РефератБар.ру: | Главная | Карта сайта | Справка
Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum. Реферат.

Разделы: Экономика и управление | Заказать реферат, диплом

Полнотекстовый поиск:




     Страница: 3 из 4
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 4 






Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям " и к определенному "вопросу".
Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".
В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке".
Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (табл. 1) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".
На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.

"Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на _______________ 200__г."

Таблица 1


5. Понятие экономической информационной системы. Классы, структура, особенности ИС. Особенности корпоративной экономической системы
Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации и не формализуемые процессы.
Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.
Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС - это сложная кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы, в составе которой можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие (рис. 6).


Рис. 6. Схема структуры ИС

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы:
·перспективного развития или прогнозирования;
·текущего планирования;
·оперативного управления производством;
·управления финансами;
·бухгалтерского учета;
·материально - технического снабжения;
·маркетинга;
·реализации и сбыта;
·управления кадрами и др.
Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий - заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:
·экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета;
·математическое обеспечения (МО), состоящее из экономико-математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;
·программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных программ (ППП), методо-ориентированные ППП, профессионально - ориентированные ППП);
·информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода -вывода документов, базы данных, электронные архивы);
·технического обеспечения (ТО) - ЭВМ, периферийные средства, множительная техника и средства связи; технологическое обеспечение (Техн.О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач.
Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:
·организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);
·правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций.
Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ).
АРМ - это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем.
Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др.), объединенных общей информационной базой и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение (рис. 7).
Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым относятся проверка контроля и доступа, настройка системы на параметры технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым - ввод исходных данных, их обработку и выдачу результатов, ведение справочников базы данных и получение ответов на запросы.
Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых информационных технологий. На одном АРМ может быть объединено несколько ИТ. С точки зрения используемых информационных технологий в ИС можно выделить классы АРМ, связанные с автоматизацией следующих видов деятельности:
·операторной деятельности (например, в подсистемах бухгалтерского учета, планирования, управления кадрами, управления материально - техническим снабжением и сбытом и т.д.), где используются разнообразные средства составления документов (например, текстовые и табличные процессоры), программные средства обработки первичных данных, системы управления базами данных (СУБД);
·анализа информации в реальном времени;
·эвристической деятельности (в подсистемах стратегического планирования и маркетинга), на основе применения систем поддержки принятия решений (СППР) или DSS (Decision Support System), экспертных систем (ЭС), информационных хранилищ данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.
·хранения, поиска документов и организации электронного документооборота в экономической системе (Электронная Система Управления Документооборотом).

Рис. 7. Структура АРМ

Например, для функций, выполняемых в отделе СДОУ можно выделить следующие типы АРМ (рис. 8): менеджера офиса, для составления документов, планирования труда в офисе, контроля исполнения поручений, приема-передачи информации, регистрации, распределения, формирования дел, сканирования документов и перевода их из бумажного вида в электронный, база электронных (БЭД) и бумажных документов (ББД).
ИС можно классифицировать по нескольким признакам.
По уровню управления, который занимает та экономическая система, для которой она разрабатывается: государственный уровень, уровень министерств и ведомств, ИС объединений и отдельных предприятий и по отраслям народного хозяйства (машиностроение, торговля, сельское хозяйство, сфера услуг т.д.).
По территориальному разнесению подразделений, входящих в состав экономической системы, а, следовательно по технической реализации ИС и формам ее организационной структуры можно выделить централизованные и децентрализованные системы (с удаленной обработкой данных), локальные и распределенные системы, основными компонентами которой являются автоматизированные рабочие места.
По степени сложности или по масштабу ИС можно разделить на несколько классов:
·Однопользовательские настольные ИС (personal) – системы на одногоспециалиста, объединяющие на одном автоматизированном рабочем месте несколько управленческих функций или задач и располагающие локальной базой данных или совокупностью локальных файлов. Единицей обработки в таких системах является задача, а техническим обеспечением отдельная ЭВМ.

Рис. 8. Схема состава АРМ для СДОУ

·Многопользовательские информационные системы низкого уровня (low-end multiuser) – это системы для уровня отделов или подразделений экономических систем, соответствующие функциональной подсистеме, состоящей из нескольких автоматизированных рабочих мест, реализующих некоторую совокупность задач имеющих общую базу данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "файл-сервер". Архитектура “файл-сервер” позволяет обеспечивать хранение единой базы данных для всех пользователей например, одного отдела; обеспечение доступа к этой базе новых пользователей; выдачу файлов на машину пользователей по требованию. К числу недостатков использования данной архитектуры можно отнести: возможность использования только одного типа СУБД на клиентской машине и на "файл-сервере"; при больших объемах информации в базе данных наблюдается снижение производительности системы, поскольку значительно увеличиваются объемы передаваемых данных.
·Многопользовательские информационные системы среднего уровня (enterprise) - это системы масштаба предприятий, включающие в свой состав несколько функциональных подсистем, интегрированных на общей базе данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "клиент-сервер". Архитектура “клиент-сервер” позволяет осуществлять управление данными, обеспечивает разделение информации между пользователями, предоставляет единое администрирование для всей системы, обеспечивает высокую производительность и высокую безопасность хранения информации. К числу преимуществ можно отнести:
ьвысокую производительность системы, поскольку серверный компьютер не загружен выполнением приложений пользователей;
ьобслуживание большего числа клиентов;
ьразделение доступа к данным и высокий уровень защиты данных;
ьпользователь может выбрать удобную для себя платформу (тип ПЭВМ).
Межрегиональные распределенные ИС (wide area distributed), охватывающие подразделения предприятия, распределенные на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенные локальной и региональной вычислительной сетью.
Очень большие и сверхбольшие межрегиональные распределенные ИС (very large и ultra large), охватывающие несколько предприятий, распределенных на нескольких континентах и на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенных глобальной вычислительной сетью со спутниковой связью.
Последние три класса ИС относят к числу корпоративных экономических информационных систем ( КИС) , имеющих следующие отличительные свойства:
·использование архитектуры "клиент-сервер", которая позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы и в которой единицей обработки информации является транзакция – единичное обращение к базе данных;
·иерархичность организационной структуры (централизованная обработка данных и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетается с распределенной обработкой на нижнем уровне);
·модульная структура системы, в которой модулями являются функциональные подсистемы;
·интегрированная среда с коллективной работой пользователей в едином информационном пространстве;
·система представляет информацию для трех типов приложений:
ьоперативной обработки транзакций, характерной для всех функциональных подсистем (OLTP-приложения);
ьаналитической обработки информации, полученных от оперативной обработки приложений (OLAP-приложения);
ьDSS – приложения, связанные с подготовкой принятия управленческих решений;
·открытость системы для включения новых технических и программных средств за счет обеспечения поддержки в системе международных стандартов по обработке и передаче информации;
·организация параллельных вычислений и обработки транзакций на нескольких серверах с использованием параллельных процессоров;
·распределенная обработка транзакций;
·надежность и высокая производительность работы системы;
·масштабируемость системы, т.е. обеспечение возможности наращивания системы без потери показателей надежности и производительности;
·интегрируемость разнообразных данных и приложений;
Прикладное программное обеспечение в КИС может быть разделено на две группы: стандартное, реализуемое в виде триггеров и специальные приложения пользователей. Триггер представляет собой способ автоматизации и вынесения на сервер некоторых стандартных для данной прикладной среды действий над базой данных. Он выполняет стандартные операции над заданной таблицей при выполнении заданий. Результатом его работы может быть либо один SQL-оператор, либо вызов хранимой процедуры. В качестве примеров действий, реализуемых с помощью триггеров, могут быть журнализация определенных действий над базой данных или реализация бизнес - процедур.

6. Назначение ЭСУД, принципы построения, состав модулей
Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документоо боротом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:
·Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
·Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
·Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
·Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление « горячих точек » в деятельности).
·Оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
·Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
·Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации следующих целей:
·интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;
·интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;
·коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;
·оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.
Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Вот основные из них:
·Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
·Фактор директора "советского типа " - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
·Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес -процессов.
·Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
·Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным " миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
·Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать.
Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):
Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально -распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
Основные принципы построения ЭСУД.
Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:
·централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;
·хранение документов в электронном виде в различных форматах;
·ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);
·хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;
·надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;
·возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.
Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:
·систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);
·систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за
·своевременной их обработкой и т.д.;
·набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
·систему экспорта /импорта документов.
В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.
Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести (табл. 2):
·подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);
·подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ);
·подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУД);
·подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО).

Таблица 2

СИСТЕМА СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

СИСТЕМА ПРЕОБРАЗОВАНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В
ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД

СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС - ПРОЦЕССАМ




     Страница: 3 из 4
     <-- предыдущая следующая -->

Перейти на страницу:
скачать реферат | 1 2 3 4 

© 2007 ReferatBar.RU - Главная | Карта сайта | Справка