oдату составления документа;
oнаименование организации, от имени которой составлен документ;
oсодержание хозяйственной операции;
oизмерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
oнаименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
oличные подписи указанных лиц.
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Инвентарная карточка (форма N ОС-6)
На каждый инвентарный объект заводитсяинвентарная карточкаДля карточки предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.
При небольшом количестве объектов основных средств, осуществляется запись винвентарной книге, с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.
Инвентарные карточки или инвентарная книга заполняются на основании актов (накладных) приемки-передачи основных средств типовой формы ОС-1, а также на основании данных технических паспортов, иных документов на приобретение, сооружение, дооборудование, перемещение и списание объектов основных средств. Изменения объекта вследствие реконструкции, модернизации, ремонта и прочее вносятся в карточку на основании данных акта приемки-сдачи отремонтированных. реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3). Если объект претерпел значительные изменения допускается старую карточку заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.
Отметки о выбытии основных средств при передаче другому предприятию или продаже делаются на основании актов формы № ОС-1. При ликвидации основных средств основанием для отметки в карточке служат акты на списание формы № ОС-3, ОС-4.
Допускается в форме ОС-6, вести групповой учет однотипных объектов. При этом объекты должны иметь одно и то же производственно-хозяйственное назначение. одинаковые технические характеристики, стоимость и поступить в эксплуатацию в одном календарном месяце. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию.
В разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.
Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.
При заполнении карточки обратите внимание, что по графе 6 указывают срок полезного использования объекта основных средств. Этот срок вы можете установить самостоятельно (например, исходя из ожидаемого срока эксплуатации объекта). В графе 7 "Норма амортизации, % или сметная ставка" указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации.
В графах 8 и 9 "Код" ("Нормы амортизационных отчислений"/"Счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортизации основных средств)") указывают номер группы, к которой принадлежит основное средство (графа 8), и номер счета (субсчета), на который будет списываться начисленная амортизация (графа 9).
Графы 20-24 заполняют, если основное средство содержит драгоценные материалы (металлы, камни). В противном случае в этих графах ставится прочерк.
Графы 25-28 заполняют, когда объект основных средств будет списан с баланса организации (например, продан).
В карточке также отражают сведения о ремонте объекта основных средств. При значительном изменении качественных показателей основного средства в карточку заносят новые данные. Если это невозможно, то старую карточку заменяют новой. Старую карточку сохраняют как справочный документ.
Карточку заполняет бухгалтер на основании документов об оприходовании объекта основных средств.
Пример
12 августа 2002 года ЗАО "Актив" приобрело сервер Hewlett Packard 340/S (инвентарный номер 000106, заводской номер 6596-84, паспорт N 53872017). Инвентарная карточка была оформлена на основании акта (накладной) приемки-передачи основного средства от 6 августа 2002 г. N 8. Стоимость сервера - 20 500 руб. (без НДС).
Инвентарная карточка будет заполнена так: см.Приложение 1
Инвентарные карточки могут группироваться вкартотекеприменительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).
При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождения) учет может осуществляться винвентарном спискеили другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.
Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.
Аналогичные инвентарные карточки или инвентарная книга могут заводиться на арендованные основные средства, учитываемые организацией на забалансовых счетах.
Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.
4. Документальное оформление и аналитический учет поступления основных средств.
4.1. Формирование и учет поступления основных средств
Основные средства предприятий формируются в результате:
*капитальных инвестиций (сооружения, изготовления, приобретения);
*взноса учредителей в уставный капитал предприятия;
*аренда, лизинг;
*внутреннее перемещение;
*в порядке безвозмездной передачи другими хозяйствами.
Аналитический учет капитальных инвестиций ведется соответственно по видам основных средств, другим материальным необоротным активам, нематериальным активам, а также по отдельным объектам капитальных вложений (инвентарным объектам).
На организацию учета капитальных инвестиций влияет способ выполнения работ: подрядным способом (то есть специализированными организациями на договорных началах) или хозяйственным способом (то есть силами и средствами самого предприятия).
Приподрядномспособе выполнения работ учет материальных, трудовых и финансовых затрат на выполняемые работы осуществляет сам подрядчик. Предприятие-заказчик, в данном случае, осуществляет только учет затрат на капитальные инвестиции и ведет расчеты с подрядчиком за выполненные и принятые по актам работы.
Основные средства поступают на предприятие в порядке капитальных вложений, за исключением случаев передачи эксплуатируемых объектов основных средств в счет уставного капитала акционерного предприятия или товарищества с ограниченной ответственностью и безвозмездно от физических и юридических лиц.
Под капитальными вложениями понимаются вложения денежных средств предприятием в новое строительство и приобретение, реконструкцию, расширение и техническое перевооружение мощностей уже действующих объектов основных средств. На этапе образования предприятие может получать основные средства от учредителя в качестве вклада в уставной капитал. Первоначальной стоимостью основных средств внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации. В пределах данной суммы учредитель (участник) может внести свой вклад основными средствами. При передаче основных средств приводят их перечень, указывают их первоначальную стоимость, износ и цену соглашения, по которым их вносят в счет уставного капитала. Одновременно должна быть передана вся техническая документация на эти объекты основных средств
Основные средства могут быть:
ьприобретены у поставщиков;
ьсозданы в организации.
Основные средства, полученные от поставщиков, приходуют на основании товаросопроводительных документов и акта (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1).
4.2. Акт (накладная) приемки-передачи основных средств
( форма N ОС-1 )
Для акта (накладной) приемки-передачи основных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а
Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:
·приобретения за плату у других организаций;
·строительства хозяйственным или подрядным способом;
·получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;
·внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;
·получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;
·взятия в аренду с последующим выкупом;
·поступления по акту дарения;
·передачи в совместную деятельность и доверительное управление;
·передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.
Документ применяется для учета ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.
При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. В состав комиссии, как правило, включают работников бухгалтерии и технических специалистов, способных оценить состояние основных средств. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.
При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению организации-сдатчика.
Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом (накладной), на основании данных которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке учета основных средств (форма N ОС-6).
Износ объекта определяется по методике Госкомстата России.
ПостановлениемГоскомстата РФ от 28 января 2002 г. N 5 настоящие указания по применению и заполнению унифицированной формы N ОС-1 дополнены абзацем следующего содержания:
Допускается составление общего Акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме N ОС-1, оформляющего приемку группы однотипных объектов основных средств, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.
В графе 11 "Норма амортизации, % или сметная ставка" указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации.
Графу 11 заполняют, если амортизация начисляется линейным способом или способом уменьшаемого остатка.
Если же амортизация начисляется одним из двух других способов, то в этой графе делают соответствующую пометку (например, "По сумме чисел лет срока полезного использования" или "Пропорционально объему выпущенной продукции").
Срок полезного использования объекта основных средств вы можете установить самостоятельно (например, исходя из ожидаемого срока его эксплуатации). Примерные сроки полезного использования для всех групп основных средств приведены впостановленииПравительства РФ от 1 января 2002 г. N 1.
В графе 12 "Код"/"Нормы амортизационных отчислений" можно указать номер группы, к которой принадлежит основное средство.
Акт подписывают все члены комиссии, работники, принявшие и сдавшие основное средство, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Оформленный акт передают в бухгалтерию.
На основании акта бухгалтер должен сделать соответствующие проводки:
Дебет08Кредит60(75,76,98-2, ...)
оприходован объект основных средств;
Дебет01Кредит08
объект основных средств введен в эксплуатацию.
Объекты основных средств стоимостью не более 10 000 рублей можно списывать на затраты по мере их отпуска в производство или эксплуатацию (п.1 ст.256НК РФ,п.18ПБУ 6/01).
Для этого сделайте в учете запись:
Дебет20(23,26,29,44, ...) Кредит01
списана стоимость объекта основных средств.
Пример
ЗАО "Актив" приобрело сервер Hewlett Packard 340/S (паспорт N 53872017, заводской номер 6596-84, дата выпуска - май 2001 года, инвентарный номер 000106).
В сопроводительных документах была указана краткая характеристика сервера:
P-II 400/64/SCSI 9,16 GB/CD-ROM/Клавиатура/Мышь.
Сервер был оприходован на склад N 3, а затем передан для эксплуатации в бухгалтерию "Актива". Стоимость сервера - 20 500 руб. (без НДС), срок полезного использования - 5 лет.
Акт будет оформлен так: см. Приложение 2.
Если же основные средства требуют монтажа (например, прикрепления к фундаменту, полу, межэтажным перекрытиям), то на основании товаросопроводительных документов поставщика оформляют акт о приемке оборудования (форма N ОС-14).
4.3. Акт о приемке оборудования (форма N ОС-14)
Для акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.
Акт оформляют в 2 экземплярах:
Шпервый экземпляр передают вместе с оборудованием на склад;
Швторой экземпляр - в бухгалтерию.
Акт составляет комиссия, назначаемая приказом руководителя.
Если монтаж поступившего оборудования будет осуществлять подрядная организация, то в состав комиссии может быть включен ее представитель. Принимая оборудование для установки, он должен подписать акт. В этом случае акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не оформляют, а представителю подрядной организации передают один экземпляр акта о приемке оборудования (форма N ОС-14).
Бухгалтер должен заполнить в акте графу "Корреспондирующий счет" и сделать проводку:
Дебет07Кредит60(76)
оприходовано оборудование, требующее монтажа.
Пример
22 июля 2002 года ЗАО "Актив" приобрело у ООО "Пассив" деревообрабатывающий станок (паспорт N 53872017, гарантийный талон N 12037). Стоимость станка - 20 500 руб. Станок требует специальной установки (монтажа).
Акт о приемке оборудования будет оформлен так: см.Приложение 3
Основные средства, созданные в организации, приходуют на основании акта (накладной) приемки-передачи основных средств. Объекты основных средств, приобретенные у поставщиков, приходуются на балансе по документам поставщика, на которых материально ответственное лицо должно расписаться в получении этих ценностей с указанием даты оприходования.
4.4. Акт о выявленных дефектах оборудования
( форма N ОС-16 )
Форма N ОС-14 применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией.
При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит также представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.
В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, "Акт о приемке оборудования" (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.
На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования составляется "Акт о выявленных дефектах оборудования" (форма N ОС-16).
См.Приложение 4.
Ремонт, реконструкцию или модернизацию основных средств организация может:
ьпровести самостоятельно;
ьпоручить сторонней организации.
И в первом, и во втором случае приемка основных средств, поступивших после ремонта (реконструкции, модернизации), оформляется специальным актом (форма N ОС-3).
4.5. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных
и модернизированных объектов
( форма N ОС-3 )
Для акта приемки-сдачи отремонтированных объектов основных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.
Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.
Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации.
Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.
Если организация осуществляет ремонт (реконструкцию, модернизацию) основного средства самостоятельно, то акт составляют в одном экземпляре. Если основное средство было передано для ремонта подрядной организации - в двух:
Шпервый экземпляр остается в вашей организации;
Швторой экземпляр передают организации, которая проводила ремонт.
Графы "Код вида операции" и "Код лица, ответственного за сохранность основных средств" заголовочной части акта заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.
Однако заполнение этих строк не является обязательным.
После того как акт будет оформлен, его передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен отразить в учете затраты на ремонт.
Так, если основное средство было получено из ремонта, бухгалтер должен сделать соответствующие проводки:
Дебет20(23,26,29,44,91-2, ...) Кредит10(60,76, ...)
учтены расходы на ремонт объекта основных средств (корреспондирующий счет выбирают исходя из того, в каком подразделении или для каких работ используют объект ОС);
Дебет19Кредит60(76)
учтен НДС по расходам на ремонт (в части работ, выполненных сторонними организациями).
Расходы на ремонт основных средств учитывают при налогообложении прибыли в размере фактических затрат. Эти расходы включаются в себестоимость продукции в том отчетном периоде, в котором они возникли (ст.260НК РФ).
Если вы арендовали основные средства, то расходы по их ремонту учитываются при налогообложении только в том случае, если обязанность по ремонту возложена на вас договором аренды.
Затраты на модернизацию или реконструкцию в состав расходов организации не включаются, а относятся на увеличение первоначальной стоимости основных средств.
Под модернизацией и реконструкцией принято понимать улучшение качественных характеристик объекта основных средств (например, увеличение его мощности, срока службы и т. д.).
Эти расходы бухгалтер должен отразить проводками:
Дебет08Кредит10(23,20, ...)
учтены расходы на модернизацию или реконструкцию объекта основных средств, произведенную собственными силами организации;
Дебет08Кредит60(76)
учтены расходы на модернизацию или реконструкцию объекта основных средств, выполненную сторонними организациями;
Дебет19Кредит60(76)
учтен НДС по расходам на модернизацию или реконструкцию (в части работ, выполненных сторонними организациями);
Дебет01Кредит08
Расходы на модернизацию или реконструкцию объекта основных средств включены в его первоначальную стоимость.
Новую первоначальную стоимость основного средства после реконструкции (модернизации) бухгалтер должен указать в графе 9 "Первоначальная (балансовая) стоимость с учетом реконструкции, модернизации, руб. коп.".
Первоначальная стоимость основного средства после реконструкции (модернизации) рассчитывается так:
| | | Сумма затрат на | | Первоначальная |
| Первоначальная | | реконструкцию или | |стоимость основного|
| стоимость | + | модернизацию | = | средства после |
|основного средства| | основного средства | | реконструкции или |
| | | (без НДС) | | модернизации|
По строке "Сумма износа с учетом реконструкции и модернизации, руб. коп." указывают сумму ежемесячной амортизации, которая будет начисляться по основному средству.
Эта строка заполняется при условии, что амортизация по основному средству будет начисляться линейным способом. Если нет, то в этой строке ставится соответствующая пометка (например, "По сумме чисел лет срока полезного использования" или "Пропорционально объему выпущенной продукции").
На оборотной стороне акта по строке "Изменения в характеристике объекта, вызванные реконструкцией, модернизацией" указывают, какие основные изменения были произведены в результате реконструкции или модернизации основного средства.
