Наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программы к автоматическому выполнению массовых расчетов, зависящих как от специфики конкретного раздела учета, так и от особенностей учетной политики предприятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п. , но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов
Сейчас имеется масса литературы описывающей продукты фирмы «1С», так что при желании разобраться в программе это не составит большого труда.
Фирма «ИНФОСОФТ», успешно работающая в промышленной сфере, предлагает широкий спектр программных средств, в том числе и с исходными текстами; бухгалтерских систем, программных комплексов для автоматизации управления предприятиями, строительными организациями, программ для бюджетных организаций и др.
Для небольших фирм, только постигающих азы автоматизации учета, предлагается недорогая программа «Много валютная финансовая бухгалтерия», снабженная доходчиво составленным учебным пособием «Финансовая бухгалтерия». Эта программа работает во многих организациях.
Фирма «КОМТЕХ+» известна сетевой версией комплексной системы и её различных вариаций поставок: бухгалтерская система, склад и анализ финансовой деятельности.
Ее основные отличия гибкость настройки, автоматизация ведения многих трудоемких процессов и операций, наличие удобных механизмов распределения и анализа информации и др. В частности, пользователь может самостоятельно определить реквизиты - поля номенклатурного справочника: особенности формирования учетной или отпускной цены, состава и способов расчета реквизитов приходных и расходных документов; алгоритма автоматического распределения сумм, формирование новых проводок в журнале хозяйственных операций с по объектным распределением сумм и пр. Эта технология и возможности ПС позволяет бухгалтеру отобрать необходимые проводки, объединить по заданному признаку, распределить указанную или рассчитанную сумму пропорционально удельным весам сумм проводок.
Фирма «АйТи» одна из немногих отечественных фирм, работающих в классе заказных финансовых систем в архитектуре «клиент- сервер» и имеющих опыт реализации более 200 проектов различной сложности на базе собственной разработки «Бухгалтерской офисной сетевой системы» (БОСС) Основная линия фирмы - комплексная автоматизация предприятий среднего масштаба и разработка систем «под ключ».
Это всего лишь капля в море программных средств на рынке программ. А количество фирм, разрабатывающих эти программы, все продолжает увеличивайся, вместе с усовершенствованием и улучшением качества программ.
3. 2 Обоснование выбора программы или собственной разработки для автоматизации учета или анализа
В сельскохозяйственном предприятии Учхоз ,,Кубань,,учет кассовых операций полностью автоматизирован с помощью разработки крупнейшего в нашей стране программного разработчика «1С Бухгалтерия» программы «1С Бухгалтерия - Проф 6. 0».
Совсем недавно в научных изданиях, в компьютерной и экономической прессе велись ожесточенные дискуссии о возможности и целесообразности автоматизации бухгалтерского учета в среде Windows. Считалось, что графический интерфейс, ввод информации при помощи манипулятора «мышь» никак не вяжутся с технологией обработки учетной информации. Тем не менее, на рынке программного обеспечения появились первые Windows - бухгалтерии. Они воспринимались как нечто диковинное и привлекали внимание преимущественно той категории учетных работников, которые в прошлом имели компьютерные специальности и соответствующее образование. Первые программы страдали огромным числом недостатков, связанных преимущественно со сложностью быстрою ввода больших объемов первичных данных, они были непривычными, тяжеловесными и рас полагали к неторопливой размеренной работе Тогда казалось, что у Windows - бухгалтерии будут использоваться только на небольших предприятиях с незначительными объемами вводимой информации и с хороню подготовленным в компьютерном отношении персоналом.
С течением времени эти программы совершенствовались, Windows - технологии охватывали все более широкие сферы применения, в том числе и сферу бухгалтерского учета
По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества, является «1С:Бухгалтерия для Windows ». Несмотря на свою стопроцентную ориентацию на среду Windows, она сохраняет все удобства ввода значительных объемов данных. Успех «1С: Бухгалтер и и для Windows» не случаен. Эта программа имеет большую и долгую историю, берущую начало от первых версий для операционной системы DOC В последние Windows- версии вошло все самое лучшее, что было наработано в DOC-версиях и приумножено за счет преимуществ системы \Ушс1о\У5.
Какие преимущества дает Windows -технология в организации ведения компьютерного учета?
Многооконный принцип работы. Благодаря этому принципу каждый документ открывается в отдельном экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими документами, манипулируя ими в естественной форме, подобно тому, как он это делает с традиционными документами, передавшая, накладывая, их друг на друг а, просматривая параллельно несколько документов, проводя сверку показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно взаимосвязаны, а многооконный режим Windows дает возможность видеть, как изменение показателей одного документа отражается на информации других, связанных с ним документов.
Графический интерфейс предполагает принципиально новый уровень общения пользователя с программой. Необходимая функция или режим рабств могут быть выбраны только через традиционные компьютерные меню, но и их графические образы - пиктограммы или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной техники. Кроме того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов чрезвычайно полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не прибегая к меню или пиктограммам. Поясним, как это реализуется в учетной работе.
Навигация по данным дает возможность в процессе просмотра некоторого бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сложился этот показатель. Аналогичным образом могут быть проанализированы и эти данные, и так до тех пор, пока не будет достигнут документ источник первичных данных, породивший эту цепочку. Очевидно, нет надобности доказывать бухгалтеру преимущества этой поистине прогрессивной компьютерной технологии. С ее помощью выверка документов превращается в очень удобный и естественный процесс. Не надо рыться в программных меню выбирать в них документы, в которых предположительно содержится ответ на возникший вопрос. Компьютер сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их возникновения.
Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами в системе Windows. В DOC-версиях бухгалтерских программ довольно серьезной была проблема организации обмена данными между прО1раммами, особенно разработанными разными фирмами-производителями. В системе Windows такой проблемы нет. Все программы, работающие в Windows, могут обмениваться числовой, текстовой, графической информацией через универсальный буфер обмена (clipboard), существует и возможность объектной (ОLЕ-технология) и динамической (DDЕ-технология) связи программ. Таким образом, если предприятие уже ведет оперативный учет кассовых операций, складских операций и т. п. , используя какие-то Windows -программы, связь с бухгалтерской программой «1С: Бухгалтерия» может быть обеспечена достаточно просто: через встроенные в нее разнообразные механизмы. Кроме того, связь бухгалтерской программы со стандартными Windows -приложениями дополняет ее возможности графическими и аналитическими функциями электронных таблиц, оформительскими чудесами презентационных программ, что делает работу бухгалтера поистине творческой, красивой и самой привлекательной.
3. 3 Математическое описание алгоритма расчетов и описание последовательности техники операций.
Учет кассовых операций осуществляется в «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад с помощью двух документов - приходный и расходный кассовые ордера. Вызов обоих документов можно осуществить из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню Операции/Журналы операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или расходный кассовые ордера) После создания документа его нужно заполнить здесь указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом. При проведении кассовых документов автоматически создаются проводки. После этого движение денежных средств по кассе отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе
Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступления наличных денег в кассу Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает 50-й счет.
Расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денег из кассы. При вводе документа указываются данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и необходимые для отражения документа в бухгалтерском учете данные. Для заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает указанный пользователем в накладной корреспондирующий счет, а по кредиту - 50-й.
3. 4. Написание руководства пользователю программы
Как начать работу с программой? Как и любую другую операцию в системе Windows вызов программы можно осуществить разными способами. Наиболее распространенный отыскать пиктограмму (иконку), обозначающую программу «1С Бухгалтерия» (ее изображение вы видите в начале абзаца), и дважды щелкнуть по ней мышью Обычно эта пиктограмма находится в отдельном групповом окне «1С: Бухгалтерия», куда она помещается автоматически после инсталляции, хотя программист, работающий на машине, мог переместить ее в любое другое окно.
В верхней части экрана находился строка заголовка окна. Следующая строка содержит главное меню программы, под ней расположена линейка пиктограмм для наиболее часто применяемых функций. И иже этих строк размещается главное рабочее окно программы. В этом окне в процессе работы с программой можно раскрывать другие окна - с бухгалтерскими документами, для ведения диалога и настройки программы, но вначале это окно пустое.
Прежде чем начать знакомство с реализацией профессиональных функций, рассмотрим основные технические приемы работы с программой.
Программа реализует некоторый набор профессиональных и вспомогательных функций. Вызов требуемой функции осуществляется следующими способами:
- путем выбора нужного пункта меню;
-щелчком мыши по пиктограмме или но экранной «кнопке», изображающим интересующий режим работы,
- нажатием нужной клавиши или комбинации клавиш
Рассмотрим подробнее названные способы общения с программой.
Работа с меню
Меню в программе «1С: Бухгалтерия» - многоуровневое. Первый уровень меню часто называют «Главным меню», его, мы и видим в верхней части главного рабочего окна. Оно представляет собой строку с наименованиями групп режимов. В главное меню можно войти, нажав на клавиатуре клавишу АН или ПО. После выбора режима в главном меню на экране появится («выпадет») зависимое подменю, содержащее перечень доступных функций. Далее выбор некоторой функции посредством меню мы будем обозначать последовательным перечислением выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например «Отчетность - Шахматка». Если некоторый пункт подменю не является конечным, справа от его катания указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня меню.
Следует помнить, что набор функций в одном и том же подменю может отличаться в разные моменты работы с программой Так, в главное меню при работе с экранными формами документов добавляется новый пункт «Действия». В зависимости от выполняемой работы соответствующее ему подменю содержит разный набор допустимых действий. Ряд пунктов подменю могут быть записаны бледным шрифтом; это значит, что выполнение данною действия сейчас бессмысленно. Например, пытать удалить записи из списка бессмысленно, если таковые отсутствуют.
Быстро переместится к нужному пункту главного меню или подменю можно, нажав буквенную клавишу, соответствующую первой буквы названия данного пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п. », а в пункте «Отчетность» — «т».
Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и без клавиатуры - однократным щелчком мыши.
Технология обработки информации по учету кассовых операций предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:
1. настройка системы;
2. обработка справочников;
3. обработка приходящих документов;
4. получение отчетов и справок;
5. печатание платежных документов;
6. сервисные функции и архив. , наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных машинограмм.
Справочники (база данных учета) подразделяются на:
• справочники балансовых счетов;
• справочники организаций;
• справочники сотрудников;
• справочники наименований платежных документов;
• справочники назначения платежей.
Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.
Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другиедокументы по счету 50).
Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.
Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.
После ввода данных по одному кассовому отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.
Есть и некоторые особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.
Таким образом производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии.
З. 5 Получение выходных, отчетных машинограмм
В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.
Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.
Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.
Выводы и предложения
АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.
АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.
При работе над этой курсовой работой была использована программа фирмы «1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматногооборотного баланса и многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п. ), но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии. , но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии.
Список использованной литературы
1. Брат а В. В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», учеб, пособие М. : Финансы и С1а1ис1ика. 1994.
2. Бабаева З. Д. , Терекова В. А. , Рендухов И. М. . Шеина Т. Н. «Бухгалтерский учет: задачи и вопросы»; Учеб. пособие - М/ Финансы и статистика, 1994
3. Информационные системы в экономике // под ред. В. В. Дика М : Финансы и статистика, 1998.
4. Камышанов П. И. Практическое пособие но бухгалтерскому учету. -М. : Экономика, 1995.
5. Козлова Н. П. , Парашутин Н. В. , Бабченко Т. Н. , Галанина Е. Н, Бухгалтерский учет. - М. . Финансы и статистика, 1995.
6. «Компьютерные технологии обработки информации» // под ред. Назарова С. В. М/ Финансы и статистика, 1995.
7. Новикова В Компьютерный учет и групповые операции // Бухгалтерский уче1, 1998. №2.
8 Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:ухгалтерии-Проф 6. 0 для Windows». -М. : КомпьютерПресс, 1997.
9. Пахалко О. Составляющие информационной системы иредприя1ия // Экономика и жизнь, 1997г. №14.
10. Программные продукты БЭСТУ/ Экономика и жизнь, 1997. №7.
И. Семенов М. И. , Лойко В. И. . Барановская Т. П. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебное пособие для агрономических специальностей вузов/Под общей ред. И. Т. Трубилина. -Краснодар: изд. КубГАУ, 1998.
Выводы и предложения
Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли, в том числе и в сельском хозяйстве, является улучшение управления.
Совершенствование форм и методов управления происходит па основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накапливания, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных технологий (АИТ), называемых также новыми или современными.
В мире наступил такой период, когда производственный потенциал я научный уровень общества определяется суммарной мощностью ЭВМ и технологическим совершенством переработки с их помощью информации
Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации - важнейшая технико-экономическая задача, которая требует ускоренного развития индустрии информатики. При этом возникают новые, еще не устоявшиеся в научной литературе понятия „информационная экономика", „информационные ресурсы" и т. д.
Национальные „информационные ресурсы" - эго новая экономическая категория. Информация становится таким же ресурсом, как материал и энергия, и, следовательно, но отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же критические вопросы. Кто им владеет?, Кто в нем заинтересован?. Насколько он доступен?, Возможно ли его коммерческое использование?.
В течение всей предшествующей XX веку истории развития человеческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило относилась к категории непроизводственных затрат.
В конце XX века впервые в истории человечества основным предметом труда в общественном производстве промышленно развитых стран становится информация. Возникли (енденции неуклонною перекачивания трудовых ресурсов из сферы материальною производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название "информационный кризис".
В настоящее время молено указать на два различных фактора, убедительно свидетельствующих о начале перехода промышленно развитых стран па качественно новый этап технологического развития, который принято называть веком информации и новых информационных технологий.
1) время удвоения объема накопленных научных знаний составляет 2-3 года (в 1900 - 50 лет, 1950 - 10 лет, 1970-5 лет);
2) материальные затраты на хранение, передачу и переработку информации превышают аналогичные расходы на энергетику.
По данным ЮНЕСКО, в настоящее время уже более половины всего занятого населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие в процессе производства и распространения информации.
Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управления при обработке информации вручную.
Программа «1С Бухгалтерия», как мне кажется, является одной из самой лучших и удобных бухгалтерских программ. Но, как и все программы, она имеет некоторые недостатки. Если данная программа настроена для работы на данном предприятии, то она очень удобна в пользовании, а если нет, то далеко не каждый сможет «набить» ее первичными данными, а тем более наш средний бухгалтер (женщина средних лет. которая с трудом передвигает мышку двумя пальцами). Поэтому очень часто приходится вызывать программиста, который настроит для предприятия программу.
