РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Реорганизация бизнес-процессов при изменении информационной системы в крупной организации. Реферат.

Разделы: Экономика и управление | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:




     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 






Результатом деятельности данной группы является внедренная в установленные сроки (и без потерь качества работы при внедрении) система, удовлетворяющая требованиям, предъявленным к этой системе.
Ключевые ресурсы- это сотрудники, обладающие экспертными знаниями в области своих бизнес - процессов. Их общение с участниками проекта строится на передаче участникам проекта своих знаний о процессах организации и оказании консультаций по всем вопросам, тонкостям и возможным ситуациям, связанным с процессами в организации. Фактически ключевые ресурсы играют роль трансляторов информации о текущих процессах, которая передается людям преобразующим эти процессы в новые.
Рольменеджеров ключевых ресурсовзаключается в выделении ключевых ресурсов, согласовании степени их занятости по проекту с участниками проекта (в основном с менеджерами функций проекта) и контроле за правильностью подтекста передачи информации. Под подтекстом имеется в виду направленность информации, выделение основных блоков и под процессов, постановка акцентов на ту или иную деталь, которой с точки зрения менеджеров следует уделить особое внимание.
Пользователи- это те люди, которые будут работать в системе после ее внедрения. Именно их анализ и тестирование системы представляет собой проверку системы на качество. Эти люди (нередко они же и являются ключевыми ресурсами) помогают участникам проекта определить те изъяны, которые существуют в системе, помогают моделировать процессы с точки зрения приемлемого результата и предоставляют свое экспертное заключение о работе системы в целом.
Менеджеры пользователей- это люди, которые получают непосредственную выгоду от внедрения системы. В качестве улучшений можно привести несколько наглядных примеров:
сокращение количества своих сотрудников или требуемого времени на работу с системой и с процессами,
упрощение потока информации - например прекращение подготовки дополнительных отчетов для передачи данных в другую группу и начало использовать для этих целей функциональность системы,
автоматизация некоторых алгоритмов действий - например автоматическая проверка на наличие товара на складе или автоматический кредитный контроль,
создание электронной связи между различными звеньями процессов - например интеграция склада в информационную систему,
дополнительные возможности отчетности для оперативной или аналитической деятельности,
и т.д.
В задачи менеджеров входит формирование требований к новой информационной системе. Формирование требований основывается на представлении менеджеров о бизнес - процессах в В задачи менеджеров входит формирование требований к новой информационной системе. Формирование требований основывается на представлении менеджеров о бизнес - процессах в целом, знании о возможностях улучшения процессов. Здесь нужно подчеркнуть важность совместной работы менеджеров и участников проекта, особенно менеджеров по функциям. Совместный анализ улучшений и системных возможностей к этому является ключевым фактором успеха проекта.
Топ менеджментосуществляет общий контроль за ходом проекта. Следует отметить, что сфера влияния топ менеджмента относится ко всему, что имеет отношение к проекту. Поскольку топ менеджмент отвечает за организацию в целом, то в его интересы входят все составляющие проекта:
правильное формирование вводных данных в проект (здесь за качество данных отвечают менеджеры ключевых ресурсов и участники проекта, а подход к установлению правильных взаимоотношений при таком сотрудничестве должен сформировать именно топ менеджмент для избежания конфликтов в распределении ресурсов и ролей),
правильное формирование требований к системе (в сущности при принятии решения об установке новой системы топ менеджмент уже имеет заключения своих сотрудников о тех желаемых изменениях, которые должны произойти при смене системы, в задачи топ менеджмента входит правильная расстановка акцентов в соответствии со своим видением процессов; топ менеджмент формирует своего рода задачи, или цели относительно процессов, а способы реализации этих целей с помощью новой системы возлагаются на менеджеров пользователей и участников проекта, как упоминалось ранее),
и правильное управление проектом (поскольку в конечном счете именно топ менеджмент заинтересован достижении целей проекта, он должен осуществлять поддержку при любых осложнениях, будь то конфликтные ситуации в организации, связанные с проектом, или необходимость выделить дополнительные средства и ресурсы на проект, или изменения в сроках проекта и функциональности системы, или какие-то другие случаи; если смотреть на проект с точки зрения менеджера проекта, то в его приоритетные обязанности должно входить своевременное информирование топ менеджмента и других сотрудников, имеющих отношение к проекту, об отклонениях от первоначальных планов проекта и всех осложнениях).
И в заключение рассмотрим организацию и типы собраний, которые могут быть средством формализованного общения между различными группами, принимающими участие в проекте. Для этого обратимся к таблице, которая даст более детально представление о тех собраниях, которые могут быть полезными при работе с проектом.
Тип собрания
Цель
Участники
Регулярность
Содержание собрания

Начальное собрание
Объявить о начале проекта и его важности
Топ менеджмент, менеджер проекта, участники проекта, заинтересованные функциональные менеджеры
1 раз в начале проекта, далее при значимых изменениях в проекте
Объявление о запуске проекта

Собрания руководства и участников проекта
Обсудить текущий статус проекта и согласовать дальнейшие планы
Топ менеджмент, менеджер проекта, участники проекта
В зависимости от длительности проекта: 1 раз в неделю, месяц
Обсуждение текущего статуса проекта, изменений в проекте, проблем, согласование с топ менеджментом его поддержки при необходимостиОбсуждение текущего статуса проекта, изменений в проекте, проблем, согласование с топ менеджментом его поддержки при необходимости

Планирование следующих стадий
Детально спланировать и согласовать дальнейшие работы по проекту
Менеджер проекта, участники проекта
При приближении завершения очередной стадии
Разработка и согласование планов и выявление потенциальных проблем

Согласование требований к системе
Согласовать требования к системе
Участники проекта, менеджеры пользователей
В начале проекта, при возможных изменениях в функциональности устанавливаемой системы
Обсуждение требований по процессам, анализ возможности технической реализации данных требований в системе, поиск альтернативных решений

Встречи с пользователями
Согласовать текущий статус, дальнейшие планы и вовлеченность пользователей
Менеджер проекта, участники проекта,
пользователи, менеджеры пользователей
При приближении тестирования и запуска системы, когда необходимо вовлечение пользователей
Информирование о текущем статусе, объявление о начале тестирования, об участии в переходе на систему, о любых изменениях в планах

Аудиторские оценки (при необходимости)
Оценить надежность и качество системы
Менеджер проекта, участники проекта,
аудиторы, пользователи
При приближении запуска системы
Проведение проверки надежности и качества системы



Приложение 1.


Прием заказа .


13. Прием заказа:
14. Заказ принимается по:
1. Электронной почте
2. Факсу
3. Телефону
15. Типы заказов: 22паллетные, 33паллетные а/м,ж/д вагоны или контейнеры
16. Типы транспортировки:
1. Доставка транспортом компании
2. Самовывоз
17. При необходимости корректировки заказа - оператор звонит заказчику и согласовывает изменения в заказе
18. Ввод заказа в систему:
1. Заказ (заголовок):
1. Покупатель
2. Номер заказа
3. Требуемая дата доставки
4. Дата обработки заказа
5. Дата действия прейскуранта
2. Заказ (строчки):
1. Код товара
2. Кол-во коробок
3. Единица измерения(коробка)
19. Заказ трансформируется в Поставку:
1. Поставка (заголовок):
1. Получатель
2. №поставки
3. Вес поставки
4. Дата отгрузки(предлагается системой)
2. Поставка (строчки):
1. Код товара
2. Кол-во коробок
3. Единица измерения(коробка)
3. Кредитный контроль(разрешение/ блокировка/ изменение заказа)и проверка на наличие товара(товар есть/ товара нет®изменение заказа)осуществляются системой
20. Сравнение заказа и измененного заказа: генерирование отчета об отказах
21. Окончательное согласование заказа при необходимости:
3. Изменения согласовываются по телефону
4. Оператор подтверждает заказ
5. Заказчику сообщается номер заказа и сумма к оплате
22. Транспортная группа согласовывает доставку товара
3. Отчет о заказах к отгрузке
4. Заказ на перевозку
5. Ввод транспортных данных в систему
23. Распечатка заказа
24. Формирование подборки заказа в системе для склада:
1. Заголовок:
1. Получатель
2. №поставки
3. Дата отгрузки
4. Общий вес
2. Строчки:
1. Склад
2. Камера
3. Товар
4. Количество
5. Единица измерения (коробки)
6. Подобранное количество
7. Единица измерения (коробки)
3. Сохранение изменений
25. Разноска (пост)
26. Оформление и распечатка счета
27. Генерирование отчета об открытых заказах
28. Генерирование отчета о разрешенных заказах

Приложение 2. Выдержка из начального плана проекта.
PROJECT ORGANISATION
Project Sponsor
Person AF&A Manager Russia
Person BLogistics Manager Russia
Other Board Members
Person C IT Manager Russia
Steering Team
Person D
Person E
Person F
Person G
Project Manager
Person H IT Project Manager
Project Team
IT:Person IIT Analyst
Person JIT Analyst
F&A:Person KF&A Clerk
Logistics:Person LLogistics Project Manager
Logistics:Person MLogistics Project Assistant
Warehouse:Person NWarehouse Manager
Local Resources
Logistics:Person OLogistics Development Manager
Person POSB Manager
Person QMoscow Distribution Manager
Person RDeployment Manager
Person SMoscow WH&Transport Manager
Person TSupply Planning Manager
Person UCustoms Manager
Warehouses:Person VWarehouse “A”
Person WWarehouse “B”
Person XWarehouse “C”
F&A:Person YAccounting Manager
Person ZGL Supervisor
Person AABanking Manager
Person ABProfit Forecaster
IT:Person ACCorporate Support Services Manager (I&TS)
Person ADWarehouse Systems Engineer
Person AEFinance Systems Analyst
Person AFFinance Systems Analyst
Person AGSystem Administrator
External Resources
SAP R/3 RSG
EMEA Implementation Support Team
SAP Consult C.I.S.
Stakeholders
F&A analysis
Sales Department
Marketing Department
Platinum RSG

KEY ROLES AND RESPONSIBILITIES:
Project Board:
Allocate and make funds and resources available;
Communicate to Project Manager all environmental and business changes that impact the project;
Confirm business and technical requirements;
Confirm assumptions;
Resolve key issues as identified;
Review and approve overall project plan and schedules;
Manage effort against priorities;
Review progress and communicate to business partners and appropriate MSD people;
Review and authorize project exception plans, if applicable;
Meets monthly (or as issues arise) to review project progress.
Project Manager:
Develop and manage overall critical path schedule for the effort;
Coordinate the effort of people and develop roles/expectations for people working on the team;
Identify and obtain required resources;
Insure proper approvals for business and technical solutions;
Resolve or escalate issues to Project Board and/or Steering Team as needed;
Communicate the impact on the Stakeholders;
Interfaces with other key MS projects impacting SAP R/3 project and ensure compatibility;
Host and work with RSG resources;
Meets monthly (or as issues arise) with Project Board to report project progress;
Meet with team be-weekly (or as issues arise) and prepare meeting notes;
Be trained on FI, CO, SD and MM modules.
Business Team Members:
Formalize business requirements of their organizations;
Together with PM and MS TMs develop compromise business solutions in case of conflicting business requirements;
Ensure the implementation of changes in business process is properly communicated to their organizations;
Coordinate business testing and Quality Assurance in their organizations;
Recommend resources from their organizations for each stage;
Escalate issues to Project Manager as needed;
Be trained on FI, CO, SD and MM modules.
MS Team Members:
By help of Business TMs map business processes into system in a way that ensures feasibility of technical realization;
Provide technical solutions;
Ensure compliance with global standards;
Initiate the development/approval of alternative business solution if the initial one is not technically feasible;
Escalate issues to Project Manager as needed;
Be trained on FI, CO, SD and MM modules.
Key Business Resources:
Present business requirements for their organization to the project;
Liaise and reconcile business requirements with Key Business Resources from other organizations;
Assist in the collective prioritization of business requirements;
Review the major deliverables of the project;
Communicate plans, progress, status, expectations, etc. for the project back to their organizations;
Inform PM about their unavailability.
Key MS Resources:
Will be involved in order to ensure smooth transition from Platinum to SAP and engaged in some specific tasks





3




SAP R/3 Implementation in P&G Russia5
Kursovik1.doc, last update 18/01/99 13:45


     Страница: 3 из 3
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка