– бесплатная передача;
– реализация;
– в связи со строительством новых объектов.
Для определения непригодности основных средств, которая наступила в результате физического или морального износа, неэффективности их восстановления, и оформления необходимой документации по их списанию руководитель учреждения своим приказом ежегодно создает постоянно действующую комиссию. В ее состав входят: руководитель учреждения или его заместитель, главный бухгалтер или его заместитель, руководители групп учета, лица на которых возложена ответственность по сохранение основных средств, и прочие должностные лица. В отдельных случаях (для установления непригодности автомобилей, нагревательных котлов и пр.) в состав комиссии включаются представители соответствующих государственных инспекций или штатные специалисты, которые отвечают за техническое обслуживание основных средств.
К задачам комиссии относятся:
– обзор основных средств для составление акта на их списание на основании технической документации и данных учета;
– определение невозможности восстановления и дальнейшего использования данного объекта;
– установление причин списания объекта;
– установление лиц, виновных в преждевременном выбытии основных средств;
– определение возможностей использования отдельных узлов, деталей, материалов, которые оставляют после демонтажа, и их оценка;
– контроль изъятия из списанных основных средств пригодных узлов, деталей, материалов с цветными и драгоценными металлами и их оприходования.
По результатам обследования комиссии составляются акты на списание основных средств по формам ОЗ-3 (Бюджет) «Акт о списании основных средств», ОЗ-4 (Бюджет) «Акт о списании автотранспортных средств», ОЗ-5 (Бюджет) «Акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы». В актах подается характеристика объекта, а именно:
– год изготовления или строительства;
– дата получения учреждением;
– первоначальная стоимость (для проиндексированных — восстановленная);
– сумма начисленного износа;
– количество проведенных ремонтов;
– инвентарный номер (если автотранспорт, то и заводской);
– масса объекта по паспорту;
– наличие драгметаллов и т. п.
Кроме того, в актах детализируется информация относительно выбытие объекта, состояния основных частей узлов, деталей, конструктивных элементов и обосновывается нецелесообразность и невозможность их восстановления.
Если непригодность основных средств является следствием аварии, к акту прилагается копия акта об аварии, где объясняются причины аварии и указываются виновные лица.
Акт на списание основных средств подписывает руководитель учреждения.
Отметим, что, поскольку основные средства бюджетных учреждений по принадлежности являются государственной собственностью, их списание происходит исключительно при условии разрешения руководителей различных уровней управления. При этом нормы стоимости списания основных средств зависят непосредственно от степени распорядителя средств и источника государственного финансирования (местный бюджет, государственный бюджет). Так, для бюджетных учреждений, которые содержатся за счет средств государственного бюджета, установлены такие нормы стоимости списания основных средств:
– стоимостью за единицу до 150 ННМДГ — с разрешения руководителя;
– стоимостью за единицу от 150 до 300 ННМДГ — с разрешения вышестоящей организации;
– стоимостью по единицу свыше 300 ННМДГ — с разрешения министерства или другого центрального органа исполнительной власти.
Для бюджетных учреждений, которые содержатся за счет местных бюджетов, нормы стоимости на списание основных средств несколько иные:
– стоимостью за единицу до 75 ННМДГ — с разрешения руководителя учреждения;
– стоимостью от 75 до 150 ННМДГ — с разрешения вышестоящего учреждения;
– стоимостью свыше 150 ННМДГ — с разрешения местной государственной администрации.
Основные средства с балансов министерств, других центральных органов исполнительной власти, местных государственных администраций списывают независимо от их стоимости с разрешения их руководителя.
Детали, узлы, агрегаты и материалы, полученные в результате демонтажа оборудования, приходуются на соответствующие субсчеты бухгалтерского учета. Изъятые драгметаллы и камни подлежат сдаче на специализированные предприятия Украины. Изготовленные из цветных металлов детали и узлы, которые не используются в данном учреждении, подлежат сдаче учреждениям, на которые возложены функции по собиранию такого сырья.
Если основные средства утратили свое значение и не используются учреждением, они могут быть реализованы или бесплатно переданные. Безвозмездная передача основных средств разрешается:
– в пределах одного министерства или другого центрального органа исполнительной власти — учреждениям, которые содержатся за счет государственного бюджета;
– в пределах одного бюджета — учреждениям, которые содержатся за счет местных бюджетов;
– по согласованию с соответствующими органами и управленческими структурами.
Продажа основных средств осуществляется только через аукционы или биржи. Продажа основных средств, стоимость которых превышает 100 ННМДГ, проводится при условиях обязательного согласования с органами, уполномоченными распоряжаться этим имуществом.
Суммы средств, полученные учреждением вследствие продажи основных средств (кроме зданий и сооружений), остаются в распоряжении учреждения с правом их дальнейшего использования на ремонт, модернизацию, приобретение основных средств. Поступление указанных средств отображается в виде увеличения финансирования. Суммы от продажи или демонтажа зданий и сооружений, вносятся в доход бюджета, за счет которого эти учреждения содержатся.
УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ, ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ И МАЛОЦЕННЫХ И БЫСТРОИЗНАШИВАЮЩИХСЯ ПРЕДМЕТОВ
ПЛАН СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ
28. Характеристика, классификация и оценка материалов бюджетных учреждений. Задачи учета материалов.
29. Документальное оформление поступления и выбытия материалов.
30. Учет материалов по месту их поступления и хранения (складской учет) и его связь с учетом в бухгалтерии. Методы учета материалов.
31. Особенности учета медикаментов, продуктов питания.
32. Инвентаризация материалов.
33. Учет МБП.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
1. Категория материалов как предметов труда присущая как сфере материального производства, так и бюджетным учреждениям, основным продуктом деятельности которых является услуга. Подматериаламибюджетных учреждений понимают разнообразные вещевые элементы, которые используются в процессе хозяйственной деятельности как предметы труда. В отличие от производственной сферы, где материалы переносят свою стоимость на себестоимость продукции, стоимость потребленных материалов бюджетным учреждением относится на ее фактические расходы.
Состав материалов достаточно разнообразный, а потому требует классификации. В бюджетных учреждениях основным является группировка материалов по функциональными назначению:
– материалы для учебных, научных и других целей;
– продукты питания;
– медикаменты и перевязочные средства;
– хозяйственные материалы и канцелярские приспособления;
– горючее, топливо и смазочные материалы;
– материалы в пути;
– корма и фураж;
– запасные части;
– прочие материалы.
Отметим, что указанная классификация положена в основу учета по синтетическим счетам.
Кроме классификации по функциональному признаку, с целью отображения всех видов материалов используется более детализированное их группирование в разрезе подгрупп, субподгрупп, наименований, сортов и т. п. Каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают соответствующийноменклатурный номер —постоянно действующее сокращенное условное обозначение. Номенклатурный номер фиксируется в специальном реестреноменклатуре-ценнике, то естьсистематизированном перечне материалов учреждения, применяющемся как справочник для всех служб и подразделений учреждения. Кроме номенклатурного номера, в ценнике отображаются учетная цена, единица измерения, сорт, размер и наименование материала.
Важным моментом учета материалов является их оценка. В бюджетных учреждениях материалы в учете и отчетности отображаются по покупательной цене, при этом наценки, транспортные расходы, сумма НДС списывается на фактические расходы учреждения. За учетную цену принимают фиксированные цены на год (усредненные) или средневзвешенные цены.
Периодически, как правило, вследствие очередного повышения цен на материальные ценности, бюджетные учреждения осуществляют их дооценку. Последняя дооценка материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов осуществлялась соответственно приказу Главного управления Государственного казначейства и Министерства экономики Украины от 2 декабря 1997 г. № 127/138. Согласно указанному нормативному документу для проведения дооценки и установления реальной стоимости материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов приказом руководителя учреждения создавалась специальная временная комиссия по дооценке в составе:
1) заместителя руководителя учреждения (председатель комиссии);
2) главного бухгалтера или его заместителя (в учреждениях и организациях, в которых штатным расписанием должность главного бухгалтера не предусмотрена, — лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета);
3) руководителей групп учета (в учреждениях, которые обслуживаются централизованными бухгалтерами) или других работников бухгалтерии, которые учитывают материальные ценности;
4) лиц, на которых возложена ответственность по сохранению материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
5) других должностных лиц (на усмотрение руководителя учреждения). Комиссия осуществляет дооценку каждой отдельной единицы материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов путем приведения ее стоимости в соответствие с ценой, которая сложилась в торговой сети на аналогичные образцы товаров, которые производятся предприятиями Украины или предприятиями-производителями за пределами Украины и поставляются в торговую сеть.
Для определения новой цены комиссия по проведению дооценки может пользоваться:
– счетом или накладной на полученные аналогичные материальные ценности;
– опубликованным в средствах массовой информации листом или прайс-листом предприятия-поставщика и других предприятий, которые выпускают аналогичную продукцию, с отображением новой цены;
– ценами, установленными в торговой сети на подобные товары;
– экспертным выводом о стоимости материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
При этом установленные при дооценке цены на однотипные предметы в пределах одного учреждения или организации или учреждений, которые обслуживаются одной централизованной бухгалтерией, должны быть одинаковыми.
По результатам дооценки комиссия учреждения составляет в произвольной форме акт об изменении стоимости материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В акте нужно указать наименования дооцененных материальных запасов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, их количество и стоимость по данного бухгалтерского учета, новую цену единицы после дооценки и сумму разницы, которую предстоит отразить в бухгалтерском учете. Акт утверждает руководитель учреждения.
Материальные запасы бюджетных учреждений нормируются. Нормы запасов материальных ценностей определяются в минимальных размерах, которые обеспечивают беспрерывную работу учреждения, и устанавливаются в днях или в процентах к их годовому потреблению. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объемов их потребления, организации материально-технического обеспечения и условий хранения. Выполнение норм запасов материалов является одним из направлений соблюдения финансовой дисциплины бюджетными учреждениями.
Учет материалов, как и ранее рассмотренные учетные направления, оказывает содействие выполнению ряда задач хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. К главным задачам учета материалов относят:
– правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению, движения и выбытию материалов;
– контроль хранения и движения материалов на складе;
– контроль рационального использования материалов и соблюдения норм их использования.
2. В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение материалов, включающее последовательные операции: поступление, передача в пределах учреждения и расходования (или реализация). Указанные операции отображаются в учете с помощью первичных документов, оформленных надлежащим образом.
Основными документами относительно поступления материалов выступают счета-фактуры, приходные накладные, копии железнодорожных накладных, акты по принятию материалов. В этих документах фиксируются следующие сведения: от кого поступили материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и подпись материально-ответственного лица, которое получило ценности. Если при принятии материалов на склад не выявлены расхождения между их фактическим наличием и документальным количеством, материалы могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов. Если при оприходовании выявлен повреждения или потери материалов вследствие транспортировки, бюджетные учреждения составляют коммерческий акт, который передается транспортной организации, выполнявшей доставку материалов. Если расхождения выявлены при оприходовании материалов на склад, составляется акт приемки по форме 429, в котором фиксируются наименования материалов, единица измерения, шифр субсчета, номенклатурный номер, фактическое количество, цена и сумма. Акт в двух экземплярах составляется приемочной комиссией по обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или сторонней организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, второй — для направления претенциозного письма поставщику.
На основании указанных документов делается запись операций по поступлению материалов в соответствующие учетные регистры.
Затраты на наем транспорта для перевозки материалов не относятся на увеличение стоимости приобретенных ценностей, а списываются на соответствующие статьи расходов за счет ассигнований, на которые ценности приобретены. Расходы по доставке продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств относятся на код 1151 «Оплата транспортных услуг и содержание собственных транспортных средств».
Выдача материалов со склада осуществляется по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для этого нужны:
– накладная (требование) ф. 434 —при перемещении материалов в учреждении. Она выписывается, как правило, в одном экземпляре, если другой порядок не установлен министерствами и ведомствами по согласованию с Министерством финансов Украины;
– меню-требование ф. 298 и ф. 299 —для выдачи продуктов питания. Меню-требование составляется каждый день на основании данных о количестве людей, которое посещают столовую, и норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подписью лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже чем три раза в месяц;
– ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397.По ней в пределах установленных норм отпускаются со склада корма и фураж;
– ведомость на выдачу материалов на потребности учреждения ф. 410 —для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости следует делать не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов — оставлять соответствующее количество строк, чтобы в конце месяца по каждом виду можно было подсчитать общий итог;
– заборная карточка ф. 431 —как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через соответствующие промежутки времени в течение месяца. Эта карточка выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для потребностей по прямому назначению. Заборная карточка выписывается в двух экземплярах, один из которых с подписью получателя хранится на складе, второй — у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карточка выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом — на месяц;
– материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карточки. Выдача материалов свыше установленного лимита проводится понакладной (требованию) ф. 434;
– в случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или по заборной карточке является невозможной, списание использованного топлива проводится поактам обмера остатков.При нехватке топлива по актам замера сравнительно с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры по выявлению причин перерасходов и в надлежащих случаях — меры по взысканию;
– дорожный листокявляется основанием для списания на расходы автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическим расходам, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей;
– товарно-транспортная накладная ф. 1-т (типовая) межведомственнаяприменяется в учреждениях и организациях при перевозке грузов для потребностей своего учреждения на собственных автомобилях.
3. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально-ответственных лиц. Материальная ответственность рабочих и служащих наступает согласно с действующим трудовым законодательством. С материально-ответственными лицами заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности на основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях письменные договора о полной материальной ответственности должны заключать с заведующим хозяйством, рабочими, которые выполняют работы по приемке (выдаче) материальных ценностей рабочим учреждения.
Администрация учреждения обязанная: создать рабочему условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранения материальных ценностей; ознакомить с действующим законодательством относительно материальной ответственности рабочих и служащих за убытки, нанесенные учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозка или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.
Материалы должны сохранять в специально приспособленных помещениях (складах, амбарах), оснащенных весоизмерительными приспособлениями, которые обеспечивают точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то за каждым с них закрепляется определенная группа материалов. Хранилищу присваивают номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах. Для обеспечения быстрой приемки и выдачи, а также проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках, поддонах с обязательными материальными ярлыками. В ярлыках обозначают наименование материала, его марку, сорт, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, цену, норму запаса.
Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей их приемка подтверждается не только распиской материально-ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.
Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные документы, описанные ранее, по составу и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные ведомости.
Первая группа: накладная (требование) ф. 434 (при выдаче материалов со складов и при внутреннем перемещении материалов по учреждению); меню-требование ф. 298 и 299 (для выдачи продуктов питания со склада); ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397; дорожный листок для списания в расход автомобильного бензина.
Вторая группа: ведомость выдачи материалов на потребности учреждения ф. 410 и заборная карта ф. 431.
В бюджетных учреждениях складской учет ведется, как правило, двумя методами: количественно-суммовым и оперативно-бухгалтерским.
Количественно-суммовой метод.Сортовой учет материалов ведется на складе материально-ответственным лицом только по количеству. Эта информация фиксируется в книге складского учета материалов ф. М-17 на основании приходно-расходных документов. Соответственно графику первичные документы относительно поступления, выбытия и движения материалов передаются со склада в бухгалтерию. Соответствующий отдел бухгалтерской службы осуществляет аналитический учет материально-ответственным лицам по наименованиям материалов, количеству, стоимости в книге ф. 296 или карточках ф. 296-а. Данные складского и бухгалтерского учета ежемесячно сверяются и, таким образом, осуществляется проверка достоверности обоих видов учета и выявление ошибок. После исправления ошибок в бухгалтерии составляется сортовая оборотная ведомость, данные которой сверяются с «Журналом-Главной».
Оперативно-бухгалтерский метод.Карточки ф. 296-а или книги ф. 296 заполняются в бухгалтерии и передаются на склад под расписку в реестре выдачи карточек. На складе материально-ответственное лицо осуществляет количественно-сортовой учет материалов. Записи в карточках или книгах делаются на основании приходно-расходных документов. Бухгалтер материального отдела систематически, непосредственно на складе, осуществляет прием указанных документов, проверяет карточки на полноту, достоверность и своевременность заполнения, а также проводит выборочную инвентаризацию (в частности дефицитных и дорогих материалов). По данным проверки составляется акт.
В бухгалтерии учет ведется только в денежном выражении в ведомостях прихода и выбытия материалов по субсчетам и материально-ответственным лицам.
Ежемесячно кладовщик на основании данных складского учета составляет сальдовую ведомость (книга остатков материалов), в которой по каждому номенклатурном номеру фиксируются количественные остатки на первое число месяца. В бухгалтерии эту ведомость (книгу) проверяют, определяют сумму остатков, которые сверяются с данными бухгалтерии. Необходимое условие применения указанного метода учета материалов — наличие твердых цен.
В бухгалтерском учете материалы и продукты питания отражаются на счете 06 «Материалы и продукты питания», имеющем следующие субсчеты:
060 «Материалы для учебных, научных и других целей»
061 «Продукты питания»
062 «Медикаменты и перевязочные средства»
063 «Хозяйственные материалы и канцелярские приспособления»
064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»
065 «Корма и фураж»
066 «Тара»
067 «Прочие материалы»
068 «Материалы в пути»
069 « Запасные части к машинам и оборудованию»
На субсчете 060 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, фотопринадлежности, бумага для задания учебных программ, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и прочие материалы для протезирования. Учет драгметаллов ведется согласно с Инструкцией о порядке получения, использование, учета и хранения драгметаллов и драгоценного камня, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 6 апреля 1998 г. № 84.
Информация относительно продуктов питания в бюджетных учреждениях фиксируется на субсчете 061.
На субсчете 062 учитываются медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, сыроватки, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и иных учреждениях. На этом счете учитываются также вспомогательные и аптекарские материалы в лечебных учреждениях, которые имеют свои аптеки.
Хозяйственные материалы, которые используются для текущих потребностей учреждений (электрические лампы, мыло, щетки и пр.), строительные материалы для текущего и капитального ремонтов, а также медикаменты и перевязочные средства в учреждениях, деятельность которых не связанная с лечением, учитываются на субсчете 063. В небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, чернило, пера и т.п.), а также медикаменты и готовые лекарства (за исключением спирта, перевязочных средств и дорогих медикаментов), приобретенные и одновременно выданные на текущие потребности, могут списываться на фактические расходы с отображением их общей стоимости по оприходованию и расходах на субсчете 063. На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должна быть подпись лица, которое получило эти материалы.
Субсчет 064 предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов, которые находятся на складах и в амбарах (дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.п.), а также непосредственно у материально-ответственных лиц.
