3.3. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.
4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах
4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
4.4. В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка СССР.
СогласноФедеральному законуот 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается
4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.
5. Порядок организации документооборота
5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.
5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению.
5.5. Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.
6. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
6.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
О хранении документов бухгалтерского учета см. такжеФедеральный законот 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ
6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
С введением в действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете считать утратившими силу:
письмо Министерства финансов СССР от 18 октября 1961 г. N 343 "О положении о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных предприятий и хозяйственных организаций";
письмо ЦСУ СССР и Министерства финансов СССР от 28 марта 1972 г. N 17-8/61 "Об использовании в учете технических носителей информации как документов, имеющих одинаковую силу наряду с другими учетными документами".
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
От 21 ноября 1996 №129-Ф3
О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
Принят Государственной Думой 23 февраля 1996 года
Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года
(в редакции Федерального закона от 23 июля 1998 года №123-Ф3)
Подписан Президентом РФ
ГЛАВА II. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки, данных хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, существующих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налого вой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Смотри приложение №1
смотри приложение№1
1
2
В лицевом счете и бухгалтерском журнале против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или по его поручению - заместителем главного бухгалтера.
Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих ордерах.
Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.
Составление итоговой отчетности.
Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.
По лицевым счетам проверяется, все ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов, правильно ли перенесены из предыдущего дня входящие остатки и выведены исходящие остатки - соответствие их ведомости остатков по счетам, правильность оформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам, соблюдения правил выдачи клиентам выписок по счетам, правильность совершения исправительных записей, если они делались.
Информация, поступающая в банк в течение всего года, является основой для годовой отчетности.
В целях обеспечения составления годового отчета в целом по кредитной организации, получения полной и достоверной информации о работе кредитной организации часть операций за истекший год проводятся заключительными оборотами в соответствии с указаниями по составлению годового бухгалтерского отчета.
Заключительными оборотами являются обороты по отдельным счетам и операциям, проводимые в новом году, но подлежащие учету как обороты истекшего года.
Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются к выпискам текущего года в качестве расшифровки итогов оборотов, относящихся к прошлому году.
По внутрибанковским счетам заключительные обороты могут записываться в лицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. В таком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записи заключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов.
В течение периода с 1 января по день окончания заключительных оборотов ведутся отдельные бухгалтерские журналы по этим оборотам, в которых январь месяц обозначается числом "13". Журналы эти брошюруются по дням проводки вместе с журналами по операциям нового года. На документах по заключительным оборотам ставится штамп или делается надпись "По заключительным оборотам". Документы по заключительным оборотам подбираются в отдельную пачку, но брошюруются вместе с документами данного дня по операциям нового года.
Сверка аналитического учета с синтетическим по оборотам производится раздельно по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года, а остатки сверяются в обычном порядке.
До перечисления вышестоящему банку остатки по транзитным счетам сверяются с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этих счетов.
В период проведения заключительных оборотов в ежедневной оборотной ведомости по каждому счету второго порядка, по которому были проведены операции заключительными оборотами, а также по итоговым строкам обороты показываются по двум отдельным строкам, по первой строке - обороты нового года, по второй - заключительные обороты.
В этом случае в графе 3 "Наименование счетов и разделов баланса" ежедневной оборотной ведомости по первой строке указывается наименование счета второго порядка, а по второй строке - "ЗО" (заключительные обороты).
По окончании заключительных оборотов составляется оборотная ведомость по всем заключительным оборотам, а также оборотная ведомость за год и баланс на 1 января, с включением заключительных оборотов.
Хранение документов.
Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.
Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.
Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.
В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещается второй экземпляр бухгалтерского журнала.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
Срок хранения ___________________________________
Архивный индекс ___________________________________
______________________________________________
(наименование кредитной организации (филиала)
Бухгалтерские документы за "__" __________________ г.
по балансовым счетам / по внебалансовым счетам
Бухгалтерские документы на сумму
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
Из них находится в отдельных папках:
кассовые документы
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
по операциям с инвалютой:
бухгалтерские документы
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
срок хранения ____________________
кассовые документы ______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
срок хранения ____________________
по операциям с драгметаллами:
бухгалтерские документы
______ руб. ___ коп. / ______ руб. ___ коп.
срок хранения ____________________
кассовые документы _______ руб. ___ коп. / _______ руб. ___ коп.
срок хранения ____________________
и т.д. по документам с разными сроками хранения.
В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чем делается надпись:
документы сброшюрованы и
подшиты в количестве: ___________________.
(подпись) ____________/____________.
На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", подпись главного бухгалтера или его заместителя или начальника отдела.
Изъятие бухгалтерских документов производится органами предварительного следствия, органами дознания, органами налоговой полиции, таможенными органами, прокуратурой, если прокурор участвует в производстве дознания и предварительного следствия, на основании постановления о производстве выемки; налоговыми инспекциями и Счетной палатой Российской Федерации на основании постановлений (актов об изъятии) должностных лиц этих органов в случаях, предусмотренных законодательными актами об их деятельности; судом (судом общей юрисдикции и арбитражным судом) по делам, находящимся у них на рассмотрении. При изъятии подлинного документа составляется в 2-х экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.
