Министерство образования РФ
Омский Государственный Технический Университет
Кафедра: «Прикладная математика в информатике»
Курсовая работа
по дисциплине «бухгалтерский учет»
на тему: “Документация бухгалтерского учета”
Выполнил: студент ИСЭ-320
Меньшиков А.А.
Проверила: Федорова Л.Д.
Омск 2002 г.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3
1. Основные этапы документооборота……………………………………..4
1.1. Составление и оформление документов………………………………..4
1.2. Прием и регистрация документов……………………………………....9
1.3. Контроль за исполнением документов………………………………...12
1.4. Передача документов в архив…………………………………………..14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………….……………...…16
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….…………17
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….18
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.
1. Основные этапы документооборота:
1.1. Составление и оформление документов;
Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.
Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).
Размер полей бланка не менее мм:
20 – левое;
10 – правое;
20 – верхнее;
10 – нижнее.
Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.
Отсюда вытекает общее правило составления документов.
Для правильного составления документа необходимо:
1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
3. Точно и ясно излагать содержание документа;
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;
5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.
Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.
Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.
Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).
При составлении документов могут быть допущены ошибки.
Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.
О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.
В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.
Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.
За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.1
В целях сокращения количестваприменяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных иматериальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации(УСД)- совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видаххозяйственной деятельности, средствих ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций изадач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Каждыйдокумент состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название видадокумента ит.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическуюмодель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Государственный стандарт Российской ФедерацииР 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Системаорганизационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любогоизуправленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмблемаорганизации ила товарныйзнак (03). Эмблемапредприятия — это символическоеграфическоеизображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарныйзнак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименованиепредприятия или учреждения эмблемой недопускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа.
Код организации(04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий(ОКПО)имеет всезарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочностиорганизации – автора документа. Код по Общероссийскому классификаторууправленческой документации(ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся вклассификаторе управленческой документации. Этот реквизитвпечатываетсяпри составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (06). Данный реквизит указывает в документе наименованиеорганизации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все этинаименования даются вименительном падеже.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации,имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.Сокращенное наименование(в скобках) помещают ниже полного.
Справочные данныеоборганизации (07).
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюдамогут входить: индекс предприятия связи, номер телетайпа, телефона,факса, телекса. На письмах,относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номерсчета в банке.
Наименование вида документа (08). Данный реквизитявляется одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитови структуру текста. Наименование вида документарегламентируется уставом (положением об организации) и проставляетсяна всех документах,за исключением писеми факсов, и печатается прописными буквами.
Дата (09). Дата является одним из основных реквизитов документа,которые обеспечивают его юридическуюсилу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - датапроведения заседания. Если авторами документа являются несколькоорганизации, то датой документа считается наиболее поздняя датапод писания.
Даты в документе оформляются цифровым способом вследующейпоследовательности: число, месяц, год. Также датуможно оформлять в соответствии с международным стандартом.
Регистрационный индекс документа (10).Одновременно с датой проставляют регистрационныйномер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например) приказов, это обычно порядковый №дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения,№ дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.
На документах, составленных совместно несколькимиорганизациями, регистрационные номера проставляют через косую черту впорядке указания авторов на документе.
Ссылка нарегистрационныйномер и дату документа (11). Этот реквизит проставляется только наответных письмах. Датаи номер для ссылки переписываются изинициативного письма.Оформляется следующим способом: на№ 02-13/36 от 04.09.98.
Место составленияили издания (12).
Гриф ограничения доступа к документу(13)реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. секретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки:«ДСП»(Для служебногопользования), «Секретно»,«Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательнымдля всех документов.Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5(сопроводительные письма). Заголовок должен бытьмаксимально короткими точным. Взаголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрациидокументов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строкезаголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в концезаголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос«о чем?»или «чего?».
Отметке в контроле (18).
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято наособый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом«Контроль». Располагается на уровнезаголовка на левом поле документа.
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеративные органы государственной власти, органы государственной властисубъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объединения, ненаходящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации илирасположенные на территориидругих субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один изосновных способов удостоверениядокументов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись надокументе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземплярдокумента.В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) безкавычек и скобок.
Документможет быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
Гриф согласования (22). Визы (23).
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихсяв проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или наотдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подписьи дата.
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих- на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих правалиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна бытьхорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования,должности. Различаются печати гербовыеи печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25).
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка озаверении копии состоит иззаверительной надписи— «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи стем, кто составилдокумент для разъяснения и уточнениязатронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документаи номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка обисполнении документа и направлении егов дело (27). Данный реквизит проставляется наисполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения ииспользования в справочных целях .
Отметка о поступлении документа ворганизацию (28).По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизитвключает в себя:наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящийрегистрационный номер.
Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит может включатьимя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.
1.2. Прием и регистрация документов;
На предприятии различают три основных потока документации:
·входящие документы, поступающие из других организаций;
·исходящие документы, отправляемые в другие организации;
·внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
·направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
·направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).
Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
