Открытость.Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.
1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.
В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.
Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.
Статические архивыдокументов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.
Динамические архивы(либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.
Дерево работ «Автоматизированная система документооборота»
Рис. 3. Дерево работ «Автоматизированная система документооборота»
Структурная организация Управления Информатизации
В соответствии с положением об Управлении, было создано в 1998 году "Управление информатизации". Целью Управление информатизации явилось объединение в единую корпоративную компьютерную информационную сеть Министерства Транспорта и Коммуникаций и организовать обучение и работу в компьютерной сети интернет руководителей и сотрудников управлений.
Основными задачами Управления являются:
- создание необходимых условий для наиболее полного удовлетворения информационных потребностей государственных органов, предприятий, учреждений, организаций и граждан путем предоставления им доступа к информационным ресурсам на основе внедрения средств вычислительной техники и телекоммуникаций;
- подготовка проектов нормативных правовых актов, определяющих права и обязанности юридических и физических лиц по формированию и использованию информационных ресурсов, средств их обработки и доставки;
- интеграция с мировым информационным пространством;
- создание и развитие информационной инфраструктуры.
Центр компетенции
В связи с "Проблемой 2000 года", по постановлению правительства №117 при Министерстве Транспорта и коммуникаций был создан Центр компетенции, в его функции входит поддержка контактов с обществом для ответа на технические вопросы, повышение осведомленности, сбор и анализ данных, подготовка и распространение отчетов по Y2K прогрессу. Центр компетенции также разрабатывает методы анализа рисков, сертифицирует тесты для ПО и инструментарии, проводит консультации по оценке ИС, а также делает рекомендации по решению проблемы. Центр компетенции организовывает семинары, готовит материалы для средств массовой информации и поддерживает Y2K web-site. Он также готовит все формы для утверждения Техническим советом и Межведомственным комитетом, и отвечает за распространение утвержденных форм. Также, Центр компетенции готовит способы координации и сотрудничества между министерствами, и перед объявлением представляет на рассмотрение Технического совета для утверждения.
На базеЦентра компетенциипо «Проблеме 2000 года» при управлении информатизации был организован «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций». «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций» является проектно-исследовательским учреждением, предназначенным для проведения проектных, исследовательских, образовательных и других работ в области информационных, компьютерных технологий.Центр информатизациив установленном законодательством порядке осуществляет прямые связи с международными организациями, научно-исследовательскими, проектными, учебными и другими юридическими и физическими лицами по всем вопросам сотрудничества.
Структурная организация Управления Информатизации
Рис. 2. Структура организации.
Документирование управленческой деятельности.
В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления и улучшения организации делопроизводства. Правительство Кыргызской Республики постановило утвердить типовую инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике. Данная инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях.
Основная цель типовой инструкции – упорядочивание документооборота, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования, изложенные в инструкции, распространяются на организационно – распорядительную документацию. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальной инструкцией. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения управления возлагается на руководителя учреждения, а в структурных подразделениях – на их руководителей.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением унифицированных систем документации, ГОСТ 6.38-90. Виды и разновидности документов, необходимых и достаточных для работы учреждений, определяются в соответствии с фундаментальным назначением каждого документа в глоссарии.
Составление текстов управленческих документов является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении, а также от правильности выбора формы предложения.
Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова и словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретной смысловой нагрузки. Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия решения.
Приступая к составлению документа, прежде всего следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предлагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.
Стиль документа, характер изложения текста во многом связаны с видом документа. Документ должен отражать объективную действительность, поэтому требование к документу – правдивое, точное, достоверное освещение события, формулировки документа должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований.
Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй – решение. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительная часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.д.
Оформление документов.
1. Реквизиты документа.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.
Для организационно-распорядительных документов устанавливается 31реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90.
Обязательными реквизитами документов являются: наименования учреждения – автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код организации – автора, код формы документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.
2. Бланк документа.
Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Служебные документы составляются на бланках форматов А-4 и А-5, отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата А-3.
Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех других видов организационно-распорядительных документов.
Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных типографским способом. Для каждого из этих видов бланков допускает два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документов. При угловом – границы левого края в верхнем углу.
3. Заголовок документа.
Заголовок – краткое изложение содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться с названием документа. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формируется обобщенно. К документам большого объема, или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их располагают в левой части листа.
4. Датирование.
Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.
5. Согласование.
Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев согласовывается с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Внутреннее согласованиеобычно оформляется визой, состоящей из должностей визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении.
Внешнее согласованиеможет быть оформлено грифом согласования, листом согласования. Гриф согласования состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, и располагается после реквизитов «Подпись» в левой части бланка.
Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуютдокументооборот.
Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документов должно быть оправданным.
Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или работниками служб делопроизводства. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствие документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Глава 2. Концептуальное и информационное моделирование
Выявление и моделирование бизнес – процессов.
Основу деятельности любой организации составляют ее деловые процессы или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами организации. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом. Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ. Описание деятельности организации с помощью бизнес-процессов позволяет определить где, когда и кем выполняется каждая функция, какие данные, информационные или функциональные взаимосвязи для этого нужны и откуда эти данные поступают.
В данной выпускной работе рассматривается работа Управления Информатизации и ее подразделений.
Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес - процессами внутри организации, либо описывают выход во внешнее окружение, последовательностью выполняемых работ и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ, условия инициализации и время выполнения.
Создаваемая модель бизнесс-процессов организации строится на базе построенных бизнесс-процессов по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений.
На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и выход. Эти функции распределяются по бизнесс-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.
В процессе отображения бизнес-процессов по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий список бизнес-процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы.
Главной целью создания модели бизнесс-процессов предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнесс-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных.
Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяются по бизнесс-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнесс-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.
Модель бизнес-процессовУправления Информатизацииописываются в Приложении 1 . Созданные в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.
BPwin – это мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.
Концептуальное моделирование
С точки зрения системного анализа концептуальное моделирование является структуризацией предметной области, для которой разрабатывается система. Ее цель - выявление перечня и иерархии предметов, объектов, факторов и явлений, полный набор которых позволяет реализовать поставленные перед системой цели и задачи.
Согласно методологии ООАПиП системный анализ проекта предполагает на первом этапе рассмотрение и физическое моделирование предметной области. На данном этапе проводится расчленение (выделение, разбивка) предметной области, объектов системы на ряд подоблостей или подсистем (уровней), характеризуемых целостностью их восприятия и однородностью выполняемых работ (функций).
При этом требуемый критерий целостности восприятия дает право продолжать расчленение до тех пор пока предмет или объект (фактор системы) не перестанет восприниматься как в свою очередь состоящий из объектов, т.е. до элементарного, неделимого уровня.
Критерий однородностивыполняемых работ (функций) дает возможность использовать концептуальную модель для корректировки разработанного во введении дерева работ.
Результаты концептуального моделирования являются базисными для реализации этапов информационного моделирования и затем разработки моделей состояний (жизненных циклов системы) - моделей, определяющих функционирование разрабатываемой системы.
Для углубленного изучения и закрепления проделанной работы, немаловажную роль играет детальное рассмотрение различных объектов.
Именно в этом состоит задача концептуального моделирования. Иными словами говоря концептуальное моделирование включает системное представление доменов предметной области с кратким описанием назначения или функций объекта и структуризацию факторов (атрибутов).
Так как, объекты составляют основу концептуального моделирования, я хотел бы остановиться на них более подробно.
Объект это абстракция множества предметов реального мира. Различают следующие виды объектов:
Реальные объекты– предметы реального мира, а точнее абстракции реальных объектов, как их мы представляем для наших целей. Например: завод, бухгалтерия, склад.
Ролевые объекты– абстракции цели или назначения человека, функциональные части оборудования или организации. Например: бухгалтер, экономист, аудитор.
Инциденты– абстракция чего-то произошедшего или случившегося. Например: перечисление в банк, проводка, платежи, поставка.
Взаимодействие – объекты получаемые из отношений с другими объектами. Например: контракт, платежная ведомость, налоги, главная книга.
Спецификация– используется для представления правил, нормативных документов или критериев качества, стандартов.
Методы концептуального моделирования используют широкий диапазон математических средств и методов представления знаний. Широко используются как древовидные, так и сетевые конструкции, в которых различаются как вершины, так и ребра. Одним из видов являются графы связей, позволяющие разбивать структуру на узкие классы объектов системы. Очень часто графы связей отображаются таблицами в виде логических матриц отношений. Построение графов связей или таблиц один из распространённых методов формализации проектных задач. В данной курсовой работе была выбрана древовидная структура как более удобная и наглядная в конкретном случае. Древовидная или иерархическая структура – эта структура, в которой каждый компонент системы, исключая первый непосредственно подчиняется только одному (вышестоящему) компоненту структуры. Это хорошо видно в (Приложении 2) на приведенных примерах концептуальных моделей.
Информационное моделирование
Цель этапа информационного моделирования состоит в том, чтобы идентифицировать концептуальные сущности, или объекты, которые составляют подсистему для анализа. Объекты информационной модели представляются через их имена и имена их атрибутов. Здесь устанавливаются связи между информационными объектами и функциональные зависимости.
Кроме структурной направленности информационное моделирование связанно с особенностями реализации связей в различных компьютерных технологиях, в зависимости от количества связываемых предметов.
Методология ООАПиП, в этой связи различает и рассматривает три вида связей:
1)один к одному
2) один ко многим
3) многие ко многим
Это объясняетсяразличными подходами и методами их реализации в отдельных компьютерных технологиях. Так, связи один к одному реализуется преимущественно матрицами, связи один ко многим на базе реляционной алгебры и реляционных таблиц, а связи “многие ко многим” требуют использования вспомогательного объекта.
Поэтому данная глава курсовой работы двунаправлена - решает как задачу структуризации системы, так и задачу анализа и формирования упомянутых трех видов связей.
Кроме того, в методологии ООАПиП принят графический вид информационных моделей, как предварительных, базисных для последующего моделирования состояний - жизненных циклов.
В информационной модели каждому объекту должно быть назначено уникальное имя. При этом имя должно явно указывать отношение объекта или к классу объектов или к экземпляру.
Для успешной реализации проекта объект проектирования должен быть прежде всего адекватно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Однако до недавнего времени проектирование ИС выполнялось в основном на интуитивном уровне с применением неформализованных методов, основанных на искусстве, практическом опыте, экспертных оценках и дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования ИС. Кроме того, в процессе создания и функционирования ИС информационные потребности пользователей могут изменяться или уточняться, что еще более усложняет разработку и сопровождение таких систем. Ручная разработка обычно порождала следующие проблемы:
·неадекватная спецификация требований;
·неспособность обнаруживать ошибки в проектных решениях;
·низкое качество документации, снижающее эксплуатационные качества;
·затяжной цикл и неудовлетворительные результаты тестирования.
Перечисленные факторы способствовали появлению программно-технологических средств специального класса - CASE-средств, реализующих CASE-технологию создания и сопровождения ИС. Термин CASE (Computer Aided Software Engineering) используется в настоящее время в весьма широком смысле. Первоначальное значение термина CASE, ограниченное вопросами автоматизации разработки только лишь программного обеспечения (ПО), в настоящее время приобрело новый смысл, охватывающий процесс разработки сложных ИС в целом. Теперь под термином CASE-средства понимаются программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС, включая анализ и формулировку требований, проектирование прикладного ПО и баз данных, генерацию кода, тестирование, документирование, обеспечение качества, конфигурационное управление и управление проектом, а также другие процессы. CASE-средства вместе с системным ПО и техническими средствами образуют полную среду разработки ИС.
