наиболее применимыми вариантами или глагольное слово может быть заменено чем-либо более конкретным. В случае, когда действие возникает впервые, ему присваивается уникальный номер. Даже если впоследствии это действие удаляется, то его порядковый номер не переносится на другие действия.
В диаграммах стандарта IDEF3 уникальный номер действия обычно располагается после номера «родительского» действия.
Связи
Связи обозначают особенные отношения между действиями. Все связи в стандарте IDEF3 имеют однонаправленный характер и, хотя интерфейсная стрелка может начать направление или закончиться у любой части прямоугольника, описывающего действия, все же обычно диаграммы стандарта IDEF3 изображаются слева на право, таким же образом связи отображаются с правой стороны и завершаются в левой стороне прямоугольника действия.
Таблица 1 Типы связей.
|
Графическое отображение
|
Название связи |
Описание связи |
|
|
Временной прецедент |
Предыдущее действие должно завершиться прежде, чем начнется следующее действие. |
|
Объектопоток |
Выход предыдущего действия является входом для последующего действия. Имеется ввиду, что предыдущее действие должно закончится прежде, чем начнется следующее действие. |
|
Реляционная |
Означает вынужденное отношение между предыдущим и последующим действием. Должно быть определено проектировщиком модели для каждого элемента реляционной связи. |
Временной прецедент
Связь «Временной прецедент» (или прецедентная связь) означает, что предыдущее действие должно быть завершено прежде, чем начнется следующее действие. Прецедентная связь обозначается в стандарте IDEF3 стрелкой, имеющей направление от предыдущего действия к следующему за ним действию. Связь должна быть обозначена так, чтобы читающий модель мог понять предназначение связи. Во многих случаях завершение одного действия активизирует другое.
Объектопоток
Одна из причин существования прецедентной связи между двумя действиями такой: некие объекты, производимые предыдущим действием, могут быть востребованы последующим действием. Интерфейсная стрелка связи объектопотока отличается от интерфейсной интерфейсные стрелки временной прецедентной двойным наконечником. Такие связи должны содержать обозначение объектов, которые перемещаются между действиями. Связи объектопотока имеют такие же временные свойства, как и в прецедентной связи, т.е. действие, от которого объектопоток начинается должно завершиться, прежде чем начнется действие, к которому связь объектопотока указывает.
Реляционная
Реляционные связи определяют взаимоотношения, которые не подразумевают наличия прецедентной связи или объектопотока. Значение каждой реляционной связи должно быть определено, так как реляционная связь не определяется сама по себе (в отличие от прецедентной связи, в которой отражается начало и конец выполнения действия в модели или связи объектопотока, которая указывает читателю на перемещение объектов между действиями процесса).
Реляционная связь также может быть использована для определения взаимоотношений между параллельными действиями. Имя интерфейсной интерфейсные стрелки может быть использовано для описания специфики взаимоотношений между действиями, а более основательное описание может являться дополнительной текстовой характеристикой для этих действий.
Обычно реляционная связь используется для описания особенных случаев прецедентной связи.
Особенно важно четко описывать временные отношения между двумя действиями, связанными реляционной связью.
Узлы
Завершение одного действия может активизировать несколько других действий, таким же образом действие, прежде чем начаться, должно ожидать завершения нескольких других действий. Узлы предназначены как для разветвления, так и для консолидации (слиянию) действий внутри диаграммы процесса.
1.Разветвляющий узел:
- завершение одного действия приводит к активации других действий.
2.Консолидирующий узел (узел слияния):
- завершение одного или более действий приводит к активации всего лишь одного действия.
Таблица 2 Описание типов узлов
|
Графическое отображение
|
Наименование |
Тип узла |
Предназначение |
& |
Узел – «И» |
Разветвляющий узел
|
Каждое последующее действие, соединенное с узлом «И» всегда активировано. |
|
| Консолидирующий узел |
Каждое предыдущее действие соединенное с узлом «И» должно завершиться. |
|
X
|
Узел - «Исключительно «ИЛИ» |
Разветвляющий узел
|
Одно и только одно последующее действие, соединенное с узлом «Эксклюзив «ИЛИ» активировано. |
|
| Консолидирующий узел |
Одно и только одно последующее действие, соединенное с узлом «Эксклюзив «ИЛИ» должно завершиться. |
|
O
|
Узел – «ИЛИ» |
Разветвляющий узел
|
Одно или более последующих действий, связанных с узлом «ИЛИ» активировано. |
|
| Консолидирующий узел |
Одно или более предыдущих действий, связанных с узлом «ИЛИ» должно завершиться. |
Узел «И».
Узел «И» всегда будет активировать каждое последующее действие, с которым оно соединяется. Все действия, которые соединяются с узлом «И» консолидирующего типа должны завершиться прежде, чем следующее действие может начаться.
Узел «Эксклюзив «ИЛИ».
Независимо от количества действий, соединенных с разветвляющим либо консолидирующим узлом «Эксклюзив «ИЛИ», только одно из них будет активировано и, соответственно, только одно действие завершиться прежде, чем может начаться действие, следующее после консолидирующего узла «Эксклюзив «ИЛИ». Если правила ввода в действие узла известны, то тогда они должны содержаться в описании узла, в ссылке на узел либо в подписи интерфейсной интерфейсные стрелки, которая исходит из разветвляющего узла.
Узел «ИЛИ».
Узел «ИЛИ» приводит в действие такие комбинации процесса, которые не могут быть описаны ни узлом «И» (все действия), ни узлом «Эксклюзив «ИЛИ» (одно и только одно действие). Так же как и реляционная связь, использование узла «ИЛИ» определяется самим автором по его усмотрению.
Синхронные и несинхронные узлы.
Существуют ситуации, когда начало и/или конец параллельных действий должны быть синхронными. Для решения этой задачи в стандарте IDEF3 призваны служить синхронные узлы.
Таблица 3 Описание синхронных и несинхронных узлов
Графическое отображение |
Наименование |
Тип узла |
Предназначение |
&
| «И» |
Разветвляющий узел |
Все действия, которые разветвляются от узла, начнутся вместе |
|
«И» |
Консолидирующий узел |
Все действия, которые консолидируются в узел, окончатся вместе. |
O
| «ИЛИ» |
Разветвляющий узел |
Одно или более действий, которые разветвляются от узла, начнутся вместе. |
|
«ИЛИ» |
Консолидирующий узел |
Одно или более действий, которые консолидируются в узел, окончатся вместе. |
X
| «Эксклюзив «ИЛИ» |
Разветвляющий узел |
В случае, когда одно и только одно действие, соединенное с разветвляющим узлом «Эксклюзив «ИЛИ» активировано, то синхронность с другими действиями невозможна. |
|
«Эксклюзив «ИЛИ» |
Консолидирующий узел |
В случае, когда одно и только одно действие, соединенное с консолидирующим узлом «Эксклюзив «ИЛИ» завершается, то синхронность с другими действиями невозможна. |
Синхронный узел отличается двумя вертикальными прямыми внутри квадрата узла. В противоположность, несинхронный узел изображается с одной вертикальной прямой в левой стороне квадрата узла.
Если узел синхронный, то автору следует обратить внимание на временные рамки действий процесса, т.е. как скоро действия должны начаться и завершиться. Совсем не обязательно, чтобы синхронный разветвляющий узел «на входе» разветвления должен был бы быть продолжен «на выходе» (в месте слияния действий) аналогичным синхронным консолидирующим узлом. Естественно вполне, что действия могут начаться вместе, но вместе не завершиться (как в примере выше). Также существует возможность, при которой действие начинается не синхронно и завершается синхронно.
Пары узлов.
Парность узлов означает, что каждый разветвляющий узел имеет парный консолидирующий узел. Узлы необязательно должны быть одного типа.
Комбинации узлов.
Для создания более глобальных описаний процесса, в котором предусматривается широкое использование параллельных действий (имеются ввиду разветвления действий), используется часто комбинация узлов. Комбинация узлов используется только в случае, когда это совпадает с целями документа (процесса), который таким образом станет для исследователя процесса более понятным.
Ссылки
Ссылки – это специальные символы, которые дают ссылку на иные особенности описываемого процесса. Они добавляются к диаграмме, чтобы обратить внимание читателя к чему-то важному.
Таблица 4 Ссылки
|
Тип ссылки
|
Описание цели ссылки |
|
OBJECT
(ОБЪЕКТ) |
Для описания наличия в конкретном действии некоторых важных объектов. |
GO TO
(ОТПРАВЛЕНИЕ) |
Для выполнения повторяющихся действий (возможно даже на той же диаграмме, но не обязательно). Если все действия на одной диаграмме, то цикл может быть изображен в виде интерфейсной стрелки, направленной на начинающееся действие. Ссылка «GO TO» может также ссылаться на какие-либо из имеющихся на диаграмме узлы. |
UOB/UNITOFWORK
(ЕДИНИЦА РАБОТЫ) |
Применяется для включения в диаграмму другого примера действия без последующего повторения действия. К примеру, если действие X происходит несколько раз на протяжении всего процесса, то первое действие X может быть создано, как действие и последующие случаи изображены в виде UOB ссылок. Использование данного типа ссылки обычно не требуется, в случае использования специализированного программного обеспечения. |
NOTE
(ЗАПИСЬ) |
Используется для документирования важной, но общей информации, которая относится к какому-либо графику на диаграмме. Ссылка «NOTE» используется как альтернатива для записи текста прямо на диаграмме. |
ELAB
(СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ) |
Предназначена для совершенствования (разработки) графика или его более детального описания. Ссылка совершенствования (разработки) обычно используется для описания логической последовательности разветвления узла. |
