Задача «КАДРЫ»
·Личные карточки на каждого сотрудника предприятия.
·Поддержка архива уволенных сотрудников.
·Просмотр, заполнение и печать штатного расписания.
·Автоматическое и ручное формирование табеля учета рабочего времени.
·Просмотр и корректировка реестра отпусков и больничных.
·Формирование анкеты застрахованного лица для персонифицированного учета в пенсионном фонде.
Задача «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА»
·Ведение инвентарных карточек основных средств и нематериальных активов.
·Формирование актов приемки-передачи основных средств и нематериальных активов.
·Начисление амортизации, проведение переоценки.
·Просмотр и печать ведомости амортизационных отчислений и переоценки.
Задача «БАЛАНС И АНАЛИЗ»
·Учет документов по оказанным/полученным услугам, взаимозачетам.
·Контроль над любым документом в программе и проводками, выполненными по этим документам.
·Ввод недокументированных проводок.
·Просмотр и печать учетных регистров: журнала операций, журнала-ордера, аналитической ведомости по любому счету/субсчету, сводной оборотной и шахматной ведомости, главной книги и т.д.
·Учет взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками.
·Учет затрат.
·Просмотр и печать баланса предприятия и налоговой отчетности.
Задача «ДОКУМЕНТООБОРОТ»
·Описание путей прохождения документов по стадиям выполнения.
·Трассировка документов по стадиям.
·Ведение расписания сотрудников.
·Обмен сообщениями.
·Построение отчетов о затраченном времени.
Задача «ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ»
·Учет путевых листов.
·Расчет нормативного расхода горючего.
·Учет движения горючего по автомашинам.
·Отчет по перевезенным грузам.
Структура меню задачи
Все задачи комплекса имеют типовой интерфейс, т.е. набор команд и их расположение в меню примерно одинаковы во всех задачах. Основное (верхнее) меню каждой из них включает в себя следующие пункты:
ДОКУМЕНТЫ. Здесь находятся команды управления первичными документами. Для каждого вида документов, обрабатываемых в задаче, есть специальный реестр - список документов данного вида. В процессе работы в него заносятся новые, корректируются или удаляются старые. Находясь в соответствующем реестре можно, кроме того, отфильтровать документы по каким-либо признакам или сформировать отчетные формы, анализирующие отобранные в данный момент документы.
СПРАВОЧНИКИ. В этом пункте находятся различные справочники, в соответствии с которыми оформляются документы и ведется номенклатурный и бухгалтерский учет. В каждой задаче для выбора предлагаются как общие, так и специфические, относящиеся только к этой задаче справочники: организаций, банков, сотрудников, частных лиц, видов валют, складов, должностей... Справочники также доступны для редактирования. Кроме того, находясь в них, можно сформировать ряд отчетных форм, анализирующих состояние объектов справочника, например, получить справку о взаиморасчетах с организацией.
ОТЧЕТЫ. Отсюда вызываются основные отчеты, которые составляются на данном рабочем месте - это могут быть бухгалтерские, налоговые, номенклатурные и прочие отчеты и справки, относящиеся к данной задаче. Здесь необходимо заметить, что кроме основных отчетов в каждой из задач есть очень много дополнительных, которые вызываются из локальных меню различных окон и на первый взгляд невидны.
УСЛУГИ. В этом пункте представлены вспомогательные команды, предназначенные для удобства работы и общей настройки задачи. Например: вызов встроенного калькулятора, календаря и текстового редактора, команды работы с открытыми окнами задачи, а также настройки принтера.
ПОМОЩЬ. Пункт, предназначенный для получения (чтения) общей информации о задаче или комплексе в целом: порядок работы, термины, правила работы....
ВЫХОД.Содержатся команды выхода из программы СБиС++ и переключения между задачами. Для перехода в главное меню надо либо нажать клавишу < F10 >, либо щелкнуть левой клавишей мыши на нужном пункте меню.
Наряду с бухгалтерскими компьютерными программами в арсенал бухгалтеров прочно вошли компьютерные правовые системы. Это обусловлено частыми изменениями в законодательстве, что вызывает множественные вопросы: в каких случаях применяется данный документ, какой документ действует в данном случае, правильно ли начислены налоги и т.д. Справочно-правовые системы позволяют быстро найти нужный документ, получить ответ на возникший вопрос, а также консультацию специалиста.
Для обеспечения главного бухгалтера оперативной информацией об изменениях в законодательстве ОАО КЭПСП «Динамо» необходимо приобрести справочно-правовую систему Консультант-Плюс. Данная система включает в себя все нормативные акты Российской Федерации, а также правовые акты официального разъяснения, ненормативные акты общего характера и правоприменительные акты по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета, по вопросам общего значения и по финансово-экономическим вопросам отраслевого значения.
Система предъявляет невысокие требования к компьютерам, поэтому на предприятии не должно быть сложности в ее установке и использовании.
Принципы работы с системой Консультант-Плюс аналогичны принципам работы с большинством других приложений для Windows:
- запуск системы Консультант-Плюс осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку «Консультант-Плюс»;
- вверху экрана под заголовком окна «Консультант-Плюс» расположена строка главного меню, каждый пункт которого позволяет выполнить определенные действия. Строка главного меню всегда имеется на экране, и любое допустимое в данной ситуации действие может быть выполнено выбором соответствующей команды соответствующего пункта;
- под строкой главного меню расположено пиктографическое меню (панель кнопок). Оно введено для быстрого вызова наиболее часто используемых функций;
- для того, чтобы увидеть основные действия, доступные в конкретном месте программы и выбрать одно из них, можно воспользоваться локальным меню нажатием правой кнопки мыши.
В системе Консультант-Плюс организована специальная система поиска документа. Для того, чтобы найти конкретный документ, необходимо заполнить карточку Реквизитов. Система Консультант-Плюс позволяет найти необходимый документ по следующим основным реквизитам:
- вид документа (например, закон, указ, постановление, инструкция и т.д.);
- принявший орган (например, Президент РФ, Минфин РФ, Правительство РФ);
- дата принятия;
- номер;
- название документа;
- поиск по статусу (все акты кроме недействующих редакций и утративших силу, недействующая редакция, утратившие силу);
- тематика (по конкретной теме, например, «Международное право и процесс»);
- текст документа и другим.
Все это позволяет быстро найти необходимый документ по 2-3 известным реквизитам.
Система Консультант-Плюс очень удобна в пользовании, т.к. предусмотрен ряд сервисных функций:
1. Гиперссылки.
Непосредственно в тексте документа есть ссылки на другие документы в информационном банке, которые тем или иным образом связаны с просматриваемым документом. Они выделены в его тексте другим цветом и позволяют переходить к указанным в них документам, минуя заказ через карточку Реквизитов. Таким образом, мы имеем дело с так называемым гипертекстом, наличие которого является одной из важнейших особенностей программной оболочки системы Консультант-Плюс. Переход по гипертекстовой ссылке осуществляется в то место (статью, пункт, абзац) упоминаемого документа, которое указано в исходном документе.
2. Создание закладок.
В системе Консультант-Плюс предусмотрена возможность использования специальных электронных закладок в текстах документов, созданных по аналогии с обычными бумажными закладками. Они аналогично используются для мгновенного поиска конкретного места (строки) в тексте документа, найденного ранее. Все закладки сохраняются после выхода из системы. Наиболее часто они используются при работе с документами большого объема.
3. Экспорт документов в текстовый редактор.
Программная оболочка Консультант-Плюс позволяет в удобной для пользователя форме копировать выделенный фрагмент текста или весь текст документа информационного банка Консультант-Плюс в текстовый редактор Word.
4. Печать документов. Система Консультант-Плюс позволяет распечатать документ или его часть на принтере.
4.4 Определение экономической эффективности автоматизации учетных
задач
Компьютерная программа “ СБиС++” была приобретена на рынке программных продуктов по рыночной цене 7500 р. Также будет приобретена справочно-правовая компьютерная система “Консультант Плюс” по рыночной цене 11000 р.
Были приобретены компьютер модели Pentium – 500 МГц по рыночной стоимости 19000р., дополнительное техническое оснащение рабочего места пользователя, в том числе: принтер HP Laser Jet 6P - 5000 р.
При определении эффективности автоматизации аналитических задач и бухгалтерской отчетности необходимо рассчитывать и проанализировать следующие показатели:
- общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
- текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач.
- годовую экономию от ее использования (Эг);
- срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых аналитических задач, определяются по формуле
КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + Кзтех + КЗрм + КЗпр, (1)
где:КЗбкп– капитальные затраты на покупку компьютерной программы (КП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости БКП решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (определено на основе экспертной оценки совместно с руководителем работы, консультантом по применению БКП и специалистами предприятия в размере 3000 р.);
КЗспп– капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы (СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (определено на основе экспертной оценки совместно с руководителем работы, консультантом по применению БКП и специалистами предприятия в размере 3300 р.);
КЗн– капитальные затраты на настройку компьютерных программ приняты в размере 2 МРОТ, т.е. 400 р.;
КЗрм– капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;
КЗтех– капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера;
КЗпр– прочие капитальные затраты, связанные с автоматизацией аналитических задач.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет для архивных копий баз данных, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. Принято 5 МРОТ, т.е. 1000 р.
Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера рассчитываются по формуле:
(S * Цпл + КЗмеб) * Тм
КЗрм = ------------------------------- , (2)
Тоб
гдеS– размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью компьютера (принято5 кв.м);
Цпл– рыночная цена 1 кв.м. производственной площади на момент автоматизации исследуемых задач принято в размере 12 МРОТ, т.е. 2400 р.;
КЗмеб– капитальные затраты на приобретение специальной мебели, повышающей производительность и комфортность работы бухгалтера (спец. стол под компьютер, принтер и другое техническое оснащение, вращающееся и катающееся кресло, держатель листов с информацией и др.) Эти затраты приняты в размере 15% от рыночной цены компьютера, используемого для решения аналитических задач.
Кзмеб = 19000 * 15 % = 2850 р.
Тм– время использования компьютера в течение года для решения аналитических задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью приобретенных программных продуктов;
Тоб– общее время использования компьютера в течение года.
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом
Тоб = ds* S *Др * Nм * Кис, (3)
гдеds– длительность смены (8 часов);
S– число смен работы компьютера;
Др – среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
Nм– число месяцев в году эксплуатации компьютера;
Кис – средний коэффициент использования компьютера в течение смены (принято 0,8);
Тоб = 8 * 1 * 21 *12 * 0,8 = 1613 час.
Величина затрачиваемого компьютерного времени (Тм) на решение аналитических задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью приобретенных программных продуктов определяется по формуле
Тм = Вз * Др, (4)
гдеВз– время решения исследуемых аналитических задач с помощью
приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня (принято 3 часа);
Др– количество рабочих дней в году, в течение которых решаются исследуемые аналитические задачи (принято 250 дня).
Тм = 3 * 250 = 750час.
Так величина затрачиваемого компьютерного времени (Тм) на решение аналитических задач меньше общего время эксплуатации компьютера в течение года, то достаточно одного компьютера.
Тогда капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера равны:
КЗрм = ((5 * 2400 + 2850) *750) / 1613 = 6905 р.
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера рассчитываются по формуле
(Цком + Цтех) * (1 + Кт) * (1 - Киз) * Тм
КЗтех = ----------------------------------------------------, (5)
Тоб
гдеЦком– рыночная цена компьютера на момент покупки программного
обеспечения (по прайс-листу);
Цком = 19000 р.
Цтех– рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего
места пользователя (стоимость принтера и монитора по прайс-листу);
Цтех = 5000 р.
Кт - коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств (принято Кт=0,02)
Киз- коэффициент, учитывающий степень износа, действующей компьютерной техники (принято Киз = 0);
Кзтех = ((19000+5000)*(1+0,02)*(1-0)*750) \ 1613 = 11383р.
Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых аналитических задач и их состав для наглядности представлен в таблице 13.
Таблица 13 – Капитальные затраты на автоматизацию аналитических задач
| Наименование статьи затрат |
Буквенное
обозначение |
Сумма, руб.
|
% |
|
1. Капитальные затраты на покупку аналитической компьютерной программы
2. Капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы
3. Капитальные затраты на настройку компьютерных программ
4. Капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя
5. Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места
6. Прочие капитальные затраты |
КЗбкп
КЗспп
КЗн
КЗрм
Кзтех
КЗпр |
3000
3300
400
6905
11383
1000 |
11,5
12,7
1,5
26,7
43,8
3,8 |
ИТОГО |
КЗа |
25988 |
100 |
Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач (ЗA), исследуемых в дипломной работе, рассчитываются по формуле
За = Зком + Здр + Зкп + Зпр, (6)
гдеЗком– текущие затраты, связанные с использованием компьютера;
Здр – текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места пользователя (принтера) составляют 40% от Зком;
Зкп – текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;
Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых аналитических задач.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых аналитических задач, определяются следующим образом
Зком = Тм * См, (7)
гдеСм– стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии.
На предприятии нет данных о стоимости одного часа эксплуатации компьютера, и поэтому она определена укрупненно по формуле
Ом
См = ----------- * (1 + Кнр), (8)
Др * ds
гдеОм– месячный оклад бухгалтера, занятого решением аналитических задач, в
соответствии со штатным расписанием предприятия (принято 1700 р.);
Кнр – коэффициент, учитывающий накладные и другие расходы, связанные с работой компьютера (принят 2).
См = (1700 / (21 * 8)) * (1 + 2) = 30 р.
Следовательно, текущие затраты, связанные с использованием компьютера составят:
Зком = 750 * 30 = 22500 р.
Текущие затраты, связанные с использованием других объектов рабочего места пользователя приняты в размере 40% от Зком:
Здр = 22500* 40 % = 9000 р.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле
КЗбкп + КЗспп Тм
Зкп = ---------------------- + Зп * -------, (9)
Тс Тоб
гдеТс– полезный срок использования компьютерных программ (с учетом
морального износа принято 4 года);
Зп– затраты на пополнение справочно-правовой программы за год приняты в размере 8500руб.
Зкп = (3000 + 3300) / 4 +(8500* (750 / 1613)) = 5527 р.
Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых аналитических задач (расходы на бумагу, на ремонт мебели) приняты в размере
20 % от Зкп.
Зп = 5527* 20 % = 1105 р.
Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых аналитических задач, и их состав для наглядности представлен в таблице 14.
Таблица 14 – Текущие затраты, связанные с автоматизацией аналитических задач
| Наименование статьи затрат |
Буквенное обозначение |
Сумма, р. |
% |
1.Затраты, связанные с использованием компьютера
2.Затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места
3.Затраты, связанные с использованием компьютерных программ
4.Прочие текущие расходы |
Зком
Здр
Зкп
Зпр |
22500
9000
5527
1105 |
59
23,6
14,5
2,9 |
Итого |
За |
38132 |
100 |
