На субсчете 065 учитываются сено, овес, прочие виды кормов и фуража для скота и других животных.
На субсчете 066 учитывается обратная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.) как пустая, так и та, в которой находятся материальные ценности.
На субсчете 067 учитываются семена, удобрения и прочие материалы; также приплод молодняка (жеребят) — при наличии в учреждениях рабочих коней, которые содержатся за счет смет расходов по бюджету.
Субсчет 068 «Материалы в дороге» служит для учета материалов, которые оплачены учреждениями по иногородними поставками, но еще не поступили на склад, а также материалов, которые полученные на склад групп централизованного снабжения и не распределены по учреждениями.
На субсчете 069 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены отработанных частей в машинах, оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах.
Указанные субсчеты являются активными, то есть по дебету фиксируется поступление материалов, по кредиту — использование. Счет 06 «Материалы и продукты питания» корреспондирует со счетами 178, 179, 090 — 092, 100 — 102, 111, 160, 140, 230, 400, 170.
Аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063-067 в бухгалтериях учреждений и централизованных бухгалтериях ведется по наименованиям, сортами, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам на карточках ф. 296-а (в книге ф. 296).
4. Медикаменты и продукты питания являются достаточно весомой составляющей материалов бюджетных учреждений, в частности медицинских учреждений. Организация учета материалов зависит, прежде всего, от наличия в указанном учреждении такого структурного подразделения, как аптека. Большинство учреждений обеспечивается медикаментами через хозрасчетные аптеки.
Учет значительной части медикаментов осуществляется в денежном выражении. Материалы отпускаются по требованию на текущие потребности лечебных учреждений непосредственно у отделения. Наркотические и отравляющие лекарственные средства, психотропные лекарственные препараты, лекарственные средства, которые имеют одурманивающее свойство, спирт этиловый и марадол подлежат количественно-суммовому учету. Отделения получают указанные препараты только по требованиям, подписанными главным врачом, к которым обязательно прилагают рекомендации врача или историю болезни. В отделениях учет медикаментов ведет главная или старшая медсестра. Информация фиксируется в соответствующих регистрах по наименованиям, расфасовке, дозированию, упаковкам, лекарственным формам.
Поступление продуктов питания в учреждение учитывается в накопительной ведомости по оприходованию продуктов питания (ф. 300), составляемой по каждому материально-ответственному лицу в отдельности. Записи в этой ведомости осуществляются в количественном и суммарном выражении на основании первичных документов.
По истечении месяца в ведомости подводятся итоги. Основанием для составление мемориального ордера 11 является накопительная ведомость (ф. 300) или сведение данных накопительных ведомостей по оприходованию продуктов питания (ф. 398).
Учет выданных продуктов питания ведется в накопительной ведомости по затратам продуктов питания (ф. 399). Эта ведомость составляется на материально-ответственных лиц. Записи в ведомость проводят на основании меню-требования (ф. 298 или ф. 299). По истечении месяца в ведомости подводятся итоги, которые определяют стоимость затраченных продуктов питания. При этом сверяется количество лиц, которые питались в детских учреждениях, с данными учета посещаемости детей, в лечебных учреждениях — с ведомостями о наличии больных. Накопительная ведомость (ф. 399) или ведомости накопительных ведомостей по расходам продуктов питания (ф. 411) являются основанием для составления мемориального ордера 12. У сведения (ф. 411), кроме данных накопительных ведомостей, записываются данные прочих расходных документов питания (актов) на нехватку продуктов питания, возвращение — на базу снабжения, затраты на прочие цели и тому подобное.
Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам в оборотных ведомостях ф. м-44. Записи в оборотные ведомости осуществляются на основании данных накопительных ведомостей (ф. 300 и ф. 399) и других документов по оприходованию и расходу продуктов питания. В оборотных ведомостях ежемесячно подсчитываются обороты и определяются остатки на начало месяца.
5. Бюджетные учреждения и организации обязаны проводить инвентаризацию основных средств, материальных ценностей, средств, расчетов и прочих статей баланса.
Инвентаризация материалов, продуктов питания, топлива и прочих материальных средств проводится по месту хранения и в отдельности — по материально-ответственным лицам. Материалы при инвентаризации записываются в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счета, веса или меры). На выявленные при инвентаризации испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых отмечаются причины, характер и степень порчи, и указываются виновные в этом лица. На материальные ценности, которые находятся в пути, составляется отдельный акт, в котором по каждой отправке приводятся такие данные: наименование и количество (согласно с документами бухгалтерского учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов на отгруженные ценности. Материальные запасы, которые поступили во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствия членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под названием «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи отмечается: когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Синхронно на приходном документе подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» с ударением на дату описи, в котором записанные эти ценности.
На большом складе при удлиненном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера учреждения в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствия членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под названием: «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформлять опись следует по аналогии с документами на материальные ценности, поступившим во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
Выявленные при инвентаризации различия между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета регулируются в таком порядке:
– ценности, которые выявленные в излишках, подлежат оприходованию со следующим выявлением причин их возникновения и виновных в этом лиц;
– нехватка материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя учреждения на уменьшение финансирования. Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических нехваток. Списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли до установлению факта недостачи запрещается. При отсутствии утвержденных норм естественной убыли все недостачи рассматриваются как сверхурочные;
– взаимное зачисление излишков и недостач из-за пересортицы может быть разрешено только в порядке исключения за один и тот же период, для одного и того самого лица, относительно материальных ценностей одного и одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, когда при зачете недостач и излишков от пересортицы стоимость материальных ценностей, которых не хватает, превышает стоимость ценностей, выявленных в излишках, разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц;
– недостача материальных ценностей свыше нормы естественной убыли, а также потери от порчи относятся на виновных лиц и взимаются с них по государственным розничным ценам, а при отсутствии розничных цен — в порядке, установленном Госкомценом Украины.
Взыскание с виновных лиц убылей, причиненных кражей, недостачей или потерей, проводится соответственно Порядку определения размера убылей от хищения, недостачи, уничтожение (порчи) материальных ценностей, утвержденному приказом Кабинета Министров Украины от 22 января 1996 г. № 116. При выявлении недостачи и потерь вследствие злоупотреблений соответствующие материалы на протяжении пяты дней после установления факта недостачи подлежат передачи следственным органам, а на эту сумму предъявляется гражданский иск. Недостачи материальных ценностей свыше нормы естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия (наводнения, пожара), от нераскрытых краж, в случаях, когда конкретные виновники не установлены, списываются с балансов на уменьшение финансирования лишь после проверки соответствующей действительности отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для недопущения убылей в дальнейшем.
По истечении инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отображения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и стоимостные показатели по данным бухгалтерского учета проставляются напротив соответствующих данных описи и путем сравнения выявляются различия между данными инвентаризации и учета.
Относительно ценностей, которые принадлежат другим организациям, по результатам их инвентаризации с приложением копии описи также должна быть сделанная отметка о проверке цен, таксы и подведение итогов за подписями лиц, которые проводили эту проверку.
Выявленные бухгалтерией в описях ошибки должны быть выправленные и исправление оговорено за подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц.
По всем недостачам и излишкам, потерям, связанным с порчей материальных ценностей, а также пропуском сроков исковой давности по взысканию дебиторской задолженности инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения соответствующих работников. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, а также их излишков и с учетом этого вносит предложение относительно регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Инвентаризационная комиссия проверяет правильность результатов инвентаризации и свои выводы и предложения отображает в протоколе, в котором также приводятся детальные сведения о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, излишках, и отмечаются меры, принятые относительно этих лиц. Протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии протоколы центральной инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения, при которой созданная централизованная бухгалтерия, не позднее чем в десятидневный срок по истечении инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете за тот месяц, в котором она была закончена.
6. Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) на складе аналогичен складскому учету материалов. Для аналитического учета МБП используется уже известная из раздела 5 книга ф. 296, которая ведется в разрезе материально-ответственных лиц, наименований МБП, их стоимости и количества. Списание МБП происходит через выбытие по непригодности или достижение полного фактического износа (по нормативам службы). Факт износа или непригодности подтверждает постоянно действующая комиссия, в обязанности которой входит:
– обзор предметов;
– контроль оприходования списанных МБП на складе;
– выявление виновных лиц в порче или пропаже МБП;
– составление актов на списание.
Наличие и движение всех малоценных и быстроизнашивающихся предметов, которые находятся в учреждении, учитываются на активном счете 07 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» в разрезе субсчетов:
070 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на складе»
071 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации»
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые находятся на складе, независимо от их стоимости учитывают на субсчете 070. Учет МБП, находящихся на складе, материально-ответственными лицами ведется по наименованиям предметов и количеству в книге ф. м-17. Выдача этих предметов со склада осуществляется по накладной (требованию) ф. 434. При выдаче со склада на предметах ставится маркировальный штамп с указанием наименования учреждения, отделения, года и месяца выдачи их в эксплуатацию. Маркировка может выполняться краской (стойкой к стиранию и химического воздействия), прикреплением жетона или другим способом. Выдача МБП стоимостью менее 30% ННМДГ, в учете отображается как уменьшение фонда малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые передаются (стоимость которых свыше 30% ННМДГ) и находятся в эксплуатации, в бухгалтерии учитываются на субсчете 071. Все малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации должны находиться на хранении у лиц, ответственных за их правильную эксплуатацию и хранение. Ответственные лица обязаны учитывать предметы по наименованиям и количеству в книге ф. м-17. Учет операций по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется в накопительной ведомости ф. 438 (мемориальный ордер 10).
Аналитический учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов по субсчету 071 ведется по наименованиям предметов, их количеству, стоимости и материально-ответственным лицам на карточках ф. 296-а или на вкладных листах ф. 402 к инвентаризационной описи и сравнительной ведомости. Движение малоценных и быстроизнашивающихся предметов в течение года отражается в соответствующих графах вкладных листов с выделением остатков на конец каждого квартала. При применении в аналитическом учете вкладных листов оборотные ведомости не составляются.
УЧЕТ ВНЕБЮДЖЕТНЫХ СРЕДСТВ
ПЛАН СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ
34. Понятие внебюджетных средств, их виды и задачи учета.
35. Учет специальных средств.
36. Учет сумм по поручениям.
37. Учет депозитных сумм и прочих внебюджетных средств.
38. Учет затрат на научно-исследовательские работ по договорам.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
1. Как отмечалось в теме 2, бюджетные учреждения в процессе своей деятельности получают средства как из бюджета, так и из других источников. Средства, которые бюджетные учреждения и организации получают свыше ассигнования, которые выделяются им с государственного и/или местных бюджетов, называютсявнебюджетными.
Внебюджетные средства неоднородны по принципу происхождения и использования, а потому разделяются на специальные средства, суммы по поручениям, депозитные и прочие внебюджетные средства.Специальные средства —это доходы бюджетных учреждений и организаций, которые они получают от предоставления платных услуг, выполнение работ, реализации продукции или другой деятельности, осуществляемой соответственно утвержденным нормативно-правовым актам.Суммы по поручениям —это средства, которые бюджетные учреждения и организации получают от предприятий, учреждений, организаций, физических лиц и благотворительных фондов для выполнения определенных поручений.Депозитные суммы —это средства, которые поступают во временное распоряжение бюджетных учреждений и организаций и с наступлением соответствующих условий подлежат возвращению. Кпрочим внебюджетным средствамотносят такие, которые не входят в состав специальных средств, сумм по поручениям и депозитных сумм.
Использование внебюджетных средств, в частности специальных, как и средств, полученных из бюджета, планируется соответственно порядку, установленного постановлением Кабинета Министров Украины от 16 февраля 1998 г. № 164 «О Положении о порядке составление единой сметы доходов и расходов бюджетного учреждения и организации».
Внебюджетные средства должны использоваться строго по целевому назначению. Распорядителями внебюджетных средств являются руководители бюджетных учреждений и организаций, которым предоставлено право распоряжаться бюджетными ассигнованиями. Временно свободные внебюджетные средства могут направляться на расходы, предусмотренные разделом «Бюджетные ассигнования» единой сметы доходов и расходов учреждения, на осуществление расходов по защищенным статьям, с последующим возмещением, если другое не установлено нормативно-правовыми актами Министерства финансов Украины и Главного управления Государственного казначейства Украины. Решение о направлении внебюджетных средств на бюджетные расходы и их возмещение принимается распорядителем внебюджетных средств самостоятельно и оформляется приказом учреждения. Об этом распорядитель средств обязанный письменно сообщить соответствующий орган Государственного казначейства или местный финансовый орган, на территории которого он расположен.
Бухгалтерский учет операций с внебюджетными средствами осуществляется на едином балансе по плану счетов, предусмотренном «Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР», утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 10 марта 1987 г. № 61 (с последующими изменениями) и инструкцией Главного управления Государственного казначейства «О порядке использования и учета внебюджетных средств бюджетных учреждений и отчетности по ним» от 11 сентября 1998 г. № 0561.
Для хранения внебюджетных средств и проведения операций по ним организациям открываются текущие счета только в тех учреждениях уполномоченных банков, где им открыты бюджетные счета или регистрационные счета на Едином казначейском счете соответствующего органа Государственного казначейства (за исключением дипломатических представительств Украины за границей, все средства которых хранятся на текущих банковских счетах страны нахождения этих учреждений). Счета открываются по балансовому счету «Прочие средства клиентов, которые содержатся из государственного бюджета» или «Прочие средства клиентов, которые содержатся из местных бюджетов». После переведения на обслуживание внебюджетных средств в органы Государственного казначейства текущие счета организаций закрываются и открываются аналогичные им регистрационные счета.
2. К специальным средствам относятся доходы от внебюджетной деятельности учреждений, получение которых предусмотрено соответствующими нормативно-правовыми актами, в частности: арендная, квартирная плата и прочие доходы от домов, которые относятся учреждениям; доходы от эксплуатации транспорта учреждений; доходы от лекций, вечеров, концертов; плата за обучение на контрактной основе в учебных заведениях всех уровней аккредитации; входная плата в музеи и выставки; доходы от подсобных нехозяйственных предприятий; плата за обучение учеников в кружках школах; прочие средства от предоставления услуг, выполнение работ, выполнение прочей деятельности. Отметим: право иметь специальные средства предоставляется при условии, если отсутствует возможность организовать на основах хозяйственного расчета реализацию продукции, выполнение работ, предоставление услуг или осуществление прочей деятельности, а также, если расходы, связанные с осуществлением указанной деятельности, полностью обеспечиваются получаемыми доходами.
Доходы специальных средств учреждения на отчетный год состоят из остатка средств соответствующего вида к началу года и их поступление в плановом периоде. За основу расчетов доходов берутся показатели, которые характеризуют объемы предоставленных платных услуг, а также прочие расчетные показатели (площадь помещений, стоимость оборудования или другого имущества, которое сдают в аренду, количество посещаемостей музеев, выставок и тому подобная) и стоимость единицы показателя, которая должна устанавливаться соответственно действующему законодательству Украины по вопросам ценообразования. На основании пересчитанных показателей определяется сумма доходов на плановый период в разрезе каждого источника доходов. Во время формирования плановых показателей обязательно учитываются уровень фактических поступлений доходов по последний отчетный год и ожидаемый уровень по период, предшествующий плановому. Расчеты показателей осуществляются на основании данных бухгалтерской отчетности по соответствующие периоды, с учетом изменений в налоговом законодательстве, инфляции, других факторов.
Расходы учреждений за счет специальных средств планируются соответственно кодам экономической классификации расходов, предусмотренных приказом Министерства финансов Украины от 3 декабря 1997 г. № 265 «Об утверждении новой бюджетной классификации Украины» (с последующими изменениями и дополнениями). Расходование специальных средств осуществляется в строгом соответствии их целям. Из специальных средств, не указанных в смете, расходы проводить не разрешается, кроме временного направления средств на покрытие дефицита бюджетных ассигнований.
Утверждение объемов специальных средств осуществляется в порядке, предусмотренном постановлением Кабинета Министров Украины от 16 февраля 1998 г. № 164 «О Положении о порядке составление единой сметы доходов и расходов бюджетного учреждения и организации». Доходы и расходы, утвержденные в единой смете доходов и расходов учреждения, считаются соответственно валовыми доходами и валовыми расходами учреждения.
Специальные средства облагаются налогами в случаях, когда это предусмотрено действующим законодательством Украины, и с учетом особенностей области. Сумма, которая подлежит налогообложению, отображается в мемориальном ордере. Согласно со сделанным расчетом заполняются налоговые декларации. На суммы расчетов за отчетный налоговый период бухгалтерские проводки относительно списания доходов в счет проведенных расходов не осуществляются.
Для хранения специальных средств в учреждении уполномоченного банка открывается отдельный текущий счет для всех видов специальных средств, принадлежащих учреждению. При централизации бухгалтерского учета для всех учреждений и всех видов специальных средств открывается один текущий счет.
Открытие текущих счетов для специальных средств осуществляется на основании документов, определенных инструкцией № 3 «Об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте», утвержденным постановлением правления Национального банка Украины от 4 февраля 1998 г. № 36, а именно:
– заявления на открытие счета установленного образца, подписываемое руководителем и главным бухгалтером предприятия;
– копии справки о внесении в государственный реестр отчетных статистических единиц Украины, что также удостоверяется нотариально или органом, который выдал соответствующую справку;
– копии зарегистрированного устава (положения), заверенной нотариально. Учреждение банка ставит отметку об открытии текущего счета на том экземпляре устава (положения), на котором стоит оригинал отметки налогового органа о регистрации предприятия в налоговом органе. Этот экземпляр возвращается собственнику счета;
– копии документа, подтверждающего, что предприятие взято на налоговый учет;
– карточки с образцами подписей лиц, которым законодательно предоставлено право распоряжения счетом и подписи расчетных документов. В карточку также заносится образец оттиска печати предприятия;
– копии документа о регистрации предприятия в органах Пенсионного фонда Украины.
К указанным документам прилагается справка об утвержденных объемах доходов и расходов по специальным средствам, которая выдается:
– Министерством финансов Украины — относительно главных распорядителей средств;
– органами, которые утвердили сметы доходов и расходов относительно учреждений — распорядителей средств второго и третьего степеней, которые содержатся за счет государственного бюджета;
– местными финансовыми органами относительно учреждений, которые содержатся за счет местных бюджетов.
На основании указанной справки срок действия счетов продлевается на новый год. Учреждения, которые находятся на государственном бюджете, уведомляют об открытии текущих счетов для специальных средств соответствующий орган Государственного казначейства. В случае изменения направлений и сумм расходования специальных средств, утвержденных в смете, предъявляется новая справка соответственно порядку, указанного в пункте 3.13 Инструкции Государственного казначейства (№ 0561).
Специальные средства, которые находятся в распоряжении исполнительных комитетов, а также учреждений, бухгалтерский учет которых централизован сельским, поселковым, городским (в городе районного подчинения) советом, хранятся на текущем счете, открытом соответствующему исполнительному комитету. На этот текущий счет поступают также прочие внебюджетные средства (кроме сумм по поручениям, для которых открывается отдельный текущий счет) указанных исполнительных комитетов советов и подведомственных им учреждений (бухгалтерский учет которых централизован). Текущие счета по специальными и прочими внебюджетным средствам открываются исполнительным комитетам советов сельский, поселковых, городских (мост районного подчинения) в учреждениях банков, осуществляющих кассовое обслуживание сельских, поселковых и городских бюджетов. Для открытия указанных текущих счетов исполнительные комитеты советов сельских, поселковых, городских (городов районного подчинения) предъявляют учреждению банка аналогичный пакет документов, за исключением справки об утвержденных объемах доходов и расходов по специальным средствам.
Зачисление специальных средств на текущие счета осуществляется путем безналичных расчетов или путем внесения платежей денежной наличностью. Наличная выручка по специальным средствам, которые поступила к кассе учреждения, сдается на текущий счет по специальным средствам. Использование этих средств без предыдущего зачисления на текущий счет запрещается.
Для учета специальных средств и операций с ими в бухгалтерском учете учреждений используются субсчеты
111 «Текущий счет по специальным средствам»
172 «Расчеты по специальным видам платежей»
211 «Расходы по специальным средствам»
212 «Расходы по специальным средствам на капитальные вложения и приобретение оборудования»
400 «Доходы по специальным средствам»
401 «Доходы по последующим затратам»
409 «Превышение доходов над расходами».
Учет операций на текущем счете по специальным средствам ведется на субсчете 111. Суммы специальных, а также некоторых прочих внебюджетных средств (средств фонда всеобуча и на расширение материально-технической базы учебных и научных учреждений; оплата питания), поступившие на текущий счет, записываются в дебет субсчета 111; суммы, уплаченные с текущего счета путем безналичных расчетов, и суммы, полученные денежной наличностью в кассу учреждения с этого счета, отображаются по кредиту указанного субсчета. Субсчет 111 корреспондирует по дебету с соответствующими субсчетами счетов 03, 05,10, 12, 13, 16, 17, 28 и 40, по кредиту — 01, 04, 06, 07, 08, 12, 13, 16,17, 21. Аналитический учет операций по специальным средствам на текущем счете осуществляется в накопительной ведомости ф. 381 (мемориальный ордер 3).
