Договор предусматривает ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов.
Договор составлен в двух экземплярах:
- один экземпляр остался у кассира;
- второй экземпляр - в бухгалтерию.
Со стороны организации договор подписал главный бухгалтер.
После того как срок действия договора истечет , его хранят в архиве организации в течение 5 лет.
В связи с тем, что в исследуемой организации применяется журнально – ордерная форма ведения учета, то производится заполнение Журнала - ордера №1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 « Касса » с ведомостью к нему №1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов ( Приложение 13 ).
Записи в Журнал-ордер и ведомость производятся итогами за день. Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путём подсчёта сумм однородных операций, отражённых в кассовом отчёте или приложенных к нему документах. Каждому отчёту кассира в учётных регистрах отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчёт. Количество занятых строк в журнале соответствует количеству сданных кассиром отчетов.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости на начало и на конец месяца. На протяжении месяца, для контроля, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
По окончании месяца бухгалте р переносит итоговые данные из Журнала - ордера №1 и ведомости №1 в Главную книгу.
2.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций.
На предприятии ООО Пушкинская ДСПМК бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» .
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.
В ООО Пушкинская ДСПМК применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».
Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:
1. Получены наличные деньги со счетов в банках:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетный счет»;
52 «Валютный счет»;
55 «Специальные счета в банках».
2. Поступления наличных денег от реализация продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
90 « Продажи »;
91 « Прочие доходы и расходы ».
3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;
71 « Расчеты с подотчетными лицами »;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
4. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
75 «Расчеты с учредителями»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
5. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 79 « Внутрихозяйственные расчеты ».
6. Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
7. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам »;
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам ».
8. Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам »;
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам »;
86 « Целевое финансирование ».
9. Поступления наличных денег в счет доходов будущих периодов (арендная плата авнсом, плата за комунальные услуги и т.д.)
Дебет 50 « Касса »
Кредит 98 « Доходы будущих периодов ».
Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
1. Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, МБП, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 07 « Оборудование к установке »;
08 « Вложения во внеоборотные актива »;
20 « Основное производство »;
23 « Вспомогательное производство »;
25 « Общепроизводственный расходы »;
26 « Общехозяйственные расходы »;
29 « Обслуживающие производства и хозяйства »;
41 « Товары »;
44 « Расходы на продажу »;
90 « Продажи »;
91 « Прочие доходы и расходы »;
97 « Расходы будущих периодов ».
Кредит 50 «Касса»
2. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы:
Дебет 51 « Расчетный счет »;
52 « Валютный счет »;
55 « Специальные счета в банках »;
50 « Касса ».
Кредит 50 « Касса »
3. Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды:
Дебет 08 « Вложения во внеоборотные актива»;
60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками »;
58 « Финансовые вложения »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
68 « Расчеты по налогам и сборам »;
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Кредит 50 « Касса »
4. Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:
Дебет 70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;
71 « Расчеты с подотчетными лицами »;
73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям »;
75 « Расчеты с учредителями »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »
Кредит 50 « Касса »
5. Выданы из кассы наличные средства дочерним организациям и подразделениям организации:
Дебет 79 « Внутрихозяйственные расчеты »
Кредит 50 « Касса »
6. Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными бедствиями:
Дебет 99 « Прибыли и убытки »
Кредит 50 « Касса »
7. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации:
Дебет 91 « Прочие доходы и расходы »
Кредит 50 « Касса »
8. Погашена задолженность по кредитам и заемным обязательствам наличными:
Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам »
Кредит 50 « Касса »
9. Оплачены из кассы расходы, осуществляемые за счет средств целевого назначения:
Дебет 86 « Целевые финансирование »
Кредит 50 « Касса ».
Рассмотрим ряд примеров по поступлению и выбытию денежных средств в ООО Пушкинская ДСПМК.
В кассу организации ООО Пушкинская ДСПМК 27 февраля 2004 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 61100 рублей.
Бухгалтером ООО Пушкинская ДСПМК на этом основании был выписан приходный кассовый ордер и сделаны бухгалтерские проводки:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 51 «Расчетный счет» - 61100 рублей
В дальнейшем при выдаче заработной плата по расчетно – платежной ведомости, к которой был выписан расходный кассовый ордер бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учета:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит 50 «Касса» - 44568 рублей.
Оставшаяся денежная сумма 16532 рубля была выдана в под отчет работникам организации.
Кассиром были сделаны соответствующие записи в кассовой книге и составлен отчет о движении денежных средств ( Приложение 14).
Из кассы ООО Пушкинская ДСПМК выданы наличные деньги под отчет начальнику отдела снабжения для приобретение канцилярских товаров в сумме 160 рублей. Канцилярские товары приобретены и оприходован на сумму 140 рублей. За подотчетным лицом оставалась задолженность в сумме 12 рублей. Остаток неиспользованных наличных денег в сумме 32 рублей сдан в кассу организации подотчетным лицом ( Приложение 15).
Бухгалтером ООО Пушкинская ДСПМК был выписан расходный кассовый ордер на выдачу денежный средств в под отчет и сделаны проводки:
Дебет 71 « Расчеты с подотчетными лицами »
Кредит 50 «Касса» - 160 рублей
Подотчетное лицо составило авансовый отчет, приложило оправдательные документы и передало их в бухгалтерию. На возврт в кассу неиспользованных денежных средств выданных под отчет бухгалтером выписан приходный кассовый ордер и сделана запись на счетах бухгалтерского учета:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 71 « Расчеты с подотчетными лицами » - 32 рублей.
2.3. Инвентаризация денежных средств кассы.
Инвентаризация денежных средств кассы ООО Пушкинская ДСПМК проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.
Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.
Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
-если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО Пушкинская ДСПМК определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).
При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:
- правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;
- полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;
- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;
- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится :
- учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.
- учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.
- органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состоян ия расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).
Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.
Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:
·ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
·ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков до- кументов строгой отчетности»;
·КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Результаты инвентаризации в ООО Пушкинская ДСПМК оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:
- по инициативе руководителя организации;
- по требованию налоговой инспекции.
Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).
Ревизия проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в касс е сверяется с данными учета по кассовой книге.
При обнаружении ревизией недстачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Результаты ревизии отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ – 9).
Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером – кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.
Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
1. Обнаружены излишки денежных средств:
Дебет 50 « Касса »,
Кредит 91« Прочие доходы и расходы »,
субсчет 1 «Прочие доходы»;
2. Обнаруженные в результате инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:
Списание недостающих денег в кассе:
Дебет 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей »,
Кредит 50 «Касса»;
Предъявление иска кассиру:
Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям»
субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба»,
Кредит 94 « Недостач и потерь от порчи ценностей »;
3. По мере взноса кассира в возмещении недостач делаются записи:
Дебет 50 «Касса»,
51 «Расчетный счет»,
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям»
субсчет 2 «Расчетов по возмещению материального ущерба».
Последний раз инвентаризация в ООО Пушкинская ДСПМК проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января 2004 года по инициативе руководителя. Инвентаризацию проводила комиссия, назначенная приказом руководителя № 22 от 18 декабря 2003 года ( Приложение 16 ).
В состав комиссии были включены представители администрации предприятия, работники бухгалтерии.
Перед началом инвентаризации кассир дал расписку в том, что все поступившие деньги и ценности оприходованы, выбывшие – списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию.
Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводились.
При проведении инвентаризации комиссия проверила достоверность бухгалтерского учета и фактическое наличие денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимались к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производилась по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.
Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными учета по кассовой книге.
Результат инвентаризации были оформлен актом (Приложение 17). Недостачи или излишка ценностей в кассе комиссией не обнаружено, что и отражено в акте.
Акт инвентаризации был составлен в 2-х экземплярах: один остался в делах бухгалтерии, другой – у кассира.
В акте комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе в момент проверки.
