Основные средства учитываются по первоначальной стоимости, а предметы, которые переоценивались – по восстановительной стоимости. Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная) стоимость объектов основных средств может изменяться лишь при проведении работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их стоимость.
Основные средства в учреждении могут поступать в результате приобретения за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других организаций.
Основные средства, пришедшие в негодность, списываются в установленном порядке. В случае нарушения действующего порядка списания с баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т. п. ), виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.
Все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные средства отражаются в учете по балансовой стоимости.
Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями или предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на период его нахождения в учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.
Стоимость приобретенных основных средств в бухгалтерии записываются в дебет соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов разд. V “Денежные средства” или разд. VII “Расчеты”. Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту субсчета 250.
На сумму выбывших из эксплуатации основных средств производится запись по кредиту соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 020, 250.
Поступление в эксплуатацию основных средств оформляется актом приемки-передачи, в котором приводятся характеристика объекта, его балансовая стоимость и сумма износа. Акт с технической документацией передается в бухгалтерию.
При поступлении основных средств в учреждение материально-ответственные лица на документе поставщика или на акте приемки расписывается в получении этих ценностей.
Для списания пришедшим в негодность основных средств составляются акты о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях; акты о ликвидации транспортных средств и т. д.
Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в накопительной ведомости – мемориальном ордере № 9. Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе “Итого” записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу “Журнал-главная”.
Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках форм ОС-6 и ОС-8. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту. Карточка формы ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств. Карточка формы ОС-8 служит для учета многолетних насаждений. Эти карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее число страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с №1.
Карточки хранятся в картотеках бухгалтерии и располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально-ответственным лицам.
В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются, т. е. их первоначальная стоимость постоянно уменьшается. Для этого необходимо ежегодно производить начисление износа.
Учреждение применяет порядок равномерного начисления износа по основным средствам в течение срока их полезного использования, величина которого зависит от двух факторов: величины первоначальной стоимости основных средств, сложившейся из покупной стоимости, затрат на транспортировку, монтаж, установку и норм амортизационных отчислений.
Износ определяется и учитывается по зданиям, сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию, производственному и хозяйственному инвентарю, транспортным средствам. Необходимо помнить, что начисленная сумма износа не может составлять свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. После сумма износа по мемориальному ордеру записывается в книгу “Журнал-главная”.
Согласно постановлениям Правительства РФ, начиная с 1992 года проводятся регулярные переоценки основных средств. Основные средства переоцениваются по восстановительной стоимости, путем умножения их балансовой стоимости на соответствующий индекс (коэффициент).
Переоценки подлежат все основные средства, находящиеся в собственности организаций, их хозяйственном ведении.
Переоценка производится в течение года, без отражения в бухгалтерском учете и отчетности результатов в текущем году.
2. 3. Технические средства автоматизации учета основных средств
2. 3. 1. Общий анализ современного рынка программного обеспечения
Выбор программ предлагаемый сегодня разработчиками, впечатляет и пугает. Каждый заявляет, что его программа лучшая. Трудно разобраться во всем этом многообразии.
Однако далеко не всем фирмам, занимающимся индустрией программных технологий, удается открыть формулу успеха и «сводить Баланс» интересов со своими партнерами, пользователями, конкурентами, с государством, многие годы получать положительное «Сальдо» практически на всех направлениях этого нелегкого пути в условиях нынешней российской действительности.
Среди отечественных разработчиков прикладного экономического программного обеспечения особо выделяются следующие: 1С, АйТи, Галактика, ДИЦ, Интеллект-Сервис, Информатик, Иифософт, Ий-фин, Инэк, КомТех +, Ланке, ЛокИС, Никос-софт, Парус, R-Style, Цефей, Электронные деньги, а из разработчиков информационно – правовых систем - Гарант, ЦКР (Кодекс), Консультант + и другие.
То, что развитие идет по спирали, наглядно видно на примере деятельности корпорации «Галактика», которая прошла тернистый путь длиною в 12 лет: от разработки индивидуальных заказных и локальных отраслевых программ к универсальным тиражируемым комплексам и обратно, к отраслевым, но уже на значительно более высоком уровне. Создание новых технологий управления, неотъемлемой частью которых являются корпоративные информационные системы и программные комплексы - вот основная «галактическая» линия сегодня. Корпорация «Галактика» разработала широкий спектр отраслевых решений, учитывающих особенности различных бизнес - процессов. Новые модули системы «Галактика» - «Техническая подготовка производства», «Управление розничной торговлей», «Кредиты, векселя, займы», «Спецодежда», «Экспорт-импорт» - существенно расширяют возможности адаптации типовых решений корпорации применительно к отраслевой специфике.
«Интеллект-Сервис» - один из ведущих производителей программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, торговли и управления. Компания основана в 1990 г. Центральный офис находится в Москве, работают филиалы в Киеве и Минске. Общая численность персонала - более 300 человек и свыше 500 дилеров в различных регионах России, Украины и Беларуси. Кроме программ фирма осуществляет поставку компьютеров, оргтехники, торгового оборудования, установку и поддержку локальных сетей, занимается обучением персонала клиентов и пр. Оборот компании в 1998 г. составил более 5 млн. долл. Программы серии «БЭСТ», известные многим тысячам пользователей, пополнились на сегодняшний день новыми разработками: системой «БЭСТ-Ф» - для анализа финансово-хозяйственной деятельности; «БЭСТ - Маркетинг» - для проведения маркетингового анализа эффективности рекламы, рынков, товаров, конкурентов и прочие; «БЭСТ - Плановик» предназначена для автоматизации планирования деятельности предприятий. Для розничной торговли выпущен вариант «БЭСТ-4-Магазин», имеющий связь с кассовым и торговым оборудованием, удаленным магазином (филиалом). Кассовый программный модуль «БЭСТ-КПМ» автоматизирует рабочее место кассира-операциониста.
Компании «Инфософт» в январе 1999 г. исполнилось 10 лет, возраст по нынешним временам немалый. Эта фирма - одна из немногих серьезно и последовательно занимавшаяся автоматизацией учета в промышленности, успешно осваивала и другие отрасли, в том числе и бюджетную сферу. За этот период создано три поколения программных продуктов, получивших признание многих тысяч пользователей самых разных сфер деятельности: комплекс «Бухучет-Финансы-Бизнес»; сетевая бухгалтерская система «Интегратор», программа «Зарплата»; программные модули корпоративной системы.
Фирма «1С» сохраняет несокрушимость и уверенность позиций лидера. Закончив прошедший кризисный год с рекордным оборотом в 17,2 млн. долл. , фирма не свернула ни одного своего проекта. Продукция фирмы «1С» и ее деятельность получают все большее признание и распространение. Опрос показал, что около 46% фирм – пользователей ПО отдают предпочтение продукции «1С».
Среди наиболее популярных программных продуктов фирмы «1С» особое место занимают программы системы «1С:Предприятие 7. 5». Существуют модификации этого комплекса для отраслевых применений, бюджетных организаций, для торговли, медицины, автотранспортных предприятий, учета по международным стандартам и др. , системы «1С:Предприятие 7. 5» с англоязычным и украинским интерфейсами, конвертор табличных документов «1С:Предприятия 7. 5» для Microsoft Excel и многое другое. Отметим, что объемы продаж программ «1С:Предприятие 7. 5» (платформа V7) составили, к примеру, в феврале 1999 г. 66% общего объема фирмы.
Это говорит о желании пользователей получить самые современные технологии и программы (хотя может быть и более дорогие), а также об эффективности и правильности предпринимаемых усилий и вложений фирмы.
Спектр новых разработок фирмы столь обширен, что трудно выделить какую-либо. Но все же наиболее значимой из них можно назвать, пожалуй, комплексную конфигурацию «1С:Предприятие 7. 5» -«Бухгалтерия+ Торговля+ Склад+ Зарплата+ Кадры» , позволяющую организовать в единой системе эффективный всесторонний учет фирмы. В комплект данной поставки, кроме того, входит база «1С:ГАРАНТ. Правовая поддержка» по бухгалтерскому и кадровому учету, налогообложению и предпринимательству, формируемая фирмой «1С» совместно с «Гарант-Сервис».
Учитывая сложность сегодняшней ситуации, фирма «1С» выпустила ряд недорогих «антикризисных» вариантов своих популярных экономических программ стоимостью в среднем примерно в два раза ниже обычных версий. Их использование дает возможность эффективной работы предприятиям с очень ограниченными финансовыми ресурсами,
Никто не утверждает, что бухгалтер должен обладать знаниями и навыками программиста-профи. Между тем грань, их разделяющая, становится год от года все более неразличимой. И причины, этому способствующие, лежат на поверхности. Дело состоит в том, что сколько есть предприятий - столько существует и рабочих планов счетов, столько есть и традиций ведения учета (вариантов учетной политики предприятия). Производители программных продуктов, учитывая это обстоятельство и пытаясь сделать свой товар универсальным, вынуждены выпускать на рынок программы, требующие проведения целого комплекса предварительных настроек. Некоторые из них однозначно требуют от бухгалтера-пользователя владения начальными навыками общения с вычислительной техникой. И эта тенденция год от года усиливается.
2. 3. 2 Обзор возможностей комплекса
«1С: Предприятие 7. 5»
«1С:Предприятие 7. 5» является мощной системой предназначенной для комплексной автоматизации бухгалтерского учета во всех мыслимых масштабах. Компонентность этой системы позволяет в каждом индивидуальном случае подобрать оптимальное решение, учитывающее специфику организации. Набор компонент может определяться индивидуально и в последствии пополняться.
Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для учета наличия и движения средств предприятия. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С: Предприятия» в любых «соотношениях».
«1С: Бухгалтерия 7. 5» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета, а именно: учет операций по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов;
