На основании сравнения и анализа вышеперечисленных систем автором была смоделирована система бюджетного управления для ЗАО «Телмос», которая полностью отвечает потребностям данного предприятия и при этом содержит элементы, присущие системам вышеперечисленных разработчиков
Система управления финансами ЗАО «Телмос» формировалась спонтанно. Сначала была создана база данных, которая включила в себя информацию по договорам, контрагентам, оборудованию и так далее. Потом был организован доступ сотрудников подразделений к этой базе данных. В процессе работы сотрудников подразделений с базой, данные в ней изменялись, а в задачу финансовой службы (в части бюджетного управления) входил сбор, анализ и корректировка измененных данных с целью формирования бюджета предприятия.
Все усовершенствования в базе производились по мере возникновения проблем или неудобств, с которыми сталкивались сотрудники при работе с ней.
Руководством ЗАО «Телмос» было принято решение о самостоятельном решении проблем бюджетного управления, без обращения в консалтинговые компании и без покупки готового программного продукта по автоматизированному финансовому управлению.
В данном дипломном проекте система бюджетного управления смоделирована в полном объеме таким образом, чтобы упорядочить и усовершенствовать деятельность существующей.
3.2.Функциональное моделирование бизнес-процесса бюджетного управления ЗАО«Телмос» 3.2.1. SADT - методология
SADT - одна из самых известных и широко используемых систем проектирования. SADT (аббревиатура выражения Structured Analysis and Design Technique - методология структурного анализа и проектирования) - это методология, разработанная специально для того, чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем, попадающих в разряд средней сложности.
Описание системы с помощью SADT называется моделью. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка - сама методология SADT. В дальнейшем вы увидите, что графический язык SADT обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT и позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению.
С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы - моделями данных. Функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые в свою очередь отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями. Полная методология SADT поддерживает создание множества моделей для более точного описания сложной системы.
Одна SADT-диаграмма сложна сама по себе, поскольку она содержит от трех до шести блоков, связанных множеством дуг. Для адекватного описания системы требуется несколько таких диаграмм. Диаграммы, собранные и связанные вместе, становятся SADT-моделью. В SADT дополнительно к правилам синтаксиса диаграмм существуют правила синтаксиса моделей. Синтаксис SADT-моделей позволяет аналитику определить границу модели, связать диаграммы в одно целое и обеспечить точное согласование между диаграммами. Никакой другой метод структурного анализа не позволяет так точно, как SADT, соединять диаграммы в тщательно организованные комплекты, называемые моделями.
SADT-модель является иерархически организованной совокупностью диаграмм. Диаграммы обычно состоят из трех-шести блоков, каждый из которых потенциально может быть детализирован на другой диаграмме. Каждый блок может пониматься как отдельный тщательно определенный объект. Разделение такого объекта на его структурные части (блоки и дуги, составляющие диаграмму) называется декомпозицией.
Декомпозиция формирует границы, и каждый блок в SADT рассматривается как формальная граница некоторой части целой системы, которая описывается. Другими словами, блок и касающиеся его дуги определяют точную границу диаграммы, представляющей декомпозицию этого блока. Эта диаграмма, называемая диаграммой с потомком, описывает все, связанное с этим блоком и его дугами, и не описывает ничего вне этой границы. Декомпозируемый блок называется родительским блоком, а содержащая его диаграмма - соответственно родительской диаграммой. Таким образом SADT-диаграмма является декомпозицией некоторого ограниченного объекта.
Принцип ограничения объекта встречается на каждом уровне. Один блок и несколько дуг на самом верхнем уровне используются для определения границы всей системы. Этот блок описывает общую функцию, выполняемую системой. Дуги, касающиеся этого блока, описывают главные управления, входы, выходы и механизмы этой системы. Диаграмма, состоящая из одного блока и его дуг, определяет границу системы и называется контекстной диаграммой модели. Таким образом, этот блок изображает границу системы: все, лежащее внутри него, является частью описываемой системы, а все, лежащее вне него, образует среду системы.
SADT-модели развиваются в процессе структурной декомпозиции сверху вниз. Сначала декомпозируется один блок, являющийся границей модели, на одной диаграмме, которая имеет от трех до шести блоков, затем декомпозируется один (или больше) из этих блоков на другой диаграмме с тремя-шестью блоками и т.д. Название диаграммы совпадает с названием декомпозируемого блока. Результатом этого процесса является модель, диаграмма верхнего уровня которой описывает систему в общих терминах «черного ящика», а диаграммы нижнего уровня описывают очень детализированные аспекты и операции системы.
Таким образом, каждая диаграмма представляет собой некоторую законченную часть всей модели. В методологии SADT идентифицируется каждая диаграмма данной модели посредством того, что называется «номер узла». Номер узла для контекстной диаграммы имеет следующий вид: название модели или аббревиатура, косая черта, заглавная буква A (Activity в функциональных диаграммах), дефис и ноль. Например, номером узла для контекстной диаграммы модели экспериментального механического цеха является ЭМЦ/А-0. Номером узла диаграммы, декомпозирующей контекстную диаграмму, является тот же номер узла, но без дефиса (например, ЭМЦ/АО). Все другие номера узлов образуются посредством добавления к номеру узла родительской диаграммы номера декомпозируемого блока.
Помимо использования для идентификации версий диаграмм, С-номера применяются для связки диаграмм при движении как вверх, так и вниз по иерархии модели. Обычно С-номер диаграммы, декомпозирующей некоторый блок, впервые появляется непосредственно под этим блоком на родительской диаграмме. Это образует «направленную вниз» связь от родительской диаграммы к диаграмме-потомку.
Как только образуется направленная вниз связь, на диаграмме-потомке формируется ссылка на родительскую диаграмму. В области контекста SADT-бланка (правый верхний угол) автор изображает каждый блок родительской диаграммы маленькими квадратиками, заштриховывает квадратик декомпозируемого блока и размещает С-номер родительской диаграммы возле заштрихованного квадратика. Это образует «направленную вверх» (к родительской диаграмме) связь. Метод соединения диаграмм посредством однозначно определенных номеров гарантирует, что именно нужная версия диаграммы станет частью модели. Другими словами, при использовании С-номеров осуществляется тщательный контроль за введением новых диаграмм в иерархию модели.
Хорошая методология структурного анализа, позволяющая создавать отдельные диаграммы, должна гарантировать правильное соединение всех диаграмм для образования согласованной модели. SADT-диаграммы имеют внешние дуги -дуги, как бы выходящие наружу и ведущие к краю страницы. Эти дуги являются интерфейсом между диаграммой и остальной частью модели. SADT требует, чтобы все внешние дуги диаграммы были согласованы с дугами, образующими границу этой диаграммы. Другими словами, диаграмма должна быть «состыкована» со своей родительской диаграммой.
В SADT принята система обозначений, позволяющая аналитику точно идентифицировать и проверять связи по дугам между диаграммами. Эта схема кодирования дуг – COM – получила название по первым буквам английских эквивалентов слов вход (Input), управление (Control), выход (Output), механизм (Mechanism). Коды ICOM чрезвычайно эффективны, поскольку они позволяют аналитику быстро проверять согласованность внешних дуг диаграммы с граничными дугами соответствующего блока родительской диаграммы. Они также обеспечивают согласованность декомпозиции, поскольку все дуги, входящие в диаграмму и выходящие из нее, должны быть учтены.
SADT-диаграммы являются декомпозициями ограниченных объектов. Объект ограничивается блоком и касающимися его дугами. Диаграмма, содержащая границу, называется родительской диаграммой, а диаграмма, декомпозирующая блок родительской диаграммы, называется диаграммой-потомком. Для связывания родительской диаграммы и диаграммы-потомка используются С-номера, так что модель всегда сохраняет актуальность. Коды ICOM используются для того, чтобы стыковать диаграмму-потомка с родительской диаграммой. Номер узла идентифицирует уровень данной диаграммы в иерархии модели. Когда диаграммы в модели становятся слишком трудными для чтения, для упрощения описания системы могут разумным образом использоваться специальные технические приемы типа «вхождения дуг в тоннель». 3.2.2. Реализация SADT – методологии с помощью инструмента моделирования BPwin BPwin - мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС). BPwin автоматизирует решение многих вспомогательных задач, которые обычно связаны с построением модели процесса, и обеспечивает логическую строгость, необходимую для достижения корректных и согласованных результатов. BPwin отслеживает связи в диаграммах, сохраняя их целостность при внесении изменений в модель. Динамическая «подсветка» объектов служит подсказкой при построении модели и предостерегает от повторения распространенных ошибок в моделировании. Кроме этого, BPwin поддерживает заданные пользователем свойства, что позволяет вносить соответствующую потребностям информацию. Управление сложными бизнес-процессами
Модели бизнес-процессов в масштабах всего предприятия могут оказаться очень сложными. BPwin предоставляет возможности, призванные облегчить разработку моделей и разграничение процессов. Средства объединения дают возможность нескольким проектным группам проводить анализ различных фрагментов деятельности, а затем создать глобальное представление. Иногда бывает необходимо более детально изучить определенную часть общей модели. BPwin позволяет разбить модель на фрагменты, поработать с ними, а затем вновь объединить их в одно целое. Анализ бизнеса с различных сторон: поддержка в BPwin сразу трех нотаций: IDEF0, IDEF3 и DFD
BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3), координируя эти три основных аспекта бизнеса для соответствия потребностям бизнес-аналитиков и системных аналитиков. BPwin позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования.
С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье). Моделирование потоков данных (DFD) , часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход. Моделирование потоков работ (нотация IDEF3) позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход.
Уникальная особенность BPwin - возможность удостовериться в том, что информационная модель оптимально согласуется с потребностями бизнес-процесса. BPwin обеспечивает двунаправленную синхронизацию сERwin. Использование BPwin позволяет проверить качество и согласованность моделей данных ERwin, получить важную информацию о том, как и где используются данные, и обеспечить ее доступность в нужный момент и в нужном месте. Такая интеграция гарантирует, что новые распределенные системы и хранилища данных в действительности будут соответствовать потребностям бизнеса.
Бизнес-процесс бюджетного управления финансовой службой представлен на SADT – диаграммах в приложении 1. Данная модель представляет точку зрения руководителя финансовой службы и ограничена должностной инструкцией вышеупомянутой службы.
3.3 Информационно – логическое моделирование бизнес-процесса бюджетного управления ЗАО «Телмос»
ERwin - не только лучший инструмент для проектирования баз данных, но и средство для их быстрого создания. ERwin оптимизирует модель в соответствии с физическими характеристиками целевой базы данных. ERwin автоматически поддерживает согласованность логической и физической схем и осуществляет преобразование логических конструкций, таких как отношения многие-ко-многим, в их реализацию на физическом уровне. ERwin устанавливает естественную динамическую связь между моделью и базой данных. Используя эту связь, ERwin автоматически генерирует таблицы, представления, индексы, правила поддержания целостности ссылок (первичных и внешних ключей), устанавливает значения по умолчанию и ограничения для доменов/столбцов. В состав ERwin включен целый ряд оптимизированных шаблонов триггеров, обеспечивающих целостность ссылок, и мощный макроязык, который позволяет создавать собственные триггеры и хранимые процедуры.
Тесная интеграция BРwin с ERwin открывает возможности по созданию комплексных систем, в которых ERwin служит для описания информационных объектов системы, в то время как BPwin отражает функциональные особенности предметной области. Связывая сущности и атрибуты модели данных с информацией о выполняемых действиях, можно продолжить анализ процессов на новом уровне с одновременной перекрестной проверкой моделей процессов и данных.
Инфологическая модель бюджетного управления ЗАО «Телмос» представлена в приложении 2.
3.4 Создание базы данных с применением СУБД ACCESS
На основе спроектированной мною модели бюджетного управления ЗАО «Телмос» сотрудниками отдела разработки и сопровождения программных систем была создана база данных в ACCESS. Примеры основных элементов этой базы данных представлены в приложении 3.
Система управления базами данных ACCESS входит в стандартный набор прикладных программ Microsoft Office, который используется практически на всех предприятиях.
СУБД предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.
Можно производить обмен данными между компонентами СУБД ACCESS и другими приложениями Microsoft Office. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.
При коллективном использовании СУБД ACCESS дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации, при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.
Система бюджетного управления (управления финансами) ЗАО «Телмос» обеспечивает автоматизацию следующих функций:
·автоматизированное формирование бюджета предприятия;
·автоматизированный учет первичных документов (документов для начислений);
·автоматизированный учет приходных и расходных кассовых ордеров. Ведение журнала кассовых ордеров;
·обеспечение выполнения функций бюджетного планирования;
·обеспечение выполнения функций бюджетного прогнозирования;
·обеспечение выполнения функций бюджетного контроля;
·автоматизированное формирование информации о платежах;
·осуществление интерфейса с автоматизированной платежной системой «клиент-банк»;
·ведение классификаторов и справочников подсистемы.
·автоматизированный учет бюджетных заявок подразделений;
·автоматизированное формирование начислений по статьям бюджета;
·автоматизированный контроль финансовых вопросов по договорам (ДС) с поставщиками, подрядчиками;
·формирование документов по итогам работы по договорам (ДС) с поставщиками, подрядчиками;
·обспечение работ по автоматизированным служебным запискам и бизнес-процессам (актам) в части выполнения функций финансовой службы (ФС);
·автоматизированное ведение нормативно-справочной информации
·автоматизированное ведение справочника бюджетных статей
·ведение справочника курсов и валют
Система управления финансами включает автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие автоматизацию функций сотрудников финансовой службы и взаимодействие в рамках бизнес-процессов организации работ с поставщиками и подрядчиками с другими службами и подразделениями компании, в частности Технической службой, Финансовой службой, Бухгалтерией, Коммерческой службой.
Глава 4. Экономическая эффективность применения усовершенствованной системы бюджетирования в деятельности финансовой службы ЗАО «Телмос»
Целью внедрения системы бюджетированияявляется повышение эффективности деятельности предприятия.Критерием эффективностиявляется превышение доходов предприятия над его затратами при выполнении функций, возложенных на предприятие (его миссии).
Эффективность повышается за счет следующих факторов.
Во-первых, сводится в единый баланс все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат. Решается проблема их согласования как на уровне предприятия, так и его отдельных подразделений. Создается полная ясность о том, как каждый рубль бюджета появляется на предприятии, как он движется и используется.
Во-вторых, закрепление бюджетов за подразделениями переносит значительную часть ответственности за уровень заработной платы работников с директора предприятия на руководителей этих подразделений. Руководители среднего звена получают возможность управлять доходами и затратами своих подразделений в рамках общего бюджета предприятия.
В-третьих, реализуется принцип материальной заинтересованности всего персонала в результатах работы как своего подразделения и предприятия в целом. Фактический фонд заработной платы подразделения рассчитывается в конце бюджетного периода по остаточному принципу как неиспользованная часть установленного ему лимита затрат. Лимит растет с ростом доходов. Становится выгодным повышать доходы и снижать затраты, так как при этом будет расти зарплата.
В-четвертых, бюджетный процесс реализует на предприятии все функции управления финансами, а именно - планирование, организацию, мотивацию, учет, анализ и регулирование. Причем управление финансами ведется в режиме реального времени.
В-пятых, становится возможным ориентировать финансовую политику на решение конкретных проблем. Например, предприятие, находящееся в сложном финансовом положении, может заложить в основу бюджета необходимые средства и график погашения своей просроченной кредиторской задолженности.
В-шестых, в основу финансового планирования закладывается план производства продукции, материально-технического и кадрового обеспечения. Система бюджетирования становится основой комплексного управление всеми направлениями деятельности предприятия.
Для количественной оценки эффективности внедрения системы бюджетирования рассчитаем трудозатраты сотрудников, работающих над формированием бюджета предприятия.
Формированием бюджета в ЗАО «Телмос» занимается финансовая служба. Активное формирование планового бюджета, бюджета движения денежных средств и другие мероприятия по составлению бюджета длятся в среднем 3 месяца, причем занимают 80% рабочего времени сотрудников финансовой службы. Остальные 9 месяцев также проводятся работы по бюджетному управлению, но они занимают уже около 50% рабочего времени сотрудников финансовой службы. Все сотрудники финансовой службы (6 человек) в той или иной степени ответственны за формирование и контроль за исполнением бюджета, поэтому для удобства расчетов примем среднюю заработную плату, приходящуюся на всех сотрудников финансовой службы в месяц, равной 10 000 долларов США.
Рассчитаем затраты ЗАО «Телмос» по заработной плате, приходящиеся на финансовую службу при осуществлении ею функции бюджетного управления.
1.Время, затрачиваемое ФС на формирование планового бюджета
3 (месяца) * 0,8 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника ФС на формирование бюджета предприятия) = 2,4 (месяца)
2.Время, затрачиваемое сотрудниками ФС на бюджетное управление в течении остальных 9 месяцев
9 (месяцев) * 0,5 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника ФС на бюджетное управление предприятием в течении 9 месяцев) = 4,5 (месяца)
3.Заработная плата, выплаченная сотрудникам ФС за работу по бюджетному управлению за год
10 000 долл. США (среднемесячная заработная плата всех сотрудников ФС) * (2,4 + 4,5) (время, затраченное в год сотрудниками ФС на осуществление мероприятий по бюджетному управлению) = 69 000 долл. США
Непосредственное участие в формировании бюджета и бюджетном управлении предприятия принимают и все структурные подразделения ЗАО «Телмос» в части формирования бюджетов подразделений. Таких подразделений в ЗАО «Телмос» 11 (см. рис.1 «Структура производства и управления ЗАО «Телмос»). В каждом из них непосредственно бюджетным управлением занимаются по 2 человека: руководитель подразделения и исполнитель.
Средняя заработная плата руководителя подразделения составляет 3 000 долл. США в месяц, а исполнителя – 1 100 долл. США, причем на работу, связанную с вопросами формирования бюджета и бюджетным управлением они затрачивают 60% своего рабочего времени в течение 2-х месяцев и около 8% рабочего времени в течение остальных 10 месяцев.
Рассчитаем затраты ЗАО «Телмос» по заработной плате, приходящиеся на структурные подразделения при осуществлении ими функции бюджетного управления.
1.Время, затрачиваемое работниками подразделений (руководитель, исполнитель) на формирование бюджета подразделения
2 (месяца) * 0,6 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника структурного подразделения на формирование бюджета подразделения) = 1,2 (месяца)
2.Время, затрачиваемое работниками подразделений (руководитель, исполнитель) на осуществление мероприятий по бюджетному управлению в течение остальных 10 месяцев
10 (месяцев) * 0,08 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника структурного подразделения на мероприятия по бюджетному управлению) = 0,8 (месяца)
3.Заработная плата, выплаченная работникам подразделений за работу по бюджетному управлению за год
(3 000 долл. США (среднемесячная заработная плата руководителя подразделения) + 1 100 долл. США (среднемесячная заработная плата сотрудника подразделения «исполнителя)) * (1,2 + 0,8) (время, затраченное в год сотрудниками подразделений на осуществление мероприятий по бюджетному управлению) * 11 (количество подразделений ЗАО «Телмос») = 90 200 долл. США
Итого, средства, выплачиваемые в год ЗАО «Телмос» своим сотрудникам за работу, связанную с бюджетным управлением составляют 69 000 долл. США (работникам ФС) + 90 200 долл. США (работникам подразделений) = 159 200 долл. США.
При усовершенствовании системы бюджетного управления снизятся затраты времени сотрудников ЗАО «Телмос» на работу с ней, а именно:
·коэффициент затрат общего рабочего времени сотрудников ФС снизится на 0,1;
·коэффициент затрат общего рабочего времени работников подразделений по формированию бюджета подразделений снизится на 0,1;
·коэффициент затрат общего рабочего времени работников подразделений по мероприятиям по бюджетному управлению снизится на 0,01.
Произведем расчет с новыми коэффициентами для определения экономического эффекта от усовершенствования системы бюджетного управления ЗАО «Телмос».
1.3 * 0,7 = 2,1 (месяца)
2.9 * 0,4 = 3,6 (месяца)
3.10 000 долл. США * (2,1 + 3,6) = 57 000 долл. США
4.2 * 0,5 = 1 (месяц)
5.10 * 0,07 =0,7 (месяца)
6.(3 000 долл. США + 1 100 долл. США) * (1 + 0,7) * 11 = 76 670 долл. США
7.57 000 долл. США + 76 670 долл. США = 113 670 долл. США
8.Экономический эффект = 159 200 долл. США – 113 670 долл. США = = 25 530 долл. США
