Результаты проверки таких предприятий оформляются справкой по форме 0408026, в которой заполняются только разделы VII и VIII.
Представление отчетности и информационных данных
Информация о произведенных проверках соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью является банковской отчетностью, которая представляется в территориальное управление ЦБ РФ по форме №212 (Приложение 5) ежеквартально до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Также данная информация представляется по LOTUS NOTES (внутрифилиальная сеть) в Отдел расчетно-кассового обслуживания Управления по руководству филиалами до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Помимо формы №212 проверяющий пишет отчет Управляющему о проведенных за квартал проверках. В соответствии с регламентом предприятие считается проверенным, если ему было направлено уведомление (Приложение 1,2), поэтому в форме №212 по строке 5 указывается то количество предприятий, которое запланировано. Фактически проверкой охватываются далеко не все из запланированных предприятий, причины чего и указываются в отчете Управляющему филиалом.
Так в I квартале 2002 года было запланировано проверить 40 Предприятий, что составляло 12,2% от общего количества обслуживаемых предприятий. Всем предприятиям были разосланы письма на имя руководителя. За истекший период фактически было произведено 22 проверки. План не выполнен полностью по следующим причинам:
·большинство наших клиентов имеют расчетные счета в других банках и уже были проверены другими кредитными организациями, о чем нас уведомили официально. Таких предприятий – 3.
·
Не смотря на то, что договором на расчетно-кассовое обслуживание предусмотрена обязанность клиента предоставлять банку кассовые документы для проведения проверок, руководители данных предприятий не выполняют данный пункт договора. Таких предприятий – 4.
·
В количество контролируемых предприятий входят и те клиенты, которые открыли расчетные счета в банке сравнительно недавно и обслуживаются в банке менее 3 месяцев, проверять данные предприятия не имеет смысла. На текущий момент в нашем филиале таких предприятий 4.
·
3 предприятия попросили предоставить отсрочку в связи с проведением аудиторской проверки и перенести проверку на II квартал 2002 года, о чем уведомили официально.
·
2 предприятия не имели движений по счету в течение года, следовательно проверке не подлежали.
В ходе проведенных проверок выявлено, что основные нарушения предприятиями допускаются в части оформления кассовой книги и кассовых документов:
- в кассовой книге часто допускаются исправления незаверенные подписью главного бухгалтера;
- кассовая книга не всегда опечатана и пронумерована;
- в расходных кассовых ордерах, как правило, не стоят подписи получателей денежных средств, не указаны их паспортные данные;
- не всегда удается установить цели расходования выручки, т.к. по некоторым расходам нет авансовых отчетов;
Данные нарушения обычно устраняются на месте проверки по просьбе клиента.
Так же встречаются случаи не целевого использования выручки предприятием. Данное нарушение исправить нельзя, поэтому пишется замечание.
В первом квартале предприятие «А» неоднократно превышало лимит остатка кассы. О данном нарушении банк должен уведомить налоговые органы, но т.к. предприятие является крупным клиентом дополнительного офиса № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.», данное нарушение было исправлено путем пересмотра лимита остатка кассы (его увеличение).
Проанализировав результаты проверок за последние три года было установлено, что количество нарушений значительно уменьшилось (Таблица 1).
Таблица 1.
Результаты проверок кассовой дисциплины за 2000-2002 гг.
|
Нарушения (в % отношении к количеству проверенных предприятий
|
2000 г. |
2001г. |
2002г. |
Превышение лимита остатка кассы |
15 |
3 |
0 |
Несоблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами |
12 |
7 |
0 |
Неполное оприходование денег, полученных в банке |
5 |
0 |
0 |
Не целевое использование выручки |
4 |
2 |
1 |
Ненадлежащее оформление кассовых документов |
8 |
10 |
0,6 |
Это объясняется тем, что многие клиенты даже не знали о существовании банковских проверок. В настоящее время при получении уведомления о предстоящей проверке многие клиенты консультируются по вопросам оформления кассовых документов, о возможности исправлений. Поэтому в ходе проверки замечаний к клиентам практически не бывает.
2.3. Контроль банка за осуществлением проверок кассовой дисциплины
Проверка оформления Расчетов на установление предприятию лимита остатка кассы
Ежегодно в дополнительном офисе № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» службой внутреннего контроля проводится выборочная проверка соблюдения требований Положения Банка России «О правилах организации наличного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 № 14-П. Последняя проверка проводилась за период с 01.11.01 г. по 20.01.02 г. Объем выборки составлял не менее 60% от общего числа объектов проверки.
Ежегодно в соответствии с Положением ЦБ РФ «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации» №14-П от 05.01.98г. (далее – Положение), филиалом на основании представленных клиентами расчетов по форме 0408020 (Приложение 6) устанавливается лимит остатка кассы. В случае не предоставления предприятием данного расчета лимит считается нулевым. Информация об организации работы филиала по установлению лимитов остатков касс доведена до клиентов размещением информации на стендах.
Выборочно проверено оформление 34 расчетов (Приложение 6). Имеются отдельные замечания по оформлению документов отдела клиентского обслуживания (ОКО) – 3 случая не соответствия единицы расчета данным формы (рубли и тыс. руб. соответственно).
Отдельные замечания по оформлению расчетов клиентами отдела розничных продаж (ОРП):
·не указан номер расчетного счета клиента;
·несоблюдение единица расчета;
·не установлены сроки сдачи выручки;
·не установлено время сдачи выручки;
·при отсутствии у предприятия выручки и расхода наличных, филиалом установлен лимит остатка кассы и дано разрешение расходования выручки;
·отсутствуют оригиналы представленных клиентами расчетов;
·не указана цифрами испрашиваемая сумма лимита.
Рекомендации: Старшему ревизору усилить контроль за оформлением клиентами представляемого в дополнительный офис расчета ф. 0408020, установлением лимитов и согласованием расходования выручки из кассы предприятия в соответствии с требованиями Правил. По согласованию с клиентами устранить выявленные замечания.
Цели расходования выручки согласовываются с дополнительным офисом в соответствии с Указаниями ЦБ РФ №360 от 12.11.96 г. на заработную плату, выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции у населения, скупку тары, вещей у населения, оплату срочных ремонтных работ и ГСМ, выплату возмещения убытков по договорам страхования физических лиц.
В соответствии с п.2.7. Правил, решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы, принимается банками ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме 0408020. На момент проверки, филиал согласовывает расходование выручки только на основании представленных расчетов ф. 0408020.
Рекомендации: Старшему ревизору, начальнику РКО запросить центральное отделение о порядке оформления указанных в п.2.7. Правил письменных заявлений предприятий. Запросить указанные заявления у клиентов, представивших расчет ф.0408020.
В большинстве расчетов ф.0408020 имеется приписка о том, что данный расчет действителен до возникновения задолженности предприятия в бюджет и внебюджетные фонды. При наличии такой задолженности уведомления о прекращении действия разрешения расходования выручки филиалом не направляется.
В проверяемом периоде в картотеке была отражена задолженность по предприятиям, представившим расчет:
ОАО «А» по уплате НДС. Копия расчета представлена клиентом из другого банка. Разрешения на расходование выручки банком не предоставлялось.
ЗАО «Б» уведомления не направлялись в связи с наличием в расчете отметки о действии разрешения до возникновения задолженности перед бюджетом.
Проверка организации планирования проверок кассовой дисциплины клиентов и оформления Справок по результатам проверок ф.0408026
Из 6 запланированных на декабрь 2001 г. проверок, представлены только 3 справки по результатам проверок. Всего в 4 квартале было проверено 6 предприятий из 27 запланированных.
С 20.12.01 г. в филиал принят на работу специалист по проверке кассовой дисциплины, что должно увеличить количество проверок.
Фактически на I квартал 2002 г. запланировано 40 проверок. В процессе проверки по состоянию на 11.02.02 г. находится 5 предприятий. Из 8 запланированных на январь 2002 г. проверок, в январе не закончена ни одна. В феврале закончена 1 проверка из ранее начатых, 4 – на стадии оформления.
Рекомендации: РКО обеспечить выполнение плана проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины за счет осуществления проверок с выездом на предприятия.
При проверке справок ф.0408026 имеются следующие замечания:
·не указана дата проверки;
·не указана дата подписания справки Управляющим филиалом;
·не верно установлен предприятию лимит остатка кассы;
·в п. 3.3. справки не расшифрованы цели выдачи под отчет, в результате невозможно сделать вывод о соблюдении/несоблюдении целей расходования выручки;
·в п. 3.2. справки не расшифрованы цели расхода по договору, в результате невозможно сделать вывод о соблюдении/несоблюдении целей расходования выручки;
·не верно отражены данные по строке 2 раздела II справки;
·не заполнен п.3 Раздела III справки;
·нет расшифровки ФИО руководителя и гл. бухгалтера предприятия;
·в п.1 раздела III справки не полностью отражены разрешенные цели расходования выручки;
·в п.3.1. раздела III справки выручка направлена на хозяйственные расходы, а с банком согласовано расходование на хозяйственный инвентарь;
·не соблюдены единицы заполнения справки.
Справки подписаны со стороны предприятий и филиала. Указанные замечания имели место в связи с тем, что данные справки были оформлены до получения рекомендаций ГУ ЦБ РФ по Омской области по их оформлению. На момент проверки рекомендации по заполнению справок, представленные ГУ ЦБ РФ по Омской области доведены до руководителя РКО. Оформление справок 2002 г. производится с учетом данных рекомендаций.
Проверка составления отчетности ф. 212
Отчетность по ф.212 составляется дополнительным офисом ежеквартально в соответствии с требованиями нормативных документов.
Замечания по результатам выборочной проверки заполнения ф.212 за 4 квартал 2001 г.:
·в ходе проверки установлено, что не во все карты клиентов в базе «Клиент» внесены необходимые данные, позволяющие точно подсчитать количество клиентов филиала. В результате чего данные о количестве обслуживаемых предприятий по книге регистрации открытых/закрытых счетов не совпадают с данными программы «Клиент». Кроме того в книгу регистрации открытых/закрытых счетов внесены не все данные о закрытии счета предприятия. В результате чего имеется вероятность искажения строки 1 ф.212;
·в строке 2 ф.212 количество предприятий должно быть на 10 меньше, чем в строке 1, т.к. исключению подлежат клиенты, имеющие следующие счета: 40309, 40204, 40703, 40814;
·неверно отражено количество предприятий, охваченных проверками в отчетном периоде.
Рекомендации: РКО обеспечить сверку данных базы «Клиент», книги регистрации открытых/закрытых счетов и данных юридических дел клиентов. Составление отчетности за 1 квартал 2002 г. осуществлять с учетом замечаний предыдущих проверок.
Все вышеобозначенные недостатки системы внутреннего контроля в дополнительном офисе № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.», предопределили необходимость разработки в настоящей дипломной работе, ряда рекомендаций по совершенствованию системы банковского контроля, обозначенные ниже.
ГЛАВА III. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ БАНКОВСКОГО КОНТРОЛЯ
3.1. Модель осуществления проверки кассовой дисциплинына примере фармацевтической компании ООО «Здрава»
Представленная ниже модель отражает наиболее оптимальный вариант проведения проверки кассовой дисциплины на предприятиях с соблюдением всех ее составных элементов, начиная со стадии подготовки плана и заканчивая составлением отчета о ее результатах. К сожалению, на практике ряд компонентов исключается, что, с одной стороны упрощает проведение проверок, но в то же время указывает на несостоятельность специалистов, которые занимаются организацией и проведением проверок, а также приводит к неадекватности результатов, и, в частности, к большим погрешностям расчетов.
В связи с вышеобозначенным, мной была разработана нижеописанная модель, а также подготовлены рекомендации по результатам проверки как клиентам банка, так и сотрудникам отделения розничных продаж.
1. Объект проверки
- ООО «Здрава», находящееся по адресу 646780, Омская область р.п. Русская Поляна ул. Комсомольская, 56
2. Предмет проверки(критерии эффективности) - соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе ООО «Здрава», целевое использование выручки, соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, правильность оформления кассовых документов, полнота оприходования денежных средств, полученных в дополнительном офисе № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.», условия хранения денежных средств.
ЭТАПЫ:
Подготовительный этап (составление плана проверки)
1. Наименование проверки – проверка выборочная по причине большого объема кассовых документов.
2. Цель проверки - в рамках предлагаемого предмета оценить критерии эффективности (соблюдение кассовой дисциплины).
3. Период проведения проверки – 1 день (19.05.2002 года).
4. Период, за который проводится проверка – I квартал 2002 года.
5. Исполнители проверки – сотрудник отдела РКО дополнительного офиса № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» - Бобкова Т.К.
6. Объем выборки – не менее 60% (установленный объем выборочной проверки) от общего числа кассовых документов.
7. Дата составления отчета – 20.05.2002 год.
8. Нормативная база для проверки – Положение ЦБ РФ «о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» №14-П от 05.01.1998., Приказ «Об организации проведения проверок кассовой дисциплины управлением внутреннего контроля дополнительным офисом № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» №210, от 19.06.2002.
Процесс проведения проверки
1. Передача уведомления о проведении проверки менеджеру ООО «Здрава» Попову А.Ю. за 10 дней до начала проверки.
2. Выезд сотрудника отделения розничных продаж на контролируемое предприятие.
3. Инвентаризация кассы и проверка кассовой дисциплины на предмет соблюдения установленных норм и нормативов.
4. Выявления нарушений соблюдения кассовой дисциплины.
5. Подготовка перечня рекомендаций для устранения выявленных проблем с согласованием сроков их исполнения.
6. Составление акта по итогам проведенной проверки в двух экземплярах.
7. Ознакомление главного бухгалтера и руководителя ООО «Здрава» с результатами проверки.
8. Подписание акта.
9. Передача акта Управляющему дополнительным офисом № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» на подпись.
Проблемы, выявленные в ходе проверки:
1. неправильное документарное оформление операций;
2. превышение лимита остатка наличных денег в кассе ООО «Здрава»;
3. неполное и несвоевременное оприходование денежных средств, полученных в дополнительном офисе № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.»,
4. превышение установленных пределов наличных расчетов;
5. неправильное списание денег в расход;
6. отсутствие в ООО «Здрава» постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий кассы;
7. отсутствие в ООО «Здрава» приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы.
Рекомендации
По результатам проверки с учетом выявленных нарушений специалистом отделения РКО дополнительного офиса № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» были даны следующие рекомендации клиенту:
1. Детальное изучение Указания ЦБ РФ « О порядке осуществления внутреннего контроля за соответствием деятельности на финансовых рынках в кредитных организациях» от 07.07.1999 №603-У, где представлен полный перечень требований к оформлению кассовых документов.
2. Возложение на главного бухгалтера ООО «Здрава» обязанности контроля за обязательным ежегодным установлением лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.
3. Производить оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу ООО «Здрава» ежегодно, по состоянию на начало календарного года.
4. Своевременное изучение либо оказание консультационных услуг банком по разъяснению Письма ГТК РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами» от 05.12.2001 №01-06/48375.
5. Введение дисциплинарных мер ответственности за нарушение требований двухстороннего договора по расходованию выручки.
6. Введение в учетную политику ООО «Здрава» раздела о порядке осуществления ревизий кассы.
В то же службой внутреннего контроля дополнительным офисом № 5265 КБ «Сибирское О.В.К.» осуществляется проверка работников и руководства отделения РКО за правильностью и полнотой проводимых ими операций, которыми также были допущены ошибки.
Служба внутреннего контроля по результатам проверки рекомендовала следующее:
1. Руководителю РКО усилить контроль за оформлением клиентами представляемого в филиал расчета лимитов и согласованием расходования выручки из кассы предприятия в соответствии с требованиями Правил.
2. РКО обеспечить выполнение плана проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины.
3. РКО усилить контроль за оформлением карточек учета средств выданных на заработную плату и выплаты соц. характера.
4. РКО усилить контроль за отнесением операций по приходу/расходу наличных средств в части отнесения на символы в соответствии с Указние ЦБ РФ №7-У от 24.10.97г.
5. Проведение семинаров по разъяснению сотрудникам банка действующих нормативно – правовых актов.
6. Систематическая аттестация работников банка.
3.2. Меропри ятия по совершенствованию системы внутрибанковского и внешнего контроля
Вопросы, связанные с организацией внутреннего контроля в кредитных организациях, и вопросы, связанные с взаимодействием внутреннего и внешнего аудита, представляется весьма актуальной для банковского сообщества в настоящее время. Успешная работа коммерческого банка в современных условиях сопряжена с высокими рисками, и данные риски многочисленны как во внешней, так и во внутренней среде, в которой функционирует банк, и поэтому руководство банка обязано обеспечить высокое качество управления своей деятельностью. Поэтому для руководства банка, желающего повысить качество управления, должно стать ведущим направлением налаживание четкой системы контроля за всеми сторонами деятельности коммерческого банка. Но чтобы сделать такой шаг, то есть организовать четкую систему контроля, нужно не только желание самих банкиров, то есть руководства банка, но и правильное понимание необходимой методической, методологической основы.
Предложены следующие мероприятия по усовершенствованию банковского контроля:
1 мероприятие
– заключается в многоуровневом характере внутреннего контроля, то есть контроль не только за уровнем исполнителей, а контроль также за уровнем управления в системе исполнительного руководства.
Основными документами, связанными с построением и функционированием системы внутреннего контроля, являются на сегодняшний день - Положение Центрального банка №509 об организации внутреннего контроля в банках и еще один большой документ - это Положение №603у о порядке осуществления внутреннего контроля за соответствием деятельности на финансовых рынках законодательства о финансовых рынках кредитных организаций. Именно эти два документа определяют сегодня принципы организации внутреннего контроля в банках, то есть независимость службы внутреннего контроля от других подразделений в коммерческом банке. Это всесторонность внутреннего контроля, то есть контроль должен охватывать все проблемы деятельности банка. Это многоуровневый характер внутреннего контроля, то есть контроль не только за уровнем исполнителей, а контроль также за уровнем управления в системе исполнительного руководства. Это вопрос компетентности внутренних аудиторов, который предполагает наличие квалифицированного персонала в данной службе. Но это и соответствие системы внутреннего контроля тому объему и масштабу операций, который коммерческие банки проводят в своей деятельности.
2 мероприятие
– изучение дополнительной литературы специалистов банка на технической учебе и применение изученного в работе.
Несмотря на положительные изменения в российской нормативной базе по вопросам внутреннего контроля, остается много вопросов, требующих безотлагательного решения. В частности основным недостатком нормативных актов Банка России по вопросам организации и функционирования внутреннего контроля, на мой взгляд, является их бессистемность и соответственно разобщенность. Именно по этой причине сформировать на их основе целостное представление о системе внутреннего контроля в банке по-прежнему на сегодняшний день не представляется возможным. Это на самом деле подтверждается тем, что по-прежнему большинство российских банковских менеджеров, может быть, и не видят зло во внутреннем контроле, но решение проблем внутреннего контроля видят как бы не с содержательной ее стороны, а именно со стороны формально организационной. В частности, топ менеджеров интересуют вопросы штатного расписания, точного названия подразделения, чтобы оно соответствовало данным нормативным документам, статус должности руководителя и так далее, чтобы можно было отчитаться перед надзорным органом, что система внутреннего контроля в банке существует и она формально соответствует всем требованиям данных нормативных документов.
Поэтому рассмотрение вопросов нормативно-правового обеспечения внутреннего контроля в коммерческих банках позволило сделать вывод о том, что, во-первых, в данной области остается множество проблем, требующих своего практического решения. И самое важное, что найти эти решения без глубокой научной проработки сегодня всего комплекса вопросов, связанных с этим, невозможно.
