Министерство культуры и искусств Украины
Киевский национальный университет культуры и искусств
Факультет информационных систем и библиотековедения
Кафедра документоведения
Курсовая работа
по курсу “Организация информационной деятельности в органах управления”
на тему:
“Информационная деятельность и её законодательное регулирование”
cтудентки ІV курса
заочной формы обучения
группы № ІІІ-ДМ
Научный руководитель: старший преподаватель
Кулицкий С.П.
КИЕВ-2001
План.
Введение……………………………………………………3
Раздел 1. Информация и информационные системы. Этапы их развития………………………………...5
Основные этапы развития ИС……………………………………10
Раздел 2. Процесс управления и информационный менеджмент………………………………………………11
Управленческая информация и закономерности ее движения…14
Организация коммуникативных процессов…………………….18
Раздел 3. Классификация информационных систем…21
Раздел 4.Законодательное регулирование информационной деятельности…...…………………..26
Заключение………………………………………………..29
Список использованной литературы………………….30
Введение.
Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятльности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.
Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора.
Что представляют собой информационные системы и как они могут быть использованы в управленческой деятельности предприятий - вот тот круг вопросов, который будет освещен в этой работе. Также будут рассмотрены вопросы, связанные с законодательным регулированием информационного обмена, т.е. законодательные основы современного делопроизводства.
Таким образом, в настоящей работе проблема освещается в двух сечениях: информационный менеджмент и стандартизированное делопроизводство.
Информационные технологии имеют больщое значение для менеджеров. Ведь основу их труда составляет именно информация. Рассмотрим предмет, орудия и продукт труда менеджера.
Раздел 1. Информация и информационные системы. Этапы их развития и типы.
Информация(от лат. informatio) - первоначально сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом; с сер. 20 века - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире;передача признаков от клетки клетке, от организма организму; одно из основных понятий кибернетики.
В каких формах существует информация? Как известно, любое явление может быть либо материей, либо энергией. Если информация материальна, то ее легко можно измерить в единицах системы СИ. Например, в метрах или граммах. Но ни одна из этих единиц не подходит для такого измерения. Тогда может быть это энергия? Опять нет. Разве можно измерить информацию в джоулях? Отсюда можно сделать вывод - информация - это не материя и не энергия, а нечто самостоятельное. Известный ученый, “отец-основатель” кибернетики Ноберт Винер пришел именно к такому выводу. Он вывел закон информации, согласно которому она абсолютно не материальна, но обязательно должна иметь материальный носитель. Это может быть человек, газета, дискета.
В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятиеновая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов [ 3 ].
Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помошью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местоим становится любое помещение, где есть сетевая розетка.
По сути именно компьютерный порт ввода-вывода информации служит основным орудием труда для, например, вице-президента и начальника отдела кадров американской фирмы VeriFone Томаса Хаббса. Эта фирма, с оборотом в 260 млн. долларов, занимает ведущее место на рынке оборудования для проверки подлинности кредитных карточек. Небывалый прогресс в развитии компьютерных и коммуникационных технологий способствовал появлению на свет, по выражению журнала “Business Week”, нового племени “кочевников” - управленцев, в силу специфики своей деятельности не привязанных к какому-либо офису или даже городу. Как отмечают обозреватели этого уважаемого в мире бизнеса журнала, по мере развития нынешнего процесса реорганизации труда, сопряженного с вынужденным сокращением штатов и внедрением новых методов управления производством, численность такого рода специалистов будет расти [ 6 ].
Успех “дистанционной” организации труда, созданной в VeriFone, обусловлен тщательно продуманной и отлаженной системой компьютерной связи, которая открывает доступ к любой корпоративной информации. Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.
По обьему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев. По словам Билла Гейтса, главы компанииMicrosoft: “…нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выплолнять несколько операций одновременно.
Информационные системы.
Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в так называемые локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга (обычно, в разных помещениях одного здания). Однако, такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.
Компьютерные сети, переферийное оборудование и програмное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы.
В самом обобщенном видеинформационная система- это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распростроняет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:
1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;
2. люди и существующая в организации культура.
Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависить первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.
Общая схема информационных систем:
Входные данные -> Обработка -> Конечная информация
В разряд ИС входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой обьем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.
Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет.
“ Интернет относится к глобальной информационной системе, которая -
1. логически связана между собой адресным пространством на основе Протокола Интернет (IP) или его производных;
2. способна поддерживать связь с помошью протокола TCP/IP или его производных и/или совместимых с ним;
3. предоставляет, использует или делает доступным публично или для ограниченного круга лиц высокий уровень услуг связанных с коммуникациями и смежными видами деятельности описаными выше”
Это - формальноне определение. В более упрощеном виде Internet можно описать так: это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируются различными государственными учереждениями. Эта сеть поддерживает огромное количество информационных потоков. Так как Internet есть ни что иное, как обьединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой.
Рассмотрим вкратце основные этапы развития Internet и ИС.
Основные этапы развития ИС.
1950 гг. - появление автоматической обработки данных; в ответ на запуск Советским Союзом первого спутника Земли правительство Соединенных Штатов создает Агентство по исследованиям передовых технологий (ARPA) которое подчиняется Министерству обороны. Его основная задача - обеспечить лидирующее положение США в области науки и технологий, применимых к военной отрасли.
1960 гг. - разработка систем выдачи сообщений; возникновение первой локальной сети внутри агенства ARPA. Первоначальное название сети - ARPANET. Она связывает компьютеры передовых американских университетов.
1970 гг. - разработка систем поддержки принятия решений и систем автоматизации работы офисов; создание первой программы электронной почты. Впервые появляется термин Internet.
1980 гг. - информация превращается в один из инструментов осуществления стратегии фирмы. Сеть выходит из под контроля военных и постепенно становится общедоступной.
1990 гг. - разработка систем, поддерживающих многозадачность и расширение глобальных компьютерных сетей; появление WWW - графической среды, поддерживающей технологию гипертекста.
Раздел 2. Процесс управления и информационный менеджмент.
Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.
Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны, в конечном итоге, управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.
Управленческий цикл.
Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и т. д.
Планирование. Эта функция представляет собой по существу процесс подготовки решений. Этапы планирования:
а) постановка целей;
б) определение исходных предпосылок;
в) выявление альтернатив;
г) выбор наилучшей альтернативы;
д) ввод и исполнение плана.
Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это, прежде всего, оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур предприятия.
Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы. Для этих целей используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтобы успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации, он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки.
Контроль. Эта функция, как говорил Г. Файоль, «состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.
Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), то ему надо серьезно включаться во все детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал планирует свою работу:
- управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы над бюджетом;
- продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями;
- плотник, прежде чем сделать надрез на куске дерева, производит разметку. Он следует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».
Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.
Довольно часто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий: подчиненному достаточно услышать от руководителя какую-либо побудительную фразу или даже слово: «Так держать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все это воздействует на эмоциональную сферу работника. Реакция работника здесь мгновенная. Значительно труднее осуществлять коррекцию, если приходится обращаться к организационным факторам. Скажем, работник уяснил суть своей деятельности, включился в работу, но успеха не последовало. Проблема может состоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось. Здесь требуется известная перегруппировка усилий, а может быть и соответствующая помощь. Иногда возникает необходимость введения изменений в планирование.
Как видно, все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.
Ключевые проблемы:
а) деятельность менеджера заключена в четырех основных функциях (планирование/организация, мотивация, контроль). Любые иные виды деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса;
б) поскольку менеджер достигает целей организации с помощью своих подчиненных, то функция мотивации сегодня является самой существенной;
в) цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо налаженной обратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль—это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет в себе возмездия за упущения;
г) все основные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера по принятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский теоретик менеджмента К.Киллен — «залог существования коммерческого предприятия». Они являются существенным элементом каждой из рассмотренных выше четырех функций управления.
Управленческая информация и закономерности ее движения.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.
Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:
1. по назначению (одноцелевая - связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);
2. по возможности хранения (фиксируемая информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая информация - используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
3. по степени готовности для использования (первичная информация - представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация - состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация - дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).
Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.
Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.
Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.
Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т. п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к информации, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.
Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.
На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может "захлестнуть".
На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.
Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.
