Передачу отобранных первичных документов и учетных регистров для проверки за пределами предприятия осуществляют главного бухгалтера в присутствия ревизоров по описанию, которое оформляется в установленном порядке.
После проведения сопоставления данных, что есть в наличия на предприятии, и результатов компьютерной проверки, документы получает главный бухгалтер предприятия, которое ревизуется или проверяется, а заверенные сведения выявленных расхождений передаются лично ревизору.
Ревизор детально анализирует разоблаченные расхождения, выясняет причины и последствия каждого расхождения, а также виновных в этом должностных и материально-ответственных личностей.
Контрольно-ревизионные органы структурных подразделений Укрзализныци ежеквартально отчитываются перед руководящими звеньями железнодорожного транспорта относительно проведенной в отчетном периоде работы в установленном порядке за оперативным отчетом о контрольно-ревизионной работе.
Указанный оперативный отчет состоит из шести частей:
«А» — по контролю затрат;
«Б» — по контролю доходных поступлений;
«В» — по контролю железнодорожных составов;
«Г» — по контролю работы поездных бригад, ревизоров-инструкторов (НФУ) и
контролеров-ревизоров (НФП);«Д»-по контролю общественных формирований; «Е» - состояние контрольно-ревизионной работы.
Информация, которая составляет основу указанного отчета, содержится в акте комплексных и документальных ревизий, тематических проверок; приказах по их результатам; в докладах по выполнению; в отчетах НФУ, НФП; отчетах руководителей ответственных групп отделений железных дорог (ДН) и Управлений железных дорог, которые выполняют контроль, а также в отчетах руководителей общественных формирований.
При добросовестном ведении книги учета проведенных ревизий и проверок, их результатов, значительно легче технология составления оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе, в которой необходимо обеспечить:
в разделе «А»:
- в отдельности (где необходимо) привести данные, которые касаются работников финансово - экономических служб (отделов);
- в годовом отчете - соответствие данных отчета о растратах, разворовывании денежных средств и товарно-материальных ценностей (строчки 060 + 080) отчета бухгалтерского учета по форме № 3, раздел 11, строка 761, гр. 3. При этом, сумма по данного оперативного отчета не может быть большей, чем определена в ф. № 3, что несет в себе дополнительную информацию и информацию из других источников;
- сумма строки 100 оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе не может превышать суммы строки 771, гр. Из формы № 3.
в разделе «Б»:
- в подразделении 8-у знаменателю приводятся данные относительно работников финансово - экономических служб (отделов).
в разделе «В»:
- в подразделении 5 - сумма «вместе» должна состоять из суммы строчек, которое приведено ниже после слов «в том числе»;
- в подразделении 6 - числителем показывается количество актов, а в знаменателе – количество (мужчина, мест, комплектов, тысяч килограммов);
- в подразделении 7, 8, 9 - в знаменателе приводятся данные относительно работников финансово - экономических служб (отделов);
- в подразделении 10 и 11 - в числителе приводятся данные о штате в общем;
- только о штате, который удерживается за счет штрафных сумм. Кроме этого, по строкам «получен» и «затраты на содержание работников» - только по работникам, которые удерживаются за счет штрафных сумм.
в разделах «Г» и «Д» отображаются данные за установленной формой.
в разделе «Е» — «состояние контрольно-ревизионной работы»:
- короткий анализ данных, которые приведен в разделах "А", "Б" (первая часть) и "В";
освещение общего состояния этой работы должно вмещать:
- выполнение плана проведение ревизий и тематических проверок;
-укомплектованность штата;
- уровень квалификации контрольно-ревизионного аппарата;
-качество проведенных ревизий и проверок;
- действенность пращ контрольно-ревизионного аппарата;
- предложения относительно улучшения контрольно-ревизионной работы.
Части оперативного отчета «А», «Б», «В», «Г» и «Д» заканчиваются подразделением «короткий анализ», что подлежит обязательному заполнению. В нему необходимо привести короткое объяснение к наиболее важным фактам, которые имели место в отчетном периоде. Все приведенные показатели справочной информации должны быть заполненными.
Органы, которые не проверяют доходных поступлений и вопросы, которые связанные с контролем железнодорожных составов, разделы «Б», «В», «Г» и «Д» остаются незаполненными.
По окончанию отчетного, но не позднее 5числа следующего за отчетным месяца ревизоры (старшие ревизоры) по контролю затрат и доходных поступлений обязанные подать письменный отчет (с приложением изъятых и полученных в походке ревизии документов) произвольной формы руководителю контрольно-ревизионного подразделения.
Руководитель ревизорского участка после обобщения полученных от НФП (НФУ) отчетов о результатах проверки пассажирских железнодорожных составов составляет и подает не позднее 8 числа следующего за отчетным месяца финансово-экономическому отделу железной дороги (НОД, ДН) или Центра ревизий финансово-экономической службы железной дороги (в зависимости от установленной подчиненности) «Отчет о результатах работы контролеров-ревизоров (НФП) ...» по установленному образцу.
Оперативный отчет за квартал за дается контрольно-ревизионным подразделением отделений железной дороги (НОД, ДН, РП, ДНМ) центра ревизий финансово-экономической службы железной дороги (контрольно-ревизионным подразделениям других субъектов хозяйственной деятельности, которые входят в сферу Укрзализныци) до 10 числа следующего месяца, и не позднее 15 числа - в Контрольно-ревизионное управление Главного финансово-экономического управления Укрзализныци лично руководителем контрольно-ревизионного Центра (отдела).
Оперативный отчет о контрольно-ревизионной работе в Контрольно-ревизионное управление Главного финансово-экономического управления Укрзализныци дают все структурные подразделения железнодорожного транспорта Украины, которые имеют в своем составе подчиненные хозяйственные органы, которые находятся на самостоятельном и отдельном балансе.
Кроме оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе железной дороги понедельное дают за телефоном, телеграфом, с привлечением факсимильной связи каждую среду через КРУ ЦФ Укрзализныци оперативные данные по контролю железнодорожных составов по форме.
Для обеспечения статистической отчетности по контрольно-ревизионной работе в системе железнодорожного транспорта Контрольно-ревизионное управление Главного финансово-экономического Управления Укрзализныци ежеквартально подает в термин до 5 числа следующего за отчетным периодом месяца к Министерству транспорта Украины отчет о контрольно-ревизионной работе по форме № 11-ревизия, что утвержденная Приказом Главного Контрольно-ревизионного Управления Украины от 27.08.98 № 156 и согласованная с Государственным Комитетом статистики Украины письмом от 08.09.98 № 02-2-5/38.
Отчет за квартал по форме № 11-ревизия подается центром ревизий финансово-экономической службы железной дороги (контрольно-ревизионным подразделениям других субъектов хозяйственной деятельности, которые входят в сферу Укрзализныци) не позднее 3 числа следующего за отчетным периодом месяца в КРУ Главного финансово-экономического управления Укрзализныци за подписью начальника финансово-экономической службы железной дороги (финансово-экономического отдела структурного подразделения) с обязательным указанием фамилии и телефона исполнителя, его должности.
Отчет о контрольно-ревизионной работе по форме № 11-ревизия в центр ревизий финансово-экономической службы железные дороги подают все структурные подразделения (ДН, НОД, РП, ДНМ) железной дороги, которые имеют в своем составе подчиненные субъекты хозяйствование, соответствующие ревизорские отделы (участка).
Во время заполнения статистической отчетности по форме № 11-ревизия необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке составления отчета о контрольно-ревизионной работе министерствами, другими центральными органами исполнительной власти (форма № 11-ревизия) способов на финансовые результаты предприятия;
- сохранение и правильность использования основных способов, которые их передан в аренду, своевременность и правильность взыскания арендной платы;
- целевое использование амортизационного фонда, факты перерасходов, или отвлечение его не по назначению;
Рисунок 5.1- Структура контрольно - ревизионного управления Укрзализныци.
В структуру центра ревизии Приднепровской железной дороги
(Рисунок 5.1) входят:
- Начальник центра;
- заместитель начальника центра;
- инспектор по контролю;
- секретарь;
Отдел ревизий и контроля структурных подразделений (затрат) входят:
- Начальник отдела (затрат) НЦЗ (з);
- заместитель начальника отдела;
- старший ревизор;
- ревизоры;
Отдел ревизий и контроля доходов от грузовых пассажирских перевозок (доходы) входят:
- Начальник отдела (доходы) НЦД (д);
- заместитель начальника отдела по Днепропетровскому региону;
- заместитель начальника отдела по Криворожскому региону;
- заместитель начальника отдела по Запорожскому региону;
- заместитель начальника отдела по Крымскоиу региону;
Отдел ревизий и контроля пассажирских поездов НЦР (П) входят:
- Начальник отдела;
- старший ревизор по контролю пассажирских поездов;
- старший ревизор по контролю пригородных поездов;
- ревизор – инструктор по контролю пассажирских поездов.
5.2 Ревизия затрат на ИСЦ дороги
Контроль и ревизия затрат на железнодорожном транспорте, на перевозки направлены на выявление неиспользованных резервов, непроизводительных затрат и потерь. При обнаружении отклонений затрат на перевозки от плановых и нормативных расходов необходимо установить причины этих отклонений, используя первичные документы, выявить виновных.
Затраты на перевозки и себестоимость продукции проверяют по статьям номенклатуры и элементам затрат. При этом рассматривают обоснованность планирования затрат и себестоимости перевозок, затрат по отдельным статьям номенклатуры, производственным подразделениям; изучают правильность ведения аналитического и синтетического учета затрат, обоснованность их списания и распределения, соответствие записей в первичных документах записям в регистрах синтетического и аналитического учета; проверяют правильность списания затрат, связанных с хищениями, злоупотреблениями, бесхозяйственностью, обоснованность расчетов себестоимости отдельных видов продукции, выполненных работ и оказанных услуг.
При ревизии затрат на ИСЦ необходимо проверять:
- правильность планирования затрат на гривну услуг, видов продукции;
- достоверность данных учета и отчетности о фактической себестоимости
услуг, полнота и правильность отображения в учете фактических затрат;
- соответствие учету состава затрат требованиям Закона Украины
«О налоге на доход» с изменениями и дополнениями, а также отраслевым инструкциям;
- наличие непродуктивных потерь рабочего времени и мероприятия, которое употребляются для больше полного и рационального его использования;
- использование фонда оплаты труда и соблюдение утвержденных смет, штатов и действующих схем должностных окладов работников аппарата управление, действующих положений о премировании (в особенности руководящих работников);
- организацию и состояние учета расчетов с работниками предприятия;
- полноту и правильность распределения косвенных затрат между отдельными видами услуг;
- правильность отображения в учете результатов инвентаризации;
- правильность учета и отнесение услуг вспомогательных и общепроизводственных расходов, затрат центра;
- правильность ведения аналитического учета затрат на производство по отдельным заказам, соглашениях, видах услуг и других объектах учета;
- полноту и достоверность отображения затрат в регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, сведениях, машинограммах, главной книге и т.п.);
- соответствие фактической суммы затрат на производство отчетности, которая дается;
- причины непродуктивных потерь и убытков; мероприятия, которые употреблены по их устранению и уменьшению;
- планирование мероприятий на выполнение решений Совета Укрзализныци и состояния их реализации в текущем хозяйствовании.
Обязательной проверке подлежит состояние сохранения и учет бланков строгой отчетности:
- ориентировочная программа ревизий и проверки затрат;
- правильность составления и выполнение плановых заданий;
- ревизия кассовых операций (сплошным методом);
- ревизия банковских операций (сплошным порядком);
Во время ревизии проверяется:
- наличие актов сверки расчетов;
- своевременность проведения расчетов (дата выписывание акцепту сообщение);
- наличие документов (счетов-фактур, накладных, приемочных актов и т.п.), а в отдельных случаях и заключенных соглашений, которые подтверждают проведения расчетов;
- своевременность и полнота поступления ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных работ, предоставленных услуг, которые их получен в порядке зачета в счет задолженности за перевозку;
- правильность оприходования и списание на статье затрат ТМЦ, что их получен в порядке внутрипроизводственных расчетов, взаимозачета;
- проверка данных синтетического и аналитического учета балансового счета 68 "Внутрипроизводственные расчеты".
Правильность расходования фонда оплаты труда, состояние налоговой дисциплины.
Обоснованность уплаты премий, пенсий, компенсаций, помощи, стипендий.
Организация договорной работы, во время которой проводится проверка:
- наличия нормативных документов (приказов, распоряжений) Укрзализныци, железной дороги (структурного подразделения Укрзализныци) по этому вопросу;
- порядка заключения соглашений и их соответствие утвержденному порядку, который эго предусмотрен на железной дорогое (в структурном подразделении Укрзализныци);
- правомерности заключения соглашений, экономической обоснованности операций, которые ними предусмотрен;
- состояния учета (регистрации) и соблюдение договорных обязательств (графику поставки продукции, предоставление услуг и т.п.) по соглашениям;
- полноты и своевременности получения ТМЦ, поступление денежных средств, предъявление пни и штрафных сумм, передача к арбитражу в случае невыполнения договорных обязательств. [12]
Правильность расходования средств на хозяйственные потребности и на служебные командировки. Учет подотчетных сумм.
Проверка сохранения денежных средств и товарно-материальных ценностей, которая стоит из:
- внезапной проверки наличия денежный наличности в кассе;
- проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей в материально ответственных личностей (выборочно);
- правильность проведения годовой инвентаризации, наличие договоров
о материальной ответственности.
Ревизия расчетов с дебиторами и кредиторами.
Помощь посторонним организациям при условии наличия задолженности по расчетам с бюджетом, выплат по заработной плате.
Законность, целесообразность и обоснованность списания из учета сумм (дебиторской задолженности), что их перечислен за несдержанные услуги или товарно-материальные ценности.
Финансирования, которые направленное на содержание аппарата министерств, вторых центральных органов исполнительной власти, подведомственной им организаций и учреждений свыше утвержденных смет расходов (в том числе по отдельным статьям).
Правильность определения затрат на производство.
Целесообразность, обоснованность и соответствие действующему законодательству затрат внебюджетных средств.
Эффективность использования средств на приобретение основных способов и ТМЦ, полнота их оприходования, правильность учета и обоснованности списание и реализации соответствие запасов ТМЦ установленным нормативам.
Порядок учета и регистрации реализации основных способов, вторых материальных ценностей, соблюдение установленного порядка определения их стоимости (или есть факты продажи по заниженным ценам).
Учет и полнота оприходования денежных средств и ТМЦ, что поступают (пересчитываются посторонним организациям) в виде благотворительных взносов, шефской или спонсорской помощи и т.п.
- правильность использования средств на проведение капитального ремонта;
- правильность переоценки и начисление амортизации основных средств;
- правильность расходования средств на содержание автотранспорта.
- состояние ипостановка бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с
П(С)БУ-16 и номенклатурой затрат;
- правильность оборота операций у иностранной валюте;
- правильность учета бартерных операций, операций, которые связанные с вексельным обращением, и операций, которое связано с покупкой, сохранением и управлением акциями коммерческих структур;
- соблюдение действующего порядка применения товарно-кассовых книг и ЭККА;
- употребление мероприятий по устранению нарушений, которые их было выявлено предыдущими ревизиями и проверками.
Порядок организации и состояние контрольно-ревизионной работы.
Состояние организации выполнение Указа Президента Украины "О национальной Программе борьбы с коррупцией" вот 10.04.1997 г. №319/97 и вторых нормативно-инструктивных документов Министерства транспорта Украины, Укрзализныци по этому вопросу.
Правильность и полнота начислений и взысканий арендной платы за не жилищные помещения и земельные участки
Проведение встречных проверок и прочие вопросы, которые возникают во время ревизии.
В обязательном порядке должна быть предусмотренная проверка хозрасчетных структур в составе бюджетных учреждений, состояния расчетов с ними со стороны структурного подразделения железнодорожного транспорта, который проверяется.
Ревизии должно предшествовать предварительное изучение плановой, учетной и отчетной документации, в ходе которой выявляют объекты и виды затрат, требующие более тщательной проверки с применением методов фактического и документального контроля. Особое внимание уделяют проверке причин отклонений от плана по тем статьям номенклатуры и элементам затрат, по которым был допущен значительный перерасход или получена большая экономия.
При ревизии плановых затрат на перевозки и плановой себестоимости перевозок рассматривают обоснованность плана с использованием необходимых технико-экономических расчетов, увязку его с планом организационно-технических мероприятий и другими разделами плана экономического и социального развития предприятия. Рекомендуется проводить проверку в двух направлениях: изучение правильности и обоснованности составления плана эксплуатационных расходов по статьям номенклатуры и элементам затрат и рассмотрение правильности составления плановых калькуляций себестоимости перевозок по отделению дороги, а также отдельных видов работ, выполняемых линейными предприятиями.
Особое внимание уделяют проверке правильности планирования наиболее крупных расходов, связанных с выполнением маневровой работы, приемом и отправлением поездов, работой, локомотивов, их обслуживанием и ремонтом, обслуживанием и текущим ремонтом вагонов, текущим содержанием пути и постоянных устройств, амортизационных отчислений, а также расходов, общих для всех отраслей хозяйства железных дорог.
Важным этапом ревизии является проверка правильности плановых калькуляций себестоимости продукции: в отраслевых линейных предприятиях - отдельных видов работ, в целом по, отделению дороги - себестоимости 10 т-км эксплуатационных, 10 пассажиро-км и 10 приведенных т-км. Плановую себестоимость единицы выполняемых работ и перевозок сопоставляют с плановой и фактической себестоимостью за прошлый год с нормативами затрат и фактическим уровнем затрат за ревизуемый период. В случае выявления значительных расхождений плановых показателей от фактических необходимо выяснить их причины.
Плановые затраты по заработной плате производственного персонала проверяют в зависимости от системы оплаты труда работников. При сдельной оплате выясняют правильность принятых в плане норм трудовых затрат и сдельных расценок; при повременной оплате - нормативных ставок и окладов основной заработной платы. Ревизор выясняет, не включены ли в плановую ' калькуляцию доплаты за сверхурочные работы, затраты на внеплановые ремонты подвижного состава и другие непроизводительные расходы.
Себестоимость перевозок на отделениях дороги, как и себестоимость продукции отраслевых предприятий (локомотивных и вагонных депо, сортировочных, грузовых, участковых станций), представляет собой один из важнейших показателей эксплуатационной работы. С уровнем ее выполнения связывают образование поощрительных фондов. Поэтому проверке фактических эксплуатационных расходов и фактической себестоимости перевозок уделяют особое внимание.
В процессе проверки себестоимости перевозок ее сравнивают с плановой, а также с себестоимостью в соответствующем прошлом периоде; выявляют отклонения расходов от плановых по отраслям хозяйства, отдельным статьям номенклатуры и элементам затрат; сопоставляют темпы роста производительности труда с темпом роста средней заработной платы одного работника.
В ходе ревизии фактических расходов и себестоимости перевозок используют следующие основные документы: отчет о производственно-финансовой деятельности отделения дороги, составляемый ежеквартально; калькуляция себестоимости перевозок; плановые и отчетные данные о выполнении объема перевозок и работе подвижного состава. При проверке фактических затрат и себестоимости выполняемых работ в отраслевых предприятиях используют аналогичные плановые и отчетные материалы ревизуемого предприятия.
Рост объема перевозок приводит к снижению их себестоимости, поскольку большая часть расходов, называемых условно-постоянными, или не зависящими от размеров движения, не возрастает с увеличением объема перевозок. При выяснении влияния изменения объема перевозок на финансовый результат (в результате снижения их себестоимости) следует сопоставить величину независящих расходов по плану с суммой этих расходов, пересчитанной на процент выполнения плана по приведенным тонно-километрам.
Рассматривая соблюдение запланированных расходов и себестоимости перевозок, фактические расходы отделения дороги (в целом и по элементам затрат) сопоставляют с плановыми, пересчитанными по показателю процента выполнения плана перевозок, а фактическую себестоимость в целом и по видам перевозок - с себестоимостью по плану и за соответствующий прошлый период.
Проверяя соблюдение плановых сумм эксплуатационных расходов хозрасчетных станций, локомотивных и вагонных депо, в составе которых значительная часть расходов зависит от объема выполняемых работ, фактические расходы в целом и по отдельным статьям сопоставляют с плановыми, пересчитанными по выполнению соответствующих измерителей объема эксплуатационной работы. Плановые расходы других отраслевых предприятий от объема перевозок, как правило, не зависят и потому на выполненный объем эксплуатационной работы не пересчитываются. Однако и на этих предприятиях при проверке затрат на перевозки следует фактические расходы сопоставлять с «правом», определяемым в соответствии с Положением о хозяйственном расчете отделения железной дороги и отраслевых линейных предприятий.
